Proaktives IT-Management mit Portfolio-Management

IT-Prophylaxe

Durch die Komplexität moderner IT-Portfolios haben viele IT-Führungskräfte keine adäquaten Ansichts- und Steuerungsmöglichkeiten, um diese effektiv zu managen. Mit Portfolio-Management lässt sich die IT proaktiv und wirtschaftlich verwalten.

T-Investitionen machen einen großen Teil des Gesamtbudgets vieler Unternehmen aus. Im Finanzdienstleistungsbereich beispielsweise werden häufig bis zu 50 Prozent des Unternehmensumsatzes in die IT investiert. Man sollte daher annehmen, dass es gerade in diesem Bereich besonders wichtig ist, sicherzustellen, dass Gelder sinnvoll eingesetzt werden. Und zwar an richtiger Stelle auf die richtige Weise. Trotz des hohen finanziellen Aufwands kommt es jedoch immer wieder vor, dass Projekte nie fertiggestellt werden, Infrastrukturprogramme falsch dimensioniert sind oder Software-Anwendungen angeschafft werden, die von den Nutzern nicht akzeptiert werden. Laut einer Untersuchung von Illuma Research sind nur etwa 20 bis 30 Prozent aller IT-Projekte erfolgreich. Offensichtlich werden also erhebliche Fehler gemacht und Gelder falsch eingesetzt. Ein Grund hierfür ist häufig die Komplexität moderner IT-Portfolios. Viele IT-Führungskräfte haben keine adäquaten Ansichts- und Steuerungsmöglichkeiten, um diese effektiv zu managen. So können beispielsweise Systemausfälle und Performanceprobleme letztlich auch darauf zurückgeführt werden, dass zwar einerseits für das Troubleshooting viel Geld ausgegeben wird, aber andererseits die Investitionen in prophylaktische Analyseverfahren unterbleiben. Durch eine falsche Budgetpolitik bleibt der Weg für eine dauerhafte Problembeseitigung verbaut.

Jeder Anwender kennt das Problem: Eine Office-Anwendung steht plötzlich nicht mehr zur Verfügung oder der Zugriff auf eine Datenbank dauert viel länger als üblich. Die Mitarbeiter sitzen dann untätig vor ihren PCs oder legen eine Kaffeepause ein, bis das Problem behoben ist. Die IT-Abteilung stellt die Störung des Systems erst dann fest, wenn es schon zu spät ist, und der Support lässt oft noch länger auf sich warten. Meist gilt es dann, den Schaden zumindest in geringen Ausmaßen zu halten, aber er ist angerichtet: Die Folgen eines solchen IT-Zusammenbruchs führen häufig zu längeren Arbeitsausfällen und damit einhergehenden massiven Produktivitätseinbußen für das gesamte Unternehmen.

Fehlerhafte Budgetierung als eine der Ursachen von Leistungsengpässen

Hier stellt sich die Frage, woran es liegt, dass das IT-Management immer einen Schritt hinter den Systemereignissen her hinkt. Warum werden kostspielige Downtimes und ineffiziente IT-Projekte in Kauf genommen? Inzwischen sollte sich doch eigentlich die Erkenntnis herumgesprochen haben, dass eine Prophylaxe günstiger ist als aufwendige Nachbesserungen - das gilt in der IT genauso wie beim Zahnarzt. Die Schuld in den IT-Abteilungen zu suchen, ist jedoch etwas zu kurz gegriffen, denn häufig verbirgt sich hinter diesen fehleranfälligen Strukturen ein Budgetierungsproblem. Die IT-Etats in vielen Unternehmen sind so aufgestellt, dass bei zukunftssichernden Investitionen gespart, ein Notgroschen für den akuten Handlungsbedarf paradoxerweise jedoch eingeplant wird - immer in der Hoffnung, dass nichts schief geht.

Ein erfolgreiches aktives IT-Management hingegen setzt voraus, dass potenzielle Schwachpunkte einer IT-Infrastruktur schon im Vorfeld erkannt werden – bevor das Problem eskaliert. Das bedeutet im Klartext: Reaktives Problemmanagement muss auf ein Minimum reduziert, vorbeugende Maßnahmen hingegen sollten auf ein Maximum ausgebaut werden. Der Best-Practice-Leitfaden ITIL – die IT Infrastructure Library – definiert reaktives Problemmanagement als die Analyse von Systemausfällen und sonstigen IT-Problemen. Ein vorausschauendes IT-Management untersucht die IT-Infrastruktur hingegen proaktiv, um Präventivmaßnahmen rechtzeitig einleiten zu können.

Proaktives IT-Management steigert ROI

Insgesamt gesehen ist es für Unternehmen sicherlich kosten- und ressourcenschonender, präventiv in die Zukunftssicherheit und Zuverlässigkeit ihrer IT zu investieren, als nach Leistungseinbrüchen massiv Geld in die Fehlerbehebung zu stecken. Wenn es jedoch um die Erstellung von IT-Budgets geht, hat sich diese Erkenntnis anscheinend noch nicht ausreichend durchgesetzt. Ein Problem hierbei ist, dass die Zuständigkeiten für die Budgets über die einzelnen Abteilungen und Ressorts verteilt sind. Jede Abteilung hat nur ihr eigenes Budget im Blick und zeigt bei Problemen mit dem Finger auf die Anderen. Da die IT jedoch ein ressortübergreifendes System ist, müssen sich Unternehmen von diesem Abteilungsdenken verabschieden und die Problematik auf einer höheren Ebene angehen. Ziel muss es also sein, die Budgetgeber und CFOs davon zu überzeugen, das ganze System zu betrachten, um anschließend an den richtigen Stellen, und vor allem bevor Probleme auftauchen, in die IT zu investieren. Auf diese Weise sorgt proaktives IT-Management über kurz oder lang auch für eine enorme Wertsteigerung der Unternehmensprozesse – und damit für einen höheren ROI.

Um präventiven IT-Strategien den Weg zu ebnen, ist jedoch nicht nur ein Umdenken bei den CFOs, sondern auch eine andere Herangehensweise an die Problematik erforderlich. IT Portfolio-Management (ITPM) ist ein solcher Ansatz. Es setzt sich aus zwei Kernelementen zusammen: Project Portfolio Management (PPM) und Application Portfolio Management (APM). PPM zielt auf die erfolgreiche Durchführung von Projekten ab. Durch die Analyse aller laufenden und geplanten Projekte und deren Status bietet PPM einen vollständigen Überblick über das Portfolio. Dadurch können Nutzen und Risiken der Projekte bewertet werden und Ressourcen lassen sich optimal und proaktiv steuern. Ergänzt wird das PPM durch ein APM. Dieses liefert fortlaufende Informationen zu Risiken, Kosten und Wert der in Produktion befindlichen Anwendungen. APM zeigt auf, welche Anwendungen einen entscheidenden Beitrag zum Geschäftserfolg liefern und welche nicht. Alle diese Informationen können im ITPM gebündelt werden und liefern damit einen entscheidenden Ansatz zur Überwachung und Steuerung des gesamten Portfolios.

Entscheider erhalten mit IT Portfolio-Management eine einheitliche Sicht auf alle Anwendungen, Systeme und Geschäftsprozesse. Somit können sie vorbeugend eingreifen, sobald potenzielle Leistungsengpässe identifiziert werden. Darüber hinaus ermöglicht ein umfassendes ITPM die Anbindung der IT-Budgets an die strategischen Unternehmensziele und bietet somit einen Nachweis über den Beitrag der IT zum Geschäftserfolg.

IT Portfolio-Management ermöglicht Investitionsentscheidungen

Effektives IT Portfolio-Management ist ein disziplinierter und strukturierter Ansatz. Damit es bei der Investitionsentscheidung unterstützen kann, muss es die folgenden Fragestellungen adressieren:

Welche Anwendungen kommen zum Einsatz?
Welche Budgetgrenzen und Liefertermine müssen beachtet werden?
Wo werden welche Ressourcen wie im Unternehmen eingesetzt?
Wie hoch sind die tatsächlichen Kosten der IT-Projekte?
Welche Risiken sind mit den Anwendungen und Projekten verbunden?
Welchen Beitrag leisten die Anwendungen zum Geschäftserfolg?
Wie können die bestehenden Lösungen effizienter eingesetzt werden?
Welche Projekte helfen, die strategischen Geschäftsziele zu verwirklichen, welche nicht?
Wie können die anstehenden Projekte priorisiert werden, um einen möglichst hohen Gesamt-ROI zu erzielen?

Antworten auf diese Fragen sind unabdingbare Voraussetzung, um bei der Entscheidungsfindung wann, wo und in welchem Umfang investiert wird, entscheidende Argumente auf den Tisch legen zu können. Mit ITPM sind IT-Manager dazu in der Lage. Sie können bestehende und geplante Projekte besser analysieren und mit objektiven Kriterien bewerten. Dadurch gewinnen sie einen entscheidenden Vorteil, wenn es um die Durchsetzung oder Ablehnung neuer Projekte geht. Insbesondere bei politisch motivierten Fragestellungen hatten sie bisher kaum schlagkräftige Argumente, um Businessentscheider zu überzeugen.

Neben der effizienten Verwaltung des IT-Portfolios und der Ausrichtung der IT-Strategien an den Unternehmenszielen unterstützt ITPM die Unternehmen aber auch bei der Umsetzung von gesetzlichen Auflagen und Compliance-Vorschriften wie Sarbanes-Oxley oder Basel II.

Damit Unternehmen alle diese Vorteile aus ihren IT-Prozessen generieren können, müssen sie in der Lage sein, ihr Portfolio wie ein Geschäft zu managen. Das bedeutet, dass sie die Verwaltung von Projekten, Anwendungen, Ressourcen und Prozessen automatisieren und optimieren müssen, um eine Ansicht auf alle geschäftskritischen Faktoren in Echtzeit zu erhalten. Um dies zu erreichen, stellt ITPM eine geschäftsorientierte Roadmap zur Verfügung, die Organisationen dabei hilft, ein umfassenderes, genaueres und profitableres IT-Management zu erzielen. Durch die Automatisierung von Portfolio-Management-Prozessen erlangen IT-Abteilungen einen umfassenden Überblick über das gesamte IT-Portfolio. Dadurch wird die Entscheidungsfindung auf höherer Ebene unter Berücksichtigung des gesamten Portfolios ermöglicht. ITPM erfüllt damit den Wunsch nach einer integrierten IT-Abteilung – als Unternehmen innerhalb eines Unternehmens.

Implementierung durch einen kollaborativen Ansatz

Bei der Implementierung eines ITPM-Projekts ist ein kollaborativer Ansatz am erfolgversprechendsten. Deshalb ist es wichtig, dass die verschiedenen Interessengruppen im gesamten Unternehmen in den Prozess eingebunden werden. Diese können beispielsweise einen Beitrag zu den geschäftskritischen Leistungsindikatoren und zur Priorisierung der Projekte leisten. In der Planung werden die entscheidenden Erfolgsfaktoren, die direkt in Bezug zu den Unternehmenszielen stehen, identifiziert und vereinbart. Nur dann ist die IT-Strategie an die Gesamtstrategie angepasst. Dadurch wird ITPM zu einem kooperativen Prozess, der viel Streitpotenzial aus den bisherigen Budgetdiskussionen nehmen kann. Unternehmen, die einen solchen Ansatz verwenden, können eine Vereinfachung und Standardisierung ihrer Portfolio Managementprozesse und damit ein proaktives IT-Management erzielen.

Resümme.

Investitionen in proaktives IT-Management auf Basis von IT-Portfolio-Management führen zu deutlichen Kosteneinsparungen gegenüber einem reaktiven Ansatz. ITPM-Lösungen, wie Compuware Changepoint, ermöglichen eine bessere Kontrolle über jedes Projekt und jede Anwendung im Portfolio. Sie bieten damit eine aussagekräftige Entscheidungsgrundlage, in welche Projekte investiert werden sollte, wie Ressourcen besser zugeteilt werden können, und wie Anwendungen einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen können. Dadurch können IT-Abteilungen auf objektiven Kriterien beruhende, wirtschaftliche Portfolio-Entscheidungen treffen, die zu einem höheren ROI beitragen.

Maurice Groeneveld

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Maurice Groeneveld, Vice President North and Central Europe