Online-Artikel 200604i Group Technologies
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Lifecycle Management für E-Mails Von der Wiege bis zur Bahre Lifecycle Management ist für viele Anwender ein Synonym für Archivierungs- und Compliance-Lösungen. Eine Strategie für E-Mail Lifecycle Management (ELM) jedoch muss Nachrichten vom Zeitpunkt ihrer Entstehung beziehungsweise vom Eintreffen auf dem Mail-Server bis zum endgültigen Löschen betrachten.
or mehr als 20 Jahren wurde erstmals eine elektronische Nachricht von einem deutschen Rechner aus verschickt; heute kann kaum ein Unternehmen mehr auf E-Mail verzichten. Allerdings ergaben Befragungen, dass über die Hälfte der Anwender E-Mail gerne gegen eine andere Kommunikationsform tauschen würden, da sich zu den Vorteilen von E-Mail wie der schnellen Übermittlung und dem einfachen, preiswerten Versand auch umfangreicher Anlagen eine Reihe von Nachteilen gesellt haben: Viren, Würmer und Trojaner werden bevorzugt via E-Mail eingeschleust. Spam und große Attachments verstopfen die Postfächer und belasten Bandbreite und Speicherkapazitäten. Wichtige Daten sind nicht zentral abgelegt, sondern nur in den Mailboxen einzelner Mitarbeiter zu finden – für Geschäftprozesse wie CRM oder ERP stehen sie dadurch nicht zur Verfügung. Der unerwünschte Zugriff auf interne Informationen durch Unbefugte steigt, und gleichzeitig müssen E-Mails und Anhänge in Archivierungs- und Compliance-Systeme eingebunden werden, um ihre langfristige, revisionssichere Aufbewahrung im Rahmen interner und gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten. Altersvorsorge. Abhilfe versprechen Information Lifecycle Management (ILM)-Lösungen, die auch E-Mails in die Verwaltung einbeziehen. Die meisten dieser Lösungen basieren auf Storage Management- oder Archivierungsanwendungen und setzen an, wenn die Daten quasi »speicherfertig« auf den Clients liegen. Sie bleiben jedoch häufig auf Speicherverwaltungsaufgaben wie etwa Hierarchisches Storage Management beschränkt. Dieses erweitert lediglich durch das regelbasierte Migrieren von Dateien auf sekundäre Speichermedien die Kapazität hoch performanter und teurer primärer Speicherressourcen. Bestenfalls sind noch ein Index für schnelles Wiederfinden von Dateien sowie ein Locking-Mechanismus integriert, der das nachträgliche Verändern der Daten verhindert. Dadurch sollen Unternehmen in der Lage sein, ihre Daten gemäß gesetzlicher Vorgaben aufzubewahren. Um beim Bild des »Lebenszyklus« zu bleiben: Dieser Storage-zentrische Ansatz beim Lifecycle Management ist, als wenn man mit der Altersvorsorge erst im Rentenalter beginnt. Die Prüfung von E-Mails muss vor dem Archivieren stattfinden, denn wer von vornherein die Zahl seiner Nachrichten durch Spam-Abwehr verringert, reduziert automatisch seinen Speicherbedarf. Und wer eingehende E-Mails und Anhänge von vornherein sortiert, klassifiziert und nach Typ und Zugehörigkeit individuellen Geschäftsprozessen zuordnet, kann die Dokumente bei Bedarf schneller wieder finden und effektiver archivieren. Auch die viel beschworene Compliance lässt sich letztlich nur gewährleisten, wenn E-Mails vor der Zustellung auf Konformität mit Gesetzen und Richtlinien überprüft wurden. Notwendig ist deshalb ein dediziertes E-Mail Lifecycle Management (ELM), das sowohl die »klassischen« E-Mail-Sicherheits- und Organisationsfunktionen als auch die Verbindung mit dem Dokumenten- und Speichermanagement liefert. Vom ersten Schritt an gut geschützt. Der Prozess beginnt, wenn die E-Mail quasi ihre ersten Schritte im Unternehmensnetz macht. Die größte Gefahr droht von eingehenden E-Mails, deshalb stehen Methoden für das Aussortieren von Spam und das Blockieren Viren tragender Nachrichtenteile im Mittelpunkt. Aber auch ausgehende E-Mails stellen ein Risiko dar – passiert es doch immer wieder, dass Anwender geheime Informationen absichtlich oder versehentlich versenden. Ausgehende E-Mails sollten deshalb »von Geburt« an überwacht und geschützt werden: Verschlüsselungsmechanismen und das Aufhalten bestimmter E-Mails bewahren davor, dass Interna in falsche Hände gelangen. Absendersignatur und Haftungsausschluss verhindern Streitigkeiten über die Rechtsverbindlichkeit von E-Mails, und natürlich werden ausgehende Nachrichten und Anhänge auch auf Viren geprüft. Ebenso fallen Versandrichtlinien, etwa der zeitversetzte Versand von E-Mails mit großem Anhang bei weniger Netzlast, in diesen »Lebensabschnitt«. E-Mails in Geschäftsprozesse einbinden. Die nächste Phase besteht darin, E-Mails und Anhänge in Geschäftsprozesse einzubinden. Dazu lassen sich die elektronischen Nachrichten samt Anhänge anhand inhaltsbezogener Kriterien klassifizieren und gezielt weiterleiten (Content Based Routing). Wie sinnvoll das ist, zeigt folgendes Beispiel: Support-Anfragen erreichen Unternehmen in der Regel ohne genaue Empfängerangabe über allgemeine Service-E-Mail-Adressen wie support@..., info@... und werden manuell an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Beim Content Based Routing beziehen sich »Betreff»-Feld und Nachrichtentext eindeutig auf bestimmte Produkte und Services. Die E-Mail wird per Inhaltsprüfung sofort und automatisch dem zuständigen Mitarbeiter zugeordnet. Werden Produktinformationen oder die Dokumentation früherer Support-Vorgänge automatisch angefügt, kann das die Bearbeitungszeit für die Support-Anfrage erheblich verkürzen. Auf Basis der Klassifizierung ist es möglich, E-Mails direkt in Geschäftsapplikationen wie Datenbanken, DMS-, CRM- oder ERP-Systeme einzubinden. Langfristig gedacht. Der Schlussbaustein im E-Mail Lifecycle Management befasst sich mit der langfristigen Archivierung von Nachrichten bis zum endgültigen Löschen, sorgt aber auch dafür, dass E-Mails in dieser Zeit bei Bedarf immer verfügbar sind. Verschiedene Index-, Such-, Reporting- und Berechtigungsfunktionen stellen sicher, dass die Daten im Sinne des Electronic Records Management (ERM) gehalten, wiederhergestellt und nach Ablauf der Vorhaltefrist gelöscht werden. Da diese Funktionen für ein umfassendes ELM unentbehrlich sind, muss ein nahtloses Zusammenspiel von E-Mail Management-Plattform und Storage-/Archivsystem gewährleistet sein. Software zur Verbindung dieser beiden Welten bietet zum Beispiel GROUP Technologies mit der iQ.Suite an. E-Mails lassen sich damit nahtlos an Storage- und Archivsysteme übergeben. Erst an dieser Stelle kommen also tatsächlich die Systeme der Storage-Hersteller ins Spiel. Ebenso lassen sich Compliance-Systeme an die E-Mail-Plattform anbinden, um ein- und ausgehende E-Mails auf Konformität mit Gesetzen und Unternehmensrichtlinien zu prüfen. Die seit 2002 verbindlichen GDPdU geben beispielsweise vor, dass elektronische Dokumente, also auch E-Mails, unverändert und unveränderbar über die gesamte Aufbewahrungszeit vorzuhalten sind, so dass während der gesamten Aufbewahrungsfrist jede Manipulation ausgeschlossen ist. Das ist nur möglich, wenn Nachrichten vor der Zustellung an interne und externe Empfänger im Original auf Basis fester Regeln an einem Speicherort abgelegt werden, der nur mit spezieller Berechtigung zugänglich ist. Der Empfänger erhält lediglich eine Kopie der E-Mail. Entsprechende Funktionen liefert häufig nur die E-Mail-Plattform, nicht die Compliance-Lösung. IT Security – da sind sich alle Marktforscher einig – ist auch in 2006 der wichtigste Bereich für Neuinvestitionen. Anwender sollten bei der Entwicklung einer Strategie dem Bereich E-Mail besondere Beachtung schenken und bei der Auswahl der Lösungen auf Hersteller setzen, deren Systeme E-Mails tatsächlich über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verwalten, etwa durch Technologiepartnerschaften der E-Mail-Spezialisten mit DMS- und Archivierungsherstellern. Nur so lässt sich sicherstellen, dass jede Einzelaufgabe im Gesamtprozess des Lifecycle Management mit der entsprechenden Expertise gehandhabt wird.
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