20060708n Prince2 Projektmanagement arxes

Jeder hat das schon erlebt: Projekte laufen schnell Gefahr, ein Eigenleben zu führen und enden trotz enormen Ressourcenaufwands nicht selten im Chaos. Warum ist das so? Herkömmliche Projektmanagement-Methoden bieten in der Praxis meistens nur unzureichende Hilfen für eine effektive Steuerung. PRINCE2, die aus England stammende Best-Practice-Methode, schafft Transparenz und klare Verantwortlichkeiten – so lassen sich Projekte schnell, einfach und erfolgreich umsetzen.

ystemintegration, Prozessoptimierung, IT-Migration – Projekte gehören zum Unternehmensalltag. Optimierungspotentiale frühzeitig zu erkennen und auszuschöpfen ist ein wichtiger Erfolgsfaktor jedes Unternehmens. Fast immer führt der Weg von der Strategie zur Umsetzung über Projekte. Die Fähigkeit, Projekte effektiv und effizient durchzuführen, entscheidet daher langfristig über die Zukunft des Unternehmens.

Exakte Planung und zeitnahe Kontrolle sind die Basis erfolgreicher Projekte. Ein strukturiertes Vorgehen bedingt zwar etwas mehr Aufwand in der Vorbereitungsphase, erhöht aber die Erfolgswahrscheinlichkeit in der Durchführung. Es gibt derzeit drei international zertifizierte Projektmanagement-Methoden. Die bekannteste, meist in Großunternehmen eingesetzte Methode stammt vom PMI (Project Management Institute). Ähnlich wie bei der aus Deutschland stammenden Methode der GPM (Gesellschaft für Projektmanagement) müssen beim PMI-Modell sämtliche Prozesse vor Projektstart individuell beschrieben werden. Entsprechend umfangreich ist der Planungs- und Umsetzungsaufwand. Insbesondere für kleine und mittlere Firmen ist dieses Vorgehen nicht praktikabel. »Die Methode ist für unsere Bedürfnisse überdimensioniert« oder »in der Theorie gut, für die Praxis nicht geeignet«, heißt es aus der Wirtschaft. Schlechte Erfahrungen vieler Unternehmen mit der einen oder anderen Projektmanagement-Methode hatten zur Folge, dass vielfach gar keine Methode zur Anwendung kam. Projekte wurden vielmehr improvisiert und »aus dem Bauch heraus« gemanagt. Die Projektmanagement-Experten etwa bei der der arxes NCC AG in Köln suchten nach Abhilfe und trafen entschieden sich für PRINCE2.

PRINCE2 ist eine strukturierte Projektmanagement-Methode, die vor mehr als 25 Jahren von der englischen Regierungsstelle OGC (Office for Government Commerce) entwickelt wurde. Die Abkürzung steht für »Projects in controlled environments«. Ursprünglich auf IT-Projekte zugeschnitten, hat sich PRINCE2 mittlerweile zu einem universellen Modell entwickelt, das individuell skalierbar auf kleine und große Projekte aus den verschiedensten Wirtschaftsbereichen anzuwenden ist. Die ebenso einfache wie effiziente Methode schafft einen kontrollierten Rahmen für die erfolgreiche Projektabwicklung und stellt sicher, dass die Projektergebnisse den Bedürfnissen des Kunden entsprechen. Wegen des geringen Umsetzungsaufwands ist PRINCE2^TM insbesondere für mittelständische Unternehmen die erste Wahl.

Im Gegensatz zu anderen Projektmanagement-Methoden hält PRINCE2 Vorlagen für alle in der täglichen Projektpraxis erforderlichen Dokumente bereit, wie Rollenbeschreibungen, Planungsdokumente und Statusberichte. Der administrative Aufwand wird damit erheblich vermindert. Zudem arbeiten alle Projektbeteiligten von Anfang an auf einer einheitlichen formalen Basis. Projektziele, Verantwortlichkeiten, Aufgabenverteilungen und Abnahmekriterien werden vor Projektstart im zentralen Projektleitdokument festgeschrieben. So lassen sich Missverständnisse und Reibereien während des Projektverlaufs weitgehend vermeiden.

PRINCE2 baut auf einem in sich geschlossenen und skalierbaren Prozessmodell auf. Die Prozesse beschreiben detailliert die Vorbereitung und Steuerung der Projektphasen, das Management der Ergebnislieferung und der Phasenübergänge sowie den Projektabschluss. Auf diese Weise bilden sie solide Strukturen für die Arbeits- und Kommunikationswege innerhalb des Projekts. Je nach Komplexität des Projekts lassen sich mehrere Prozesse zusammenfassen, um den administrativen Aufwand zu verringern.

Ändert sich der Projektzweck oder kommen zusätzliche Anforderungen hinzu, hält PRINCE2 einen definierten Change-Management-Prozess bereit. Der Lenkungsausschuss setzt sich aus einem Anwender-Vertreter, dem Projekt-Sponsor sowie einem Lieferantenvertreter zusammen. Hier wird analysiert, wie sich die Änderung auf das Projektvolumen und den veranschlagten Zeitrahmen auswirken und entschieden, wie damit umzugehen ist.

Ein klassisches Problem herkömmlicher Projektmanagement-Methoden ist der hohe Planungsaufwand sowie das permanente Nachhalten großer Projektpläne. Damit auch komplexe Projekte überschaubar bleiben, teilt PRINCE2 das Gesamtprojekt in möglichst kleine, in sich geschlossene Phasen auf. Erst wenn alle erwarteten Teilergebnisse erreicht sind, wird die nächste Phase geplant. Für jede Phase gibt es definierte Qualitäts- und Abnahmekriterien, die genau festlegen, ob und wann eine Phase beendet ist. Entsprechende Akzeptanzkriterien werden auch für den Abschluss des Gesamtprojekts erstellt. Sie definieren, welche Bedingungen für den Erfolg eines Projekts erfüllt sein müssen.

Nicht die Frage nach absoluter Qualität steht hier im Vordergrund, sondern das Maß an Qualität, das der Kunde auf Basis einer vorab durchgeführten Wirtschaftlichkeitsrechung (Business-Case) benötigt und akzeptiert. Auf diese Weise macht PRINCE2 Projekterfolg objektiv messbar.

PRINCE2 arbeitet streng ergebnisorientiert: Für jede Projektphase werden Arbeitspakete definiert und an die beteiligten Spezialisten verteilt. Im Gegensatz zu herkömmlichen Projektmanagement-Methoden konzentriert sich PRINCE2 beim Monitoring ausschließlich auf greifbare Ergebnisse, die so genannten Produkte. Man spricht deshalb auch von produktbasierter Planung. Die einzelnen Tätigkeitsschritte, die zum Erreichen der Ziele (sprich Produkte) notwendig sind, werden nicht festgelegt. Vielmehr bleibt es dem jeweiligen Verantwortlichen selbst überlassen, auf welchem Weg er die von ihm geforderten Ergebnisse erreicht. Dieses Vorgehen erleichtert nicht nur die Projektplanung und -kontrolle, es stärkt auch die Eigenverantwortung der Projektbeteiligten und ermöglicht es dem Projektmanager, Verantwortung und Autorität zu delegieren.

Da die grundsätzlichen Projektstrukturen sowie sämtliche Formalien bei PRINCE2 vorgegeben sind, eignet sich diese Methode auch für Neulinge im Projektmanagement. Der Vorbereitungs- und Planungsaufwand ist dank der umfangreichen Bordmittel – Templates, Dokumentvorlagen, Organigramme und mehr – auf ein Minimum reduziert.

Mit PRINCE2 lässt sich ein Projekt effizient und professionell aufsetzen: So bringen etwa die Projektexperten der arxes dem Kunden zunächst in einem Workshop das Vorgehen sowie die Sprachregelungen der PRINCE2-Methodik nahe. Gemeinsam mit dem Auftraggeber werden zu diesem Zeitpunkt zudem die Qualitätskriterien des Projekts verbindlich definiert. Danach geht es in eine Planungsphase, in der die Arbeitspakete geschnürt werden.

Voraussetzung für die erfolgreiche Anwendung von PRINCE2 ist ein zweistufiges Training, die so genannte Foundation- und Practitioner-Ausbildung. PRINCE2-Zertifizierungen werden mittlerweile in mehr als 40 Ländern durchgeführt. Weltweit gibt es derzeit über 55.000 zertifizierte Practitioner.

Im angelsächsischen Raum bereits als Standard etabliert, erlebt PRINCE2 in Deutschland derzeit einen Boom. Insbesondere im Mittelstand entwickelt sich PRINCE2 zur Projektmanagement-Methode der Wahl. Die einheitlichen Prozesse und in vielen Sprachen vordefinierten Templates erleichtern auch die Durchführung internationaler Projekte.

»Mit PRINCE2 haben wir gute Erfahrungen gemacht«, betont Hanns Bürger, Projektleiter bei Barclaycard. »Der Zeit- und Kostenrahmen von mit dieser Methode gemanagten Projekten kann wesentlich besser kontrolliert werden. Projektmanagement mit PRINCE2 ist einfach, schnell und sicher.«

5 Expertentipps – So führen Sie Ihr Projekt zum Erfolg.

Definieren Sie klare Projektstrukturen, Aufgabenverteilungen, Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege. Wenn jeder Projektbeteiligte von Anfang an weiß, was er zu tun hat, gibt es später keine Missverständnisse.

Stellen Sie eine Wirtschaftlichkeitsrechnung auf. Liegt dem Projekt ein klar umrissener Business-Case zugrunde, lässt sich sein Nutzen objektiv messen. Außerdem erkennen Sie auf diese Weise frühzeitig, ob und in welchem Unfang sich nachträgliche Änderungen (Change-Requests) auf den Projektumfang auswirken.

Definieren Sie eindeutige Qualitäts- und Abnahmekriterien für die im Projekt erbrachten Leistungen. So wird Erfolg objektiv messbar.

Definieren und kontrollieren Sie Teilergebnisse und überlassen Sie es Ihren Projektmitarbeitern selbst Wege zu finden, die geforderten Ziele zu erreichen. Dieses Vorgehen erleichtert die Projektsteuerung und erhöht die Motivation sowie die Eigenverantwortung aller Projektbeteiligten.

Planen Sie in kleinen Schritten. Teilen Sie hierfür das Gesamtprojekt in mehrere abgeschlossene Phasen. Definieren Sie eindeutige Kriterien für die Phasenübergänge. So behalten Sie auch bei komplexen Projekten stets die Übersicht.

PRINCE2-Zertifizierung

Die arxes NCC AG arbeitet seit vielen Jahren erfolgreich mit PRINCE2 und hat bereits mehr als 100 Projekte auf diese Weise zum Erfolg geführt. Die IT-Berater des Kölner IT-Dienstleisters sind PRINCE2-zertifiziert. arxes bietet neben Schulungen zum PRINCE2-Practitioner auch Unterstützung bei der Implementierung der Projektmanagementmethode PRINCE2 in Unternehmen.

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