Online-Artikel 20060506p Symantec E-Mail Sicherheit und Archivierung

Aus dem heutigen Geschäftsalltag ist die E-Mail kaum noch wegzudenken. Doch Sicherheitsverletzungen, Attacken, Phishing-Angriffe und Massen an Spam-Mails machen den Umgang mit dem immer bedeutsamer werdenden Kommunikationsmedium nicht einfacher. Neben der Sicherheit werden zudem die Verfügbarkeit und Archivierung von E-Mails – nicht nur vor dem Hintergrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten – immer wichtiger: das E-Mail-Ablagesystem wird von vielen Mitarbeitern immer mehr zur Datenbank für Informationen aller Art. Den Wert ihrer im E-Mail-Eingang gespeicherten Informationen beziffern die für eine aktuelle Studie Befragten auf durchschnittlich 800.000 Euro – das zirka 500-fache der Hardwarekosten vieler Notebooks.

n einer effektiven E-Mail-Lösung für Unternehmen sollten Sicherheit und Verfügbarkeit zu einem möglichst gut aufeinander abgestimmten System kombiniert werden. Die Einflüsse ungewollter E-Mails auf ein Unternehmen sind dabei sehr mannigfaltig (vgl. Grafik).

Die E-Mail durchläuft daher heute typischerweise eine ganze Reihe von Stationen, ehe sie ihren Empfänger erreicht, und hat auch nach dem Empfang noch einen ganzen Lebenszyklus innerhalb des Unternehmens vor sich. Ist die Nachricht erst einmal auf den Weg gebracht, beginnt eine »Reise« über Mail-Server durch den Spam- und Virenschutz, über Hochverfügbarkeits- und Backuplösungen bis hin zur Archivierung. Diesen Weg einer E-Mail vom Absender zu den Empfängersystemen verfolgt der vorliegende Artikel.

Nach dem Versenden erreicht die E-Mail zunächst den Übergang zwischen externem und internem Netz des Empfängers. Von außen eintreffende E-Mails sollten den hausinternen Mail-Server grundsätzlich nicht direkt erreichen können. Aufgrund der verschiedenen möglichen Gefahren aus dem Internet sollte an dieser Stelle ein Gateway in eine so genannte »Demilitarized Zone« (DMZ) vorliegen, die durch Firewalls vom internen und externen Netzwerk abgegrenzt ist. Für die Einrichtung einer DMZ reicht ein SMTP-Server, der keine zusätzlichen Funktionen aufweisen muss.

Unter den technischen Maßnahmen, die eine E-Mail auf ihrem Weg vom Sender zum Empfänger begleiten, steht der Schutz vor Viren, Würmern und Trojanern an erster Stelle. Bewährt haben sich hier mehrstufige Konzepte, die durch ihre Architektur einen erhöhten Schutz bieten (vgl. Grafik). Die erste Stufe muss in der DMZ am Übergangspunkt zwischen öffentlichem und internem Netz angelegt sein. Ein leistungsfähiger Virenschutz auf dem Mail-Gateway hindert bereits den größten Teil aller Würmer daran, überhaupt in das interne Netz einzudringen. Eine zweite Stufe sollte auf den internen Mail-Application-Servern eingerichtet sein, da das Virenschutzprogramm des Mail-Servers die proprietär verschlüsselten Dateien der E-Mails nicht schützen kann. Die Mail-Application-Server verfügen jedoch über Schnittstellen, die Virenschutzprogrammen auch die Prüfung der Benutzermailboxen ermöglichen. Die letzte Stufe greift auf dem Client. Die Virenschutzsoftware des Clients kann zwar die lokale Kopie der Benutzermailbox nicht schützen, da diese genau wie das Original auf dem Server verschlüsselt ist. Wenn der Anwender allerdings einen Mail-Anhang öffnet, wird der Anhang zunächst temporär auf ein lokales Laufwerk des Clients kopiert. Hier greift dann der Echtzeitschutz der Client-Virenschutzsoftware und verhindert das Ausführen der Datei, falls der Anhang infiziert ist. Durch die unterschiedlichen Anforderungen, die auf den verschiedenen Stufen an die Virenschutzsoftware gestellt werden, werden oft verschiedene Lösungen verwendet.

Auch das Problem Spam kann man mit technischen Mitteln angehen. Die Möglichkeiten reichen vom simplen blockieren ganzer Internetdomänen über Signatur-basierte Verfahren ähnlich der Virenerkennung bis hin zu heuristischen Verfahren, die sich bevorzugt verwendete Phrasen in Spam-Mails zunutze machen. Wegen des im Vergleich zu Würmern geringeren Schadenspotenzials reicht hierfür jedoch meistens eine Lösung, die sich auf das Mail-Gateway beschränkt.

Die sichere Konfiguration aller beteiligten Komponenten – vor allem auch auf Client-Ebene – ist ein weiterer wichtiger Baustein. Anzeige der Dateierweiterung, Ausführung von Makros sperren, vollständiges Blockieren von Anhängen mit bestimmten Dateierweiterungen oder Begrenzung der Größe von Anhängen können die Sicherheit des E-Mail-Systems weiter erhöhen.

Nach dem Sicherheits-Check sorgt eine intelligente Archivierung dafür, dass E-Mails schnell verfügbar sind, wann immer sie benötigt werden. Dabei sollte die Archivierungslösung immer zwei wichtige Ziele verfolgen. Zum einem müssen unternehmenskritische historische Daten über einen langen Zeitraum geschützt beziehungsweise gesichert werden. Dies geschieht entweder aus Eigeninteresse des Unternehmens oder unter der Notwendigkeit, bestimmte Auflagen und Verordnungen von Seiten des Gesetzgebers oder von Behörden zu erfüllen (»Regulatory Compliance«). Zum anderen dürfen operative Vorteile in Hinblick auf die Verbesserung der IT-Effizienz nicht vernachlässigt werden. Bei dem Archivierungsvorgang werden E-Mails mit ihren Anhängen aus dem primären Speichersystem in ein elektronisches Archiv übertragen. Archivierte Daten belasten somit nicht mehr das regelmäßige Backup der operativen Daten und beschleunigen im Falle eine Rücksicherung den schnellen Wiederanlauf der Systemumgebung.

Zwecks Kapazitätsoptimierung wird beim Archivierungsvorgang mit Komprimierung und dem so genannten Single-Instance-Storage gearbeitet. Hierbei werden identische E-Mails und Anhänge von vielen Archivquellen nur ein einziges Mal abgespeichert. Gerade bei der Archivierung von persönlichen Ordnern wie Microsoft Exchange PST-Dateien liegt hier ein enormes Einsparungspotenzial an Kapazität, Zeit und Administrationskosten.

Eine der größten Herausforderungen bei der Archivierung ist nicht technischer Natur, sondern liegt in der Frage, welche der Informationen in der E-Mail-Menge nun wirklich archiviert werden müssen und welche gelöscht werden können.

Löschen aller E-Mails nach 60, 90 oder 180 Tagen. Laut Gartner ist dies ein sehr riskanter und in vielen Fällen nicht gesetzeskonformer Vorgang, vor allem dann, wenn auch geschäftsrelevante E-Mails betroffen sind.

Aufgrund der Eigenschaften der Nachricht wie Absender, Empfänger, Größe, Datum werden relevante E-Mails in den Archivierungsprozess geleitet. Eine solche Selektion ist oft sehr schwierig und verbunden mit einer zeitaufwändigen Implementierung. Sie verlangt sehr genaue Definitionen und Policies, ansonsten ist die Gefahr zu groß, dass wichtige Informationen durch das Raster fallen.

Um potenzielle Fehlerquellen zu vermeiden und die Erstellung genauer Regelwerke zu umgehen, archivieren zahlreiche Unternehmen kurzerhand alle E-Mails als sicherste und zweifelsohne aber auch speicherintensivste Methode. Sie setzt auf den Journaling-Funktionen der E-Mail-Systeme auf und ist für vollständige Audits und Compliance-Anforderungen oftmals unerlässlich. Aufgrund der Menge von Spam-Mails im Internet, sollte dieser Ansatz aber nur in Verbindung mit einer wirkungsvollen Spam-Filterung eingesetzt werden.

Bei der grundlegenden Konzeption der E-Mail-Archivierung sollte auch nicht vergessen werden, was mit den E-Mails nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist passiert. Während innerhalb der Archivdauer der Erhalt der gespeicherten Informationen Priorität hat, sollte nach Ablauf dieser Zeit vorzugsweise eine automatische Löschung vorgenommen werden, um umständliche manuelle Arbeiten, wie die Suche nach den entsprechenden Magnetbändern, zu vermeiden. Unter bestimmten Voraussetzungen wie bei offenen Gerichts- oder steuerrechtlichen Verfahren sollte es in einer guten Archivierungslösung auch möglich sein, den automatischen Löschprozess einfach zu »vertagen«.

Um einen reibungslosen Ablauf dieser verschiedenen automatischen Vorgänge zu gewährleisten, werden ein- und ausgehende E-Mails von einer effektiven Archivierungssoftware nach vordefinierten Regeln gefiltert und bestimmten Kategorien zugeordnet. Anhand der zugewiesenen Kategorien werden Aufbewahrungsfristen und eventuell auch schon die Auswahl der Speichersysteme innerhalb eines mehrstufigen Archivsystems vorgegeben. So werden zum Beispiel Spam-Mails sofort gelöscht, gesendete E-Mails drei Jahre und die empfangenen juristisch relevanten E-Mails von Rechtsabteilungen aufgrund einer anderen Kategorisierung sieben Jahre aufbewahrt. Darüber hinaus kann es in besonderen Fällen notwendig sein, die Daten auch über diesen Zeitraum hinaus zu speichern. Diese Langzeitarchivierung kann einerseits Probleme der Speicherkapazität aufwerfen, wenn sich im Laufe der Zeit immer mehr E-Mails für das Langzeitarchiv ansammeln. Andererseits kann sich auch die Lesbarkeit einer über einen langen Zeitraum archivierten Mail als problematisch erweisen, wenn die Applikation, die diese Daten einst erzeugt hat, nicht mehr existiert oder mittlerweile so viele Generationssprünge gemacht hat, so dass sie mit der ursprünglichen Anwendung fast nichts mehr gemein hat. Dem kann vorgebeugt werden, in dem eine zweite Kopie der E-Mail im offenen HTML-Format abgespeichert wird.

Eine sinnvolle Lösung zum Archivieren von E-Mails muss neben einem sicheren, funktionalen Archiv auch die Möglichkeit bieten, bereits abgelegte E-Mails möglichst problemlos wieder zu finden, wenn dies notwendig wird. Wenn Aufwand und Kosten der Suche den Nutzen der gesuchten Informationen überschreiten, wird ein großer Teil des Archivierungsaufwands sinnlos. Und dies kann schneller geschehen, als man erwarten würde: CNI Research schätzt die Kosten für die Suche und Analyse von 250.000 unstrukturiert aufbewahrten E-Mails in 5.000 Bändern auf zehn Millionen US-Dollar. Aufwendungen in dieser Höhe sind natürlich nur bei sehr kritischen Informationen gerechtfertigt und machen deutlich, dass E-Mails, die zwar irgendwo im System aufbewahrt, nicht aber korrekt archiviert werden, praktisch nur mit unökonomischem Aufwand erreichbar sind.

Die Herausforderung, E-Mails auch innerhalb eines großen Archivs schnell und effizient zu finden, stellt besondere Anforderungen an die Verwaltung der archivierten Daten. Moderne Archivierungslösungen kategorisieren und indizieren die Daten, um später eine inhaltsbezogene Suche nach Schlagwörtern zu ermöglichen. Bei Enterprise Vault von Symantec sind beispielsweise drei Indizierungsstufen – »Attributes only«, »Full Word« und »Phrase-based« möglich. In der Praxis wird am häufigsten die Variante »Full Word« gewählt, da diese neben dem reinen E-Mail-Text zusätzlich etwa 270 verschiedene Anhänge unterschiedlichsten Typs indiziert und die zusätzliche Speicherkapazität für die Indizes in einem guten Verhältnis zu den Ergebnissen steht. Neben der individuellen Suche in den nutzereigenen Archivbereichen bietet Enterprise Vault mit dem optionalen Discovery-Accelerator auch eine umfassende unternehmensweite Suche über das gesamte Archiv hinweg. Verschiedene E-Discovery-Werkzeuge halten die Kosten des Suchvorganges und die Wiedervorlage der relevanten E-Mails auch nach jahrelanger Archivierung so gering wie möglich.

Eine ganzheitliche E-Mail-Management-Lösung berücksichtigt sowohl Sicherheit als auch Verfügbarkeit in einer ausgewogenen Weise. Durch den Zusammenschluss von Symantec mit Veritas Software im Juli 2005 ist ein Unternehmen entstanden, das sämtliche Forderungen nach E-Mail-Sicherheit und -Verfügbarkeit komplett aus einer Hand abdecken kann. Die Anti-Spam, Virenschutz und Firewall-Produkte von Symantec werden hierfür mit den Veritas-Lösungen für Hochverfügbarkeit und Langzeitarchivierung kombiniert. Die Sicherheitsprodukte filtern und löschen Spam-Mails und Viren schon am Gateway zum Internet, bevor sie überhaupt in die Mail-Server-Umgebung gelangen. Die Lösungen für Speicher- und -Datenmanagement optimieren die E-Mail-Infrastruktur hinsichtlich Ausfallsicherheit, Flexibilität und Performance und automatisieren die revisionssichere Archivierung wichtiger Informationen gemäß den gesetzlichen Auflagen.

Symantec ist weltweit führender Anbieter von Lösungen, die Privatpersonen und Unternehmen helfen, die Sicherheit, Verfügbarkeit und Integrität ihrer Informationen sicherzustellen. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Cupertino, Kalifornien und betreibt Niederlassungen in mehr als 40 Ländern.

· Jeder fünfte Angestellte leidet unter einem zwanghaften Umgang mit E-Mails

· Wert der im E-Mail-Eingang gespeicherten Informationen auf Firmen-Notebooks beträgt durchschnittlich über 800.000 Euro

ünchen, Dezember 2005 – Die Kommunikation per E-Mail ist aus dem Berufsalltag nicht mehr wegzudenken. Jeder fünfte Angestellte leidet allerdings laut eigener Aussagen unter einem zwanghaften Umgang mit E-Mails. Drei Viertel der Beschäftigten in Unternehmen sind zudem der Meinung, der Umgang mit E-Mails mache abhängig. Dies geht aus einer Studie von Symantec hervor, für die Mitarbeiter und IT-Manager großer Unternehmen und Institutionen mit über 500 Mitarbeitern in 17 europäischen Ländern befragt wurden. Ein wesentlicher Grund für die steigende Belastung im täglichen Umgang mit E-Mails ist die in den letzten zwölf Monaten um durchschnittlich 47 Prozent gestiegene Menge der ein- und ausgehenden E-Mails in Unternehmen. Damit hängt zusammen, dass die Befragten immer mehr Zeit mit dem Bearbeiten, Lesen und Schreiben von E-Mails verbringen. Gleichzeitig steigt auch der Wert der auf Firmen-Notebooks gespeicherten Informationen rapide an. Den Wert der im E-Mail-Eingang gespeicherten Informationen beziffert die Befragten auf durchschnittlich 800.000 Euro – das zirka 500-fache der durchschnittlichen Hardwarekosten eines Notebooks.

Der Einsatz der E-Mail-Kommunikation bringt neben zahlreichen Vereinfachungen aber auch Probleme mit sich: Die Zahl der E-Mails, die an einem Tag empfangen und verschickt werden, steigt immer weiter an. So ist das durchschnittliche Volumen des elektronischen Briefverkehrs im letzten Jahr um fast die Hälfte angewachsen. Bei acht Prozent der befragten Unternehmen hat sich die Zahl der E-Mails innerhalb eines Jahres sogar verdoppelt. Die Folge ist eine zunehmende Unübersichtlichkeit, die Schwierigkeiten für Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen mit sich bringt – nicht zuletzt, da viele der empfangenen E-Mails Spam sind. So gaben 25 Prozent aller Befragten an, dass sie täglich 20 Prozent und mehr Spam-Mails erhalten.

»In den letzten Jahren hat sich die Bedeutung der E-Mail deutlich gewandelt«, erklärt Achim Deboeser, Vice President EMEA Central Region bei Symantec. »Sie ist längst nicht mehr nur ein Mittel zur Kommunikation, sondern hat sich inzwischen zu einem wichtigen Instrument im Geschäftsleben entwickelt. Menschen, die E-Mails aus geschäftlichen Gründen nutzen, kommunizieren nicht mehr nur ausschließlich damit, sondern verwenden sie für viele unterschiedliche Zwecke – beispielsweise zur Verwaltung ihres Terminkalenders oder ihrer Kontaktdaten, zum Ablegen von Informationen, aber auch zur Dokumentation von Geschäftsabläufen.«

Anhand ihres Umgangs mit der Datenflut hat die aktuelle Studie von Symantec vier verschiedene Typen von E-Mail-Benutzern identifiziert: Den Überforderten (sechs Prozent), der im Berufsalltag mit E-Mails nahezu bombardiert wird und diese auch gar nicht alle lesen kann, aber dennoch versucht, immer den Überblick zu bewahren. Davon unterscheidet sich der zweite Typ, der Abhängige (21 Prozent), der ständig und zwanghaft seine E-Mails abruft und in Panik gerät, sobald er keinen E-Mailzugang hat. Als dritten E-Mailtyp hat die Untersuchung den phobischen Benutzer (10 Prozent) ausgemacht, der der neuen Technologie eher skeptisch gegenübersteht, das Verfassen von E-Mails zu umgehen versucht und lieber mündlich kommuniziert. Der vierte Typ, der Disziplinierte (49 Prozent), ist im Umgang mit E-Mails sehr entspannt und nutzt diese meist nur während der Arbeitszeit.

31 Prozent der Befragten nutzen außerhalb des Büros mobile Geräte für den E-Mailzugang, nicht zuletzt um E-Mails auch in ihrer Freizeit abrufen zu können, wie fast Dreiviertel davon angaben. Die Studie zeigt dabei einen Zusammenhang zwischen den einzelnen Typen und dem Gebrauch von mobilen E-Maildiensten: Während der Anteil der Laptopbesitzer, die auch außerhalb des Büros E-Mails abrufen, unter den Abhängigen am größten ist, finden sich unter den Angestellten, die von der E-Mailflut überfordert sind, die meisten Blackberry-Benutzer.

Auch wenn 23 Prozent der Befragten der Meinung sind, der erweiterte Zugang durch mobile E-Maildienste habe eine Stress reduzierende Wirkung, empfinden dies 27 Prozent der Befragten nicht als Erleichterung, sondern als Last. 43 Prozent sind allerdings der Ansicht, der private Zugang zu den geschäftlichen E-Mails mache das Arbeiten effizienter. Die Studie zeigt zudem, dass drei Viertel der Befragten glauben, sie selbst und nicht ihr Arbeitgeber, seien dafür verantwortlich, das E-Mailsystem unter Kontrolle zu halten. Insgesamt verdeutlichen diese Aussagen, dass zunehmend die Unterstützung des Unternehmens bei der Bewältigung der E-Mailflut gefordert ist und klare Regeln für den Umgang mit E-Mails definiert werden müssten.

Unklarheit herrscht aber nicht nur darüber, wie Angestellte das Abrufen ihrer E-Mails handhaben sollten. Auf Unternehmensebene ist oftmals auch der Umgang mit den Datenmengen aus dem E-Mail-Verkehr nicht deutlich genug geregelt: Während die eine Hälfte aller Befragten davon ausgeht, dass sie für die Sicherung der Daten selbst zuständig sind, geht die andere Hälfte mit 47 Prozent der Angestellten davon aus, das Backup sei Aufgabe der IT-Abteilung. Die Befragung von IT-Managern ergab außerdem, dass 94 Prozent der Unternehmen E-Maildaten nicht sofort, sondern oft erst mit mehreren Stunden Verzögerung sichern.

Es scheint nicht nur unklar wer für die Sicherung der Daten verantwortlich ist, sondern auch wer die Klassifizierung der Informationen vornimmt, da 49 Prozent der befragten IT-Abteilungen keine Vorgaben dahingehend bekommen, welche Daten wie abgespeichert werden sollen.

Diese Erkenntnis ist besonders Besorgnis erregend, wenn man den Wert der auf Firmennotebooks vorhandenen Daten betrachtet: Symantec geht von einem durchschnittlichen Wert der im E-Maileingang eines Notebooks gespeicherten Daten von etwa 800.000 Euro aus. Der Studie zufolge liegt bei einigen Laptopbesitzern der Wert der Daten sogar bei mehreren Millionen Euro. Nur wenige Unternehmen, auch das zeigt die Untersuchung, verfügen allerdings über geeignete Mittel, Daten eines gestohlenen Laptops wiederherzustellen.

»Das Ergebnis der Studie ist alarmierend«, stellt Deboeser abschließend fest. »Spätestens jetzt müssen Unternehmen über neue Methoden und Strategien nachdenken, wie sie gemeinsam mit ihren Mitarbeitern die Informationsflut verwalten und die Sicherheit ihrer Daten garantieren können. Die erheblichen finanziellen Werte, die beispielsweise auf Laptops gespeichert sind, können durch den Einsatz von Archivierungs- und Storage-Lösungen wirkungsvoll geschützt werden.«

Symantec E-Mail Tipps
- Mitarbeiter sollten für den bewussten Umgang sensibilisiert werden. Das heißt beispielsweise kein Weiterleiten unwichtiger Nachrichten, Verzicht auf den Versand großer Dateianhänge und unnötiges »auf Kopie setzen«.

- Nutzer sollten darin geschult werden, wie sie ihr E-Mail-System effektiv managen können und dabei Nachrichten adäquat ablegen oder löschen.

- Die Kommunikation und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und IT-Abteilungen sollte nicht dem Zufall überlassen werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass notwendige System-Backups vollständig und regelmäßig durchgeführt werden und die Anwender möglichst wenig Daten auf der eigenen Festplatte abspeichern müssen.

- Effektive Spam-Filter reduzieren die Anzahl unerwünschter E-Mails auf ein Minimum.

- Archivierungslösungen, die spezifische Nachrichten durch sehr viel kleinere Mail-Verweise ersetzen, helfen den Nutzern dabei, die Vorgaben ihrer Mailbox einzuhalten, den Umfang der Nachrichten in ihrer Inbox zu verwalten und archivierte E-Mails schneller wieder zu finden.

- Zentral steuerbare Archivierungslösungen zur Aufbewahrung von E-Mails reduzieren die mehrmalige Speicherung von Informationen und reduzieren so den Kostenaufwand für entsprechende Speicher-Lösungen.

Symantec E-Mail-Studie
Die repräsentative Symantec E-Mail-Studie wurde gemeinsam mit dem Marktforschungsinstitut Dynamic Markets (www.dynamicmarkets.co.uk) auf der Grundlage von 1.700 quantitativen Befragungen von Angestellten sowie IT Managern durchgeführt, die verantwortlich für das E-Mail-System ihrer Unternehmen zeichnen. Die befragten Unternehmen haben mindestens 500 Mitarbeiter und stammen aus den unterschiedlichsten Branchen in Europa sowie dem nahen Osten und Afrika. Zusätzlich wurden 15 vertiefende qualitative Interviews geführt.

Sicherheit und Archivierung von E-Mails

»Eine E-Mail unterwegs…«

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