Online-Artikel 20060506u Usedsoft Lizenzmanagement
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LizenzmanagementKosten sparen, Risiken vermeidenDer korrekte Einsatz von Software-Lizenzen ist in deutschen Unternehmen laut aktuellen Studien die Ausnahme. Die Folgen: unnötig gebundenes Kapital, überflüssige Kosten und sogar strafrechtliche Risiken. Konsequenzen, vor denen ein systematisches Lizenzmanagement Schutz bieten kann. Und: Überschüssige Lizenzen lassen sich auf dem Gebrauchtmarkt wieder zu liquiden Mitteln machen.
icrosoft geht davon aus, dass bei 95 Prozent des deutschen Mittelstands die Anzahl der genutzten Lizenzen nicht mit den tatsächlich erworbenen Nutzungsrechten übereinstimmt. Und auch wenn niemand die genauen Zahlen kennt, so ist man sich doch in einem Punkt einig: Die Anzahl der Firmen, in denen Lizenzkonformität herrscht, ist gering. Und das trotz schwerwiegender Konsequenzen, die sich aus einer Fehllizenzierung ergeben: »Im besten Fall führt sie zu vergeudetem Kapital, investiert in nicht benötigte Lizenzen und deren Wartungskosten«, betont Reiner Hirschberg, Experte für Lizenzmanagement beim renommierten Münchner Software-Händler used Soft. Laut einer Gartner-Studie sind 80 Prozent aller Unternehmen überlizenziert. Weit gravierendere Folgen kann der umgekehrte Fall nach sich ziehen: »Werden in einem Unternehmen mehr Lizenzen verwendet als tatsächlich erworben wurden, so gilt dies als Vervielfältigung eines geschützten Werkes ohne Einwilligung des Rechteinhabers«, mahnt Reiner Hirschberg. »Bei einem solchen Verstoß gegen das Urheberrecht drohen empfindliche Geldbußen und strafrechtliche Konsequenzen.« Konsequente Erfassung und Verwaltung Um diesen Risiken aus dem Weg zu gehen, ist ein umfassendes wie konsequentes Lizenzmanagement erforderlich. Die Basis hierfür bilden zum einen genaue Richtlinien, die unternehmensweit den Einkauf und die Nutzung von Software verbindlich festschreiben, zum anderen klar verteilte Kompetenzen. Hirschberg: »Nur eine zentral organisierte Beschaffung ermöglicht es, jeden Einkauf in die IT-Gesamtstrategie einzubinden und überflüssige Neuanschaffungen zu vermeiden.« In einem weiteren Schritt muss sämtliche vorhandene Software inventarisiert werden, ebenso jegliche Lizenzen, die das Unternehmen jemals erworben hat. Dabei reicht eine einfache Auflistung bei weitem nicht aus. »Jede Lizenz muss vielmehr mit all ihren Besonderheiten zu der jeweiligen Version und den speziellen Nutzungsbedingungen erfasst werden«, rät Reiner Hirschberg von used Soft. Auf Grundlage dieser Daten ist ein ständiger, präziser Abgleich zwischen der tatsächlich genutzten Software und den erworbenen Lizenzen möglich. »Entscheidend ist die permanente Aktualisierung des Inventars«, betont Hirschberg. »Nur wenn die Datenbasis vollständig und auf dem neusten Stand ist, kann zweifelsfrei entschieden werden, ob der Einkauf einer neuen Lizenz tatsächlich notwendig ist oder überflüssige Lizenzen vorhanden sind.« Nach dem Abgleich gilt es dann, entsprechend der gewonnenen Erkenntnisse zu reagieren. Wie soll beispielsweise im Fall einer Überlizenzierung mit den nicht benötigten Lizenzen verfahren werden? »Natürlich stellt ein Überschuss zweifellos den angenehmeren Fall einer Fehllizenzierung dar. Aber auch ungenutzte Lizenzen, vor allem unentdeckte, schaden dem Unternehmen«, warnt Hirschberg. Auf der einen Seite wird Kapital gebunden, das in der Regel an anderer Stelle gebraucht würde. Zusätzlich werden auch für ungenutzte Lizenzen oft unnötige Wartungskosten bezahlt, die Jahr für Jahr mit 15-25 Prozent des Einkaufspreises zu Buche schlagen. Langfristig werden so immense Kosten verursacht. Den »Gebrauchtmarkt« nutzen Eine Option ist die sofortige Kündigung der Wartungsverträge mit den jeweiligen Herstellern. Das löst jedoch immer noch nicht das Problem des unnötig gebundenen Kapitals. Eine andere Alternative ist der Markt für Gebraucht-Software, der sich mittlerweile in Deutschland als feste Größe etabliert hat. »Software-Lizenzen stellen einen erheblichen Vermögenswert dar«, erklärt Hirschberg. »Wenn der Unternehmer überschüssige Lizenzen zum Kauf anbietet, stoppt er dadurch nicht nur die Kostenexplosion durch die Wartungsverträge. Er kann dem Unternehmen so auch einen Teil des ehemals investierten Kapitals zurückführen.« Dabei entgeht vielen Geschäftsleitungen, in welchem Ausmaß sich totes Kapital in ungenutzten Lizenzen versteckt hält. »Bei nahezu jedem Unternehmen, das sich zum Lizenz-Verkauf an uns wendet, finden wir noch weit mehr Nutzungsrechte, von denen niemand mehr etwas geahnt hatte«, berichtet Hirschberg von seinen Erfahrungen bei used Soft, dem deutschlandweit führenden Anbieter »gebrauchter« Lizenzen. Schutz vor strafrechtlichen Konsequenzen Führt der Lizenzabgleich jedoch zu dem Ergebnis, dass weniger Lizenzen vorhanden sind als tatsächlich genutzt werden, ist eine schnelle Reaktion vonnöten. Unabhängig von seinem eigenen Verschulden haften der zuständige Geschäftsführer oder die verantwortlichen IT-Leiter persönlich, da sich eine Unterlizenzierung nicht »mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns« vereinbaren lässt. Bereits fahrlässiges Verhalten begründet die Haftung: Eine Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren kann die Folge sein. Zwar sind solch drastische Maßnahmen die Ausnahme, in jedem Fall aber droht ein Strafverfahren. Um sich vor strafrechtlichen Konsequenzen zu schützen, ist ein schneller Nachkauf der benötigten Lizenzen unerlässlich. Auch hier bietet der Gebraucht-Markt eine interessante Alternative. Zum einen locken Preisnachlässe von 25-50 Prozent, die sich im Vergleich zum Neupreis erzielen lassen. Zum anderen ist gerade beim Lizenznachkauf nicht immer die aktuellste Version einer Software gefragt. Ältere Programme aber sind auf dem übrigen Markt oft gar nicht mehr im Angebot. Ein weiteres Problem, das sich beim Nachkauf ergeben kann: Software-Hersteller reagieren bei Nachlizenzierungen in größerem Umfang nicht selten misstrauisch und verlangen bisweilen gar eine Strafgebühr, die empfindlich zu Buche schlagen kann. Beim Einkauf »gebrauchter« Lizenzen hingegen ergeben sich diese Probleme nicht, da der jeweilige Software-Hersteller überhaupt nicht von der Nachlizenzierung erfährt. Bedarfsgerechte Planung Auch über die rechtzeitige Wahrnehmung potenzieller Lizenzierungs-Lücken oder Überschüsse hinaus, birgt ein konsequent geführtes Lizenzmanagement diverse Vorteile. »Das genaue Wissen um den eigenen Software-Bestand ermöglicht eine optimale Plan- und Budgetierbarkeit der Lizenzkosten«, erklärt Reiner Hirschberg. »Eine bedarfsgerechte Verteilung ist möglich und unnötige Einkäufe können von vorneherein vermieden werden.« Das Unternehmen kann der Auskunftspflicht gegenüber den Herstellern jederzeit bedenkenlos nachkommen und auch die korrekte Bilanzierung am Ende des Geschäftsjahres ist gesichert. Resümee. Wie sich das Lizenzmanagement letztlich konkret ausgestaltet und welche Software-Tools sich hierfür als besonders geeignet erweisen, hängt von vielen individuellen Unternehmens-Faktoren ab. Der Nutzen aber ist – ebenso wie die Konsequenzen eines fehlenden Managements – für alle gleich: Rund 15 Prozent des Software-Budgets – so die aktuelle Gartner-Studie – lassen sich alleine mit Hilfe der fortlaufenden Erfassung und Verwaltung der Lizenzen einsparen. Darüber hinaus bergen die Veräußerung ungenutzter Lizenzen und der Einkauf »gebrauchter« Lizenzen ein weiteres erhebliches Einsparpotential.
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