EPM (Enterprise Projekt- und Portfolio-Management)-Tool bei Giesecke & Devrient

Die Forschungs- und Entwicklungsabteilung des Technologie-Konzerns Giesecke & Devrient entwickelt die digitale Zukunft des Geldes. Damit die Entwicklungsprojekte künftig noch schneller und effizienter ablaufen, hat Giesecke & Devrient ein EPM (Enterprise Projekt- und Portfolio-Management)-Tool implementiert. Künftig erleichtern leistungsfähige Werkzeuge Projektleitern und Entwicklern die täglichen Beauftragungs- und Abwicklungsvorgänge. Einheitliche, zeitnahe Reports verschaffen dem Management eine weiter verbesserte Transparenz über den Status aller Entwicklungsvorhaben.

ür Giesecke & Devrient (G&D) ist Geld ein gutes Geschäft. 1852 in Leipzig gegründet, begann das Unternehmen zunächst mit dem Druck von Wertpapieren und ist heute spezialisiert auf die Herstellung und Bearbeitung von Banknoten. Der Chipkartenbereich mit Systemlösungen für elektronischen Zahlungsverkehr, Telekommunikation, Identifizierung, Gesundheit, Transport und IT-Sicherheit bildet das zweite Standbein des Konzerns. Derzeit beliefert G&D die Notenbanken von rund 60 Staaten mit frisch gedrucktem Geld. Insgesamt zählen 120 Zentralbanken in 130 Ländern zu den Kunden der Unternehmensgruppe.

Der Geschäftsbereich »Cards and Services« entwickelt Zahlungsverkehrslösungen für die Zukunft – Debit- und Kreditkartentechnologien, die elektronische Geldbörse oder Lösungen für sicheres Internetbanking. Mit großem Erfolg: In nur sechs Jahren sind über 100 Millionen Bankkarten mit einer von G&D entwickelten Smartcard-Software ausgegeben worden. G&D ist anerkannter Partner aller großen internationalen Zahlungsverkehrsorganisationen. Als Technologieführer bei Smart Cards und Weltmarktführer bei Banknotenbearbeitungssystemen legt Giesecke & Devrient großen Wert auf Forschung und Entwicklung. Nahezu 600 der insgesamt etwa 7.500 Mitarbeiter arbeiten an neuen Produkten und Lösungen rund um das Geld und den digitalen Zahlungsverkehr.

Das stellt hohe Anforderungen an die Verantwortlichen: »Unsere Forschungs- und Entwicklungsabteilung muss effizient alle Ressourcen für die schnelle Entwicklung sehr komplexer, digitaler Produkte unter höchsten Sicherheitsbedingungen bereitstellen«, erklärt Ulrich Kolzenburg, Leiter Projektmanagement Center im Hause G&D. Dabei müssen die Manager jederzeit Zugriff auf aktuelle Kennzahlen, Situationsanalysen, Datensammlungen und Projektstände haben.

Um den Anforderungen nach immer kürzeren Entwicklungszyklen für Produkte im Zahlungsverkehr zu entsprechen, hatte das Projektmanagement bei G&D bisher verschiedenste Tools im Einsatz: LN, MS Project, SAP PS/CATS, OPM, Excel und File Server. Damit waren die Projektdaten in der Tool-Landschaft verteilt – ein Umstand, der schon sehr früh als nicht optimal erkannt wurde. »Auch bei der Integration der internationalen Standorte in die Infrastruktur sahen wir einen Verbesserungsbedarf«, sagt Constantin Hupka, Projektmanager im Project Office bei G&D.

Die G&D-Verantwortlichen beschlossen daher, diese Situation grundlegend zu ändern. Auf Basis der Anforderungen und Zielsetzungen von G&D wurden verschiedene Softwaresysteme evaluiert. Unter anderen auch, gemeinsam mit Contec-X, das EPM-System Clarity von CA. Das Beratungsteam der Contec-X GmbH wurde damit betraut, Vorschläge für die Realisierung einer Lösung auf Basis von Clarity als einheitliche Plattform für die mehr als 300 Nutzer zu machen. Dabei sollte im Bereich Forschung und Entwicklung auch das Zeiterfassungssystem CATS ersetzt werden, um laufende Kosten zu reduzieren. »Die wichtigsten Ziele der Aufgabenstellung«, so Constantin Hupka, »waren ein zeitnahes, aussagekräftiges Berichtswesen für das Controlling, die Anbindung an das finanzdatenführende SAP-System sowie die Bereitstellung einer einheitlichen Projektmanagement-Umgebung mit vollständiger Integration von Microsoft Project.«

Ausschlaggebend für die Beauftragung war die langjährige Erfahrung von Contec-X, die neben der reinen Software-Implementierung auch Beratung von projektorientierten Unternehmen in puncto Organisationsoptimierung anbietet. Das Unternehmen konnte G&D damit eine umfassende Lösung aus einer Hand liefern.

Der Zeitrahmen war dabei knapp bemessen: Nur rund fünf Monate standen den Beratern von der ersten Analyse bis zum geplanten Rollout des neuen Systems zur Verfügung. Die neue Lösung sollte dabei so wenig komplex wie möglich sein, sich aber auch mit neuen Funktionen nachträglich und stufenweise für andere Unternehmensbereiche erweitern lassen.

Um schnell einen konkreten Nutzen zu generieren, hatte man bei G&D ein zweistufiges Vorgehen gewählt. Die Pilotphase half, erste Erfahrungen zu sammeln und die späteren Nutzer zu schulen. In der zweiten Stufe, Anfang 2006, sollten diese Erfahrungen dann schrittweise in die Optimierung und das Customizing des Systems eingehen. Auch die Qualitätsziele waren von den Verantwortlichen bei G&D vorab klar definiert: Sie forderten eine hohe Stabilität des Systems und nachvollziehbare, einfache Benutzbarkeit für die User sowie die Konsistenz der Daten zwischen dem neuen System und SAP.

Trotz des engen Zeitrahmens starteten die Berater und das Projektteam von Giesecke & Devrient nicht sofort mit einer Software-Implementierung – sie beschäftigten sich zunächst sehr intensiv mit dem Datenfluss und den Prozessen im Unternehmen. Mit diesen Ergebnissen erarbeitete Contec-X eine Lösung auf Basis von Clarity, der Anwendung für das Enterprise Projekt- und Portfolio-Management von CA. »Contec-X hat uns bei der Implementierung des Produktes sowie im Portfolio- und Projektmanagement umfangreich beraten«, urteilt Ulrich Kolzenburg. »Dabei haben sie flexibel auf unsere Anforderungen reagiert und sie zeitnah umgesetzt.«

»Die sehr flexible Lösung verfügt über Funktionen für Portfolio-Planung, Anforderungs- und Projektmanagement, Ressourcenplanung sowie Zeit- und Kostenmanagement. Es ist die marktführende Lösung für das EPM«, so Contec-X-Geschäftsführer Bruno Müller. Eine Einschätzung, die auch das renommierte US-Marktforschungsunternehmen Forrester Research und die Universität Osnabrück in aktuellen Studien teilen.

Giesecke & Devrient ist nach umfassenden Tests zu einem ähnlichen Urteil gekommen. »Clarity hat funktional am überzeugendsten in unseren Tests abgeschnitten. Das gilt zuerst für unsere derzeitigen Anforderungen – aber auch für künftige Schnittstellen und Nutzungsszenarien, wie der Integration verschiedener QS-Dokumente und -Abläufe, scheint das System gut vorbereitet«, erklärt Constantin Hupka. Bei G&D war der Einführung eine achtmonatige, strenge Produkt-Evaluierung vorausgegangen. Über 30 Systeme und Anbieter standen im Vergleich, bis die Entscheidung gefallen war. Ausgezeichnete Hilfestellung bei der Evaluierung leistete dabei ein spezieller Service der Contec-X: Im unternehmenseigenen Solution Center konnte eine »Clarity-on-demand«-Lösung genutzt werden. So war es den G&D-Verantwortlichen möglich, die Applikation sehr schnell, kosteneffizient, sicher und unter praxisnahen Bedingungen zu testen.

Fünf Projektblöcke bis zum Startschuss

Die Pilotphase zur Einführung von Clarity war schließlich in insgesamt fünf Blöcke unterteilt: Nach der Projekt- und Ressourcenplanung entwickelten die IT- und Fachverantwortlichen in der Analyse- und Designphase gemeinsam mit den Contec-X-Beratern die Detailkonzepte, beispielsweise zu Berechtigungen, Systemarchitektur, Prozessen, Integration und Schulungen. Eine wichtige Rolle spielten auch die Systemtechnik, die Daten- und Ausfallsicherheit. Im nächsten Schritt folgten Konfiguration, Datenübernahme und Systemtest. Zu guter Letzt standen dann die Schulungen der Anwender und die Produktivsetzung der Lösung auf dem Plan.

Eine wichtige Anforderung war zu erfüllen: Der sichere und rückverfolgbare Datenabgleich mit dem SAP-System musste zeitnah und ausfallsicher gewährleistet sein.

Im Live-Betrieb sorgt das System nun für eine verbesserte Transparenz, einen deutlich schnelleren Projektablauf – und es hilft, Kosten zu sparen. Zeitnah werden die Daten zwischen SAP und Clarity ausgetauscht, um ihre notwendige Aktualität garantieren zu können. Aufgrund der positiven Zwischenbilanz ist die Einführung von Clarity in anderen projektorientierten Abteilungen in Planung.

Über Giesecke & Devrient

Giesecke & Devrient (G&D) ist Technologieführer bei Smart Cards und Anbieter chipkartenbasierter Lösungen für die Bereiche Telekommunikation, elektronischer Zahlungsverkehr, Gesundheit, Identifizierung, Transport sowie IT-Sicherheit (Public-Key-Infrastruktur).

G&D ist zudem führend in der Herstellung von Banknoten und Sicherheitsdokumenten sowie in der Banknotenbearbeitung. Die G&D Gruppe mit Sitz in München hat Tochterunternehmen und Joint Ventures in der ganzen Welt. Im Geschäftsjahr 2005 beschäftigte das Unternehmen mehr als 7.500 Mitarbeiter und erwirtschaftete einen Umsatz von 1,24 Milliarden Euro.

Fünf Projektblöcke bis zum Startschuss

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