Online-Artikel 20060506j iET Solutions Asset Management
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Intelligentes Asset Management Transparenz und Kosteneinsparungen in der Unternehmens-IT Die häufigsten Fälle für Störungen und Ausfälle der IT-Infrastruktur im Unternehmen sind Änderungen – so genannte Changes. Um aufgrund solcher Changes hohe Ausfallraten, nachteilige Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse und steigende Kosten für den IT Support zu vermeiden, muss sowohl unter technologischen als auch unter administrativen und betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten in alle IT Service und Support Prozesse IT Asset Management integriert werden. Technologisch betrachtet geht es beim IT Asset Management sowohl um die automatische Inventarisierung von Hard- und Software als auch um die Installation und Konfiguration sowie die Bereitstellung und Pflege des Inventars. Unter intelligentem Asset Management, so genannter Asset Intelligence, versteht man ein intelligentes und vollständig in den operativen IT-Betrieb integriertes Asset Management.
nternehmen und IT-Abteilungen stehen immer mehr unter dem Druck, ihre IT-Ausgaben zu senken und gleichzeitig die Einsatzbereitschaft und Leistung der IT zu verbessern. Um diese mittlerweile sogar unternehmenskritischen Ziele zu erreichen, ist eine umfassende Inventarisierung aller IT Assets unerlässlich. Das reine Erfassen der Anzahl aller IT-Komponenten reicht dabei jedoch nicht aus. Die Daten müssen vielmehr allen betroffenen Bereichen wie IT Service und Support, Finanzabteilung und Management zur Verfügung stehen und in Relation zueinander gebracht werden. Vielen Unternehmen fehlt durch unterschiedliche Gerätearten und –typen, verschiedene Softwarearten und –versionen sowie durch die dazugehörigen Software-Verträge schlicht der Überblick über die vorhandenen Assets. Dies kann im schlimmsten Fall juristische Konsequenzen haben. Überprüft z.B. ein Hersteller in einem Unternehmen die Softwarelizenzen und kann das überprüfte Unternehmen keinen Nachweis über die korrekte Nutzung aller Lizenzen erbringen, kann dies harte Strafen zur Folge haben. Allein schon vor diesem Hintergrund wird IT Asset Management in Unternehmen in den nächsten Jahren immer wichtiger. Dementsprechend sagt eine Gartner-Studie dem Bereich Asset Management bis zum Jahr 2009 ein durchschnittliches jährliches Wachstum von 21,5 Prozent voraus. Das für die Software- und IT-Services-Branche spezialisierte Marktforschungs- und Beratungsunternehmen Pierre Audoin Consultants (PAC) erwartet zudem, dass das Volumen des Marktes von 118 Million Euro in 2006 auf ca. 183 Millionen in 2010 steigen wird. Der Markt für Projektgeschäfte soll PAC zufolge sogar auf 390 Millionen Euro in 2010 wachsen. Die Verbreitung des IT Asset Managements in Unternehmen Die Frage nach der Verbreitung des IT Asset Managements richtet sich weniger nach der Phase im Lebenszyklus als nach dem Typ des Assets und der Größe des Unternehmens. Während große Konzerne bereits weitgehend den gesamten IT-Lebenszyklus aller kostenintensiven Assets überwachen, stehen kleine Unternehmen und der Mittelstand noch am Anfang. In der Regel beginnen Unternehmen mit der Erfassung ihrer Bestände bei PCs und Laptops. Zirka 70 Prozent der großen Unternehmen haben diese bereits inventarisiert. Bei der Erfassung zusätzlicher Komponenten wie z.B. Server, Telekommunikations-Anlagen, mobile Endgeräte wie PDAs, Mobiltelefone und sonstigem Equipment liegt die Inventarisierung dagegen erst bei 3-8 Prozent. Hier ist noch ein hohes Optimierungs- und Einsparpotenzial vorhanden. Auch die Integration von Beschaffungssystemen ist erst bei ca. 17 Prozent der Konzerne vollzogen. Vorteile eines systematischen IT Asset Managements Ein systematisches IT Asset Management bietet über den gesamten Lebenszyklus hinweg einen detaillierten Überblick über mögliche Kosteneinsparungen und Optimierungspotenziale. Der wesentliche Punkt lässt sich unter dem Begriff »verbesserte Investitionsrentabilität bzw. Return on Investment« zusammenfassen. Werden alle Assets sowie deren Nutzung überwacht, können die Betriebskosten gemessen und gesenkt werden. Aktuelle Umfrageergebnisse belegen, dass sich IT Asset Management zu einem Kernelement erfolgreicher Geschäftsführung entwickelt. Um die Arbeit der Mitarbeiter sowie die Prozesse effizienter zu machen, muss die Asset Management-Lösung insbesondere mit der Help-/ Service Desk-Lösung sowie dem Change, Configuration und Release Management vernetzt werden. Diese Integration bietet Unternehmen erhebliche Vorteile in allen IT Prozessen. So können z.B. im Change Management nicht autorisierte Changes aufgespürt und nachvollzogen werden. Auswirkungen von Software-Upgrades oder Roll-outs können effizienter geplant werden, um die Geschäftsabläufe so wenig wie möglich zu beeinträchtigen.
Asset Intelligence Tools
Bild 1: Asset Intelligence Tools zeigen Abweichungen im IT-Bestand auf, ermöglichen einen SOLL-/IST-Vergleich und Kontrolle des Change Managements.
Im Rahmen des Asset Managements sind sogenannte Asset Intelligence-Lösungen vorteilhaft. Sie zeigen Abweichungen im Asset-Bestand unmittelbar auf. Dies gewährleistet einen umfassenden SOLL-/IST-Vergleich und ermöglicht es, Changes nachzuvollziehen bzw. nicht autorisierte Änderungen aufzuspüren. Des Weiteren werden alle Änderungen automatisch in der Configuration Management Database (CMDB) gespeichert, sodass ein kompletter Audittrail jederzeit verfügbar ist. Die Integration von Asset Intelligence in eine IT Service Management-Lösung bietet den Vorteil, dass stets akkurate, top-aktuelle Asset-Daten im Unternehmen zentral zur Verfügung stehen. Eine Asset Intelligence-Lösung transferiert die vom Discovery Tool ausgelesenen Asset-Informationen unter Berücksichtigung bereits gesetzter Filter in eine Datenbank (IST-Bestand). Dieser IST-Bestand wird anschließend automatisch mit der Configuration Management Database (SOLL-Bestand) verglichen. Hierbei werden vorhandene Zuordnungen von Komponenten, Configuration Items (CIs) und Attributen berücksichtigt. Im täglichen Geschäft bietet eine Asset Intelligence-Lösung den Mitarbeitern in der IT wertvolle Informationen, z.B. zum Standort von Assets, der Zuordnung zu Anwendern, zur Nutzung und möglichen Konsolidierung sowie zur Beziehung der einzelnen Assets zueinander. Mit Hilfe von Asset Intelligence Tools können Asset-Informationen so aufbereitet werden, dass IT-Leitung und Geschäftsführung auf dieser Basis fundierte Entscheidungen treffen können. Optimierungspotenziale und Kosteneinsparungen lassen sich aufgrund der ermittelten Werte schnell feststellen. Informationen über das IT Inventar sind täglich nötig, z.B. wenn über Neuanschaffungen entschieden wird, bei der Neuverhandlung von Verträgen oder auch bei Überlegungen zur besseren Ausnutzung bestehender Hard- und Software. Risikominimierung und die Einhaltung gesetzlicher Richtlinien wie z.B. der Sarbanes Oxley Act sind weitere Gründe für die Tool-gestützte Verwaltung von IT Assets. Ein praktisches Beispiel für die Effizienzsteigerung durch Asset Intelligence Tools ist z.B. der Rollout einer neuen Software. Es ist sofort ersichtlich, welche Geräte, Abteilungen und Standorte betroffen sind. Negative Auswirkungen auf die betroffenen Bereiche können so bereits im Vorfeld abgeschätzt und auf ein Minimum werden.
Bedeutung von Asset Intelligence im Hinblick auf ITIL
Bild 2: Die CMDB ist nach ITIL die Grundlage für ein funktionierendes IT Management. Asset Intelligence ist der Mechanismus, der die CMDB mit Daten füllt und aktuell hält.
ITIL liefert einen klaren Referenzrahmen für die interne Kommunikation und die Standardisierung von Abläufen. Unternehmen, die ihre IT-Prozesse an ITIL ausrichten, profitieren in mehrfacher Hinsicht: Die IT-Organisation wird übersichtlicher, effizienter und besser auf die Unternehmensziele ausgerichtet. Das Management kann die IT-Organisation besser steuern und bewerten - Änderungen lassen sich leichter kontrollieren. Für ITIL spielt Asset Intelligence eine wesentliche Rolle. Laut ITIL ist die CMDB die Grundlage für ein funktionierendes IT Management. Asset Intelligence ist sozusagen der Mechanismus, der die CMDB mit Daten füllt und aktuell hält. Die CMDB hat eine zentrale Bedeutung in allen ITIL-Prozessen, insbesondere im Incident, Problem und Change sowie im Release Management. All diese Prozesse beschäftigen sich mit Störungen und Problemen von IT Assets – laut ITIL Configuration Items (CI) gennannt - oder deren Änderungen. Über die CMDB sind alle Configuration Items einer Organisation, deren Beziehungen zueinander sowie die damit verbundenen Services abrufbar. Bei der Planung einer Veränderung von Serviceleistungen oder Hard- bzw. Software muss die IT-Organisation daher genau wissen, welche CIs betroffen sind. Nur dann kann die Umstellung mit minimaler Unterbrechung erfolgen. Darüber hinaus muss die IT wissen, welche Services von welchen CIs unterstützt werden, um Änderungen wie Software-Patches, Hardware-Nachrüstungen, neue Software-Freigaben usw. mit der geringst möglichen Auswirkung auf den Geschäftsablauf zu planen. Empfehlungen für die Tool-Auswahl Eine moderne Asset Intelligence-Lösung muss Informationen über die Verifizierung von Standort und Konfiguration, die Beziehung einzelner CIs zueinander sowie die damit verbundenen Services sind Informationen liefern. Nur so können Unternehmen ungenutzte Potenziale aufdecken und nutzen oder Kostentreiber identifizieren. Vor dem Einsatz einer Lösung sollten Unternehmen ihre Anforderungen jedoch genau ermitteln. Dabei sind Flexibilität, Skalierbarkeit und Integrationsfähigkeit neben dem Funktionsumfang die wichtigsten Kriterien für die Software-Auswahl. Generell wird zwischen agentenbasierten sowie agentenlosen Technologien unterschieden. Bei den agentenbasierten Lösungen wird auf jedem Asset ein Software-Client installiert, der Informationen an einen zentralen Server kommuniziert. Bei Lösungen, die ohne Agenten funktionieren, werden verschiedene Erkennungsmethoden einschließlich Netzwerktests wie Ping oder Simple Network Management Protocol (SNMP) verwendet, um die Assets zu erfassen und zuzuordnen. Beide Technologien haben ihre Vor- und Nachteile, die jedes Unternehmen individuell abwägen muss. Zu empfehlen sind jedoch Lösungen, die agentenlos arbeiten, da sie sich wesentlich schneller und einfacher implementieren lassen. Zudem erfassen sie auch Informationen von Assets, die keine Agenten unterstützen und können nicht durch Deinstallation von Anwendern außer Kraft gesetzt werden. Dies stellt sicher, dass jede Soft- oder Hardwarekomponente erfasst und inventarisiert wird. Die Unternehmen erhalten somit schnell verfügbare, stets aktuelle und akkurate IT Asset-Informationen. Tipps für die Auswahl des richtigen Asset Intelligence Tools Vor dem Softwarekauf sollten die jeweiligen Anforderungen genau festgelegt werden. Hierbei muss geprüft werden, wie sich die spezifischen IST-Prozesse mit der gewählten Software umsetzen lassen. Dabei ist die Flexibilität der Lösung für den langfristigen Erfolg der Lösung im Unternehmen entscheidend. Eine unflexible Lösung erschwert am Ende die Anwenderakzeptanz und wird nicht genutzt. Des Weiteren sollten Informationen darüber vorhanden sein, ob die Anpassungen in der Software Release-fähig sind und wie sie sich in die bestehende Systemlandschaft integrieren lässt. Ein weiterer Aspekt ist die Zukunftssicherheit der Lösung, die neueste Technologien wie z.B. Web (asp, j2ee, XML und andere) nutzen sollte. Ausblick: ITIL und ISO 20000 Asset Management sollte in eine umfassende Lösung für das Service Management integriert sein. Da IT-Abteilungen im Spannungsfeld gestiegener Qualitätsanforderungen und erhöhten Kostendrucks stehen, wird extern wie intern der Nachweis gefordert, dass Serviceleistungen erbracht werden und IT-Prozesse funktionieren. Neben dem de-facto Standard ITIL nehmen hierfür Zertifizierungen nach ISO 20000 zu. Mit diesem messbaren Qualitätsstandard für das IT Service Management können sich IT-Abteilungen innerhalb ihres Unternehmens im Wettbewerb mit Outsourcern besser positionieren. Auch die Tendenz, die IT entsprechend ITIL zu strukturieren, wird durch die ISO 20000 weiter zunehmen. Da Wirtschaftsprüfer, Banken und Versicherungen verstärkt einen Nachweis der Funktionsfähigkeit von IT-Prozessen, z.B. nach SOX oder Basel II fordern, werden Unternehmen sich mit der ISO 20000 zwangsläufig auseinander setzen müssen. Michael Scheib ___________________________________________________________ Michael Scheib, President & CEO iET Solutions
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