20070506m Oxaion Projektmanagement mit ERP-Software optimieren
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Maschinen- und Anlagenbauer Eirich optimiert Projektmanagement mit ERP-Software Roter EDV-Faden für Fertigungsprojekte Ausschließlich Sondermaschinen stellt die Maschinenfabrik Gustav Eirich GmbH & Co. KG aus Hardheim bei Würzburg her. Eine Hauptanforderung bei der Suche nach einer neuen Unternehmenslösung war deshalb eine leistungsfähige Projektsoftware. Seit der Einführung der ERP-Komplettlösung oxaion stellt das integrierte PRM-Modul den Verantwortlichen alle relevanten Informationen zur Verfügung. Es unterstützt Eirich bei der Steuerung und Kontrolle sämtlicher Projektschritte und liefert die Grundlage für eine mitlaufende Kostenkalkulation.
und 250 Maschinen und Anlagen zur Aufbereitung von Rohstoffen fertigt Eirich jährlich, die Schwerpunkte liegen beim Mischen, Granulieren, Trocknen und Feinmahlen. Alle Maschinen und Komponenten werden individuell nach Kundenanforderungen konstruiert und hergestellt. Die frühere EDV des Maschinenbauers – bestehend aus einem ERP-System und zahlreichen Eigenentwicklungen – unterstützte das Management dieser Projekte allerdings nicht optimal. Eine Software für die Steuerung und Kontrolle der Projekte war nicht vorhanden. »In unserem alten System hat jeder in seinem Zuständigkeitsbereich für sich gearbeitet«, so Werner Kemkemer, EDV-Leiter bei Eirich. Es fehlte der durchgängige Informationsfluss, ein roter EDV-Faden, der sich durch das gesamte Projekt zieht. Viele Vorgänge, wie beispielsweise Teilebestellungen durch einen Auftragsabwickler, wurden mit Papierformularen ausgeführt. Die Kommunikation spielte sich vor allem per E-Mail ab. Strukturplan sorgt für übersichtliche Darstellung Eine Software für das Projektmanagement stand deshalb ganz oben auf dem Wunschzettel, als sich Eirich nach einer neuen Unternehmenslösung umschaute. Ziel war es, das alte ERP-System nebst Eigenentwicklungen abzulösen und durch eine integrierte Komplettlösung zu ersetzen – gemäß dem neuen Firmen-Leitbild: Rationalisierung durch Integration. Dabei sollte die neue Lösung auch Anforderungen erfüllen, die von der alten Software nicht abgedeckt wurden. Gesucht waren – neben dem Projektmanagement – vor allem ein ausgereiftes System zur Produktionsplanung und Steuerung (PPS) sowie eine moderne Buchhaltung mit Kostenrechnung und Controlling-Funktionen. Die Entscheidung fiel sehr schnell zugunsten von oxaion des gleichnamigen Ettlinger Software-Anbieters. »Die Funktionen haben uns ebenso überzeugt wie die benutzerfreundliche grafische Oberfläche«, begründet Werner Kemkemer die Wahl. »Außerdem wollten wir an unserer System-i-Plattform von IBM festhalten, da sie ein Garant für Verfügbarkeit ist.« Seit August 2005 arbeitet der Maschinen- und Anlagenbauer mit oxaion. Das integrierte PRM-Modul dient allen Projektbeteiligten als Informationssystem. Sie kontrollieren und steuern mit der Software sämtliche Schritte direkt an ihren PC-Arbeitsplätzen. Für eine übersichtliche Darstellung sorgen Projektkopf und Projektstrukturplan. Der Kopf enthält alle Übersichtsdaten zu einem Projekt, der Plan bildet die Projektstruktur mit Aufgaben und technischer Realisierung in Form eines hierarchischen Strukturbaums ab. »Heute verfügen wir über ein System, das alle projektrelevanten Informationen erfasst und auf Knopfdruck standortunabhängig bereitstellt. Wir müssen sie nicht mehr wie früher per E-Mail verteilen«, freut sich der EDV-Leiter. Integriertes System ermöglicht durchgängigen Informationsfluss »Der rote EDV-Faden zieht sich dabei vom Vertrieb bis zum After Sales Service durch«, sagt Stefan Bremer vom Technischen Vertrieb. Für Eirich als Planer im Anlagen- und Sondermaschinenbau ist zudem die integrierte Angebotsverfolgung wichtig. Der Vertrieb kann die Angebote übersichtlich verwalten und deren Status jederzeit transparent verfolgen. Von Vorteil auch: das Auftragsstücklistenarchiv. Sämtliche Bauteile, die zu einer Maschine gehören, sind dort archiviert. Die Daten gelangen größtenteils aus den Stammstücklisten und Fertigungsauftragsstücklisten ins Archiv. Für den Kundenservice von Eirich wichtig: Über das Archiv lässt sich der Teiletausch bei Reparaturen oder Umbauten nachvollziehbar dokumentieren: Schnell ist ermittelt, wann welche Bauteile ausgetauscht beziehungsweise ergänzt worden sind. Projekte eröffnet Eirich bereits in der Angebotsphase. Der Vertrieb legt ein Projekt in oxaion an, hält das Angebot fest, erfasst die Kundendaten und macht die Grobeinteilung für den Strukturbaum – beispielsweise durch Unterteilung in die Hauptgruppen »Maschine«, »Waage«, »Steuerung« und »Zuliefererteil«. Diese Daten werden im weiteren Verlauf des Projekts von den Beteiligten ergänzt. So knüpfen beispielsweise die Auftragsabwickler direkt an diese Vorarbeit an. Sie sorgen für die Weiterverzweigung des Strukturbaums um zusätzliche Ebenen, von den Hauptkomponenten (etwa Mischer oder Förderschnecken) bis zum Einzelteil. Hinter den Hauptkomponenten liegen die Stücklisten. Damit lassen sich sämtliche Teile bis hinunter zur einzelnen Schraube nachvollziehen. Ist die Maschine oder Anlage beim Kunden montiert, werden alle Projekte samt Auftragsstücklisten in ein Auftragsarchiv gespiegelt. Damit stehen dem Service von Eirich die Informationen aus dem PRM-Modul zur Verfügung, die er für die Nachbetreuung und das Ersatzteilgeschäft benötigt. Auch für einen durchgängigen Informationsfluss ist heute gesorgt. So kann ein Projektverantwortlicher beispielsweise Aufgaben direkt in oxaion anstoßen. Benötigt er ein Bestell- oder Eigenfertigungsteil geht der entsprechende Auftrag unmittelbar an den Einkauf oder die Arbeitsvorbereitung. Die Zeiten der Zettelwirtschaft sind damit passé. »Damit die Daten des PRM-Moduls immer auf dem aktuellen Stand sind, fließen Informationen aus anderen ERP-Modulen in Echtzeit ein. Hier zeigt das integrierte System seine ganze Stärke« erläutert Uwe Kutschenreiter, Vorstand der oxaion ag. Und Siegfried Englert vom Eirich-Auftragszentrum ergänzt: »So ist beispielsweise der Vertrieb immer im Bilde, ob Rechnungen geschrieben wurden oder Zahlungen eingegangen sind. Die Verantwortlichen wissen, ob sich Eigenfertigungen noch in der Arbeitsvorbereitung oder der Werkstatt befinden oder bereits zum Einbau bereit stehen – und zwar ohne von einem Ansprechpartner und dessen Anwesenheit abhängig zu sein.« Kosten durch ständige Plan-Ist-Vergleiche überwachen Die Möglichkeit der ständigen Kostenkontrolle nutzt Eirich im Moment noch nicht. Der Vertrieb erstellt auf Basis einer selbst aufgebauten Maschinen-Datenbank im PRM eine Vorkalkulation. Ist das Projekt abgeschlossen, sprich: die Maschine oder Anlage beim Kunden montiert, stellt oxaion ihr die tatsächlich angefallenen Kosten gegenüber. »Die mitlaufende Kostenkontrolle wird demnächst eingeführt«, kündigt Stefan Bremer an. Das oxaion-Projektmanagement ermöglicht hierbei durch ständige Plan-Ist-Vergleiche eine Überwachung der Kosten und meldet automatisch, wenn ein Budget überschritten wird. Per Drill-Down entlang des Strukturbaums lässt sich feststellen, in welcher Projektposition die Überschreitung verursacht wurde. »Das oxaion-Projektmanagement beschleunigt und optimiert unsere Projektabwicklung erheblich«, so das Fazit von EDV-Chef Kemkemer. Der EDV-Leiter möchte das Potenzial der Software aber noch weiter ausschöpfen. Um das große Ziel für die Zukunft – höhere Kundenbindung im Servicegeschäft – zu erreichen, denkt er über den Einsatz des in oxaion integrierten Geschäftsbeziehungs-Managements (IRM) nach. Konkret geplant sind Aktivitäten in Sachen E-Business. »Wir möchten die Möglichkeiten nutzen, die die moderne Architektur von oxaion hier bietet«, sagt Werner Kemkemer. Dann sollen dem Service, Schwester-Firmen und Kunden Informationen im Internet zur Verfügung gestellt werden. Im Browser lassen sich dann etwa Preise und Verfügbarkeiten von Teilen einsehen oder ihre Bestellungen online nachverfolgen.
Der Anwender Die Maschinenfabrik Gustav Eirich mit Sitz in Hardheim wurde 1863 als Mühlenwerkstatt gegründet. Eirich entwickelt, produziert und liefert Maschinen und Anlagen zur Materialaufbereitung in die unterschiedlichsten Branchen. Zu den wesentlichen Produktbereichen gehören: Baustoffe, Technische Chemie, Keramik, Gießerei, Metallurgie und Umwelttechnik. Die Schwerpunkte liegen beim Mischen, Granulieren, Trocknen und Feinmahlen, sowohl für kontinuierliche als auch chargenweise Prozesse, die unter Normaldruck oder unter Vakuum ablaufen können.
Die Lösung Das oxaion Projektmanagement ist nahtlos in die gleichnamige ERP-Lösung integriert: Rechnungswesen, Kostenrechnung, Vertrieb, Materialwirtschaft und Fertigungssteuerung sind exakt darauf abgestimmt. Projekte lassen sich schnell und komfortabel planen und budgetieren. Die Übersichtsdaten werden in einem allgemeinen Projektkopf festgehalten. Darin können Projektverantwortliche Start- und Endtermin festlegen sowie Kosten und Ressourcen einplanen. Vorschlagswerte für Lagerort, Lieferanschrift oder Lieferkonditionen sind hinterlegt. Für technische Spezifikationen und die Aufgabenverteilung sind bis zu fünf Ebenen vorgesehen. Damit kann man jedes Projekt detailliert gliedern – von der Baugruppe über die dazugehörigen Artikel bis zu den Stücklisten. Alle Projektschritte sind übersichtlich in einem Strukturbaum dargestellt. Während des Projekts kontrolliert die Software laufend den Materialbedarf, die Koordination der Fertigung und der externen Beschaffung, die Kosten und den Zeitplan. Alle Daten werden durch die entsprechenden Informationen aus anderen ERP-Modulen stets auf aktuellem Stand gehalten. So ist der Projektverantwortliche in der Lage, Engpässe frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden. Bei Terminkonflikten oder Kostenüberschreitungen kann er angemessen reagieren. Im Konfliktfall dient die Software als Feuermelder: Sie benachrichtigt selbstständig und automatisch den Projektverantwortlichen – via E-Mail oder SMS an sein Handy.
Haben bei der oxaion-Einführung tatkräftig mitgewirkt (v.l.n.r.): Siegfried Englert vom Eirich-Auftragszentrum, Stefan Bremer vom Technischen Vertrieb, Rita Fuhrmann, Anwender-/Systembetreuung oxaion ag, und EDV-Leiter Werner Kemkemer.
»Das oxaion-Projektmanagment beschleunigt und optimiert unsere Projektabwicklung erheblich.« Werner Kemkemer, EDV-Leiter von Eirich
Nutzt das oxaion-Projektmanagement bereits in der Angebotsphase: Stefan Bremer, Technischer Vertrieb von Eirich
»Die Zeiten der Zettelwirtschaft in der Projektabwicklung sind passé.« Siegfried Englert vom Eirich-Auftragszentrum
Rund 250 Maschinen und Anlagen zur Aufbereitung von Rohstoffen fertigt Eirich jährlich, die Schwerpunkte liegen beim Mischen, Granulieren, trocknen und Feinmalhlen.
Bekannt ist Eirich insbesondere durch Anlagen zur Aufbereitung von betonitgebundenen Gießereiformsanden, Batteriemassen, keramischen Massen, Beton, Trockenmörtel, Putz und Kalksandstein.
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