20070304v Projectplace Collaboration und Projektmanagement
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Collaboration und Projektmanagement Der Weg zu effizientem Arbeiten im Projektteam Ein Trend, der unaufhaltsam voranschreitet, ist die Vernetzung im, aber in weitaus größerem Maße die Vernetzung zwischen Unternehmen. Aus diesem Grund gehört ein effizientes Zusammenarbeiten – neudeutsch Collaboration – zu den zentralen Erfolgsfaktoren gerade für deutsche Unternehmen, deren Ergebnis hauptsächlich vom Export, also vom Zusammenarbeiten auf internationalen Märkten getragen wird.
as einzige, was sich nicht ändert, ist die Tatsache, dass sich alles ändert. In der heutigen, globalen Geschäftswelt gehören ständige Veränderungen zum Alltag. Nur wer flexibel und agil auf ein sich kontinuierlich veränderndes Geschäftsumfeld reagieren kann – das zeigen aktuelle Erfolgsmeldungen wie Hiobsbotschaften aus der Wirtschaft – ist erfolgreich. Ein weiterer Trend, der unaufhaltsam voranschreitet, ist die Vernetzung im, aber in weitaus größerem Maße die Vernetzung zwischen Unternehmen. Aus diesem Grund gehört ein effizientes Zusammenarbeiten – neudeutsch Collaboration genannt – zu den zentralen Erfolgsfaktoren gerade für deutsche Unternehmen, deren Erfolg hauptsächlich vom Export, also vom Zusammenarbeiten auf internationalen Märkten getragen wird. Darüber hinaus ermöglichte der technische Fortschritt der letzten Jahre eine Trennung zentraler Geschäftsbereiche. Produktion in Fernost oder Osteuropa, Forschung und Entwicklung in Indien oder den USA, Verwaltung und Organisation in Deutschland, lokale Vertriebsbüros auf der ganzen Welt, das ist die Struktur einer immer größeren Zahl von Unternehmen. Bei einem globalen Netz aus Produktionsstandorten, Kompetenz- und Entwicklungszentren sowie lokalen und regionalen Niederlassungen werden aber höchste Anforderungen an das Projektmanagement und die Zusammenarbeit in auf dem ganzen Globus verteilten Teams gestellt. Die Möglichkeit, weltweit und unabhängig von der Tageszeit und Zeitzone jederzeit auf Dokumente zugreifen zu können sowie diese gemeinsam bearbeiten zu können, ist ein absolutes Muss für das Zusammenarbeiten in solchen Teamstrukturen. Kurzzeit-Projekte als besondere Herausforderung an die Teamarbeit
Denn die große Herausforderung bei Kurzzeit-Projekten mit gemischten Projektteams (intern/extern) sind die heute geltenden Sicherheitsstandards. »Um im Team produktiv zu sein, muss es eine zentrale Stelle geben, über die interne wie externe Berater auf Daten und Dokumente zugreifen können«, umreißt Malmgren die Grundanforderung. Dabei lassen es aber die Sicherheitsstandards in den meisten Unternehmen nicht zu, die Firewalls für externe Mitarbeiter zu öffnen. »Gerade in Großunternehmen wird niemand ein Sicherheitsrisiko eingehen, nur damit ein paar temporäre Projektteams besser arbeiten können«, bestätigt Malmgren. Darüber hinaus legen interne Sicherheitsregeln in den meisten Fällen fest, dass Daten ausschließlich im Unternehmen gespeichert sein müssen und nicht an einen Dritten ausgelagert werden dürfen. Mit dem gleichzeitigen Einhalten dieser drei Vorgaben entsteht allerdings ein Paradoxon, das nicht gelöst werden kann.« Ohne Firewalls zu öffnen oder die Daten nach außen zu verlagern gibt es keine Möglichkeit Daten für den externen Zugriff verfügbar zu machen«, erklärt Mathias Malmgren. »Entweder man verzichtet auf eine der drei Regeln – das Öffnen von Firewalls ist in dem meisten Fällen generell ausgeschlossen – oder ein produktives Arbeiten des Projektteams ist nicht gewährleistet.« Internet-basierte, als Software-as-a-Service angebotene Collaboration-Lösungen wie Projectplace bieten die Möglichkeit, schnell und ohne zusätzliche Investitionen in IT-Infrastruktur auf alle in einem Projekt benötigten Collaboration-Funktionen zurückgreifen zu können. Im Gegensatz zu traditionellen Collaboration-Lösungen wie etwa Microsoft Sharepoint, bei denen die Teamarbeit an den Unternehmenstoren endet, ermöglicht Projectplace das reibungslose Zusammenarbeiten von internen und externen Mitarbeitern. Wie dies in der Praxis aussieht, zeigt das nachfolgende Beispiel. Praxisbeispiel Ospelt-Gruppe, Liechtenstein: »Eine enorm wichtige Plattform!« Dieses positive Resümee zieht Ruedi Burkhalter. Leiter Organisation und Informatik bei der Herbert Ospelt Gruppe, einem im Fürstentum Liechtenstein ansässigen und europaweit tätigen Hersteller von qualitativ hochwertigen Fleisch- und Wurstspezialitäten, Convenience Produkten (Pizzen, Fertiggerichten, u.ä.) sowie Tiernahrung nach zwei Jahren Einsatz des Online-Dienstes Projectplace. Ursprünglich wurde die Lösung nur für die Unterstützung im Projektmanagement während der SAP-Einführung ausgewählt, heute wird sie für eine Vielzahl unterschiedlichster Projekte eingesetzt und erfreut sich größter Beliebtheit bei internen und externen Mitarbeitern. Mit ungefähr 2000 Mitarbeitern und Produktionsstätten in Liechtenstein, der Schweiz, in Österreich und Deutschland beliefert Ospelt derzeit alle wichtigen Märkte in Europa und hat sich das Ziel gesetzt, seine Marktpräsenz weiter auszubauen und sich als international führender Anbieter von erstklassigen Lebensmitteln und hochwertiger Tiernahrung zu profilieren. Einstieg: Collaboration-Tool für die SAP-Einführung Aus diesem Grund machte sich Ruedi Burkhalter, der in seiner Position als Leiter des Bereiches Organisation und Informatik ein Team von 15 Mitarbeitern in den Bereichen technische Informatik, SAP Competence-Center und Wirtschaftsinformatik führt, auf die Suche nach einer entsprechenden Softwarelösung. »Hauptanforderung war es, Projektdokumente austauschen und ablegen zu können, sowie eine effektive Projektplanung zu gewährleisten«, erklärt Burkhalter. »Eine weitere Anforderung an die Lösung bestand darin, externe Partnerfirmen und Berater in das System zu integrieren, ohne eine aufwendige Erteilung von VPN-Zugriffsrechten auf das interne Netzwerk und interne Datenserver ermöglichen zu müssen.« Darüber hinaus spielte der Faktor Zeit eine wichtige Rolle. Burkhalter: »Die Plattform sollte innerhalb von 14 Tagen einsatzbereit sein. Im Herbst 2003 fiel der Startschuss für den Einsatz von Projectplace. »Die äußerst flexible Preisgestaltung von Projectplace ermöglichte es mir damals, in einem vertretbaren Kostenrahmen ohne zusätzliche Investitionen in neue Systeme und Software die Plattform schnell in Betrieb zu nehmen«, erinnert sich der IT-Experte. Heute: Ein System für die unterschiedlichsten Anforderungen Mittlerweile ist Projectplace bei der Herbert Ospelt-Gruppe für die verschiedensten, teilweise auch völlig unterschiedlichen Anforderungen im Einsatz, etwa · als zentrale Datenablage mit Versionsmanagement für Dokumente sowie Freigabe- und Signaturprozessen im Bereich Investitionsanträge und Kostenfreigabe, · als Datenplattform für Kundenprojekte und Artikelstammdaten im international Bereich Verkauf und Marketing von Tiernahrung (pet food), · für die klassische Projektabwicklung mit Vorgangsplanung und Dokumentenablage für Informatik-Projekte unterschiedlicher Größe, · für die interne Leistungsverrechnung über die Funktion »Aufgaben und Zeiten«. »Besonders wichtig war für uns die Funktion Versionsmanagement, sowie Freigabe- und Signaturprozesse, denn in diesen Bereichen ist eine traditionelle Windows-Umgebung wie jeder weiß wenig komfortabel«, betont Burkhalter. »Die interne Leistungsverrechnung realisieren wir über die Reporting-Funktion von Projectplace, die es uns ermöglicht, aus den Projektplänen XML-Reports zu generieren und diese in das Controlling-System zu übernehmen.« Aktuell arbeiten insgesamt 90 interne und ungefähr 60 externe Benutzer aus Beratungsfirmen, Lieferanten und sonstigen Dienstleistern permanent mit dem System. Vorteile aus dem Software-as-a-Service-Modell Projectplace wird dabei als Online-Dienstleistung über das Internet genutzt. Die Bereitstellung der Applikation erfolgt über einen Web-Browser. Sie ist damit weltweit und ortsunabhängig verfügbar und gewährleistet Programmfunktionalität rund um die Uhr. Nur aus diesem Grund war es Ruedi Burkhalter und seinem Team möglich, die Lösung innerhalb kürzester Zeit ohne Initialkosten, zusätzliche Systeme und Installationsaufwand einzuführen. Und selbst die in der Vergangenheit vorgebrachten Vorbehalte gegenüber SaaS-Lösungen wie etwa die Tatsache, dass Daten nach außen zum Dienstleister verlagert werden müssen, lässt Burkhalter nicht gelten: »Wir haben uns sehr wohl darüber Gedanken gemacht, was ein Einsatz von Projectplace in Bezug auf die Datensicherheit und Datenverfügbarkeit bedeutet. »Wir waren entschlossen, externen Mitarbeitern keinen Zugriff auf interne Systeme zu gewähren, also mussten wir die Daten nach außen verlagern, um einen allgemeinen Zugriff zu ermöglichen«, erklärt er. Etwas erleichtert wurde die Entscheidung dadurch, dass es sich bei den Daten nicht um unternehmenskritische Daten handelt. »Unsere Rezepturen würden wir sicher nicht ohne weiteres nach draußen geben«, gesteht Burkhalter augenzwinkernd zu. »Abgesehen davon sind wir voller Vertrauen, dass Projectplace alles dafür tun wird, um unsere Daten sicher und allzeit verfügbar zu verwalten. Immerhin ist das deren Kerngeschäft.« Bisher wurde das Vertrauen nicht enttäuscht. Ein Blick in die Zukunft: Weitere Einsatzbereiche im Visier Nach mehr als zwei Jahren intensiven Einsatz im täglichen Betrieb zieht Ruedi Burkhalter ein positives Fazit: »Projectplace ist eine sichere, hoch verfügbare Plattform, die den gesamten Bereich rund um die Abwicklung von Projekten und deren Dateiverwaltung abdeckt. Durch den größtenteils selbsterklärenden Aufbau und die Gestaltung der Funktionen ist eine Schulung neuer Mitarbeiter nur in wenigen Fällen notwendig.« Und deshalb wird auch bereits über eine Erweiterung des Einsatzes von Projectplace bei der Ospelt Gruppe nachgedacht. Die Überlegungen gehen dabei in die Richtung, den Online-Dienst auch außerhalb reiner IT-Projekte als Extranet-Plattform für interne und externe Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen. »Projectplace ist für unser Unternehmen und unsere Projekte eine enorm wichtige Plattform«, resümiert ein zufriedener Ruedi Burkhalter. Collaboration-Service: So klappt die Zusammenarbeit Das Beispiel der Ospelt-Gruppe spiegelt die Vorgehensweise in vielen Unternehmen wieder. »Niemand möchte für ein einziges, zeitlich begrenztes Projekt wie eine SAP-Einführung in eine traditionelle, im Unternehmen installierte Projektmanagementlösung investieren, sondern greift immer häufiger auf einen bereits verfügbaren Online-Dienst zurück. Allein schon der Faktor Zeit spricht gegen den Einsatz eines internen Systems. »Die IT-Abteilung bei Ospelt hätte es nicht geschafft, innerhalb von zwei Wochen ein eigenes Collaboration-System für die SAP-Einführung zu installieren und verfügbar zu machen«, bestätigt Mathias Malmgren. »Die Benutzerfreundlichkeit und ein Funktionsumfang, der alle Anforderungen der Projektmitglieder zufrieden stellend abdeckt, führen dann dazu, dass die Lösung auch für andere Projekte eingesetzt wird oder sich wie im Beispiel Ospelt als permanente Lösung etabliert.« Und auch für das bereits beschriebene Sicherheits-Parodoxon kann mit Unterstützung eines Online-Dienstleisters eine befriedigende Lösung gefunden werden, indem man eine der Regeln auflöst, in diesem Falle das Verlagern der Daten in das Rechenzentrum des Dienstleisters. So stellt Projectplace seinen Anwendern ein professionelles Rechenzentrum zur Verfügung und setzt dabei auf eine konsequente Sicherheitsstrategie: Bei jeder Transaktion erfolgt eine Berechtigungsprüfung, die gesamte Kommunikation erfolgt SSL-verschlüsselt. Parallel zu permanenten Daten-Backups werden alle Datenbanken in Echtzeit gespiegelt. Interne Prozesse und Funktionen erfolgen auf der Grundlage von ISO/IEC 27000. »Zu unserem Kerngeschäft gehört es, unseren Kunden eine nach modernsten Sicherheitsstandards gestaltete IT-Infrastruktur für die sichere Ablage ihrer Daten zu gewähren«, unterstreicht Mathias Malmgren. Für die Geschäftswelt des 21. Jahrhunderts gewappnet Um für die Anforderungen der modernen Geschäftswelt gerüstet zu sein, müssen Unternehmen verstärkt in Projekten arbeiten, die weit über die Unternehmensgrenzen hinausgehen. Nur so ist es möglich, sich auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren. Dazu ist es notwendig, eine leistungsfähige, benutzerfreundliche und flexible Collaboration-Lösung zur Hand zu haben, die für kleine Kurzzeit-Projekte mit wenigen Teilnehmern ebenso geeignet ist wie für Langzeitprojekte in einem großen Team. Software-as-a-Service Lösungen wie Projectplace bieten alle technischen und organisatorischen Voraussetzungen für eine solche Arbeitsumgebung. Werner Grohmann
Ruedi
Burkhalter. Leiter Organisation und Informatik bei der Herbert Ospelt Gruppe
Mathias
Malmgren, Projectplace
Projectplace
wird als Online-Dienstleistung über das Internet genutzt. Die Bereitstellung der
Applikation erfolgt über einen Web-Browser. |
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