Online-Artikel 200604m Ernst Young
|
|
|
»manage
it«
als
|
Lizenzmanagement Bürde Lizenzmanagement Der Einsatz von Einzellizenzen großer Softwareherstellern ist heute die Regel. Dieser Zustand geht voll zu Lasten der Unternehmen. Sie sind dadurch mit einer hoch komplexen und aufwändigen Lizenzbilanzierung konfrontiert. Haben die Unternehmen über ihre Software mehrere solcher Hersteller an Bord, ist ihre Ausgangslage fast aussichtslos. Eine Flurbereinigung von Lizenzmodellen und Lizenzmanagement ist also dringend notwendig.
er Einsatz von Einzellizenzen großer Softwareherstellern ist heute die Regel. Dieser Zustand geht voll zu Lasten der Unternehmen. Sie sind dadurch mit einer hoch komplexen und aufwändiger Lizenzbilanzierung konfrontiert. Haben die Unternehmen über ihre Software mehrere solcher Hersteller an Bord, ist ihre Ausgangslage fast aussichtslos. Denn jeder dieser Anbieter konfrontiert sie mit seinem eigenen Verständnis seiner Lizenzpolitik. Und dann das noch: Hersteller wie Microsoft, IBM, Oracle, Novell und Adobe fordern die Unternehmen immer öfters zur Selbstauskunft auf. Liegen ihre Lizenzzahlen deutlich unter der Registratur des Herstellers, schickt der den Prüfer ins Haus. Microsoft hat dazu in Deutschland extra einen Vertrag mit KPMG abgeschlossen. Selbst im öffentlichnahen Bereich wird von einigen Softwareherstellern mittlerweile mit allen rechtlichen Mitteln nachgehakt. Zwar stellen es viele der großen Softwarehersteller ihren Kunden frei, auf verwaltungseinfachere Enterprise-Lizenzen auszuweichen. Der Teufel dieser Offerte steckt für die Kunden buchstäblich im Detail, nicht nur weil Unternehmenslizenzen oft höhere Preise als bisher zur Folge haben. Da die Unternehmen ohne Lizenzmanagement – hier eher die Regel - gegenüber dem Hersteller nicht den kompletten Bestand an Einzel-Software ausweisen können, bleibt ihnen die Tür zu den pflegeleichteren Enterprise-Lizenzen meist verschlossen. Sisyphus-ArbeitDamit bleibt für die Unternehmen alles beim alten: einem hoch komplexen Lizenzierungsumfeld. Zumal unter die proprietäre Einzellizenz-Politik der Hersteller nicht nur die Programme, sondern jedes Updates bis hin zu den kleinsten Patches bei Entwicklungs- und Sicherheitssoftware fallen. Die Sisyphus-Arbeit des Lizenzmanagements beginnt mit der Kaufabwicklung via Internet. Dafür hat sich jeder Softwarehersteller sein spezifisches Bestell-, Bezugs-, Verwaltungs- und Abrechnungsmodell ausgedacht. Danach müssen alle georderten Programmeinheiten zeitnah gleich in drei Instanzen - Abrechnung, Archivierung und Verwaltung – eingepflegt werden. Die Übernahmen in diese Instanzen funktioniert nur, wenn dafür das Unternehmen spezifische Schnittstellen und Konvertierungsprozesse schafft. Andernfalls können die angelieferten Formate und Strukturen zur Weiterverarbeitung oder Ablage nicht übernommen werden. Noch schlimmer: Durch die Komplexität des Lizenzierungsumfelds werden die Unternehmen förmlich dazu gezwungen, zusätzlich zu investieren. So beispielsweise in ein hinreichend dimensioniertes, elektronisches Archivierungssystem, um alle detaillierten Lizenzinformationen darin führen zu können. Dabei reicht es nicht aus, hier lediglich die Anzahl der Lizenzen zu hinterlegen. Für den rechtmäßigen Einsatz der Software müssen auch die obligatorischen Nutzungsbindungen und -beschränkungen mitgeführt werden. Diese Nutzungsregelungen sind zudem meist so komplex, dass sie nur durch einen Juristen erfasst werden können. Zu Lasten der KundenDie Leidtragenden des Status quo sind in jedem Fall die Unternehmen. Entweder sie nehmen das Lizenzmanagement ernst und tragen widerspruchslos sämtliche Investitions- und Kostenfolgen – eher die Ausnahme. Oder - eher die Regel - sie führen das Lizenzmanagement halbherzig oder gar nicht durch, um sich der Kostenbürde teils oder ganz zu entledigen. Das Zusatzrisiko für das Unternehmen im zweiten Fall neben der drohenden Prüfung: eine teure Überlizenzierung. Denn ohne lückenloses Lizenzmanagement fehlt der Überblick über die im Unternehmen verteilt eingesetzten Softwareeinheiten. Kenner der Szene gehen davon aus, dass rund die Hälfte der Unternehmen deutlich mehr Einzellizenzen kaufen als sie tatsächlich brauchen. Wird der Prüfer fündig, wird es teuer. Dann werden vom Hersteller nicht nur die vergessenen Lizenzen in Rechnung gestellt sondern auch eine Strafe in etwa der gleichen Höhe angesetzt. Dazu kommt für das Unternehmen der Rechercheaufwand, um dem Prüfer zuzuarbeiten. Der schlägt besonders dann voll ins Kontor, wenn das Lizenzmanagement kaum ausgeprägt ist oder fehlt. Eine Überlizenzierung in einzelnen Bereichen hilft dem Unternehmen nicht aus der Patsche. Die Softwarehersteller legen ohne Kompensationsbereitschaft den Finger in die Unterlizenzierungswunden und bitten dafür voll zur Kasse. Sich vor der Zahlungsaufforderung zu drücken, geht nicht. Denn Microsoft & Co. haben die Mittel, ihr Recht durchzusetzen. Sie können dazu auf die Bestimmungen in ihren Großkundenverträgen und – bei hinreichendem Verdacht auf einen Lizenzverstoß – ergänzend auf zivil- und strafrechtliche Vorschriften verweisen. Flurbereinigung angesagtDoch wie den Grund allen Übels - hoch komplexe und proprietäre Lizenzmodelle - von den Schultern der Unternehmen nehmen und ihnen parallel die Tür zu verwaltungseinfacheren Enterprise-Lizenzen aufstoßen? Eines ist klar: Dienstleister, die über ihre Beratungsleistungen ein einfacheres und kostensparendes Lizenzmanagement versprechen, helfen den Unternehmen kaum weiter. Solche Dienstleister, in Deutschland schon mehr als fünfzig, schießen aufgrund des wachsenden Lizenzmanagement-Leidensdrucks in den Unternehmen wie Pilze aus dem Boden. Das Manko ihrer Hilfestellungen: Sie sind genauso komplex und spezifisch wie die Lizenzmodelle der Softwarehersteller, die sie in ihre Lösungskonzepte einbeziehen. Und hat der Dienstleister das komplizierte Projekt „Lizenzmanagement“ abgeschlossen, steht weiterhin das Unternehmen im Kostenregen und spätestens bei der Prüfung allein in der Lizenz-Bilanz-Pflicht. Kenner des Marktes sind sich angesichts dieser Ausgangssituation für die Unternehmen einig: An der Schnittstelle „Softwarehersteller – Kunde“ wird ein allgemein verbindliches Verfahrensmodell gebraucht, ähnlich ITIL (IT Information Library) für das Service-Management. Es würde helfen, das Lizenzmanagement in den Unternehmen auf ein für sie erträgliches Maß zurückzustutzen. Viele Unternehmen, die bis heute kein Lizenzmanagement im Einsatz haben, würden sich dadurch motiviert fühlen, diese Achillesferse zu decken. Ein solches Modell muss dazu den Hebel an vielen Stellen ansetzen, die direkt oder indirekt in die Lizenzabwicklung involviert sind: Softwarehersteller, Methodengeber, Ideenlieferanten, rechtliche Institutionen, Anbieter von Verteilungsinfrastrukturen, Unternehmen, Zertifizierer und Benutzergruppen. Gerade die Rolle der Benutzergruppen sollte dabei nicht unterschätzt werden. Sie werden gebraucht, um den Softwaregrößen mächtig Dampf in Richtung Methodenvereinfachung zu machen. Ziel dieser gemeinschaftlichen Herangehensweise: Bestell-, Bezugs-, Verwaltungs- und Abrechnungsmodelle sowie Formate zu vereinheitlichen und zu vereinfachen. Das würde den Unternehmen nicht nur einen Großteil der aktuellen Lizenzmanagementlast von den Schultern nehmen. Das würde ihnen auch die Übernahme von Lizenzinformationen ins Bestellwesen, elektronische Archivierungssystem sowie ins Abrechungssystem erleichtern. Auch ein Wechsel zu verwaltungseinfacheren Enterprise-Lizenzen, dort wo von der Preisgestaltung sinnvoll, würde sich den Unternehmen über eine Transparenz über sämtliche eingesetzten Softwareeinheiten erschließen. Denn nur wenn die Zahlen beider Seiten übereinstimmen, räumen Hersteller wie Microsoft, IBM, Oracle, Novell und Adobe pflegeleichtere Unternehmenslizenzen ein. Softwarehersteller in der Pflicht Die Vorarbeit für die anstehende Flurbereinigung von Lizenzmodellen und Lizenzmanagement ist bereits getan. So hat Ernst & Young ein Vorgehensmodell entwickelt, das alle involvierten Gruppen für ein künftig einfacheres Lizenz-Handling einbezieht. Alle Vorgehensetappen und Instanzen sind innerhalb einer Pyramide angeordnet. Sie erlaubt allen Beteiligten, systematisch auf die Pyramidenspitze, ein zertifiziertes und damit allgemein verbindliches Lizenzierungsmodell, zuzugehen. Die Chancen, dass selbst Softwaregiganten wie Microsoft, IBM und Oracle mitspielen, stehen nicht einmal schlecht. Immerhin würden auch sie von dieser Flurbereinigung profitieren. Ihre Offerte „Enterprise-Lizenzen“ ist ein erstes Signal in diese Richtung. So würde ein lückenloses Lizenzmanagement der Kunden ihnen ein besseres Nachlizenzierungsgeschäft eröffnen. Auch das Auditing könnten sich die Softwarehersteller dadurch weitgehend sparen. Es zieht für sie nicht nur zusätzliche Einnahmen sondern auch einen gravierenden Reputationsverlust bei ihren Kunden nach sich. Genau den können sie sich aber immer weniger leisten, nachdem viele andere Softwarehersteller, allen voran die Anbieter Freier Software, ihren Kunden das Lizenzleben im Rahmen pauschaler Lizenz- und Supportmodelle wesentlich einfacher machen.
Jörg Berberich* und Detlef Klett** ___________________________________________________________ * Jörg Berberich ist Senior Manager im Bereich Risk Advisory Services bei Ernst & Young. ** Detlef Klett ist Partner der mit Ernst & Young assoziierten Rechtsanwaltskanzlei EY Law Luther Menold.
Ohne lückenloses Einzel-Lizenzmanagement keine
Enterprise-Lizenzen
|
|
