Schwäbisch Hall verbindet seine Landesdirektionen über Multipoint-Videokonferenz-Lösungen

Konferenzlösung für »Schlaue Füchse«

Mit 6,6 Millionen Kunden ist Schwäbisch Hall die kundenstärkste deutsche Bausparkasse. Der Finanzkonzern beschäftigt alleine in Deutschland über 7.200 Mitarbeiter, die 2006 mehr als 890.000 Verträge abgeschlossen haben. Ein Unternehmen dieser Größenordnung ist auf zwei Erfolgsfaktoren ganz besonders angewiesen: die fortlaufende Optimierung seiner Geschäftsprozesse und die Erfassung von Einsparpotenzialen. Von diesen beiden Maximen bleiben auch die Kommunikationsstrukturen einer Organisation nicht unberührt. Deshalb entscheiden sich immer mehr Unternehmen für effiziente Videokonferenz-Systeme, um Entscheidungsabläufe zu beschleunigen, Reisekosten zu sparen, Personalressourcen zu schonen und Umweltbelastungen zu reduzieren. Die Schwäbisch Hall nutzt die Videokonferenz-Infrastrukturen von Codian zum schnellen und unkomplizierten Austausch zwischen ihren fünf Landesdirektionen und Kreditwerk, der gemeinsamen IT- und Processing-Zentrale von Schwäbisch Hall und der Deutschen Genossenschafts-Hypothekenbank (DG HYP).

anken und Finanzdienstleister stehen unter erheblichem Druck: Die Globalisierung der Märkte, ständig neue Wettbewerber, steigende rechtliche Anforderungen und nicht zuletzt die rasante Entwicklung der Informations- und Kommunikationstechnologien lassen keinen Stillstand zu und fordern permanente Weiterentwicklung. Dabei sind es gerade die technischen Möglichkeiten, die großen Kreditinstituten wie der Schwäbisch Hall Bausparkasse zu klaren Wettbewerbsvorteilen verhelfen können. Denn adäquate Anwendungen verschlanken die Geschäftsprozesse und sorgen für Effizienzsteigerungen in sämtlichen Bereichen eines Unternehmens. Um das große Potenzial innovativer Technologien sinnvoll und an richtiger Stelle einzusetzen, haben Schwäbisch Hall und die Deutsche Genossenschafts-Hypothekenbank auf Synergie gesetzt: Unter Zusammenlegung ihrer IT- und Processing-Kompetenzen entstand die Kreditwerk Hypotheken-Management GmbH. Als größte deutsche Kreditfabrik zeichnet Kreditwerk für die automatisierte Bearbeitung von Krediten verantwortlich und bietet seinen Kunden Beratungs- und Outsourcing-Dienstleistungen rund um die Themen Processing, Know-how, Hardware und Software. Mitte 2005 entschied Schwäbisch Hall gemeinsam mit Kreditwerk, eine neue Infrastruktur für ihre Videokonferenz-Umgebung zu implementieren.

Entscheidung für die Videokonferenz-Infrastruktur von Codian

Bei der Schwäbisch Hall war man sich von Beginn an einig: Ein modernes, hochauflösendes Videokonferenz-System würde einen positiven Einfluss auf die Art und Weise ihrer Geschäftsabwicklung haben und neue Wege für eine effektive Kommunikation und Entscheidungsfindung eröffnen. Denn Videokonferenzen sind mehr als je zuvor ein extrem leistungsfähiges Werkzeug, durch dessen Einsatz beispielsweise Dienstreisen eingespart, damit einhergehend auch ein positiver Beitrag zum Umweltschutz geleistet wird, und Personalressourcen effizienter eingesetzt werden können. Besonders für Unternehmen mit verteilten Standorten wie der Schwäbisch Hall lohnt sich der Einsatz von Videokonferenzen, um wertvolle Ressourcen und Zeit zu sparen sowie die Produktivität zu erhöhen. So beschleunigen der Austausch von Dokumenten und die Nutzung von Anwendungen in Echtzeit die Entscheidungsfindung, da weniger Überarbeitungszyklen bei einem Projekt anfallen. »Nach einer ausführlichen Marktsichtung und verschiedenen Tests haben wir uns schließlich für die Infrastruktur-Systeme von Codian entschieden«, erklärt Matthias Kraft, der als Referent für Videokonferenztechnik für Kreditwerk tätig ist. »Die gesamte Entscheidung verlief in enger Kooperation mit Schwäbisch Hall: Die Anschaffung hat die Bausparkasse übernommen, dafür liegt die Hardware bei uns, wo sie auch betreut und gewartet wird.« Als ausschlaggebende Argumente für die Implementierung von Codians Produkten gibt Kraft die hohe Bedienfreundlichkeit und Zuverlässigkeit der Videokonferenz-Infrastruktur-Lösung an. Diese Stärken waren schließlich auch der überzeugende Grund, warum sich Schwäbisch Hall und Kreditwerk bereits während der achtwöchigen Testphase im Herbst 2005 für Codian entschieden haben.

Test im Integrationsfeld

Herzstück der Videokonferenz-Infrastruktur von Codian ist eine Kontrolleinheit, die sogenannte Multipoint Control Unit (MCU), in der sämtliche Signale der Konferenz-Endgeräte zusammenlaufen und wieder verteilt werden. Die MCUs von Codian ermöglichen Mehrpunktkonferenzen und übernehmen die Organisation von multimedialen Datenströmen. Mithilfe eines Gateways können sowohl Nutzer, die über IP kommunizieren, als auch die Anwender von ISDN-Endgeräten gemeinsam an Videokonferenzen teilnehmen. Und damit besteht auch ohne Computer die Möglichkeit, sich per Telefon in eine Konferenz einzuwählen. Zum Test der MCU haben die Videokonferenzspezialisten von Kreditwerk jedoch zunächst eine derartige Umgebung im kleinen Rahmen nachgebaut und den Funktionsumfang der Kontrolleinheit im isolierten Integrationsfeld getestet. Ein Großteil dieser Tests war IT-technisch ausgelegt, aber auch Anwender kamen bereits in dieser Phase zum Zuge. Dabei stellte sich insbesondere die Handhabung und der Bedienkomfort als ein echtes Plus heraus – und das sowohl für Endnutzer als auch für die Administratoren. »Die MCU von Codian erwies sich schon im Test als äußerst zuverlässig und extrem gut zu bedienen. Im Gegensatz zu den Lösungen zahlreicher Wettbewerber ist die Prozessorstruktur der MCU von Codian so leistungsstark, dass wir nicht erst manuelle Performance-Tests durchlaufen müssen, bevor wir Änderungen oder Erweiterungen am Videokonferenz-System vornehmen können. Codians MCUs decken einfach jede Leistungsanforderung zuverlässig ab«, so Kraft. Gerade für die Administratoren sieht er deutliche Arbeitserleichterungen: »Das System führt ein echtes Transcoding zwischen unterschiedlichen Bandbreiten und Codecs durch, ohne dass der Nutzer sich darum kümmern muss. Auch das nimmt unseren Mitarbeitern eine Menge Arbeit ab.« Nachdem der Test der Infrastruktur-Lösung von Codian so erfolgreich verlaufen war, bekam die neue Videokonferenz-Lösung schließlich im November 2005 den Startschuss zum Go-live.

Guter Draht zu den Landesdirektionen

Dank der schnellen Entscheidung für eine effiziente Multipoint-Konferenz-Lösung konnte innerhalb von acht Wochen eine Mehrpunkt-Verbindung zwischen der Schwäbisch Hall Bausparkasse und ihren fünf Landesdirektionen aufgebaut werden. Die interne Kommunikation der Schwäbisch Hall Teams und die Projektbesprechungen, die die Dienstleistungstochter Kreditwerk mit einzelnen Standorten führen muss, können nun mit einem deutlich höheren Maß an Flexibilität abgewickelt werden. Bei einfachen Abstimmungen nutzen sowohl Führungskräfte, Projektmitarbeiter als auch die einzelnen Mitglieder der Teams inzwischen ganz einfach die Audiokonferenz-Funktionen der Multipoint-Anlage. Und das schont nicht nur Zeit und Nerven der Mitarbeiter, sondern auch den Geldbeutel. Denn die Zahl der Reisen zu Meetings und Arbeitsbesprechungen konnte deutlich heruntergeschraubt werden. Wie Matthias Kraft beschreibt, sorgen die Videokonferenz-Lösungen von Codian auch in Sachen Handhabung für Erleichterung: »Das System ist weitgehend selbsterklärend. In den seltenen Fällen, in denen wir Unterstützung gebraucht haben, stand uns Codian mit Rat und Tat zur Seite.« Aufgrund der positiven Resonanz seitens der Anwender haben Schwäbisch Hall und Kreditwerk bereits den Ausbau ihrer Konferenz-Umgebung in Angriff genommen: Eine Erweiterung auf eine 24-Port-Lösung und 60 Kanäle am Gateway der MCU sind bereits in Bestellung.

Hohe Kompatibilität sorgt für Zukunftssicherheit

»Der Einsatz der Codian MCU ist für unser Unternehmen schon deshalb sehr attraktiv und lohnenswert, da wir jetzt die unterschiedlichen Videokonferenz-Anlagen verschiedener Hersteller an unseren einzelnen Firmenstandorten unter einen Hut bringen können«, konstatiert Thorsten Hankele, Teamleiter Groupware- & IT-Security-Services bei Kreditwerk. Der große Vorteil der MCU von Codian: Sie ist dank der Berücksichtigung der ITU-Richtlinien und proprietärer Standards mit sämtlichen Systemen kompatibel. Ein weiterer Pluspunkt dieser ausgereiften Videokonferenz-Infrastruktur-Lösungen ist ihre Zukunftssicherheit: »Wir passen unsere Software in den MCUs permanent dem aktuellen Stand der auf dem Markt verfügbaren Produkte und Endgeräte an«, erklärt Dirk Heldner, Country Manager DACH bei Codian. »Damit garantieren wir unseren Kunden, dass ihre Videokonferenz-Infrastruktur auch übermorgen noch voll einsetzbar ist und mit den aktuellsten Endgeräten und Anlagen kommunizieren kann.« Ein weiterer Bonus, der von Anfang an für die Lösung von Codian sprach, ist ihre Backup-Funktion. Diese konnte mittels eines von den Kreditwerk-Mitarbeitern selbst entwickelten Software-Moduls so konfiguriert werden, dass das Videokonferenz-System in dringenden Fällen sogar über das Handy von zuhause aus angesteuert werden kann. »Diese Modifizierung haben wir mit wenig Aufwand selbst geschrieben. Damit andere Codian-Anwender das Rad nicht neu erfinden müssen, stellen wir ihnen das Software-Modul gerne zur Verfügung«, bietet Matthias Kraft von Kreditwerk an.

Zufriedenheit auf ganzer Linie

Schwäbisch Hall konnte bereits ein Jahr nach Implementierung der neuen Videokonferenz-Infrastruktur ihre Amortisierung verzeichnen. Die Gründe leuchten ein: Eine höhere Verfügbarkeit der Services, Back-up-Funktionen für die Videokonferenzen, Kosteneinsparungen durch den Wegfall extern vergebener Konferenzen und eine Reduzierung der Reisekosten entlasten den Haushalt der Bausparkasse. Kraft ergänzt abschließend: »Seit wir die Lösungen von Codian einsetzen, ist der Betreuungsaufwand für Multipunkt-Konferenzen deutlich gesunken. Außerdem verzeichnen wir so gut wie keine Ausfälle mehr. Die Begeisterung bei unseren Anwendern über die Funktionalität und die gute Bildqualität sorgt für gute Akzeptanz und treibt das Thema Videokonferenz im ganzen Unternehmen weiter voran.«

Kirsten Pade

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Entscheidung für die Videokonferenz-Infrastruktur von Codian

Test im Integrationsfeld

Zufriedenheit auf ganzer Linie

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