20070304d Avanade Microsoft Office 2007 BI Business Intelliegence

Ein schärferer Wettbewerb und regulatorische Anforderungen erfordern mehr Transparenz in Unternehmen. Der bisher auf Spezialisten ausgerichtete Business-Intelligence-Markt reagiert darauf: Die neue Generation von Tools und BI-Suiten unterstützt breite Anwenderschichten bei der Planung und der Analyse von Geschäftszielen und Ergebnissen.

ls Microsoft mit dem SQL Server 7.0 die ersten Business-Intelligence-Funktionalitäten in Form von OLAP Services in sein bis dahin mäßig erfolgreiches Datenbank-Produkt einfügte, wurde dieses Feature zunächst meist belächelt. Anfangs war zu wenig über das Potenzial dieser neuen Komponente bekannt, die Microsoft von einer bis dahin unbekannten Firma aus Israel eingekauft hatte. Die später von Bill Baker, dem damaligen Microsoft General Manager for SQL Server Business Intelligence, ausgegebene Parole »BI on every Desktop« zeigte klar und deutlich, was Microsoft mit diesem Tool im Sinn hatte: Hochwertige Analysen auf jedem Arbeitsplatz verfügbar zu machen.

Schon bald hatte Microsoft mit dem SQL Server, spätestens ab der Version 2000, ein ernstzunehmendes Server-Produkt, welches leistungsfähige BI-Funktionalitäten zu einem revolutionären Preis anbot. Heute steht mit dem SQL Server 2005 eine BI-Plattform zur Verfügung, die sich nicht mehr hinter anderen Produkten zu verstecken braucht. Noch fehlt allerdings diejenige Komponente, die BI auf dem PC des Endanwenders zur Verfügung stellt.

Bisher musste sich ein Anwender mit den diesbezüglich unzureichenden Funktionalitäten von Excel 2003 zufrieden geben, die zwar durch das optionale Add-In für Analysis Services erweitert werden konnten, jedoch weder reibungslose Integration (so fehlte etwa eine gute Unterstützung vieler Features der Analysis Services 2005) noch einfaches Deployment mitbrachten.

Häufig wurden die Office Web Components (OWC) als Alternative eingesetzt. Diese mussten jedoch von Entwicklern erst so integriert werden, dass sie für Endanwender tauglich wurden. Bis auf wenige »BI-Inseln« waren ansonsten die Anwender auf Dritthersteller wie Panorama oder Pro Clarity angewiesen, wobei Letztere inzwischen zur Microsoft-Familie gehört.

Daher stellt sich nun die Frage, was Microsoft in der neuen Office-Familie an BI-Features hinzugefügt hat, um endlich BI auf jedem Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen – ohne dass sich Entwickler mit diesen Aufgaben beschäftigen müssen.

Mit Office 2007 verabschiedet sich Microsoft langsam von den Office Web Components – Office 2007 bringt keine neue Version der OWC mehr mit – und bietet als Alternative die Excel Services an. Diese Komponente des Microsoft Office Sharepoint Server 2007 bietet Excel-Funktionalitäten über ein HTML-Frontend. Darüber lassen sich leistungsfähige Excel-Arbeitsblätter direkt auf einem Server ausführen, wobei der Anwender einfach über seinen Internet-Explorer auf die Arbeitsblätter zugreifen kann. Neben den üblichen Excel-Funktionalitäten kann der Anwender auch auf die neuen BI-Features von Excel 2007 zugreifen (siehe Textkasten). Dazu wird ein neuer Webpart die Anzeige von Excel Services auf Sharepoint-Seiten ermöglichen, wodurch sich ein leistungsfähiges, webbasierendes BI-Frontend ergibt. Dieses bietet neben den Pivot-Tabellen auch interaktive Grafiken, welche die Daten etwa direkt aus den SQL Server Analysis Services beziehen können.

Ein weiterer Vorteil der Excel Services liegt darin, dass die Businesslogik besser hinter den Arbeitsblättern verborgen werden kann. Die Schnelligkeit von Berechnungen hängt nun nicht mehr vom Client, sondern vom Server ab, wodurch selbst hoch komplexe Berechnungen auf »schwachen« PCs möglich werden.

KPIs (Key Performance Indicators) sind ein Hauptbestandteil von Dashboards und stellen wichtige Kennzahlen meist in grafischer Form (etwa als Ampeln, Pfeile, …) dar. Die neue Version von Sharepoint ermöglicht die einfache Abbildung solcher KPIs, wobei diese ihre Basiswerte aus verschiedenen Quellen erhalten können. Deren Spektrum reicht von der manuellen Eingabe (etwa in eine Sharepoint-Liste) bis hin zur direkten Integration mit den SQL Server Analysis Services, wobei diese nicht nur die eigentlichen Basiswerte, sondern auch deren Visualisierung direkt an Sharepoint übergeben können.

Somit hat Microsoft nun ein weiteres Tool (neben u.a. Excel, Reporting Services und dem Business Scorecard Manager), welches KPIs unterstützt. Dabei sind die Unterschiede genau zu betrachten: Sharepoint wird insbesondere sogenannte Collaborative KPIs verwenden, die meist in abgegrenzten Arbeitsgruppen Verwendung finden, um beispielsweise den Abarbeitungsgrad eines Projektes darzustellen. Auf dem anderen Ende der Skala findet sich dann der Business Scorecard Manager, der nicht nur einzelne KPIs verwaltet, sondern sich der unternehmensweiten Verteilung von (Balanced) Scorecards annimmt.

Microsoft liefert im neuen Sharepoint Server eine Vorlage für ein Report Center, womit es einfach wird, Berichte und KPIs zentral zu verwalten. Dadurch fällt es auch ungeübten Sharepoint-Administratoren leicht, den Anwendern eine übersichtliche Anlaufstelle für die Informationsversorgung anzubieten und damit mehr Transparenz über das Business zu schaffen.

Es könnte sich nun die Frage stellen, wie die Berichte in den Sharepoint Server kommen sollen. Bis jetzt hatte man insbesondere die Sharepoint Webparts, über die Berichte aus den Reporting Services in Sharepoint dargestellt werden konnten.

Im Service Pack 2 für den SQL Server 2005 wird Microsoft die Reporting Services für den Anwender leichter verfügbar machen. Neben der Bereitstellung der Berichte im Report Manager (zukünftig Native Mode genannt) wird es eine in Sharepoint integrierte Version geben, wo alle Management-Funktionen in der gewohnten Oberfläche abgebildet werden. So werden dann Berichtsdefinitionen, die in Visual Studio oder dem Report Builder erstellt wurden, in Dokumenten-Bibliotheken abgelegt. Dort werden (über eine neue Delivery Extension) auch die fertigen Berichte gespeichert, wobei die Versionierung von Berichtsergebnissen unterstützt wird. Selbst die Sicherheit ist nun in Sharepoint integriert, wodurch etwa der Zugriff auf einzelne Berichte gesteuert werden kann.

Generell ist zu beachten, dass zwischen den beiden Alternativen nicht gewechselt werden kann; man muss sich also für eine der beiden Varianten entscheiden. Eine einmal getroffene Auswahl kann nur mit hohem Aufwand rückgängig gemacht werden!

Ein Dashbord in Sharepoint besteht üblicherweise aus mehreren Webparts, das Informationen aus verschiedenen Quellen vereinigt. So können Berichte, KPIs oder auch Pivot-Tabellen verwendet werden, die beispielsweise aktuelle Verkaufsdaten visualisieren. Möchte man nun die Daten für eine bestimmte Region filtern, war es früher notwendig, jeden Webpart separat nach den gewünschten Informationen zu filtern.

Mit den Filter Webparts können nun Bedingungen definiert werden, die zur Filterung mehrerer Webparts gleichzeitig verwendet werden können. Diese Webparts müssen dann »Filter-aware« sein, d.h. über die Webpart-Verknüpfung Filterinformationen empfangen und anwenden. Microsoft liefert eine Vielzahl von vorgefertigten Webparts, die etwa die einfache Filterung auf Basis des aktuellen Benutzernamens oder auf Grund von Daten erlauben, die aus einer Analysis Services Dimension stammen. Ebenso unterstützen viele Webparts die Verarbeitung solcher Filterinformationen wie etwa die Anzeige von Excel-Services oder die kommenden Reporting Services Webparts. Damit Excel die Filter Webparts verwenden kann, müssen bei der Veröffentlichung eines Workbooks Parameter (über benannte Zellen) definiert werden, die dann über die Filter Webparts manipuliert werden.

Mit diesem Produkt, welches mit Powerpoint trotz des ähnlichen Namens nichts zu tun hat, will Microsoft in einen Bereich vordringen, der bisher den »BI-Platzhirschen« wie etwa SAP und Cognos gehörte. Zu gehören neben der eigentlichen Plattform bekannte Produkte wie der Business Scorecard Manager (in einer neuen Version) sowie die neue in das Microsoft-Portfolio integrierte Version des Pro Clarity Analytics Servers. Damit gehören nun leistungsfähige Scorecards und die bewährten Pro-Clarity-Technologie zu einem integrierten Produkt, wobei aber beide Komponenten auch weiterhin einzeln erhältlich sein werden.

Darüber hinaus verfügt Microsoft Performancepoint über Features für Unternehmenskonsolidierung und -planung. Diese werden bei Microsoft derzeit noch im eigenen Produktiveinsatz einer intensiven Prüfung unterzogen, bevor sie in der zweiten Hälfte des Jahres 2007 auf dem Markt erhältlich sein sollen.

Performancepoint bietet Funktionalitäten, die sich weniger an mittelständische Unternehmen, sondern insbesondere an die Großen der internationalen Wirtschaft wenden – wird doch der »normale« Mittelständler kaum mit Konsolidierung nach unterschiedlichen Rechnungslegungsvorschriften konfrontiert sein. Die Features sind eng mit Excel 2007 verzahnt und überzeugen durch einfache Bedienung bei sehr hoher Leistungsfähigkeit.

Mit der neuen Office-2007-Produktlinie wird Microsoft es wohl schaffen, die Möglichkeiten von Business Intelligence jedem Mitarbeiter (»Information Worker«) einfach und kostengünstig zur Verfügung zu stellen. Damit kann nun endlich BI on every Desktop Realität werden. Microsoft wird dazu ein breites Produktspektrum anbieten, welches viele Server- und Desktop-Anwendungen umfasst, die noch enger miteinander interagieren als bisher.

Um für die Zukunft gerüstet zu sein, ist es nun an der Zeit, die Basis dafür zu bereiten. Es sollte schon heute damit begonnen werden, die Daten aus den verschiedenen Quellen im Unternehmen zu strukturieren, zu konsolidieren und in einem Data Mart oder Data Warehouse zu sammeln. Die Office-2007-Produktfamilie wird dann die nötige Technologie bieten, damit sich Informationen nahtlos in die tägliche Arbeit der Mitarbeiter integrieren. Zukünftig werden dann Daten in hochwertige Auswertungen, die bisher nur Nutzern komplexer und teurer BI-Tools zur Verfügung standen, preisgünstig an jedem Arbeitsplatz die Produktivität erhöhen helfen.

Business Intelligence Features in Microsoft Excel 2007

Schon frühere Versionen von Excel konnten – in gewissem Rahmen – Daten aus den Microsoft Analysis Services in Form von Pivot-Tabellen darstellen. Dieses Feature wurde jedoch allzu oft unterschätzt (insbesondere auch die Office Web Components). Das öffnete viel Spielraum für andere Anbieter, welche die Leistungsfähigkeit von Excel in diesem Bereich erweiterten.

Mit Excel 2007 finden nun viele Features, die bisher in Excel vermisst wurden oder durch andere Produkte erst hinzugefügt werden mussten, Einzug in den Standardlieferumfang. So gehören Dinge wie Actions, Drill-through, die Übernahme von server-basierenden Formatierungen, die »saubere« Darstellung von Analysis-Services-2005-Attributen und Measure Groups, Perspektiven, mehrsprachige Cubes und die Unterstützung von Named Sets zum Standard.

Neben der Darstellung in Pivot-Tabellen wird außerdem eine große Anzahl von Formeln angeboten, die die Abfrage von Werten aus einem Cube ermöglichen. So kann man eine Abfrage in einer Pivot-Tabelle vorbereiten und sie dann in die Formeldarstellung übertragen. Zwar sind nun Features wie Drill-down nicht mehr möglich, da die Größe der Tabelle festgelegt ist, dafür kann man aber Teile der Tabelle beliebig verschieben und Zeilen einfügen. Komplexe Reports (die typischen Excel-Arbeitsblätter, die verschiedene Tabellen, Kennzahlen und Grafiken für das Management beinhalten), können so einfach erstellt werden, ohne dass die Daten jeden Monat neu zeitaufwendig von einem Mitarbeiter eingetragen werden müssen.

Über eine weitere Komponente, die Microsoft kostenlos zum Download bereitstellen wird, können Data-Mining-Funktionen in Excel integriert werden. Dadurch wird es für den Endanwender leicht gemacht, die sehr leistungsfähigen Features des SQL Servers 2005 von einer nicht-technischen Sichtweise aus in seiner vertrauten Umgebung zu nutzen. Dies wird erreicht, indem komplexe Berechnungen an Business-Szenarien (etwa Forecasting oder die Suche nach möglichen Fehlern in den Daten) festgemacht und über Assistenten mit wenigen Mausklicks verfügbar werden.

Business Data Catalogs

Die Idee hinter den Business Data Catalogs ist der Zugriff über im Lieferumfang von Sharepoint enthaltende Standard-Webparts auf Anwendungen wie CRM- oder ERP-Applikationen. Dazu wird zwischen die Anwendungen eine Metadatenschicht in Form einer XML-Datei eingezogen, die die Strukturen des zu integrierenden Systems in Sharepoint zur Verfügung stellt. Dabei wird über die Datenbank oder über Webservices auf dessen Daten zugegriffen. Auf diese Metadatenschicht bauen nun Standard-Webparts von Sharepoint auf, die sowohl einzelne Elemente (etwa Kundeninformationen) als auch Listen (etwa alle Rechnungen eines Kunden) enthalten können. Als Editor für die Webparts dient dabei der neue Microsoft Office Sharepoint Designer 2007, oder es werden XSLT-Transformationen auf das Webpart angewendet. Neben der reinen Anzeige von Informationen werden auch Aktionen unterstützt, wodurch etwa im Rahmen der Zugriffsberechtigungen des Nutzers Daten in SAP direkt aus Sharepoint heraus geändert werden können.

Neben der Anzeige und Manipulation von Daten unterstützt Microsoft auch die Integration der Sharepoint-Suche mit externen Anwendungen. Gesteuert über die Metadatenschicht kann Sharepoint Daten aus den angebundenen Applikationen indizieren und so beispielsweise Kundeninformationen in die Suchergebnisse integrieren.

Zusätzlich erlaubt Sharepoint den Zugriff auf externe Systeme, um Benutzerprofile mit Daten anzureichern, die etwa im zentralen Personalverwaltungssystem gespeichert sind. Die dort vorhandenen Informationen können dann u.a. dafür verwendet werden, um Daten anderer, auf die Business Data Catalogs zugreifender Webparts zu filtern.

Der Systemintegrator Avanade ist spezialisiert auf die Konzeption, Entwicklung und Implementierung modernster Microsoft-Technologien für große und mittelständische Unternehmen. Als Joint Venture von Accenture und Microsoft wird Avanade früh in die Entwicklung neuer Microsoft-Produkte eingebunden. Dieses spezifische Know-how nutzt das Unternehmen für seine Kunden und berücksichtigt kommende Technologien in deren langfristiger Strategie. Die exzellent ausgebildeten und im Management komplexer Projekte erfahrenen Spezialisten sind in der Lage, professionelle und individuelle Lösungen innerhalb enger Zeitvorgaben zu implementieren. Ihr Ansatz dabei: »Think big – start smart – scale fast«.

Weltweit ist Avanade mit mehr als 5.000 Fachleuten an 39 Standorten in 21 Ländern für namhafte Unternehmen tätig. Die deutsche Niederlassung hat ihren Firmensitz in Kronberg im Taunus, die Schweizer Niederlassung befindet sich in Zürich.

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