Online-Artikel 200604u Lynx Consulting
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StammdatenmanagementClear the house and keep it cleanDas Thema Stammdaten beschäftigt sowohl die Organisations- als auch die IT-Abteilungen der Unternehmen seit der Einführung von ERP-Systemen. Um Prozesse innerhalb des Unternehmens effizient abwickeln zu können, bedarf es einheitlicher, redundanzfreier und qualitativ hochwertiger Stammdaten insbesondere in Abwicklungen mit Außenwirkung, sprich bei Kunden, Lieferanten und Artikeln. Es gilt den Spagat zwischen autonomen Bedürfnissen und zentraler Steuerung zu meistern.
ie Sichtweise einheitlicher, redundanzfreier und qualitativ hochwertiger Stammdaten ließ sich mit der zunehmenden Dezentralisierung und den damit verbundenen heterogenen Systemlandschaften und differierenden Softwarelösungen häufig nicht durchhalten. Die Systeme sind bislang vielfach nicht direkt miteinander verbunden. Somit entsteht bei vielen Unternehmen die Problematik von inkonsistenten und mehrfach vorhandenen Daten, die das reibungslose Zusammenspiel in einem zunehmend globalen Unternehmensgeflecht zu einem enormen Problem werden lässt. Die Unzulänglichkeit beziehungsweise bestenfalls wenig optimale Geschwindigkeit mancher Berichtsprozesse ist dafür ein signifikantes Merkmal. So ist es wenig erfreulich, wenn die für die Konzernkonsolidierung benötigten Daten mühsam manuell zusammengestellt werden müssen, weil die Artikel in den Tochtergesellschaften unter verschiedenen Nummern geführt werden. Genau so schwierig ist es für eine zentrale Einkaufsabteilung, die Informationen über Lieferanten und gekaufte Artikel zu eruieren, um das so gesammelte Wissen gezielt für Einkaufsverhandlungen mit Lieferanten zu nutzen. Für die vier Kernaufgaben (1) Datenkonsolidierung (Regelwerk für die Behandlung zueinander abweichender Daten), (2) Daten-Mapping (logische Klammer für die Einbindung bislang außerhalb der ERP-Welt geführter Informationen), (3) Datenharmonisierung (Änderung einzelner Stammdaten) und (4) Daten-Migrationen (Aufbau eines umfassenden Stammdaten-Managements) haben sich im Laufe der Zeit drei grundsätzliche Modelle in den Unternehmen etabliert, die Stammdatenfrage zu beantworten. Diese Modelle finden zugleich ihren Widerhall in der Organisation der Pflege und Verwaltung der Stammdaten. Zentrales StammdatenmanagementDie Daten werden zentral in einem System gehalten und auch zentral zur Verfügung gestellt. Diese Form bietet sich für Unternehmen mit einem Zentralsystem an, auf das alle Tochterfirmen Zugriff haben.
Vorteil: + gute Kontrollierbarkeit der Qualität bei Anlage und Pflege + Komplettsicht auf die Stammdatenobjekte Nachteil: - Möglicherweise lange Prozesskette bis zur Einpflege ( Zeit) - keine Flexibilität für die Tochtergesellschaft.
Vor allem erfordert dieses Vorgehen, aus allen vor Ort z.B. beim Kunden gesammelten Daten die Informationen zu filtern, die an das Zentralsystem weitergegeben werden. Dies setzt natürlich eine gemeinsame, unternehmensweite Nomenklatur über Kerninformationen zu Kunden, Produkten, Standorten, Lieferanten und Partnern voraus. Was auf der grünen Wiese einfach erscheint, führt in der gelebten Praxis mit einem oft redundanten, von den eigenen Belangen geprägten Stammdatenset der einzelnen Unternehmensteile schnell zu Konflikten. Die Organisation des Stammdatenmanagements muss sich deshalb nach übergeordneten Geschäftszielen richten, über deren Bedeutung und Wert allgemein Akzeptanz und Transparenz herrscht. Die Einführung eines zentral justierten Verfahrens sollte sorgsam in Projekte untergegliedert sein. Oft bieten sich die intern verfügbaren Informationen über Kunden und Mitarbeiter als Start für die Konsolidierungsphase 1 an. Richtig angepackt, geht es hier vor allem um eineindeutige Namens- und Adressinformationen und um einen belastbaren Prozess zur Vermeidung von Dubletten. Die nächste Phase sollte dann die Konvergenz strukturierter und unstrukturierter Informationsinseln zum Ziel haben. Im dritten Schritt sind Informationen zu den Lieferanten und zu den Partnern einem gemeinsamen Ganzen zuzuführen. Ein zentrales Stammdatensystem vereinfacht qua Definition das Management der Informationen. Es besitzt jedoch den inhärenten Nachteil, den alle zentralen Konzepte mit sich bringen: Es entwickelt sich schnell zu einen Nadelöhr. Neueingaben, Änderungen oder Pflege bedingen langwierige Kontrollflüsse. Zudem bedienen sich Aufbau und Struktur für die globalen Datenattribute meist des kleinsten gemeinsamen Nenners, was schnell zu einer gewissen Praxisferne führt. Die Mitarbeiter vor Ort sehen sich gezwungen, entweder die globalen Attribute um lokale Informationen zu ergänzen und diese aufwändig in das zentrale System einzupflegen, oder zusätzlich dezentrale Systeme vor Ort einzurichten, wodurch natürlich die positiven Eigenschaften eines zentralen Stammdatensystems konterkariert werden. Dezentrales StammdatenmanagementQuasi das Gegenstück zu der zentralen Stammdatenorganisation ist das dezentrale Management. Die Daten werden hier von jeder Einheit autark verwaltet, jedoch unter Anwendung eines vom globalen Stammdatenmanagement vorgegebenen Regelwerkes (z.B. Nummerkreise, Vorgaben zur Anlage des Materialtextes, diverse Klassifizierungsdaten bzw. Einpflegeoptionen).
Vorteil: + Flexibilität bei der Pflege + Schnelle Reaktionszeiten Nachteil: - Stammdatenqualität - Mehrfachanlage - keine übergeordnete Kontrollinstanz - fehlende Vergleichbarkeit innerhalb des Unternehmensverbundes.
Eine lokale Organisation vereinfacht natürlich die Administration erheblich, birgt jedoch die Gefahr einer langsamen Verschlechterung der Datenqualität. Um hier gegenzusteuern, ist die Einrichtung einer zentralen Kontrollinstanz dringend geboten. Die hier gelebte Datenhoheit vor Ort kann sich außerdem nur der leisten, der seine Geschäfte als Finanzholding quasi im Franchising betreibt. Denn sie besitzt den Nachteil, sich gegen unternehmensweite Prozesse zu sperren. Weder sind übergreifende Kundenkampagnen organisierbar, noch kann beispielsweise die eigene Einkaufskraft eingesetzt werden, um die besten Konditionen beim insgesamt größten Lieferanten zu erzielen. Und doch ist das dezentrale Modell noch Alltag in vielen Konzernen mit diversen Fertigungsstätten, in schnell diversifizierten Unternehmen, in Firmen mit einem rasch gewachsenen Filialnetz und vor allem dort, wo Unternehmenszu- und -verkäufe ständig neue Integrationsanforderungen stellen. Der organisatorische Anstoß, hier zu Veränderungen zu kommen, begründet sich meist aus Anstrengungen zur operativen Verschlankung. Wer etwa Aufträge zwischen Lagern administrieren muss, um so die Lagerkapazität zu optimieren, wer einen raschen Prozess für werksübergreifende Aufträge sicherstellen will, wird an einheitlichen Materialstammdaten – unabhängig von dem physischen Ort der Administration – nicht vorbei kommen. Hierzu muss nicht nur die eindeutige Artikelnummer und die Regel zur Überführung in einen Volltext festgelegt werden. Auch der Prozess zur Administration von Veränderungen muss beschrieben werden. SternmodellViele Unternehmen finden deshalb Gefallen an dem Sternmodell, eine – möglicherweise ideale – Mischform der beiden oben beschriebenen Modelle. Es werden zentrale Datenelemente pro Stammdatenobjekt definiert (globale Daten), eventuell noch ergänzt um organisationsspezifische Attribute, die für die Prozesse relevant sind und zentral gespeichert. Die Pflege der Daten kann differenziert nach Zuständigkeit sowohl global als auch von den angeschlossenen Einheiten (Tochtergesellschaften, Kunden, Lieferanten) erfolgen. Ein Verteilungsmechanismus stellt sicher, dass die globalen Daten nach der Anlage oder Pflege auch an alle angeschlossenen Systeme weitergeleitet werden. Die Systeme selbst können darüber hinaus aber noch weitere Attribute besitzen, die jedoch nur lokal genutzt werden (so genannte lokale Daten).
Vorteil: + eindeutige Daten + keine Redundanzen + schnelle und flexible Anlage/Pflege Nachteil: - Meist mit starken Änderungen in der Organisation verbunden.
Der größte Nachteil des Sternmodells ist sicherlich, dass es die stärksten Änderungen in der Organisation nach sich zieht. Denn im Prinzip realisiert man durch das Sternmodell einen virtuellen Aufbau eines zentralen Stammdatenmanagements, der sich aus lokalen und zentralen Komponenten zusammenfügt. Diese Struktur muss sich auch in der Organisation der Administration widerspiegeln. Hier kann ein gewisser Zielkonflikt entstehen, da die lokalen Verwalter der Stammdaten sich sowohl den globalen Vorgaben als auch den lokalen Wünschen verpflichtet sehen. Resümee. Ein Königsweg für die Organisation und den Betrieb eines Stammdatenmanagement existiert nicht. Die Überführung in ein zentrales Stammdatenmanagement lässt sich häufig aus praktischen Gründen nicht durchhalten. Kein Häuptling vor Ort will so viel Transparenz. Seine Verkaufsförderung vor Ort, seine Anreize für Mitarbeiter enthalten keinen Informationsmehrwert, der ein zentrales Datenmanagement rechtfertigt. Dagegen geht an der Zentralität des Berichtswesens und des hier zugehörigen Monitorings kein Weg vorbei. Die Basis-Nomenklatur festzulegen, den unverwechselbaren Artikelstamm zu definieren, über eine Mapping ID (heute oft als XML Query) zur Kundennummer und dann zu klarschriftlichen Adressen zu kommen, ist folglich eine conditio sine qua non. Insofern ist es für die erfolgreiche Verwaltung von Stammdaten unumgänglich, dieses Thema in Bezug auf die Organisation erstens im Management zu positionieren, um die Landesfürsten in den Griff zu bekommen. Zweitens ist die Aufstellung von allgemein gültigen Regelwerken nötig, die gerade auch für das dezentrale Management der Stammdaten gelten müssen. Das heißt, es sollte eine Instanz im Unternehmen geben, die sich mit den Anforderungen an Stammdaten auseinandersetzt und die Regeleinhaltung beobachtet und im Missbrauchsfall auch über die Autorität verfügt, steuernd einzugreifen. Schließlich ist nichts unproduktiver, als die bestehenden Stammdaten in einem Kraftakt zu harmonisieren oder sogar zu konsolidieren, wenn bereits nach kurzer Zeit ein Wildwuchs entsteht, der zudem oftmals gar nicht bemerkt wird. Ohne allgemein gültige und akzeptierte Befüllungsregeln, die zudem einer regelmäßigen Kontrolle unterliegen, wird kein Projekt erfolgreich sein können. Die IT stellt hierfür eine Reihe an Tools zur Verfügung, die ein durchgängiges Stammdatenmanagement unterstützt. Trotz aller Hilfe (zur Gewinnung von Daten aus Quellsystemen, zu deren regelbasierten Evaluation, zur automatischen oder benutzergesteuerten Korrektur, zur Bereitstellung eines Workflows, zur qualifizierten Rückschreibung in das Quellsystem sowie zum Reporting über alle Prozessschritte) ist Stammdatenmanagement jedoch erst in zweiter Linie ein IT-Thema. Wesentlich ist, dass das Bewusstsein der Mitarbeiter auch über die organisatorischen Grenzen im Unternehmen hinweg gestärkt werden muss, um dieses umfassende Thema zu beherrschen. Michael Lindner
Michael Lindner, Business Development MDM, Lynx Consulting AG – Michael.lindner@lynx.de
Aufgaben einer Stammdatenorganisation
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