20070304q AETeam ITP Intelligent Text Processing Standardbriefe
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Intelligent Text Processing (ITP) Schneller, effizienter, individueller Das Erstellen und Verwalten von Standardbriefen sind in vielen Unternehmen – vor allem Finanzdienstleistern, Behörden und Beratungsunternehmen – wichtige Bestandteile des Tagesgeschäfts. Hier effizient beim Anfertigen und Archivieren zu unterstützen, ist die Aufgabe des Intelligent Text Processing (ITP).
anken, Versicherungen und öffentlicher Dienst gehören zu den klassischen Versendern von Standardbriefen. Das reicht von der Standarddruckausgabe wie Rechnung, Kontoauszug oder Lieferschein bis zu Geschäftsdokumenten wie Angeboten, Kreditverträgen oder Policen. Meist soll der Brief dabei einen individuellen Charakter haben und den Empfänger persönlich ansprechen. So ist ein Bankkunde mit mehreren Konten, Finanzdienstleistungen und Wertpapierdepots bei gleichen persönlichen Eckdaten mit durchaus unterschiedlichen Inhalten zu informieren, etwa Produktinformationen oder Infos über neue Börsengänge. Diese Inhalte setzen sich einerseits aus Daten zusammen, die strukturiert in Datenbanken zur Verfügung stehen wie Namen, Adressen und Beträgen. Aber dazu kommen Texte unterschiedlicher Länge mit hinein gestreuten Daten, das alles bei einer sich ständig ändernden Rechtsprechung. Die Erstellung eines solchen Briefs darf den Sachbearbeiter aber nicht zu viel Zeit kosten. Hier sind wirksame EDV-Programme gefragt. Die Qualität der eingesetzten Software führt dabei zu konkreten wirtschaftlichen Konsequenzen. Das System muss unternehmensindividuelle Prozesse verbessern und ihre Qualität sowie Produktivität erhöhen. Exakt hier setzt die AETeam GmbH, Hamburg, mit der Aia-Software Intelligent Text Processing (ITP) an. Beliebig integrierbar Das niederländische Systemhaus Assisteren in Automatisering (AiA) bietet seit 1988 mit ITP eine Lösung zur schnellen, automatisierten Korrespondenzerstellung. Individuelle Briefe und Geschäftsdokumente lassen sich damit aus verschiedenen Elementen wie Anwendungsdaten aus Applikationen und Datenbanken, Textbausteinen sowie Grafiken nach vordefinierten Regeln erzeugen, ausgeben und verwalten. Robert Schneider, Geschäftsführer des Aia-Vertriebspartners AETeam GmbH, Hamburg, erläutert dazu: »Die individuelle Konfiguration ermöglicht es, dass wahlweise ein Hintergrundprozess zur Ausgabe von Massendrucksachen abläuft oder das Verfassen einzelner Dokumente mit interaktiven Dialogen erleichtert wird. Zum Standard mischt ITP definierte Daten und personalisiert ihn so.« ITP lässt sich in jede vorhandene Softwareapplikation integrieren und arbeitet mit den Workflow-, CRM- und ERP-Lösungen anderer Anbieter zusammen. Dabei unterstützt das Programm alle Versionen von Word für Windows, dazu AmiPro, WordPerfect für OS/2 und Windows sowie OpenOffice.org. Es kommuniziert direkt und plattformübergreifend mit einem breiten Spektrum von Datenbanken wie Oracle oder SQL-Servern. Identität gewahrt In der sogenannten Modellschicht des Programms erstellt der Anwender eine Vorlage mit Text- und Layout-Informationen sowie bestimmten Bedingungen, die sich bis in die kleinste Einheit festlegen lassen. Diese Schicht regelt dann über vorgefertigte Schnittstellen den Zugriff auf Applikation und Datenbank. So ist für die Inhalte eines Angebots, etwa für eine Lebensversicherung, eine Altersgrenze denkbar. Ist ein Kunde über ein bestimmtes Alter hinaus, fehlen in seinem Angebot automatisch bestimmte Textpassagen. Der Sachbearbeiter nutzt in seinem normalen, gewohnten Textprogramm alle üblichen Layout-Optionen und Corporate-Design-Vorgaben, etwa spezielle Schriftarten, Logos oder Grafiken. Schneider sagt dazu: »Was die Textverarbeitung kann, beherrscht ITP auch, mit Tabellen, Logos, Barcodes und der Corporate Identity.« Schließlich entsteht ein Dokument aus vielen Bausteinen und Datenbankinhalten, erstellt in der regulären Textverarbeitung, nach detaillierten Vorgaben aus individuellen Daten und Standardtexten gemischt. Post per E-Mail Der ITP/Server liefert eine einfach zu erlernende Skript-Sprache, mit der alle Anforderungen an die Weiterverarbeitung der gemischten Dokumente und die Integration in beliebige Anwendungen zu lösen sind. Insbesondere gehören dazu das Versenden von Dokumenten per E-Mail etwa im PDF- oder TIFF-Format sowie die Übergabe an ein Archivierungssystem. Eine Ergänzung dazu stellt der ITP/OnLine Server dar. Durch seine browser-basierende Software braucht die Dokumentenerstellung kein eigenes Programm auf dem PC, Terminalserver oder Citrix. Es steht ein Interface zur Verfügung, in das man die Daten eingibt und das ein fertiges Dokument als DOC- oder PDF-Datei präsentiert, das als Web-Service, Selbstbedienungs- oder Intranetapplikation zur Verfügung steht. Wählt sich ein Kunde über das Internet bei seiner Bank ein, gibt er dort über eine Maske seine Daten ein, um ein bestimmtes Angebot zu erhalten, beispielsweise für ein Darlehen über zehn Jahre oder eine Hausfinanzierung. Im Hintergrund wird sofort ein Antwortschreiben auch unter Berücksichtigung der Fakten aus betriebsinternen Datenbanken, etwa das Basel-II-Ranking, erstellt. Dieser Brief geht – eventuell gleich mit einem Mustervertrag – zunächst zum Sachbearbeiter, der noch manuell Texte einfügen und ihn dann an den Antragsteller weiterleiten kann. Konkreter Gewinn Die Performance von ITP unterstützt die Benutzerproduktivität: Einzelbriefe erscheinen in weniger als einer Sekunde auf dem Bildschirm. Massendokumente erstellt das Programm in einer Rate von über 26.000 Stück pro Stunde. Schneider, der mit seinen Experten auch Implementierungsunterstützung und Technischen Support bietet, weist darauf hin, dass ITP bereits in zahlreichen Anwendungen wie SAP, IGS oder Unisoft, integriert ist: »Die User merken gar nichts von der Existenz unseres Programms, da es voll in ihre Anwendung integriert ist. Und so lässt sich auch jedes bestehende System nachrüsten.« Über einen Wartungsvertrag ist die ständige Aktualisierung der Software sichergestellt. Das gewährleistet – nicht zuletzt auf Grund der knapp 20-jährigen Geschichte des Systemhauses – Investitions- und Zukunftssicherheit. Der Nutzen ist offensichtlich: Die Dokumentenproduktion geschieht schneller und fehlerfrei, der Gebrauch moderner Kommunikationskanäle – etwa in Form der elektronischen Rechnung – wird unterstützt. Die Aia-Software erlaubt zudem eine einfachere und effizientere Vorlagenverwaltung und Dokumentenarchivierung. Durch die freie Formatwahl können auch unmittelbar die Anforderungen der GdPDU erfüllt werden. So tragen auf Anwenderseite höhere Effizienz und die Fehlerminimierung zu Zeitersparnis und damit zu Kapazitäts- und Ressourcensteigerung bei. Der Kunde profitiert von der schnelleren, zuverlässigen und fehlerfreien Bearbeitung. Insgesamt ergeben sich deutliche Wettbewerbsvorteile. Volker Vorburg
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