Moderne Software-Lösungen machen Autohäuser wettbewerbsfähig

Die Chancen der Deregulierung nutzen

Der Automobilbau ist seit langem das verlässliche Konjunkturbarometer in Deutschland. Um auch in Jahren gesamtwirtschaftlicher Stagnation erfolgreich zu sein, muss die Zusammenarbeit zwischen Herstellern und Händlern transparenter werden. Moderne Softwarelösungen – sogenannte Dealer Management Sytsteme (DMS) – gehören hier mittlerweile zum Alltag. Eine erfolgreiche Zusammenarbeit, wenn es um die Entwicklung und Vermarktung von DMS-Software geht, besteht zwischen der IT-Services and Solutions GmbH (it’) und SAP.

 

er Wettlauf um Kunden und Marktanteile im Automobilhandel ist inzwischen mindestens so hart, wie der Kampf um Punkte auf einer echten Rennstrecke. Autohäuser in Deutschland stehen vor großen Herausforderungen: Der Konjunkturmotor stottert, der Preisdruck ist groß und die Gewinnmargen werden kleiner. Doch der Markt bietet auch Chancen. Die Aufhebung der Markenbindung durch die Gruppenfreistellungsverordnung (GVO) fördert den Mehrmarkenvertrieb und schafft so neues Absatzpotenzial.

Allerdings hat die Medaille – wie immer im Leben – auch eine zweite Seite. Die Autohäuser realisieren weite Teile der Zusammenarbeit mit den Herstellern über ein Dealer Management System. Die Krux dabei: Herkömmliche Dealer Management Systeme sind of veraltet und im schlimmsten Fall nicht mehrmarkenfähig. Damit sind solche Systeme für die neuen Herausforderungen nicht praxistauglich. Der Einsatz einer zukunftsfähigen, flexiblen IT-Lösung verschafft den Autohäusern allerdings einen entscheidenden Vorsprung.

Dealer Management Systeme steigern die Profitabilität

»Die Deregulierung des Automobilhandels in Europa sowie eine zunehmende Marktkonsolidierung in Nordamerika führen zu einem steigenden Wettbewerb, komplexeren Marktabhängigkeiten und auch einer Unsicherheit über die wirtschaftliche Zukunft«, erklärt Thilo Koslowski, leitender Analyst für Automotive und Vice President bei Gartner. Der Erfolg im Automobilhandel werde künftig wesentlich davon abhängen, inwieweit Händler ihren Kunden einen umfassenden Service bieten könnten – von der Beratung über den Verkauf bis zu anschließenden Dienstleistungen. »Ein umfassendes Händler-Managementsystem ist die Grundlage, um kontinuierliche Prozessabläufe zu schaffen, die Kundenwünsche und -erwartungen treffen und so die Profitabilität der Händler steigern«, so Koslowski weiter.

Autohäuser aller Größen sehen sich völlig anderen Herausforderungen als noch vor zehn Jahren gegenüber. Sie benötigen eine IT-Lösung, die das professionelle Management Ihres Unternehmens unterstützt. Eine Software, wie das SAP Dealer Business Management (DBM) verknüpft Fahrzeughändler, Importeure und Hersteller auf einer gemeinsamen Plattform und sorgt so für Transparenz auf Tastendruck. Sie ermöglicht eine horizontale und vertikale Integration des Informationsflusses.

Mit dem DBM werden Autohäuser in die Lage versetzt, ihre internen Prozesse effizienter zu gestalten, die Zusammenarbeit mit allen Partnern zu optimieren und damit letztendlich die Wachstumschancen, die ihnen das heutige Marktumfeld bietet, konsequent zu nutzen. Eine wichtige Rolle kommt dabei der Möglichkeit zu, mehrere Marken, Standorte und Partner problemlos abbilden zu können. Die schnellere Abwicklung von Prozessen im System spart personalintensive Zeit, die der Händler für sein Kerngeschäft – die umfassende Betreuung seiner Kunden – einsetzen kann.

In nahezu jedem Autohaus – sowohl in Deutschland als auch weltweit – sind inzwischen zahlreiche Prozesse EDV-gestützt. Egal ob es um die Bestellung von Neuwagen oder Ersatzteilen geht. Vielfach ist es allerdings noch gängige Praxis, dass für jeden Hersteller eine eigene IT-Lösung installiert sein muss. Vereinfachung tut also Not. Es gilt die Fülle an Einzelfunktionalitäten in einem System zu vereinen und so sämtliche Anforderungen des Fahrzeughandels erfüllen.

Unzureichende Anwenderfreundlichkeit macht DMS kontraproduktiv

Denn, so haben die Experten bei der IT-Services and Solutions GmbH (it’) und SAP gemeinsam festgestellt, herkömmliche DMS behindern den Arbeitsalltag in den Autohäusern oft unnötig: Mitarbeiter geben Daten versehentlich falsch ein und können einmal eingeleitete Vorgänge nur mit großem Aufwand wieder rückgängig machen. Als Ursache für diese Probleme wurde die oftmals unzureichende Anwenderfreundlichkeit der Lösungen ausgemacht. Wenn ein IT-System jedoch seine ganze Kraft entfalten soll, muss es leicht bedienbar sein. Hierfür sind beispielsweise rollenbasierten Oberflächen erforderlich, die etwa Service- oder Verkaufsmitarbeiter in die Lage versetzen, genau die Anwendungen zu nutzen, die sie für ihren jeweiligen Tätigkeitsbereich benötigen.

»Solche branchenspezifischen Eingabemasken müssen bedienerfreundlich gestaltet und intuitiv verständlich sein«, sagt Timo Türpe, Themenverantwortlicher für den Bereich SAP bei it’. »Wichtig auch, dass sich Prozessschritte bei Bedarf einfach wieder rückgängig machen lassen. Ganz wichtig für die hohe Akzeptanz eines DMS bei den Mitarbeiter: Besondere Vorkenntnisse dürfen für die Bedienung des Systems nicht erforderlich sein. Für ein hohes Maß an Zukunftssicherheit ist gesorgt, wenn die Anwendung gängige Standards unterstützt.«

Ein vollumfängliches DMS sollte in jedem Fall auf die Belange des Fahrzeughandels zugeschnitten sein. Unabhängig davon, ob es sich um ein einzelnes Autohaus oder einen Händler mit mehreren Standorten handelt. Ein effektiv arbeitendes Dealer Business Management unterstützt Unternehmen jeder Größenordnung bei sämtlichen Funktionen der Betriebsführung wie:

• Verkauf von Neu- und Gebrauchtwagen

• Fahrzeugservice-Management

• Ersatzteil-Management

• Finanz- und Personalwesen

• Controlling

In Zeiten wachsender Globalisierung – insbesondere bei der Neuwagen-Produktion sowie der Beschaffung von Ersatzteilen – müssen von einem zukunftsweisenden DMS umfassende Integrations- und Skalierungs­möglichkeiten erwartet werden. Das gilt vor allem für die einfache Abbildung mehrerer Marken und Standorte – bei Bedarf auch länderübergreifend. Nur so lassen sich durchgängige, effiziente und somit rentable Betriebsabläufe darstellen. Auch die nahtlose Integration eventuell vorhandener Drittsysteme muss sich bei einem modernen DMS realisieren lassen.

Für das Autohaus als Anwender eines DMS bedeutet dessen Einsatz eine erhebliche Vereinfachung betriebswirtschaftlicher Prozesse wie Finanzwesen und Controlling – und damit des alltäglichen Arbeitsablaufs. So lassen sich beispielsweise Ersatzteilrechnungen einfacher und wirtschaftlicher abwickeln als ohne entsprechende IT-Unterstützung. Darüber hinaus hilft die Lösung bei der Kontrolle der Lagerzugänge direkt bei Wareneingang im System, die weitere manuelle Eingabe in der Buchhaltung entfällt. Die horizontale Integration des Mengen- und Werteflusses sorgt für hohe Transparenz im Hinblick auf laufende Prozesse.

DMS sorgen für stets aktuelle Daten – unabhängig vom Standort

Dazu ein Beispiel: Wenn ein Autohändler mit Werkstatt ein Ersatzteil aus seinem Lager entnimmt, wird diese Bewegung zeitgleich im Finanzmodul eines funktional hochwertigen DMS abgebildet. Auf diese Weise lassen sich Rechnungen und Zahlungseingänge sekundengenau bearbeiten. Die Geschäftsleitung verfügt stets über aktuelle und aussagekräftige Zahlen. Automatisierte Prozesse übernehmen lästige Pflichten, wie beispielsweise die zeitaufwendige Mehrwertsteuerverprobung. Ein Dealer Management System sorgt für einen ständig aktuellen Überblick über alle Aktivitäten im Unternehmen, das an allen Standorten über eine einheitliche Datenbasis verfügt. Per Tastendruck kann sich das Management über die aktuelle Lage des Betriebs informieren.

Ein dem Stand der Technik entsprechendes DMS unterstützt alle laufenden Prozesse in den Bereichen Verkauf, Teilehandel, Service, Werkstatt und Personalwirtschaft: Die Applikation überwacht unter anderem den Bestand an Neu- und Gebrauchtwagen. Dank integrierter Geschäftsabläufe können bei der Angebotserstellung alle möglichen Sonderpreise, Rabatte oder Extras berücksichtigt werden. So lassen sich Fahrzeuggeschäfte optimieren und die Geschäftsleitung von Autohäusern ist vor bösen Überraschungen sicher. Genau bestimmen lässt sich beispielsweise auch der Deckungsbeitrag pro Kunde und Auftrag – sowohl im Verkauf als auch im Service.

Mit einem SAP Dealer Business Management optimieren Autohäuser aber nicht nur ihre internen Prozesse, sondern auch die Zusammenarbeit mit ihren Geschäftspartnern. Viele Hersteller, Importeure und Zulieferer arbeiten heute bereits mit solchen Systemen. Um hier stets die gleichen Sprachen zu sprechen ist entweder der Einsatz identischer Systeme oder aber deren problemlose Anbindung erforderlich. Will ein Händler beispielsweise per DMS einen Neuwagen ordern, einen Garantiefall abwickeln oder Teile nachbestellen, benötigt er den direkten Anschluss an die Systeme der entsprechenden Partner.

Je aufwendiger die dabei genutzten Schnittstellen sind, desto wartungsintensiver, fehleranfällig, unkomfortabel und im schlimmsten Fall auch kostspieliger sind sie. Idealerweise erfolgt der Datenaustausch mit den Partner-Systemen daher über eine einheitliche Plattform. Kommunikationsprozesse laufen so schneller und sicherer ab, Medienbrüche entfallen ebenso wie lästige Mehrfacheingaben in unterschiedliche Anwendungen.

Davon profitieren alle Arten von Autohäusern – nicht nur die Verkaufsniederlassungen großer Hersteller, sondern auch mittelständische Händler. Service- und Verkaufsprozesse werden auf diese Weise beschleunigt: Bei jedem verkauften Fahrzeug übergibt das DMS die Kundendaten direkt an den Servicebereich. Alle Informationen über Inspektionen oder Reparaturen fließen ebenfalls direkt in den Datensatz ein.

Ähnlich wie in anderen Wirtschaftsbereichen auch, entwickelt sich die eingesetzte Software bei Autohäusern künftig zu einem wichtigen Kriterium. Die Anbieter von betriebswirtschaftlichen IT-Lösungen haben auf diesen Trend reagiert und ihr Portfolio entsprechend erweitert. Um den Autohandel vollumfänglich bedienen zu können, reicht das Wissen der Software-Entwickler oft nicht aus. Hier ist das praxisorientierte Know-how von Systemhauspartnern wie der IT-Services and Solutions GmbH erforderlich.

 Jörg Sattler

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Jörg Sattler ist Leiter Marketing und Kommunikation bei IT-Services and Solutions GmbH