20060708o Backup Maxtor
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Backup für SMBsMit einem TouchEin zuverlässiges Backup aller geschäftskritischen Daten ist unabdingbar für sichere Arbeitsabläufe in der Kanzlei; zusätzlich besteht die gesetzliche Verpflichtung, Buchhaltungsdaten digital für Steuerprüfungszwecke vorzuhalten.
Die Sicherheit und Integrität der in unserer Kanzlei erstellten Akten, sei es in Papier- oder digitaler Form, hat allerhöchste Priorität. Für eine Kanzlei wäre es quasi der Todesstoß, würden in unserem Haus Akten schludrig aufbewahrt«, so Dr. Michael Fürst, Partner in der Augsburger Kanzlei Prof. Herrmann & Partner, die sich auf Straf- und Wirtschaftsrecht spezialisiert hat. Neben seinen Aufgaben als Anwalt ist Dr. Michael Fürst auch für die IT in der Kanzlei zuständig. Darunter fällt neben der Betreuung der Hardware und der Softwareprogramme natürlich auch die Datensicherung. Fünf Rechtsanwälte bearbeiten derzeit etwa 1.300 Akten im Auftrag überwiegend privater Mandanten. Diese Akten werden intern als aktiv oder laufende Akten bezeichnet. Weitere 200 Akten befinden sich in einer Art Schlummerzustand, zum Beispiel wenn ein Verfahren gerade ausgesetzt ist. Weitere 3.500 Akten befinden sich in der Ablage, das heißt sie stehen geordnet in den Archivregalen und ihre virtuellen Gegenstücke, in der Regel der Schriftverkehr der Kanzlei zu dem Vorgang, befinden sich in den Tiefen eines Intel-basierten Servers. Bei den Akten in der Ablage handelt es sich um abgeschlossene Mandate, die außergerichtlich oder gerichtlich geregelt wurden. Neben den so genannten virtuellen Akten, sowohl den abgeschlossenen als auch den aktiven, befinden sich auf dem Server etwa 10.000 Adressdatensätze von Mandanten, Gegnern, Gegnervertretern, Gerichten und Behörden sowie die Aktenregister, die innerhalb der Anwaltssoftware RA-Micro erstellt werden. Letztere geben über die einzelnen Beteiligten an den Verfahren Auskunft, zum Beispiel wer gegen wen geklagt hat. Die darin enthaltenen Informationen erleichtern das Wiederauffinden der dazugehörigen Handakten. Insgesamt greifen in der Kanzlei acht Personen auf die auf dem Server liegenden Daten zu. Hauptarbeitsmittel der Anwälte auf dem Computer ist die Anwaltssoftware RA-Micro, die über eine Microsoft Word-Schnittstelle verfügt, so dass aus MS Word Textdateien importiert werden können. Geht es um die Datensicherung, so betrifft dies nicht nur die Datenbestände aus den virtuellen Akten. Seit 2003 ist die Kanzlei aus steuerrechtlichen Gründen verpflichtet, sämtliche Buchhaltungsdaten so aufbereitet vorzuhalten, dass im Falle einer Steuerprüfung jederzeit alle Daten auf CD-Rom oder den Laptop des Steuerprüfers übertragen und somit überprüft werden können. »Den Super-GAU in unserer Datensicherung zum Beispiel auf Grund eines Ausfalls der Server-Festplatte oder eines bösartigen Virenbefalls möchte ich mir lieber nicht vorstellen. Ginge etwa der digital vorliegende Schriftverkehr zu den derzeit 1.300 aktiven Akten sowie die Adressdaten verloren, müssten sie in mühevoller Handarbeit anhand der Papierakten wieder rekonstruiert werden. Rechnet man für eine Akte etwa eine Stunde entspricht das über 187 Arbeitstagen. Das kann sich niemand leisten«, erläutert Michael Fürst die Gründe, warum er nach einer neuen Backup-Möglichkeit für seinen Datenserver Ausschau gehalten hat. Auf der Suche nach einer Alternative war ihm von Anfang an klar, dass eine Datensicherung über ein Bandlaufwerk nicht mehr zeitgemäß ist. »Mittlerweile entwickelt sich diese Form der Datensicherung für kleine Unternehmen wie Kanzleien langsam aber sicher zum Auslaufmodell, da es einfach kostengünstigere Alternativen mit wesentlich mehr Speicher gibt«, erläutert Michael Fürst. Einfache Handhabung und Höchstmaß an Sicherheit mit Maxtor Bislang erfolgte die Datensicherung in der Kanzlei, indem die zu sichernden Daten wie Adress- und Druckdateien sowie Buchhaltungsdaten auf ein Magnetband übertragen wurden. Dies erfolgte automatisch nachts, einmal wöchentlich wurden die Bänder ausgetauscht. Das Risiko des Datenverlusts blieb somit auf maximal eine Woche reduziert. Mit der Entscheidung, die Datensicherung des kompletten Servers ab sofort über eine Maxtor OneTouch II Small Business Edition (SBE) laufen zu lassen, ist Michael Fürst sehr zufrieden. Die Vorzüge der externen Festplatte liegen für ihn klar auf der Hand. Sollte der Server beispielsweise innerlich in Mitleidenschaft gezogen werden, so können dank der externen Festplatte die dort gesicherten Daten jederzeit auf einem beliebigen Rechner wiederhergestellt werden. Dieser muss nur über die notwendigen Systemvoraussetzungen verfügen und auf ihm muss die entsprechende Software installiert werden. Weiterhin schätzt es Michael Fürst sehr, dass er auf der SBE mit 200 GB Speicherplatz, was 300 GB an komprimierten Daten entspricht, über einen Knopfdruck (OneTouch) den kompletten Rechnerinhalt des Servers sichern kann und nicht nur Teile davon, wie es bislang auf dem Magnetband mit einem Speicherplatz von 30 GB der Fall war. Ganz besonders gefällt ihm weiterhin, dass er nach erfolgter Installation der Client Software auf seinem eigenen PC das automatische Back-up auch von dort aus initiieren bzw. die Datensicherung entsprechend verwalten kann. Weitere Pluspunkte sind für ihn, dass die laufenden Kosten für die externe Festplatte von Maxtor nach der Erstinvestition von etwa 480 Euro praktisch bei Null liegen. Ganz anders ist seine Erfahrung mit der Bandsicherung: Immer wieder fielen hier Zusatzkosten für neue Sicherungsbänder an, da diese sich mit der Zeit abnutzen.
Sehr geschätzt hat er die unkomplizierte Installation der SBE. »Das war so einfach wie das Anschließen eines Toasters«, sagt er lachend. Installation und Inbetriebnahme der SBE waren in wenigen Minuten erledigt. Zuerst installierte Michael Fürst mit Hilfe einer CD die dazugehörige Software auf dem Server, dann schloss er die externe Festplatte per USB-Kabel an den Server an. Nachdem die Software automatisch auf der Desktop-Oberfläche einen Icon angelegt hatte, konnte Fürst über diesen aktiv in die Steuerung und Verwaltung der SBE eingreifen. In selbst erklärenden Schritten erfolgte die Konfiguration, zum Beispiel der Häufigkeit des Backups. Dort ließ sich auch programmieren, ob der OneTouch-Knopf an der Vorderseite der SBE-Festplatte, auf Knopfdruck ein unabhängiges Datenbackup fährt. Mit der Installation der Maxtor OneTouch II SBE sichert die Kanzlei ihre Daten jetzt doppelt – zum einen auf der externen Festplatte den kompletten Datenbestand und auf dem Streamerband weiterhin eine Datenauswahl. Eine Option für die Zukunft wird bereits erwogen: das Streamerbandlaufwerk durch eine weitere SBE zu ersetzen, um das Backup noch sicherer zu machen. Laut Michael Fürst könnte die Einführung der virtuellen Aktenbearbeitung künftig eine Herausforderung sein. Dafür müssten dann sämtliche »wesentlichen« Dokumente zu einem Fall, wenn nicht als Textdatei vorhanden, eingescannt werden. Spätestens zu diesem Zeitpunkt ist mit einem enormen Anstieg des Datenvolumens zu rechnen. Für Michael Fürst wird das der Moment sein, in dem die Nutzung der SBE auch als zusätzliches externes Speichermedium interessant wird. Letztendlich bietet die SBE eine einfache und sicherere Form des Backups und lockt mit einem wesentlich günstigeren Preis als ein neuer Server oder zusätzlicher Speicher. |
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