20070506q LeBihan SBB Cargo Projektportfoliomanagement
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Die SBB Cargo plant mit High-End-Projektportfoliomanagement-System all ihre IT-ProjekteTransparenz schafft KostenbewusstseinZentrale Aufgaben im Bereich Güterverkehr Informatik und Projekt-Management sind die Sicherstellung des IT-Betriebs bei der SBB Cargo, die Einführung neuer Lösungen und die Implementierung neuer Software-Releases. Ein High-End-Projektportfoliomanagement-System sorgt für eine verbesserte Transparenz aller Projekte.
ie SBB Cargo, die
Güterverkehrstochter der Schweizerischen Bundesbahnen, ist die Nummer 1 im
Schweizer Schienengüterverkehr. Die Logistik-Dienstleistungen der SBB Cargo sind
für große Teile der Schweizer Wirtschaft unverzichtbar. Im Jahr 2005 bewältigte
die SBB Cargo mit ihren 4.800 Mitarbeitern eine Verkehrsleistung von 11,5
Milliarden Kilometern und transportierte 56 Millionen Nettotonnen an Gütern,
sowohl im schweizerischen Binnenverkehr als auch im alpenquerenden Verkehr auf
der europäischen Nord-Süd-Achse durch die Schweiz. Gut zwei Drittel des
Güterverkehrs über die Schweizer Alpen findet auf der Schiene statt – ein
europäischer Spitzenwert. Der Hauptsitz der SBB Cargo befindet sich in Basel.
Dort ist auch das Team von G-IPM der SBB Cargo. G-IPM steht für Güterverkehr
Informatik und Projekt-Management – hier wird der Großteil aller Projekte der
SBB Cargo geplant und überwacht, was nicht zuletzt sämtliche IT-relevanten
Projekte einschließt. Seit 2005 setzt die SBB Cargo zu diesem Zweck auf das
High-End-Projektportfoliomanagement-System OPX2. Hersteller von OPX2 ist das
französische Softwarehaus Planisware. Angepasst und bei der SBB Cargo
implementiert wurde OPX2 vom Projektmanagementspezialisten Le Bihan Consulting
aus dem deutschen Taunusstein, dem Vertriebspartner für OPX2 in Transparenz der Projekte »Der entscheidende Vorteil unseres neuen OPX2-Systems ist die enorm verbesserte Transparenz unserer Projekte«, erklärt Thomas Scholian, verantwortlich für Projektmanagement-Methodik bei der SBB Cargo, Leiter des Projekt-Controlling bei G-IPM und zugleich Projektleiter für die OPX2 Einführung. »Heute haben wir dank OPX2 eine deutlich verbesserte Übersicht über die Kostenentwicklung. Jeder Projektmanager hat bei uns Leserechte für alle Projekte. Das sorgt für eine hohe Transparenz.« Zentrale Aufgaben im Bereich G-IPM sind die Sicherstellung des IT-Betriebs bei der SBB Cargo, die Einführung neuer Lösungen und die Implementierung neuer Software-Releases. Oft greift man bei der SBB Cargo auf externe Lieferanten und externe Entwickler zurück, was die Notwendigkeit noch vergrößert, Kosten und Termine der diversen Projekte zu planen und zu kontrollieren. Ohne ein übergreifendes Projektportfoliomanagement-System war das nicht mehr zu leisten. Die zuvor eingesetzten Planungsinstrumente waren deutlich an ihre Grenzen gestoßen. Bei der Suche nach einer geeigneten Lösung fiel die Wahl der SBB Cargo auf OPX2. Die endgültige Entscheidung für das System traf man im Anschluss an eine Testphase, bei der die Software gemäß den für die SBB Cargo geltenden gesetzlichen Vorgaben genauestens evaluiert wurde. »Was nach der Testinstallation für Le Bihan und OPX2 sprach, war zum einen die Beratungskompetenz von Le Bihan schon in der Testphase«, berichtet Thomas Scholian. »Zudem überzeugte uns OPX2 durch die Flexibilität, mit der sich die Software an unsere spezifischen Anforderungen anpassen lässt. OPX2 ist ein modernes Konzept aus einem Guss.«
OPX2 ist ein High-End-System für die Ansprüche großer Unternehmen und Organisationen und sorgt für die Integration von Einzel- und Multiprojektmanagement. Die offene und flexibel anpassbare Struktur der Software erlaubt es, die Projekt- und die Unternehmensorganisation in Gestalt einer detaillierten Matrixorganisation miteinander zu verbinden, dabei alle Unternehmensregeln genau abzubilden und das Multiprojektmanagement zur unternehmensweiten Kapazitätsplanung einzusetzen. Jede Installation von OPX2 ist unternehmensindividuell. In jedem Unternehmen hat eine OPX2-Implementierung etwas unterschiedliche Schwerpunkte und entspricht damit der spezifischen Organisationsstruktur und den unternehmensindividuellen Geschäftsprozessen. Erstaunlich einfaches Tool Im April 2005 begannen die Spezialisten von Le Bihan mit der Anpassung und Implementierung von OPX2, und schon im August 2005 konnte man bei der SBB Cargo beginnen, mit dem System produktiv zu arbeiten. »Das war eine wirklich schnelle Einführung«, stellt Thomas Scholian fest. »Mehr als die Hälfte aller Projekte bei der SBB Cargo sind IT-Projekte, die der Bereich G-IPM abwickelt«, fährt Scholian fort. »Zirka 50 Planer und Projektleiter arbeiten bei uns mit dem System, 40 davon sind Produktmanager und Projektleiter aus G-IPM. Die Zahl der Rückmelder, die ihre Zeitaufwände in das System zurückmelden, beträgt rund 150.« Die große Mehrzahl dieser Rückmelder sind Mitarbeiter von SBB Cargo, aber auch einige externe Dienstleister gehören dazu, die vor Ort bei der SBB Cargo in Basel arbeiten. Zur Rückmeldung dient im OPX2 System das Modul TimeCard. »Ein erstaunlich einfaches Tool«, findet Thomas Scholian. Das TimeCard-Tool für die Rückmelder ist webbasiert und läuft auf einem eigenen Server, der wie alle Applikationen von Cargo extern gehostet wird – genauso wie die zentrale Oracle-Datenbank des OPX2 Systems. Auf den OPX2 Intranetserver greifen Projektleiter und Controller der SBB Cargo ebenfalls per Browser zu. Neue Anwender auf OPX2 zu schulen ist etwas, das man bei der SBB Cargo in Eigenregie tut. Die Le Bihan Spezialisten haben dazu anfangs nur zwei Multiplikatoren schulen müssen: Thomas Scholian und einen seiner Kollegen aus dem Bereich G-IPM. Auch den First Level Support erledigt die Abteilung G-IPM inhouse. Reports werden bei der SBB Cargo in Ampelform dargestellt und geben Aufschluss über die Budget- und Termintreue sämtlicher Projekte. Für die Portfoliomanagement-Darstellung nutzt die SBB Cargo ein Bubble-Chart, und neben grafischen sind auch tabellarische Auswertungen möglich. Dabei sind die Portfolios frei definierbar. »Eine Neuerung, die die OPX2 Einführung für alle mit sich brachte, ist es, dass die Planungen bei Projektbeginn vollständig im System erfasst sein müssen, damit rückgemeldet werden kann«, berichtet Thomas Scholian, »auch das ist ein Vorteil.« Zwei Systemwelten »Für das Projektmanagement gibt es bei uns zwei Systemwelten«, erklärt Scholian. »Die eine ist unser ERP-System: SAP. Die andere ist OPX2. Wir benutzen OPX2 für die Feinplanung, während in SAP die Projektdaten lediglich auf einer aggregierten Ebene gepflegt werden. Ein zeitnahes Controlling ist mit SAP derzeit fast nicht möglich. In SAP liegen die Ist-Zahlen mitunter erst mit langer Verzögerung vor. Das ist einer der Gründe, warum früher unsere Kostentransparenz unzureichend war. Dank OPX2 bekommen wir heute jederzeit eine Übersicht über die Kostenentwicklung unserer Projekte.«
Resümee Schon jetzt zieht Thomas Scholian ein positives Resümee: »Die Möglichkeiten zur Kosten- und Terminplanung in OPX2 und die Auswertungen, die wir damit erstellen können – das war sehr frappant. Das Kostenbewusstsein, das sich bei uns inzwischen verstärkt hat, ist ein absoluter Erfolg von OPX2.« Der OPX2-Einsatz hat sich auch schon in Form von Kostenreduzierungen bemerkbar gemacht. »Die Projektleiter wurden aufgefordert, die Kostensenkungspotenziale ihrer Projekte auszuschöpfen. Damit konnte eine Reduktion des Projektbudgets um mehrere Prozent realisiert werden. Das hat großartig funktioniert«, berichtet Scholian. »Der andere große Vorteil unseres OPX2-Systems sind die Auswertungsmöglichkeiten. Wir können jetzt genau nachvollziehen, wie hoch die Kosten exakt sind – und wie sie zustande kommen. Die Transparenz liegt um Faktoren über dem, was wir bisher hatten. Und jeder Projektverantwortliche hat Leserechte für jedes Projekt, nicht nur für sein eigenes.« Zum Abschluss nennt Thomas Scholian noch einen nicht ganz unwillkommenen Nebeneffekt, den die OPX2 Einführung bei der SBB Cargo mit sich brachte: Die Projektleiter aus dem Bereich G-IPM waren diesmal selbst in der Anwenderrolle. Dabei waren es nicht sie, die eine neue IT-Lösung in einem der Fachbereiche der SBB Cargo einzuführen hatten – die neue Lösung wurde bei ihnen selbst eingeführt. Dieser Rollenwechsel brachte den Projekt-Spezialisten der SBB Cargo durchaus wertvolle Erkenntnisse für ihre eigene Arbeit. »Der Lerneffekt war nicht zu unterschätzen«, stellt Thomas Scholian ein wenig augenzwinkernd fest.
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