Information Value Management
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Vom Information
Lifecycle Management zum
Information Value Management Von Hans-Christian Boos Das Schlagwort Information Lifecycle Management ist ein direktes Resultat gesetzlicher Reaktionen auf verschiedene Bilanz- und Wirtschaftsskandale der näheren Vergangenheit. Die neu getroffenen Vorschriften sollen bewirken, dass die Urheber von Betrugs- und Täuschungsmanövern durch lückenlose Dokumentation und geeignete Recherchemöglichkeit aller Informationsflüsse leichter auffindbar gemacht werden. Die kreativen Köpfe in den Marketing-Abteilungen der IT-Branche haben hier sofort Morgenluft gewittert und – sie haben ihre Chance genutzt. Mit der Schaffung des Begriffs „Information Lifecycle Management“ ist es ihnen gelungen, einerseits den neuen gesetzlich vorgeschriebenen Lebenszyklus von Informationen und Dokumenten auf wirtschaftlich wohlklingende Weise in Watte betten und gleichzeitig ihren Kunden mit der Gesetzeskeule die vermeintlich unausweichliche Investition in die Köpfe hämmern. Was aber steht eigentlich hinter dem Begriff Information Lifecycle Management? Was genau will man uns hier verkaufen? Denkt man sich das schmückende Beiwerk weg, so hat man es mit nichts anderem als mit einer automatischen Durchsuchung und Verschlagwortung (sog. Metainformationen) von Informationsspeichern des Unternehmens, also üblicherweise dessen email- und Fileservern, zu tun. Alle so gewonnenen Informationen werden auf einer großen Datenhalde archiviert und können, entsprechende Suchmechanismen vorausgesetzt, wieder abgerufen werden. Aus eben dieser Überlegung kommt die momentan überwältigende Wissenssynergie zwischen Speicherverwaltung und Inhaltsverwaltung; in deutlicheren Worten: die Fusion und Konsolidierung zwischen den Herstellern im Storage-Markt und dem Bereich des Content Management. Ist das wirtschaftlich wirklich sinnvoll? Gesetze schaffen immer einen Rahmen für Investitionen, aber können sie der einzige Grund sein? Ist das automatische Archivieren und gut durchsuchbar machen von allen geschriebenen und anderweitig elektronisch erfassten Daten wirklich das einzige, was wir als Antwort auf einen offensichtlich wirtschaflich begründeten Bedarf zu bieten haben? Prinzipiell gibt es zwei Herangehensweisen an dieses Problem: Entweder wir gehen den Weg des Kostenverursachers und Schadensbegrenzers und tätigen eine Investition in diesem Bereich nur, um etwaigen Anfragen von verschiedenen Behörden gewachsen zu sein. Dann gibt es aber noch den anderen Weg, den der Kosten-Nutzen-Rechnung. Hier orientieren wir uns nicht an dem gesetzlich notwendigen oder wahrscheinlichen, sondern wir gehen einen Schritt weiter und betrachten die wirtschaftliche Chance, die hinter einer Investition in diesem Bereich steht. Anstelle des Lebenszyklus von Dokumenten – von der Erstellung bis zum gesetzeskonformen Lagerung – stellen wir die Idee in den Mittelpunkt, Informationen entsprechend ihres wirtschaftlichen Wertes zu verwalten und bestmöglich nutzbar zu machen. Ausschließen würden sich die beiden Ansätze auf keinen Fall, denn der Wert von Informationen ist jedem Manager „irgendwie“ bewusst und findet seinen Ausdruck nicht zuletzt in der allgemeinen Annahme, dass wir uns in eine Informationsgesellschaft verwandeln. Vor diesem Hintergrund könnten die gesetzlichen Anforderungen ein willkommener Anlass sein, Informationen so zu verwalten, dass wir ihren tatsächlichen Wert nutzen können. Daraus würden die Unternehmen, die in eine solche Lösung investieren, direkten wirtschaftlichen Nutzen ziehen und ganz nebenbei die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Der Weg zu diesem Ziel ist, anstelle des Lebenszyklus den inhaltlichen Wert einer Information in den Vordergrund zu stellen. Was aber ist denn nun der Wert von Informationen, wie kann man ihn nutzen und was bedeutet das ganz praktisch im Tagesgeschäft eines Unternehmens? Die Beantwortung dieser Frage ist nicht einmal schwierig. Vielleicht ist sie gerade weil sie so einfach ist und darum nicht als Weltneuheit im Marketing und PR verarbeitet werden kann, bisher nicht medienwirksam ausformuliert worden. An dieser Stelle sei aber schon davor gewarnt: die Antwort ist unattraktiv, und tatsächliche Umsetzung dieser Antwort zieht solide und handfeste Arbeit nach sich, nicht große Konzepte und Visionen. Ein Stück Information für sich genommen hat keinen Wert. Erst wenn eine Information irgendwo ankommt, wo ein System oder Mensch sitzt, der seine Arbeit mit diesem Stück Information verbessert, ein Ergebnis erzielt, seinen Kunden überzeugt oder anderweitig Erfolge erzielt, hat die Information auch tatsächlich einen Wert. Andernfalls ist der Wert eher ein Verlust, denn es hat ja Geld gekostet das Stückchen Information zu erzeugen, zu transportieren, zu suchen. Auch das Aufnehmen und interpretieren von wertlosen Informationen verursacht reale Kosten. Den Wert von Informationen zu verwalten bedeutet also, dafür zu sorgen, dass die richtigen Informationen bei den richtigen Menschen oder Systemen ankommen, die mit den Informationen auch etwas Reales anfangen können und damit also einen wirtschaftlichen Wert schaffen können. Der durch gute Information erwirtschaftete Wert bei Mitarbeitern kann leicht durch Überinformation aufgefressen werden, die Kosten für den Transport, Suche und die Umformung von Informationen müssen vom geschaffenen Wert abgezogen werden, um den erzielten Mehrwert zu erhalten. Schmerzlich haben wir das spätestens beim Absturz des Internet-Booms gelernt: Auch in einer Informationsgesellschaft, oder einer Gesellschaft die sich mehr und mehr an Informationen orientiert, greifen die Gesetze der Betriebswirtschaft. Wie in allen anderen Bereichen der Wirtschaft ist auch hier die Automatisierung das Mittel der Wahl zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit. Mit Automatisierung kann aber nicht gemeint sein, ohne Sinn und Verstand und unter größtmöglicher Ausnutzung der technischen Möglichkeiten riesige Datenhalden zu züchten und einen entsprechenden Kostenblock zu generieren. Vielmehr sollten die Geschäftsprozesse des Unternehmens im Vordergrund stehen: der Automatisierung sollte eine umgehende Analyse vorausgehen, welche Informationen an welcher Stelle entstehen, wo genutzt werden und vor allem wo sie noch nicht genutzt werden, da die entsprechende Informationslogistik noch nicht vorhanden ist. Erst dann sollte eine gezielte Automatisierung erfolgen. In der produzierenden Industrie ist dies selbstverständlich. Hier wird auch nicht erst das High-Tech-Fließband gebaut und dann die Produktionsprozesse betrachtet, sondern es wird ein Fließband gebaut, um die bestehenden Prozesse bestmöglich zu unterstützen. Ist dies wirklich so schwer herzuleiten und auf die “Informationsbranche“ zu übertragen? Keineswegs, aber die IT-Industrie beschäftigt sich oft nur ungern mit „hands-on“ Problemen, wie sie im produzierenden Gewerbe auftreten, und schafft statt dessen lieber einen neuen Standard, einer neuen Technologie oder einen neue Version, um allen Diskussionen frühzeitig aus dem Weg zu gehen. Eigentlich sollte es umgekehrt sein: Informationen haben im Gegensatz zu Gütern und Arbeitskräften einen großen Vorteil, insbesondere wenn sie in digitaler Form vorliegen. Sie können beliebig oft und mit sehr geringen Kosten repliziert werden und so kann eine Information an unterschiedlichen Orten gleichzeitig eingesetzt werden. Zusätzlich kann eine digitale Information, ohne ihren Informationsgehalt und damit ihren potenziellen Wert zu verlieren, in Format und Struktur verändert werden - eben so dass das Format und die Struktur am ehestem den Bedürfnissen des Empfängers entspricht, der die Information ja ohne weiteren Aufwand dafür einsetzen soll, um einen Mehrwert zu schaffen. Um also tatsächlich einen Nutzen aus den Informationen ziehen zu können, müssen deren Einsatzmöglichkeiten klar definiert sein, und um den Einsatz dann auch zu erreichen, muss der Transport und die Veränderung der Information unterwegs - wie das bei Waren in der Logistik geschieht – ebenso genau definiert werden. Und dann muss diese Definition auch eingehalten werden, denn genau dann kann der eventuell teure Prozess des Transports und der Umformung von Informationen automatisiert und damit sehr günstig gestaltet werden. Und wenn dieser Prozess günstig ist, dann kommt der durch die Verwendung und Verarbeitung der richtigen Informationen am richtigen Ort erzielte Wert auch ohne große oder ihn sogar aufhebende Kosten zum Tragen, und es wird am Ende der Linie ein wirklicher Wert erreicht. Die aktive Verwaltung des Lebenszyklus einer Information schafft hierfür die beste Voraussetzung, denn sie sieht vor, dass man zu jeder Zeit weiß, wie eine bestimmte Information zu klassifizieren ist und wo sie aufzufinden ist. Setzt man auf ein solches System noch einen Automatismus auf, der an Hand von Regeln, die die Geschäftsprozesse repräsentieren, und auf Basis von Standards den automatischen Transport und die automatische Umformung von Informationen steuert, dann können die Informationen nicht nur gespeichert und wieder gefunden werden, sondern auch zu ihren direkten Einsatzorten gebracht und wirklich für die Erzeilung eines Mehrwerts eingesetzt werden. Hier haben wir die solide und handfeste Arbeit, die die unabdingbare Basis für »Information Value Management« ist und von der anfangs gesprochen wurde. Das vorherige Analysieren der Informationsprozesse, die Schaffung von Standards und Definitionen und die Einhaltung dieser Standards und Definitionen. Also schlicht die Grundsätze: „erst denken, dann umsetzen“ sowie: „Schaffe Standards und halte sie auch ein“, die im produzierenden Gewerbe eine Selbstverständlichkeit sind, in der IT-Branche aber noch immer tagtäglich missachtet werden. Es war nicht zuviel versprochen, dass die Antwort einfach ist. Aber auch die solide Arbeit und die Konsequenz in der Umsetzung wurden nicht umsonst betont, denn das Regelwerk, das diese Informationsflüsse steuert und das damit die Kosten für die Verwendung von Informationen minimiert, muss erarbeitet und gepflegt werden. Dieser Automatismus – eine Art Informationslogistik – ist wie die Investition in ein Fließband, eine automatische Produktionsanlage oder einen wirklich guten Disponenten. Die Kombination und konsequente iterative Überarbeitung und Verbesserung aus Analyse und Dokumentation der Informationsprozesse, deren Verknüpfung mit den Geschäftsprozessen und Schluss endlich deren Automatisierung in ihrer Gesamtheit sind dann wirkliches Information Value Management. Hans-Christian Boos
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