20070304zb WebEx Web-Konferenzen Reisekosen senkenl

European Services von Amway in Puchheim bei München koordiniert seine virtuellen Teams mit einer Web-basierten Konferenz-Lösung. Dadurch hat das Direktvertriebsunternehmen mit einem umfassenden Sortiment, das von Ernährungs-, Wellness-, Schönheits- bis zu Haushaltsreinigungsprodukten reicht, seine Reisekosten um zehn Prozent reduziert und die Effizienz von Meetings drastisch gesteigert.

eute ist man ja international. Das versteht sich schon fast von selbst. Ein Kollege kommt aus Kanada, zwei aus Spanien und ein weiterer aus Großbritannien. Hinzu kommen die Mitarbeiter aus Polen und Deutschland. Bei ihrem Projekt geht es darum, wie sich alte Applikationen modernisieren und in eine SOA-Infrastruktur (Service Oriented Architecture) integrieren lassen. Obwohl das IT-Team tagtäglich zusammenarbeitet, treffen sich die Protagonisten meist nicht persönlich. Stattdessen kommunizieren sie Online mittels eines Web-basierten Konferenzsystems und arbeiten als virtuelles Team zusammen.

Mit der elektronischen Zusammenarbeit liegt Amway in Puchheim bei München voll im Trend: laut einer Studie der Akademie für Führungskräfte der Wirtschaft in Bad Harzburg arbeiten bereits jetzt fast 20 Prozent aller deutschen Manager dauerhaft in virtuellen Teams. Tendenz steigend. Bei European Services, der IT-Abteilung von Amway, einem der weltweit größten Direktvertriebsunternehmen im Bereich von Ernährung, Wellness, Schönheit und Haushalt, wurde der Einsatz von Webkonferenzen notwendig, weil die Kommunikation dringend verbessert werden musste. »Wir sind in nahezu allen europäischen Ländern aktiv«, erklärt Konrad Reuter, Area-Manager European Solution Center bei Amway. Eine ausgeklügelte Kommunikationsstrategie ist daher eminent wichtig, um die Amway-Teams optimal zu koordinieren.

Das ist allerdings nicht immer einfach gewesen: »Wir hatten extrem viele Flüge, weil unsere Mitarbeiter in ganz Europa von Meeting zu Meeting gereist sind«, erinnert sich Reuter. Entsprechend hoch war der Kostendruck. Aber nicht nur das: »Es lohnt nicht wegen eines vierstündigen Meetings irgendwo hinzufliegen, weil ein voller Arbeitstag für An- und Abreise verschwendet wird.« Daher war die dringendste Vorgabe: Reisekosten senken und die Arbeitszeiten optimieren. »Aus diesem Grund setzen wir verstärkt auf Webkonferenzen.«

Im Einsatz hat das Unternehmen die Webkonferenz-Lösung Webex Meeting Center, mit der Amway seine beiden bestehenden Kommunikationslösungen ergänzt hat: Video- und Telefonkonferenzen. »Je nach Bedarf, und vor allem, je nach dem welches Equipment vorhanden ist, setzen wir eine Web-, Video- oder Telefonkonferenz an«, beschreibt Reuter. Und da sind Webkonferenzen die flexibelste Lösung. Vor allem dann, wenn es um die Kommunikation mit externen Partnern und solche Meetings geht, bei denen Desktop-, Applikations- oder File-Sharing benötigt wird. »Wenn wir beispielsweise präsentieren, wie ein neuer Software-Prototyp aussieht und funktioniert, starten wir immer eine Online-Sitzung mit Webex«, unterstreicht Reuter. Denn auf diese Weise könne man beispielsweise einfach klären, wo er eventuell noch modifiziert werden muss.

Der Start eines Online-Meetings ist im Übrigen besonders einfach, wie Reuter betont: »Ich muss nichts auf dem PC installieren, ich melde mich einfach auf dem Startportal amway.webex.com an, klicke auf den entsprechenden Link und schon bin ich im Meeting und kann mit meinem Team gemeinsam an Dokumenten, Applikationen oder Präsentationen arbeiten.« Die Gespräche werden über das Telefon geführt. Bei vergleichbaren Lösungen sei das wesentlich komplizierter, da man immer zuerst Software installieren müsse, die zudem oft nicht zuverlässig funktioniere. Nicht so bei Webex: »Die Lösung installiert sich quasi von selbst und funktioniert immer.«

Jeden Monat finden bei den European Services von Amway bis zu 30 Online-Meetings statt. »Es kommt schon mal vor, dass die Sitzungen einen ganzen Tag dauern – mit Pausen selbstverständlich«, schmunzelt Reuter. Häufig nehmen zwei bis drei Kollegen an einer Sitzung teil. Es können aber auch mal mehr sein; dann wird das Geschehen am PC in einem Konferenzraum über einen Beamer an die Wand projiziert.

Der Einsatz von Webkonferenzen macht sich bei Amway bezahlt: »Mit Webex haben wir unsere Reisekosten um 10 Prozent gesenkt«, stellt Reuter zufrieden fest. Doch das ist nicht alles: »Die Koordination unserer virtuellen Teams ist deutlich einfacher und unsere Meetings sind viel effizienter geworden.« So könne man beispielsweise Software-Prototypen während eines SOA-Projekts direkt mit den Kollegen an verschiedenen Standorten teilen, gemeinsam anschauen und besprechen, ohne in den Flieger steigen zu müssen. Oder aber auch Verträge mit externen Partnern gemeinsam überarbeiten: »Ohne Webkonferenzen ein echtes Pingpong-Spiel«, sagt Reuter. Denn nach einer reinen Telefonkonferenz gehe es erstmal an den Arbeitsplatz, der Vertrag würde überarbeitet und dann per E-Mail unzählige Male hin und her geschickt werden. »Mit Webex wird ein Dokument in einer Sitzung fertig gemacht«, erklärt Reuter. »Man kommt einfach viel schneller zum Ziel.«

Im Prinzip sei eine Webex-Webkonferenz wie ein normales Meeting. »Es gehört zwar eine gewisse Kultur dazu, aber es funktioniert«, so Reuter. Dementsprechend hoch ist auch die Akzeptanz bei den 100 Mitarbeitern der European Services von Amway. »Sie haben die Vorteile schnell erkannt und nutzen Webex deshalb natürlich gerne«, erklärt Reuter. »Wir versuchen aber auch, das Tool zu promoten und anderen Amway-Abteilungen schmackhaft zu machen, da auch sie mit hohen Reisekosten kämpfen und die Arbeitseffizienz steigern können.« Die Chancen dafür sind nicht schlecht: »Webex ist kein komplexes Tool«, sagt Reuter. Es besteht kein großer Erklärungsbedarf, jeder hat relativ schnell raus, wie es funktioniert. »Selbst Mitarbeiter mit wenig technischem Know-how sind begeistert, wie einfach Webex ist«, lobt Reuter.

Allerdings können Webkonferenzen Dienstreisen und Business-Meetings von Angesicht zu Angesicht nicht komplett ersetzen, hebt Reuter hervor. »Bei Besprechungen, die mehrere Tage dauern, lohnen sich Webkonferenzen nicht.« Webkonferenzen seien aber gerade bei Meetings sinnvoll, die wenige Stunden dauern. »Es entfallen lange An- und Abreisen und da ist schon ein ganzer Arbeitstag gewonnen. Webex sei ein sehr guter Zusatz, weil es wirklich immens helfe. »Die Kosten für die monatliche Service-Gebühr haben wir schon längst drinnen, allein durch die Effizienzsteigerung unserer Meetings und die zehn Prozent Einsparungen der Reisekosten.«

Aufgrund der guten Erfahrungen wird derzeit auch überlegt, den Einsatz von Webkonferenzen auszuweiten. Möglich wären der Einsatz als Support-Tool im Amway-Call-Center und die Einbindung der selbstständigen Amway-Vertriebspartner.

Steckbrief Amway

Amway wurde 1959 gegründet und ist in über 50 Ländern vertreten. Amway-Produkte werden ausschließlich über selbstständige Berater vertrieben. Neben seinem Kernsortiment aus mehr als 450 Produkten wie Kosmetika, Körperpflege und Wellnessprodukte sowie Reinigungs- und Pflegemittel vertreibt das Unternehmen auch Artikel anderer namhafter Hersteller, darunter Haushaltsgeräte von Kenwood und Kärcher.

Die Amway GmbH in Puchheim bei München ist die deutsche Niederlassung der Amway Corporation und wurde 1975 gegründet. Mittlerweile arbeiten rund 226 Angestellte in der Verwaltungszentrale in Puchheim. 30 Jahre Amway in Deutschland sind geprägt von Erfolg durch stetes, solides Umsatzwachstum, innovative Qualitätsprodukte und optimalem Service für Amway-Vertriebspartner und Kunden.

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