200610a alfabet Deutsche Bahn IT-Planung

Zunehmender Wettbewerb im Regional- und Güterverkehr, strenge Kontrollen durch die Regulierungsbehörde, Börsenpläne für 2008: Die Deutsche Bahn hat seit der Privatisierung viele Reformen umgesetzt und sich auch für die Zukunft viel vorgenommen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Damit die Informationstechnologie optimal den kommenden Herausforderungen gewachsen ist, setzt das Vorstandsressort Personenverkehr bereits seit 2002 auf den Einsatz einer IT-Planungssoftware. Diese wurde Ende 2005 stark erweitert und aktualisiert, um künftig auch das IT-Portfoliomanagement mit einzubinden.

ie IT-Landschaft eines so komplexen und heterogenen Unternehmens wie der Deutschen Bahn ist vergleichbar mit einer wachsenden, sich permanent verändernden Stadt. Sobald ein Baustein in der Infrastruktur fehlt oder wegfällt, gerät die Ordnung schnell durcheinander. So verhält es sich auch in der IT-Infrastruktur: Wird etwa eine Komponente verändert, müssen beispielsweise Standards und Schnittstellen berücksichtigt werden. Insgesamt setzt der Bereich Personenverkehr rund 400 unterschiedliche Anwendungen ein. Viele dieser Anwendungen haben mehrere Schnittstellen – in Summe mehrere tausend. Diese Problematik ist in vielen Unternehmen bekannt. Die Deutsche Bahn steht aber noch zusätzlich vor der Herausforderung, dass sie in den Kernprozessen zahlreiche Eigenentwicklungen im Einsatz hat, die zwar auf die bahnspezifischen Anforderungen

zugeschnitten sind, aber auch einen geringen Standardisierungsgrad der eingesetzten Komponenten innehaben. Das ist zu großen Stücken aus der Historie erklärbar. Wenige Standards wurden definiert, viele Eigenentwicklungen wurden nicht auf aktuellen Standards migriert. Eine übersichtliche Darstellung der bestehenden IT gab es nicht. Stattdessen existierten viele dezentrale Dokumente und eine zusammenfassende Aufstellung auf über 650 Power-Point-Folien, welche die Verantwortlichen einzeln aktualisieren mussten, wenn sie die geplanten Veränderungen an der bestehenden Landschaft transparent halten wollten. Eine Einschätzung der Konsequenzen, die etwa eine Änderung von Anwendungen haben könnte, war so extrem aufwendig beziehungsweise beinahe unmöglich.

Das einst staatliche Unternehmen Deutsche Bahn musste aber durch die Wandlung in eine Aktiengesellschaft und nicht zuletzt mit Blick auf den geplanten Börsengang verstärkt auf die Wirtschaftlichkeit der IT-Systeme achten. Um insgesamt die Systeme straffer organisieren und jederzeit transparent überblicken zu können, beschloss der Personenverkehr bereits Ende 2002 den Einsatz einer Software zur IT-Planung. Die Wahl fiel auf SITM des Berliner Softwarehauses alfabet. Die Lösung war die Vorgängerversion der heute im Einsatz befindlichen Software planningIT und seinerzeit noch keine Standardsoftwarelösung. Da die zu Beginn des strukturierten Aufnahmeprozesses erforderliche Abbildung der Anwendungen des Personenverkehrs aber ebenfalls keinem Standard entsprach, war die Flexibilität und Anpassbarkeit der Planungssoftware von alfabet von großem Vorteil. Die Lösung wurde anfangs in erster Linie eingesetzt, um die vorhanden IT-Landschaft abzubilden und für alle zuständigen Mitarbeiter einsehbar zu machen.

Jan Rick, Mitarbeiter im Team IT-Strategie beim Personenverkehr, erinnert sich: »Erste Effekte waren schnell erreicht. Der Einsatz der Software hat eine gemeinsame Sprache zwischen allen Beteiligten an der Planung, Entwicklung und Betriebsführung unserer IT-Landschaft geschaffen. Diese Beteiligten haben zum Teil eine lange Historie im Unternehmen und verwendeten bisher ihre individuellen Anwendungsbezeichnungen.« Rick erinnert sich daran, dass es aber auch Schwierigkeiten gab, alle Budget-Entscheider von dem Nutzen eines solch umfangreichen Projekts immer wieder begeistern zu müssen: »Der Einsatz einer solchen Planungssoftware und die damit verbundene Möglichkeit der Verbesserung der IT-Prozesse ist langfristig eine gute Investition. Allerdings muss man der Managementebene stichfeste Argumente liefern, um sie von einem derartigen Einschnitt in die IT-Organisation überzeugen zu können.« Dabei sei notwendig, so Rick weiter, dass die IT-Planungen als Teil der strategischen Geschäftsausrichtung anerkannt werden, die im Unternehmen mit verabschiedet werden müssen: »Eine Lösung für die IT-Planung ist somit kein Frickler-Werkzeug der IT-Administratoren. Dahinter steckt viel mehr die nachvollziehbare Ausrichtung von Business und IT.«

Der deutlich effizientere Einsatz der Mitarbeiter in den IT-Abteilungen durch die neu gewonnene Übersichtlichkeit war ein wichtiges Argument. Entscheidend für Dr. Eberhard Kurz, CIO beim Vorstandsressort Personenverkehr, war ein anderes: »Unser Kerngeschäft ist komplett IT-gestützt. Ähnlich wie bei Banken oder Telekommunikationsanbietern ist die IT für die Deutsche Bahn also absolut ‚business critical’. Deshalb ist eine Planung der IT-Systeme, die sich konsequent an der Geschäftsstrategie orientiert, die logische Folge unserer Zukunftsausrichtung.«

Nachdem der Personenverkehr seit 2002 bereits erfolgreich die Lösung SITM von alfabet im Einsatz hat und den Nutzen eines datenbankbasierten Bebauungsplans bestätigen konnte, fiel Ende 2005 die Entscheidung, auch die

Nachfolgelösung planningIT zu verwenden. Denn die Erstellung eines Bebauungsplans der IT-Landschaft war nicht die alleinige Herausforderung bei dem Planungsprojekt des Personenverkehrs. Während auch andere Lösungen die Ist-Situation abbilden können, geht die Software von alfabet einen entscheidenden Schritt weiter. Die Software bietet nicht nur einen Überblick über vorhandene Anwendungen, Abhängigkeiten, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten innerhalb der IT-Landschaft. Sie sorgt durch rollenspezifische Planungsunterstützung auch dafür, dass dieser Bebauungsplan ständig aktuell bleibt.

Die Notwendigkeit, die erhobenen Informationen datenbankbasiert permanent zu aktualisieren, unterstreicht ein Beispiel: Die Anwendung »Vertriebssystem« beinhaltet ihrerseits zahlreiche einzelne Anwendungen, die beispielsweise den Ticketverkauf in den Reisezentren, an den Automaten oder im Internet regelt. Hier werden permanent Aktualisierungen und Änderungen vorgenommen, die einen statischen Bebauungsplan schnell veralten lassen. Mit planningIT können die Verantwortlichen quasi per Knopfdruck erkennen, welche Auswirkungen es auf die Anwendungslandschaft im Vertrieb hat, wenn eine Prozessverbesserung – z.B. Abholung vorbestellter Tickets am Automaten – umgesetzt werden soll.

Da das mittelfristige Ziel war, auch das Anforderungsmanagement – inzwischen erfolgreich eingeführt – und das Projektportfoliomanagement künftig mittels einer Planungssoftware abzubilden, fiel die Entscheidung für eine Fortsetzung der erfolgreichen Zusammenarbeit mit alfabet nicht schwer. Daniel Schilkowitz, Mitarbeiter im Team IT-Strategie: »Wir sind zusammen mit alfabet an unserem gemeinsamen Projekt gewachsen. planningIT verfügt über zahlreiche Verbesserungen gegenüber SITM, die zum Teil auch durch unser Projekt angestoßen wurden, zum Beispiel die übersichtliche Benutzerführung oder die Exportmöglichkeiten.« Jan Rick kennt allerdings noch weitere Pluspunkte von planningIT: »Eine wichtige Funktion ist, dass uns die geplanten Änderungen an der IT-Landschaft heute lückenlos aufgezeigt werden. Außerdem können dank des Inventorys und der Export-Schnittstelle zum Excel flexibel Auswertungen erstellt werden, durch die das IT-Team sowohl steuern als auch kurzfristig auf viele Anfragen – z.B. aus der Geschäftsstrategie – reagieren kann.« Eine enge Ausrichtung der IT an den Geschäftszielen ist die Folge.

Um den Einarbeitungs- und Schulungsaufwand für den Einsatz von planningIT möglichst gering zu halten, entschied man sich dafür, die Funktionalität von planningIT anwenderspezifisch zu schneiden. Dazu wurden so genannte Rollen definiert, damit die Kollegen nur in solchen Punkten geschult wurden, die sie auch tatsächlich für ihre tägliche Arbeit benötigen. Hierfür initiierte der Personenverkehr mit der TU Darmstadt ein gemeinsames Projekt. alfabet erteilte nach der »Train the Trainer»-Methode zwei Mitarbeitern des Personenverkehrs ein intensives Training. Die teilnehmenden Studenten haben sich nach einem Einführungstag selbst via Internet an planningIT geschult und verbrachten anschließend eine Zeit beim Personenverkehr, um die Strukturen, Ziele und die spezifischen Anforderungen des Anwenders kennen zu lernen. Anschließend wurden von ihnen die anwenderspezifischen Rollen geschnitten sowie spezifische Reports und Schulungsunterlagen erstellt, die passgenau auf die Anwender im Unternehmen zugeschnitten waren. Mittlerweile arbeiten rund 60 Mitarbeiter mit planningIT.

Das vielleicht wichtigste Projekt zur Verbesserung der IT-Prozesse in den kommenden Monaten wird sein, auch das IT-Portfoliomanagement in die Software mit einzubeziehen. Jan Rick und Daniel Schilkowitz sehen sich bestens gerüstet für diese neue Herausforderung: »Die Pilotierung mit der TU Darmstadt hat gezeigt, mit planningIT können wir unser Anwendungs- und Projektportfolio effizient führen. Kurzfristige Anforderungen an spezifische Auswertungen lassen sich über die Excel-Schnittstelle realisieren, regelmäßige Auswertungen werden über Reports erstellt. Damit können wir dem wachsenden Kostendruck im Unternehmen noch stärker begegnen.«

Die Deutsche Bahn befördert täglich rund 4,9 Millionen Fahrgäste. Neben der Logistik ist der Unternehmensbereich Personenverkehr eines der größten Ressorts. Es vereint die Geschäftsbereiche Fernverkehr, Regio und Stadtverkehr. Aufgrund der historisch gewachsenen Strukturen war es schwierig, einen Überblick über die im Einsatz befindliche IT zu gewinnen. Um die Wirtschaftlichkeit zu erhöhen und damit langfristig wettbewerbsfähig zu sein, mussten Transparenz und Effizienz der Systeme geschaffen werden. Die Bedeutung von Informationstechnologien wird auch bei der Bahn in den kommenden Jahren weiter zunehmen. www.db.de

alfabet AG, 1997 in Berlin gegründet, entwickelt und vertreibt mit planningIT die erste integrierte Standardsoftware für eine automatisierte Unterstützung der IT-Planungsprozesse. Das Unternehmen bedient derzeit 15.000 IT-Anwender aus den Branchen Automobil-, Finanzdienstleistungen-, Telekommunikation-, Energiewirtschaft-, Chemische-, Transport & Logistik und Tourismus Industrien. Zu den bedeutendsten Kunden von alfabet gehören Bankgesellschaft Berlin, BayernLB, DaimlerChrysler, Deloitte, Deutsche Bahn und T-Systems. Die Forrester Group identifiziert alfabet als Anbieter von Change Management Lösungen der dritten Generation im Enterprise Architektur Bereich. www.alfabet.de

»Der Einsatz einer Planungssoftware und die damit verbundene Möglichkeit der Verbesserung der IT-Prozesse ist langfristig eine gute Investition. Allerdings muss man der Managementebene stichfeste Argumente liefern, um sie von einem derartigen Einschnitt in die IT-Organisation überzeugen zu können.«

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