Online-Artikel 20060506m Lorenzsoft Vernetztes Unternehmen
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Von Insellösungen zum vernetzten Unternehmen Raus aus der Excel-Haltung Täglich müssen Mengen unternehmensspezifischer Datensätze verändert und aktualisiert werden. Von der einfachen Berichterstellung bis zur komplexen Cashflow-Planung gelangen ständig neue Informationen in den Kreislauf der Unternehmensprozesse nach innen und außen. Die strukturierte Steuerung stellt noch für viele Unternehmen eine schier unüberwindbare Hürde dar – nicht zuletzt dank des oft zweckentfremdeten Einsatzes der Tabellenkalkulation Excel.
chon lange wird die Tabellenkalkulation Excel nicht mehr entsprechend seines eigentlichen Zweckes, der Kalkulation, verwandt. Überall wo es um die Abarbeitung von Aufgaben geht, kommt Excel ins Spiel. Weit über die Abteilungsgrenzen des Controllings hinaus ist die »Excelitis« bereits fortgeschritten. Das konnte auch der ERP-Hersteller Sage in einer Studie bei mehr als 220 Entscheidern herausfinden. Mittelständler, die zumindest ansatzweise Controlling durchführen, nutzen dafür meist das Tabellenkalkulationsprogramm Excel. Mehr als die Hälfte der Befragten gaben an, kein professionelles Softwareprogramm für Controllingzwecke installiert ja sich noch nicht einmal damit auseinandergesetzt zu haben. Unverknüpftes Dasein Aufgrund des weit verbreiteten Anspruchs vieler Unternehmen, interne Prozesse aufgabenabhängig wirtschaftlicher zu gestalten und optimieren, entstanden zunehmend heterogene Systemlandschaften. Für jede einzelne Phase des Prozesses wurde eine spezialisierte Software-Lösung eingesetzt oder Excel angewandt. So kam es dazu, dass MS-Outlook, eine teure ERP-Software sowie das altbewährte Excel-Arbeitsblatt ein völlig unverknüpftes Dasein führten. Erst zunehmende Marktdynamik, Konkurrenzdruck und immer kürzere Innovationszyklen bringen ein Umdenken in der Prozessorientierung und führen Excel an seine natürlichen Grenzen. Im Zuge dieser begrenzten Wertschöpfung wird Excel über Kurz oder Lang einer ganzheitlichen Gestaltung von Prozessen Platz machen, denn optimierte Geschäftsabläufe werden das künftige Rückgrat des Unternehmenserfolges sein. Warum steht nun aber der funktionsorientierte Excel-Ansatz strukturierten Informations- und Kommunikationsprozessen im Weg? Es gibt beispielsweise keine eindeutige Elementzuordnung. Das heißt, keine Kommunikationsüberwachung: Dateien können beliebig dupliziert werden. Das führt unweigerlich in ein Versionschaos und veralteter oder unvollständiger Informationen. Auch gibt es keine Sicherheit für Daten. Fehlende Benutzerberechtigungen können zu Datenmissbrauch oder gar Datenverlust führen. Hier liegt eine besonders große Gefahrenquelle, da Excel häufig von Entscheidungsträgern aus Controlling oder Geschäftsführung eingesetzt wird, denen die Verantwortung für sensibles Datenmaterial obliegt. Alle Excel-Bearbeitungen dauern abteilungsübergreifend zu lange. Mitarbeiter verbringen ganze Vormittage mit der Aktualisierung von Excel-Arbeitsblättern. Den Unternehmen geht hier Produktivität verloren, da diese Arbeiten oft redundant erledigt werden. Mangels zentral gesteuerter strukturierter Kommunikation ist das aber nicht transparent. Ein weiterer gravierender Nachteil im Umgang mit Excel sind die entstehenden Medienbrüche. Eine Datei wird oft teuer manuell gepflegt. Dieses Vorgehen be- und verhindert den internen Workflowprozess, und mindert nicht zuletzt auch die Arbeitsqualität. Willkürliches Bearbeiten von Dateien fördert vielmehr Kontrollverlust über Informationsflüsse und ineffizienten Personaleinsatz. Mangels Kenntnisse zu den folgenreichen Nachteilen kommt Excel dennoch häufig zum Einsatz. Das mag daran liegen, dass das Programm sowohl leicht erlern- wie auch anwendbar ist. Hier muss das Management frühzeitig erkennen, welche Effizienzhemmnisse Excel und ähnliche singuläre Insellösungen für die gesamte Steuerung der Prozessabläufe bewirken können. Der Ansatz von prozessorientierter Unternehmensführung zeigt auf, wann Excel nicht mehr ausreichen kann und führt optimierte Handlungsoptionen an. Schon lange bevor Excelanwendungen zu unübersichtlich werden, muss eine Grundlage und -haltung und das Verständnis strukturierter Kommunikation entwickelt werden. Wird dieser Anspruch nicht vom gesamten Unternehmen getragen, kann sich Excel wieder durchsetzen. Wie können Informationen strukturiert und aufgabenorientiert ausgewertet werden? Beispielsweise sollten Kundeninformationen frühzeitig einer Analyse über existierende systemübergreifende Datenbestände unterzogen werden. Daraus können Ziele für eine effektive Verwaltung abgeleitet und der Excel-Funktionalität gegenübergestellt werden. Diese Vorgehensweise verdeutlicht, dass unverknüpfte, vereinzelte Dateien mit Kundeninformationen eine zentrale Schnittstelle benötigen. Aktualisiertes zentral gesteuertes Datenmaterial schafft Zusammenhang und aussagekräftige Ergebnisse. Diese Qualität entscheidet über den nächsten Kundenauftrag. Unmöglich für Excel trotz vieler Add-ons. Auch mit der Auswertbarkeit von Daten ist das Programm schlicht und ergreifend überfordert. Das heißt jedoch nicht, dass Excel generell ein »Auslaufmodell« im modernen IT-Alltag wäre. Es geht vielmehr darum, zu verdeutlichen, wo seine natürlichen Grenzen sind. Das Programm eignet sich nach wie vor sehr gut zum Erfassen von Daten, Kalkulationen, tabellarischen Vergleichen, deren Visualisierung und Export. Excel kann zum Exportieren oder Importieren von Kundendaten in oder aus einer zentralen Datenbank eingesetzt werden. Es verschafft schnelle und strukturierte Übersicht ermöglicht eine einfache Verknüpfung mit anderen Office-Anwendungen und hat eine beachtliche Grafikfunktionalität (Charts auf Knopfdruck erhältlich). Prozessorientierte Arbeitsweise Um Insellösungen von einer funktionsorientierten in die prozessorientierte Arbeitsweise zu überführen zu können, muss sich auch ein geändertes Bewusstsein gegenüber dem Softwareeinsatz durchsetzen. Die IT nimmt nicht mehr die Haupt- sonder die Nebenrolle ein. Die Durchführung komplexer Aufgaben verlang zielgerichtetes und koordiniertes Vorgehen – mit Hilfe der IT. Hier kann ein Datenbank-Konzept für verbesserte Geschäftsabläufe sorgen. Da inflationäre Excel-Nutzung bereits die Effektivität eingeschränkt hat, sollte eine weiterführende Lösung allerdings keinerlei Kompromissen unterworfen werden. Weitere Medienbrüche, Doppelarbeiten oder intransparente Arbeitsweisen sollten vermieden werden. Vielmehr sollte bei der Datenbank-Auswahl auf eine gute Übersichtlichkeit, zentraler Zugriffs- und Steuerbarkeit geachtet werden. Vor dem Hintergrund dieser Aufgabenstellung entwickelte das Freisinger Softwareunternehmen Lorenzsoft seine Lösung LorenzoSuite. Sie setzt dort an, wo heterogene Systemlandschaften das Unternehmensbild prägen und Dateienchaos keine strukturierte Kommunikation zulässt. Nach eigenen Angaben des Anbieters können Unternehmen durch den Einsatz der LorenzoSuite Such- oder Transformationsarbeiten bis zu 80 Prozent reduzieren. Sie können zeitnah die für sie bestimmten Berichte und Formulare einsehen. Durch diesen Arbeitsvorgang können Unternehmen langfristig Besprechungen abbauen, denn Mitarbeiter können bereits am Arbeitsplatz für sie bestimmte Dokumente und Berichte bearbeiten. Alle Tätigkeiten am Arbeitsplatz können durch die Kommunikationsabläufe über die Datenbanklösung durch Verknüpfung einzelner Informationen effizienter gestaltet werden: Aufgabenpriorisierung, Transparenzgewinn und nicht zuletzt Steigerung der eigentlich Arbeitsqualität. Sivia Hänig
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