200610i arxes Flexibilität und Kostentransparenz
|
|
|
»manage
it«
als
|
Flexibilität und Kostentransparenz der IT Licht in die »Black Box« der IT Informationstechnologie ist für viele Unternehmen strategisch geworden und bedeutet zunehmend die Bereitstellung von Funktionen, die aus den eigentlichen Geschäftsprozessen des Unternehmens abgeleitet werden. Dazu sind allerdings Flexibilität und Kostentransparenz erforderlich, die auf konkrete Geschäftsvorfälle herunter gebrochen werden können. In der Wirklichkeit ist die IT aber eher eine »Black Box«, deren Leistung schwer zu messen ist und die keine Transparenz in ihren Kosten hat. Am Beispiel eines IT Consulting Projektes bei der IVG Immobilien AG zeigt sich konkreter Nutzen, wenn nur der richtige Ansatz konsequent verfolgt wird.
ei der IVG Immobilien AG mit Sitz in Bonn handelt es sich um eine Gesellschaft für Vermietung, Modernisierung sowie marktorientierte Buy- und Sell-Politik mit ca. 800 Mitarbeitern. Davon waren zum Zeitpunkt der Betrachtung (2004) ca. 30 Mitarbeiter in der hauseigenen IT-Abteilung tätig. Die IT der IVG ist traditionell gewachsen und hatte in der Vergangenheit einen ganzen »Zoo« an geforderten Applikationen angehäuft, nebst der entsprechenden Systemlandschaft für die unterschiedlichsten Anwendungsfälle. Die Anwender der IVG vermerkten unterschiedliche Grade der Zufriedenheit bei der Umsetzung ihrer Anforderungen. Die Qualität war jedoch nur »gefühlt«, d.h. nicht konkret messbar. IT-Business-Alignment Für die IVG ging es konkret um die Frage, inwiefern strategisch geplante Änderungen der Fertigungstiefe beim Leistungsportfolio von der bestehenden IT-Organisation mitgetragen werden können. Deren operative Leistungsfähigkeit war zwar bekannt, ebenso ihre Kosten, nicht aber eine differenzierbare Auswertung und Zuordnung. »Die Aufgabe, die wir den IT-Beratern der arxes NCC AG stellten,« erklärt Dr. Georg Reul, verantwortliches Vorstandsmitglied für die IT-Dienstleistungen bei der IVG, »bezog sich darauf, das Leistungsangebot unserer IT an den Geschäftsanforderungen der IVG auszurichten, dabei Kostentransparenz zu schaffen, gleichzeitig aber Flexibilität und Qualität herzustellen beziehungsweise zu erhalten und ein Steuerungs- und Regelungswerk einzuführen. Dazu haben wir beschlossen, Service Level Agreements einzuführen, die sich nach funktionalen Aspekten definieren, nicht nach Technik«.
IVG Immobilien-Objekt:
Spreespeicher in Berlin
In weniger als acht Wochen führten die arxes-Berater ein von Interviews und Auswertungen von Dokumentationen begleitetes Anforderungsmanagement für die Service-Level-Anforderungen innerhalb der IVG durch und konnten ihrem Auftraggeber als Ergebnis eine strukturierte Sicht auf die Prozesse des Unternehmens und die daraus abgeleiteten IT-Funktionen und deren Verfügbarkeitsanforderungen präsentieren. Jetzt konnten auch die wesentlichen Kennzahlen für die IT ermittelt, mit Messgrößen versehen und den jeweiligen Geschäftsprozessen zugeordnet werden. Konkretes Beispiel Die Nachvollziehbarkeit dieser Vorgehensweise zeigte sich in einem konkreten Beispiel besonders deutlich: Der entscheidende Geschäftsprozess bei der Veräußerung von Immobilien setzt gute Vorbereitung und minutiös geplante Umsetzung von Zahlungstransaktionen voraus, die meist mit kleinen Spezialanwendungen durchgeführt werden. Der klassische Verfügbarkeitsansatz (»Was muss getan werden, damit die Anwendung für den Zweck verfügbar ist ?«). würde sich entsprechend auf diese Spezialanwendung konzentrieren. Möglicherweise könnten die Verfügbarkeitserfordernisse (im Prinzip 100 %) darin gipfeln, dass im Vorzimmer des Finanzvorstands ein gespiegeltes Mini-Rechenzentrum für diese Anwendung aufgebaut wird. Für den Verantwortlichen des Geschäftsprozesses steht aber die Funktion im Vordergrund, und die bezieht sich auf die Durchführung der Transaktion. In einem funktionsbezogenen Service Level Agreement kann dies besser berücksichtigt werden, denn er zielt im konkreten Fall auf die Frage ab »Wie kommt die Transaktion zur Ausführung ?« und führt neben IT-Leistungen auch organisatorische Aspekte ins Feld, indem etwa in einem detaillierten Planungsverfahren ein Kurierdienst notfalls berücksichtigt wird, der für eine pünktliche Ausführung der Transaktion bei der Hausbank sorgen kann. Für die IVG gab es im Ergebnis nicht nur einen auf den Anwender bezogenen Anforderungskatalog, sondern auch eine sachbezogene und messbare Datenbasis, um etwa die Grundlage für die interne Leistungsverrechnung zu schaffen und ein vertragliches Regelwerk zu gestalten, das zum Steuerungsinstrument für die IT wird. »Die Durchführung des vom IT Consulting der arxes konzipierten und in Leistungskataloge gegossenen Anforderungsmanagement waren unabdingbare Voraussetzung dafür, dass wir eine verlässliche Entscheidung darüber treffen konnten, ob wir die IT im Hause behalten oder an einen Dienstleister auslagern«, bekräftigte Dr. Reul. Mit der gewonnenen Datenbasis wurden plangerecht seitens der IVG auch Outsourcing-Angebote geprüft und im Dezember 2004 konnte ein Vertrag mit einem passenden Dienstleister abgeschlossen werden. »Die IT-Leistungen haben sowohl an Transparenz als auch an Messbarkeit gewonnen. Und ohne die Unterstützung der erfahrenen arxes-Berater hätten wir diesen Prozess sicherlich nicht in der neuen Qualität und dem gesetzten Zeitrahmen umsetzen können«, so Dr. Reul abschließend. Dies bestätigt auch die Erfahrung, welche die arxes zunehmend bei mittelständischen Unternehmen macht: Diese fordern von ihren IT-Dienstleistern, ihre Geschäftsprozesse bei der Leistungsgestaltung voranzustellen. Dies umzusetzen, ist bei Mittelständlern – wie das konkrete Beispiel zeigt – übrigens wesentlich einfacher als bei Großunternehmen. Stephan Brendel ___________________________________________________________ Stephan Brendel, Leiter Consulting bei der arxes NCC AG
|
|
