Seit Jahren propagiert der Staat mehr Bürgernähe und Service für Unternehmen, die tagtäglich eine Fülle kommunaler und behördlicher Dienste – bisher vornehmlich auf konventionelle Art und Weise - in Anspruch nehmen. Für Viele neu an E-Government ist, dass eine Vielzahl teilweise sehr praktischer und enorm Zeit sparender E-Government Dienstleistungen bereits zur Verfügung stehen. Anhand einiger ausgesuchter Beispiele zeigen wir Ihnen, dass E-Government bestens funktioniert, viel Zeit und Geld spart und auch für Ihr Unternehmen wichtig sein kann.

n nahezu allen Medien fand in der Vergangenheit eine intensive Berichterstattung rund um E-Government statt. Die entsprechenden Aktivitäten von Seiten des Bundes, der Länder und Kommunen wurden seit Jahren – teilweise in Zusammenarbeit mit der Industrie - stark vorangetrieben, so dass man den europäischen Vergleich heute nicht zu scheuen braucht. Auch die Industrieverbände, allen voran DIHK und BITKOM, unterstützen den Transfer der bislang eher starren Verwaltung in eine digitalisierte und kundenorientierte öffentliche Verwaltung. Die Modernisierung liegt im Zeitplan – und kann wenigstens teilweise die akute Ressourcenverknappung in Kommunen und bei Behörden durch die Einführung der neuen Technologien und Verfahren noch eine Weile auffangen.

Alleine durch das im Dezember vergangenen Jahres offiziell zum Abschluss gebrachte Projekt »BundOnline 2005« unter Federführung des Innenministeriums konnten die Internet-Auftritte von über 800 Behörden und Einrichtungen des Bundes und über 3500 Themen- und Dienstleistungslinks elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Von den bis zu diesem Zeitpunkt 440 Dienstleistungen sind 55 Prozent (244 Dienste) ausschließlich für Unternehmen konzipiert worden. Hinzu kommen noch einmal 164 (37%) Dienstleistungen, die sowohl von Privatpersonen als auch von Unternehmen nutzbar sind. Mehr als 2,1 Millionen Seitenaufrufe des über BundOnline 2005 gestülpten Portals »bund.de« bestätigen das rege Interesse von Bürgern und Unternehmen. Zusätzlich zu den Online Dienstleistungen des Bundes kommt eine unglaubliche Vielzahl an Online-Dienstleistungen für Bürger und Unternehmen auf kommunaler Ebene, bei Städten und Gemeinden, die über das Projekt »Media@Komm Transfer« gemanaged werden.

Schneller ROI?

Die Verwaltungsmodernisierung ist noch längst nicht abgeschlossen. Neue Projekte werden in Piloten auf Länderebene und in Städten praxiserprobt, einige sind in einer breiten Umsetzungsphase. Für den weiteren Ausbau der Verfahren, die vor allem frei von Medienbrüchen sein müssen, besteht nach Ansicht des BMI (Innenministerium) in den kommenden Jahren noch ein erheblicher Handlungs- und Investitionsbedarf. Alleine BundOnline 2005 kostete den Steuerzahler circa 1,5 Milliarden Euro. Allerdings stehe diesen Kosten laut BMI ein jährliches Einsparpotenzial von etwa 400 Millionen Euro gegenüber. Weitere Projekte, die Ausgaben in Höhe von 650 Millionen Euro nach sich ziehen sollen, sind ebenfalls bereits in der Planungs- und Umsetzungsphase. Ein jährliches Einsparpotenzial von etwa 250-350 Millionen Euro, die zur Verringerung von Sach- und Personalausgaben verwendet werden sollen, soll auch diese Dienste kurz- und mittelfristig – nicht nur für den Staat - rentabel machen. Allerdings bezieht sich das BMI hier auf Berechnungen, die nicht zur Verfügung gestellt wurden.

Wenig übersichtlich

Bei der Suche nach Anwendungen, die die enormen und teilweise noch versteckten Einspartpotenziale auf den ersten Blick darstellen könnten, tut man sich indes als Interessent und potenzieller Nutzer schwer. Es sei denn, man wurde vom zuständigen Fachverband darauf aufmerksam gemacht oder durch eigene Recherchen gelangen einige Treffer im Internet. Zu unübersichtlich wirkt bislang die Fülle der einschlägigen E-Government Seiten und Portale im Internet. Um herauszufinden, für wie sinnvoll Unternehmen E-Government und bereits von ihnen genutzte Dienste halten und was ihnen deren Nutzung bisher brachte, ist noch mehr Sisyphusarbeit erforderlich. Teilweise werden Gründe des Datenschutzes vorgeschoben, um von der mangelnden Akzeptanz der Unternehmen abzulenken. Lediglich bei den gesetzlich geforderten E-Government Anwendungen wie der elektronischen Übertragung der Umsatzsteueranmeldung über Elster oder der Lohndaten über Elster-Lohn liegen Nutzung und Akzeptanz naturgemäß, weil vorgeschrieben, bei quasi 100 Prozent.

Zollformalitäten nur noch online

Andererseits gibt es Anwendungen wie beispielsweise die elektronische Zollanmeldung und –abwicklung über das System »ATLAS« (s. Mindmap im Web), bei denen der Gesetzgeber in absehbarer Zeit die Verfahren umstellen und nur noch die elektronische Abwicklung erlauben wird. Aber nicht nur deshalb ist ATLAS schon heute bei allen deutschen Spediteuren, Im- und Exporteuren und Unternehmen mit Außenhandelsgeschäften im Einsatz. Nach Angaben von Jutta Knell, die beim Deutschen Speditions- und Logistikverband das Referat Internationale Speditionen leitet, gab es zwar anfangs erhebliche Startschwierigkeiten, weil bei der zuständigen Stelle im Finanzministerium noch einige Stolpersteine zu beseitigen waren, doch ab etwa zur Jahrtausendwende erfuhr dieses Projekt einen massiven Schub. Heute funktioniert dieses Verfahren, das ab Januar 2008 zur Pflicht wird, reibungslos und bringt den teilnehmenden Unternehmen mittlerweile erhebliche Vorteile: Abgesehen von der Fehlerfreiheit der Daten, die jetzt ohne Medienbrüche ausgetauscht werden, ist die Abwicklung gegenüber früher erheblich effizienter und preisgünstiger geworden, bestätigen alle befragten Anwender. Darüber hinaus entstanden im Dunstkreis von ATLAS eine Reihe von Dienstleistungen, beispielsweise für Spediteure, die ihr Wissen bei der elektronischen Zollanmeldung, die viel Erfahrung erfordert, Firmen entgeltlich zur Verfügung stellen. Beispielsweise übernehmen sie für Im- und Exporteure und Firmen, deren Außenhandelsvolumen nicht so groß ist, zusätzlich die Abwicklungsformalitäten, die im Rahmen von ATLAS erforderlich und elektronisch zu erbringen sind. Denn nicht für jedes Unternehmen lohnt sich der Aufbau des komplexen Fachwissens durch eigenes Personal.

Das Unternehmen CSF, das maßgeblich an der Entwicklung von ATLAS beteiligt war, wollte anfangs seine Software an Unternehmen verkaufen. Mittlerweile bietet CSF die Software im ASP-Modus in verschiedenen Preiskategorien an und stellt sowohl Software als auch Rechenzentrumsleistung für circa 70 Prozent des gesamten in Deutschland mit dem Zoll anfallenden Volumens zur Verfügung. Das waren nach Angaben von Geschäftsführer Wolfgang Schwab im vergangenen Jahr immerhin 40 Millionen abgewickelte Vorgänge. Die Preise sind gestaffelt und schwanken zwischen fünf Euro pro Vorgang bei geringen Volumen, bis zu Centbeträgen bei extrem großen Volumen wie sie beispielsweise bei Lufthansa Cargo, Fraport, Fedex, Danzas und anderen großen Häusern mit erheblichem grenzüberschreitendem Warenverkehr anfallen. Dazu ergänzt Wolfgang Schwab: »In den letzten Jahren hat das IT-Verfahren ATLAS der deutschen Zollverwaltung die Vorbehalte und auch schlechten Erfahrungen der Vergangenheit widerlegt. Durch die verschiedenen Angebote der Softwarehersteller ist ein Zugang zu diesem Verfahren inzwischen auch für Firmen mit kleinstem Aufkommen keine Hürde mehr.»

Die Umsetzung der noch anstehenden Zollsicherheitsinitiative, die als Folge der US-amerikanischen Terrorbekämpfungsmaßnahmen von allen Firmen strengste Sicherheitsüberprüfungen, sowie die Anschaffung neuer Technik und Verfahren fordert, bereitet laut Jutta Knell allen Beteiligten indes noch erhebliches Kopfzerbrechen. Andererseits aber öffnet sie neue Geschäftsmöglichkeiten für Unternehmen, die in diesem Bereich Expertise, Dienstleistungen und Produkte zur Verfügung stellen können.

Statistikmeldungen per Knopfdruck

»eSTATISTIK.core« ist eine weitere, mittlerweile angeblich von etwa 40000 Unternehmen genutzte E-Government Anwendung. Über sie können Unternehmen ihre lohnstatistischen Pflichtmeldungen, die sie in regelmäßigem Rhythmus an das Statistische Bundesamt melden müssen, durchführen. Laut Statistischem Bundesamt haben bereits einige ERP-Softwarehersteller die entsprechende Software in die HR-Module ihrer ERP-Lösungen eingebaut. So beispielsweise die großen Hersteller SAP und Oracle wie auch der Steuerberater-Dienstleister Datev. Beispielsweise nutzt das Business Center HR Solutions bei T-Systems CDS, das als Dienstleister für die Telekom tätig ist, eSTATISTIK.core seit Januar 2003 zur Übermittlung von fast 40 verschiedenen Meldungen für die etwa 160000 Mitarbeiter der Telekom. Stefan Schreiner, Mitarbeiter dieser Abteilung, spricht von enormen Einsparpotenzialen, weil jetzt alle personenbezogenen Rohdaten per Knopfdruck aus der SAP HR-Lösung herausgezogen und fehlerfrei übermittelt werden. Zuvor war dafür nach Angaben von Stefan Schreiner ein extrem höherer Zeit- und Arbeitsaufwand erforderlich – bei gleichzeitig höherer Fehleranfälligkeit. Ähnliches bestätigt auch die Berliner Steuerberaterin Janine Wünsche, die die entsprechenden Daten ihrer Mandanten seit Januar aus dem Datev-Modul Lodas, beziehungsweise ihrem Kanzlei Rechnungswesen heraus elektronisch an das Bundesamt überträgt. Gegenüber früher spart sie für das Erstellen und den Versand der Lohnstatistiken heute weit mehr als 50 Prozent ihrer Zeit.

E-Beschaffung des Bundes

Eine gleichermaßen für Unternehmen wie auch den Bund interessante wie wichtige E-Government Anwendung ist die Dienstleistung »eVergabe«, über die das Beschaffungsamt der Bundesregierung seine Projekte und Anschaffungen öffentlich ausschreibt. Immerhin gibt der Bund jährlich mehr als 600 Millionen Euro für die unterschiedlichsten Beschaffungsmaßnahmen aus - vom Bleistift bis zu Kraftfahrzeugen. Wer sich auf der entsprechenden Seite (www.evergabe-online.de, s. Mindmap im Internet) angemeldet hat, kann nicht nur die Vergabeunterlagen elektronisch anfordern, sondern auch seine Gebote auf dem selben Weg abgeben. Bis vor Kurzem wurden die wenigen Anwender noch von einem aufwändigen Signaturkartenverfahren eher davon abgehalten, sich am elektronischen Bieten zu beteiligen. »Als Ende vergangenen Jahres die Signaturkarte abgeschafft wurde, beteiligten sich gerade mal 200 Teilnehmer an diesem Verfahren«, erklärt Marc Christopher Schmidt aus der Marketingabteilung des Beschaffungsamtes. »Aber seither haben wir einen rapiden Zuwachs von etwa 100 Teilnehmern pro Monat!« Langfristig sei der Bund daran interessiert, die Bieter dazu zu zwingen, nur noch elektronisch zu bieten, fügt er hinzu. Allerdings rät er bei Ausschreibungen über das Online Portal des Bundes (www.bund.de; s. Mindmap im Web) zu gehen, weil Unternehmen dort auch nach Ausschreibungen suchen können, die noch nicht über eVergabe abgewickelt werden.

Das international operierende Unternehmen HSM aus dem badischen Salem, das sich auf Aktenvernichter und Ballenpressen spezialisiert hat, ist eine der Firmen, die schon lange Online bieten. Auch dort schwärmt man von der enormen Zeitersparnis durch eVergabe. Cordula Lorenz, Assistentin der Vertriebsleitung bei HSM, ist begeistert: »eVergabe bringt gegenüber früher eine erhebliche Vereinfachung der Angebotsbearbeitung, weil wir lange nicht mehr soviele Formulare mit Durchschlägen von Hand und per Schreibmaschine ausfüllen und kopieren, verteilen und ablegen müssen. Heute können wir alle Tätigkeiten, die mit der Angebotsbearbeitung und eVergabe zu tun haben, in der Hälfte der Zeit abwickeln!« Als das Unternehmen den Zuschlag erhielt wurde ein Rahmenvertrag abgeschlossen und das gesamte Vertragswerk in das elektronische Kaufhaus des Bundes übernommen. Gleichzeitig stellte HSM seine Produktkataloge über den Katalogstandard BMEcat ins Kaufhaus, über das der Bund dann die vereinbarten Produkte elektronisch im vereinbarten Zeitraum bestellt.

Aber auch auf kommunaler Ebene stellen die meisten Kommunen heute E-Government Anwendungen unterschiedlichster Art bereit. Das reicht von elektronischen Wegweisern und die eVergabe der Kommunen bis zur Gewerbe- oder Kfz-Anmeldung und –Abmeldung. So sparte beispielsweise der Telekom Dienstleister DeTeFleetServices durch die elektronische An- und Abmeldung der Telekom Kfz-Flotte bisher über 200000 Euro. Diese Lösung wurde zusammen mit einem externen Softwarehaus und der Stadt Münster entwickelt, bei der die Fahrzeuge zentral an- und abgemeldet werden. Dazu Udo Möllmann, Leiter im Bereich Geschäftsentwicklung & Projektmanagement bei DeTeFleetServices: »Die Fahrzeuge werden dabei an einen Dienstleister geliefert, der die Anmeldung am Rechner durchführt, die Fahrzeugbriefe erstellt und die Aufkleber im Auftrag der Stadt Münster auf den Kennzeichen anbringt. Bei der ganzen Entwicklung stand der »Win-Win»-Gedanke auf beiden Seiten im Vordergrund. Im Rahmen der Einsparungen auf Verwaltungsseite kann die Gemeinde die Einsparungen in den administrativen Aufwand an uns weiterreichen. Der einmalige Anmeldevorgang ist dadurch 12,60 Euro günstiger. Bisher wurden auf diesem Weg circa 16000 Fahrzeuge durch uns angemeldet.»

Viel dazugelernt

Es sind nicht so sehr die fehlenden E-Government Anwendungen, sondern eher die Anwender, die Unternehmen, die oft keine Kenntnis darüber haben, welchen Nutzen sie aus dem umfangreichen E-Government Angebot ziehen können. Während in manchen Sparten wie beispielsweise beim Im- und Export E-Government Tagesgeschäft ist, liegen andere Anwendungen wie die elektronische Vergabe noch fast brach – sowohl auf Bundes- wie auch auf kommunaler Ebene. Möglicherweise liegt die Ursache darin, dass Verwaltungen eben das tun, was sie am besten können, nämlich verwalten – und nicht vermarkten. So ergab eine kürzlich vom BMI in Auftrag gegebene Studie, dass die intensivere Nutzung einiger der zur Verfügung gestellten Online-Dienstleistungen durch eine unzureichende Information und Kenntnis über das Online-Angebot der öffentlichen Verwaltung erschwert wird. Im Rahmen einer Online-Benutzerbefragung zeigte sich, dass 41 Prozent der befragten Unternehmen einen wesentlichen Hinderungsgrund für die Nutzung des E-Government-Angebots in der mangelnden Bekanntheit der Dienstleistungen sehe. Hier will man weitere Ursachenforschung anhand einer neuen Studie betreiben, die das Berliner IEB (Institute of Electronic Business) zusammen mit der TU München durchführen will. Im Rahmen dieser Studie soll versucht werden, den Umfang der E-Government Nutzung herauszufinden, um damit auch eine Basis zur Optimierung der Vermarktung zu schaffen.

Der Nutzen des E-Government definiert sich zunächst in der Abschaffung von Medienbrüchen, die bisher zu vielen fehlerhaften Eingaben führten – und viel Zeit kosteten. E-Government hingegen führt zu erheblicher Zeitersparnis und dadurch zu einer massiven Senkung der Kosten sowohl für den Staat und die Kommunen aber im mindestens gleichen Umfang auch für Unternehmen. Zumindest haben alle befragten Unternehmen einhellig die bedeutenden Erleichterungen und finanziellen Vorteile der elektronischen Zusammenarbeit mit der öffentlichen Hand betont. Hinzu kommt, dass Unternehmen durch die Verfahren und Prozesse im E-Government Expertise schaffen und sich damit neue Geschäftsfelder öffnen können, an die sie zuvor nicht dachten. Und sollte die Rechnung des Bundes und der Kommunen aufgehen, dann werden sich die hohen Investitionen – letztlich vielleicht auch zum Wohle des Steuerzahlers – rasch amortisieren und zu erheblichen Einsparungen in den öffentlichen Haushalten führen. Allerdings sollte, um die Fehler der Vergangenheit, in der viele Prozesse nur »elektronifiziert« aber nicht den Nutzerbedürfnissen angepasst wurden, im Einzelfall geprüft werden wie die Umsetzung erfolgt - und dass die Anwender aktiv zur Anwendung hingeführt werden. Dazu erinnert Hanns-Eberhard Schleyer, Präsident des Zentralverbands des Deutschen Handwerks, an dessen Praxistauglichkeit: »E-Government darf nicht bedeuten, dass althergebrachte Verwaltungsverfahren lediglich elektronisch abgebildet werden. Sie müssen vielmehr auf Sinnhaftigkeit, Notwendigkeit und mögliche Alternativen geprüft werden, bevor sie online bereit-gestellt werden. E-Government sollte das Miteinander von öffentlichem und privatem Bereich erleichtern und im Ergebnis zu weniger Bürokratie führen.«

Tauchen Sie in die Welt des E-Government ein

Mit diesem E-Government Artikel stellen wir Ihnen kostenlos eine Zusatzleistung zur Verfügung, die Ihnen eine Fülle weiterer Informationen zu diesem Thema gibt.

Wenn Sie auf den unten angegebenen Link klicken, können Sie die unten abgebildete Mindmap herunterladen, die als interaktives E-Government Kompendium eigens für Unternehmen erstellt wurde. Über einen ebenfalls kostenlosen Viewer (ähnlich dem PDF-Viewer), der im Internet unter der Adresse http://www.mindjet.com/de/download/mindmanager_viewers/index.php?s=2 (für PC und für Mac) kostenlos zum Download zur Verfügung steht, laden Sie die Map und schon können Sie loslegen.

E-Government Infos für Unternehmen per Mausklick

Per Mausklick auf einen der Zweige in der Map können Sie beispielsweise auf einige besonders gelungene E-Government Angebote für Unternehmen im Internet verzweigen – ohne selbst über einen Suchdienst oder manuell lange danach suchen zu müssen. Gleichzeitig finden Sie in der Map Adressen und Kontaktdaten von Ministerien und anderen öffentlichen Einrichtungen, über die Sie weitere interessante E-Government Informationen anfordern können. In anderen Zweigen finden Sie Links zu verschiedenen E-Government Studien oder auch Studien selbst, die dort als PDF-Datei abgelegt sind. Oder Sie gelangen Sie per Mausklick direkt auf die Webseiten interessanter E-Government Initiativen und zu vielen weiteren Informationen, die für Unternehmen zum Thema E-Government wichtig sind.

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Alles was Sie tun müssen: Laden Sie hier die gepackte Mindmap herunter und entpacken Sie diese mit Winzip oder einem ähnlichen Werkzeug. Starten Sie den Viewer (oder die Vollversion des Mindmanager) und stellen Sie im Menü „Ansicht/Optionen“ die Position des Notizfensters auf „horizontal“ ein, damit das Notizfenster am unteren Bildrand angezeigt wird. Laden Sie danach einfach die Map (Endung *.mmp) und schon kann´s losgehen. Überall wo Symbole im jeweiligen Zweig zu sehen sind, finden Sie entweder einen Link, eine dahinter liegende Datei oder im Textfeld weitere Informationen. Noch ein kleiner Hinweis zum Schluss: Wenn Sie auf ein „+“ (Plus)-Zeichen in der Map klicken, erweitert sich die Zweigstruktur um weitere Zweige. Über das „-“ (Minus)-Zeichen klappen Sie die Map wieder zusammen.