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Neues Kommunales Finanzwesen Gewonnene Informationen auch nutzbar machen Der Erfolgsfaktor für die Einführung eines neuen Finanzmanagements und eine qualitativ hochwertige Verwaltungsarbeit ist: Die Basis zu schaffen, dass technisch (E-Government Komponenten) als auch fachlich (Cash Management oder startegisches Controlling) die Voraussetzungen für eine ganzheitliche IT-Unterstützung gelegt werden ist.
m Rahmen der Reformierung des kommunalen Finanzwesens ist nur eines sicher: Es gibt keinen Weg zurück. In vielen Bundesländern ist ein Status erreicht, der den Kommunen Planungssicherheit für die Umstellung auf ein neues Finanzwesen gibt. Dies gilt auch, oder obwohl sich die Herangehensweise regional unterscheidet, da in einige Bundesländer eine parallele Existenz von erweiterter Kameralistik und Doppik vorsehen, in anderen perspektivisch nur ein doppisches Rechnungswesen zulässig ist. Allen Konzepten liegt jedoch das Prinzip der Umstellung vom reinen Geldverbrauchskonzept zum Ressourcenverbrauchskonzept zugrunde. Verbrauch kommunalen Vermögens und Investitionen müssen im Rahmen des Haushaltsausgleiches durch entsprechende Einnahmen erwirtschaftet werden und zukünftige Haushalte nicht über Gebühr belasten. Dies entspricht der Forderung nach Intergenerationengerechtigkeit öffentlicher Haushalte. Gleichwohl bleiben jetzt und zukünftig noch einige Fragen offen, deren Beantwortung erst in einigen Jahren, nach der flächendeckenden Einführung und auf Basis der gewonnenen Erfahrungen zu bewerten sind. Ist die Reform des Rechnungswesens nur eine Umstellung der zu betrachtenden Buchhaltungskonten und des bislang eingesetzten IT-Systems? Oder begreifen die Entscheider in den Verwaltungen die Reform des Finanzwesens als einzigartige Chance interne Prozesse und Strukturen auf den Prüfstand zu stellen, um die Möglichkeiten zu nutzen um die Verwaltung noch effizienter und effektiver zu gestalten. IT-Systeme sind nur ein Mittel zum Zweck. Der Mensch muss auch zukünftig im Mittelpunkt der Reformen stehen. Allerdings hat die einzusetzende Anwendungssoftware einen maßgeblichen Anteil am Erfolg oder Misserfolg für ein wirklich neues kommunales Finanzwesen. Die Basisanforderungen der Verwaltungen technischer Art unterscheiden sich kaum von denen in privatwirtschaftlich agierenden Unternehmen: eine möglichst integrierte, einfach zu managende Systemplattform, ein stabiles System, branchenbezogene Erweiterungen und möglichst geringe laufende Kosten. Hier können die Kommunen nicht nur von der Privatwirtschaft, sondern auch von bereits vollzogenen Reformen der öffentlichen Verwaltung in anderen Ländern lernen. Die durchgängige Lösung von Oracle entspricht diesen Anforderungen in vollem Maße und bietet zudem den Vorteil, dass von der Datenbank über den Applikationsserver bis hin zur Anwendung eine durchgängige Architektur genutzt wird. Die Applikation selbst – die Oracle E-Business Suite - basiert auf einem einheitlichen Datenmodell, dies bedeutet jedes Objekt existiert genau ein Mal und hat dadurch im Bereich der Datenpflege Vorteile bzgl. Konsistenz und Pflegbarkeit. Für die kommunalen Verwaltungen wurde die E-Business Suite for Public Sector entwickelt. Die speziellen Prozesse, wie sie nur in den kommunalen Verwaltungen vorkommen, werden hier integriert abgebildet. Die Planung der Produkte und Budgets erfolgt auf Organisations- und Kontenebene. Es ist möglich Top-Down, Bottom-up oder im Gegenstromverfahren zu planen. Konfigurierbare Workflows bilden den Rahmen für einen prozessorientierten Verlauf des Planungszyklusses und sorgen somit für ein hohes Maß an Transparenz für alle Beteiligten. Änderungen können über globale prozentbasierende oder absolute Werte für einzelne Konten oder Kontenbereiche erfolgen. Sobald die Ermächtigung der Verwaltung durch Beschluss der Haushaltssatzung erfolgt ist, werden die Budgets zur Bewirtschaftung freigegeben – komplett oder in frei definierbaren Teilen. Die Bewirtschaftung erfolgt im Hauptbuch. Hier besteht die Möglichkeit mit Buchungsschemata Vorgänge zu vereinfachen und beliebige Freigabeprozesse zu nutzen. Mit der Buchung im Hauptbuch werden die Informationen für die Kosten- und Leistungsrechung bereitgestellt sowie im investiven Bereich für die Anlagenbuchhaltung. Die Debitoren- und Kreditorenrechnung weist die Buchungen auf Personenebene nach und bildet die Basis für die Personenkontenführung. Der Zahlungsverkehr für die originär in der E-Business Suite for Public Sector gebuchten und die aus den Vorverfahren (z.B. Veranlagungsverfahren) übernommenen Datensätze findet weitestgehend automatisiert (elektronischer Kontoauszug) statt. Die Mitarbeiter der Kasse bearbeiten die generierten Vorschlagslisten für Auszahlungen und Bankeinzüge und übermitteln diese an die Kreditinstitute. Alle Anforderungen an eine moderne kommunal orientierte OP- und Mahnverwaltung bis hin zur Vollstreckungsvorbereitung werden durch das System unterstützt. Die neuen Instrumente des Jahresabschlusses, Ergebnis-, Finanz-und Vermögensrechnung, können natürlich auch unterjährig zu beliebigen Zeitpunkten erstellt werden. Entscheidend für den eigentlichen Erfolg der Umstellung auf ein neues Rechnungssystem ist nicht die Frage wie und auf welche Konten gebucht wird. Die Erstellung neuer und nur anders strukturierter Zahlenfriedhöfe ist nicht zielführend. Entscheidend ist zukünftig allein die Fähigkeit mit den gewonnenen Informationen auf allen Ebenen der Verwaltung zeitnah und flexibel moderne Verwaltungssteuerung zu betreiben. Adressatenspezifisches Reporting und innovative, webbasierte Analysetools der E-Business Suite for Public Sector sind der Schlüssel für echte E-Government Intelligence. Weitere Module für beispielsweise I-Procurement als kommunale Beschaffungsplattform, Personalmanagement einschließlich Stellenplan, Projektverwaltung und -steuerung, Vertragsverwaltung und Facility-Management erweitern das neue Finanzwesen zu einem umfassenden kommunalen Steuerungssystem. Neben den hier skizzierten und weiteren Spezifika der kommunalen Verwaltung ist ein herausragendes Merkmal die Integrationsplattform, die der Oracle-Lösung zu Grunde liegt. Dies ist gerade für Organisationen mit einer Vielzahl von Vorsystemen eine interessante Funktionalität, da Mehrfachentwicklungen und die teure Pflege von Schnittstellen vermieden werden. Resümee. Diese Prozesse und Funktionalitäten gehören heute für jeden Anbieter von Standardsoftware zum Pflichtprogramm. Diese Basis so zu schaffen, dass technisch (z.B. E-Government-Komponenten) als auch fachlich (z.B. Cash Management oder startegisches Controlling) die Voraussetzungen für eine ganzheitliche IT-Unterstützung geschaffen werden ist der Erfolgsfaktor für die Einführung eines neuen Finanzmanagementes und eine qualitativ hochwertige Verwaltungsarbeit. Hierzu gehört auch der Mut in den Kommunalverwaltungen neue Wege zu gehen und mit starken Partnern die aktuellen Herausforderungen zu bewältigen.
Kirsten Hinkel |
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