20070708o Postini Springer Jacoby Schutz von Spam
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Springer & Jacoby schützt sich mit Postini vor Spam-Flut 16 Spam-E-Mails pro Sekunde Software-as-Service-Lösungen sind heute in der Lage, die riesige Spam-Flut wirksam zu bekämpfen und nur die E-Mails durchzulassen, die tatsächlich für die Mitarbeiter bestimmt sind.
pringer & Jacoby zählt zu den bekanntesten deutschen Werbeagenturen. Am Hauptsitz in Hamburg und in den Niederlassungen in ganz Europa entwickeln die Mitarbeiter kreative Ideen und setzen sie in preisgekrönte Werbekampagnen um. Jedoch sorgten bei Springer & Jacoby bis vor kurzem noch weit über eine Millionen Spam-E-Mails täglich für eine unerwünschte Ablenkung von der Kreativarbeit. Joe Spanehl, IT-Director von Springer & Jacoby, führt dies vor allem darauf zurück, dass die Zwei-Buchstaben-Domain www. sj.com der Werbeagentur ein leichtes Ziel für Spammer bietet. »Von den 1,4 Millionen E-Mails täglich waren nur etwa 15.000 ‚echt’, der große Rest war Spam. Für unsere Mitarbeiter und die Agenturleitung stellte dies nicht nur ein ständiges Ärgernis dar, sondern war auch mit einem enormen Zeitaufwand durch das Aussortieren der Spam-E-Mails verbunden.« Die E-Mail-Server von Springer & Jacoby empfingen im Durchschnitt 16 Spam-E-Mails pro Sekunde. Eine eingesetzte Open-Source-Lösung zur Spam-Kennzeichnung arbeitete zwar zufriedenstellend, konnte aber die zunehmende Flut von Bilder-Spam nicht bewältigen und die immer größere Belastung der E-Mail-Systeme ebenso wenig verhindern.
Im September 2006 verschaffte sich Joe Spanehl mit seinem achtköpfigen IT-Team einen Überblick über die bestehenden On-Demand-Lösungen. »Einige Anbieter von E-Mail-Security verfolgen das Konzept, alle E-Mails, die als Spam eingestuft werden, sofort zu löschen. Allerdings können so wichtige E-Mails, die irrtümlich als Spam identifiziert wurden, verloren gehen.« Andere Software-as-a-Service (SaaS)-Anbieter schieden aus, weil IT-Leiter befreundeter Unternehmen damit keine guten Erfahrungen gemacht hatten. Joe Spanehl legte neben einer zuverlässigen Filterung der Spam-Fluten auch auf die Service Level Agreements (SLAs) und die individuelle Konfigurierbarkeit großen Wert. Die Entscheidung zugunsten von Postini und dessen Vertriebspartner Eye-T-Secure fiel im Oktober. Ein einmonatiger Testlauf wurde nicht nur mit Mitarbeitern aus der IT-Abteilung durchgeführt, sondern auch die Agentur-Leitung war involviert. So konnten sich alle Verantwortlichen in den verschiedenen Bereichen selbst ein Bild machen.
Die im Testlauf eingeführte Version der Postini Perimeter Manager Enterprise Edition läuft seitdem unverändert. Das eigentliche Roll-out dauerte nicht länger als eine Stunde und wurde von einem Mitarbeiter von Postini vor Ort begleitet. Neben der Änderung von SMTP-Einstellungen wurden Whitelists angelegt, um die E-Mails von bekannten Absendern, etwa von Kunden, Geschäftspartnern oder auch erwünschten Newslettern grundsätzlich zuzulassen. Auch hier überzeugte der Postini Perimeter Manager die Mitarbeiter von Springer & Jacoby. Neben den standardmäßig vom IT-Team konfigurierten Listen kann jeder Mitarbeiter individuelle Whitelists anlegen. So ist ein Newsletter für einen Mitarbeiter Spam, für den Anderen ist es eine nützliche Informationsquelle bei der täglichen Arbeit. »Für die IT-Abteilung hat dies den Vorteil, sich nicht mehr mit der manuellen Anpassung von Spam-Filtern beschäftigen zu müssen und wieder mehr Zeit für andere Aufgaben zu haben.« »Postini bietet eine sehr komfortabel zu bedienende Web-Quarantäne. Jeder Mitarbeiter bekommt morgens eine E-Mail mit der Zusammenfassung, welche E-Mails in den letzten 24 Stunden unter Quarantäne gestellt wurden. Darin sind nur die E-Mails aufgeführt, die nicht mit 100-prozentiger Sicherheit als Spam eingestuft wurden. Der Nutzer kann so auf einen Blick prüfen, ob sich eventuell doch eine relevante E-Mail eines Kunden oder anderen Absenders darunter befindet. Eine Sache von Sekunden.« Sollte doch eine wichtige E-Mail vermisst werden, muss der Mitarbeiter nicht bis zum nächsten Tag auf die E-Mail-Zusammenfassung der Web-Quarantäne warten, sondern hat jederzeit Online-Zugriff auf die aktuell gefilterten Nachrichten. Allerdings arbeiten die Spam-Filter von Postini so zuverlässig, dass Mitarbeiter nur selten auf die Web-Quarantäne zugreifen müssen. »Die Mitarbeiter haben an unsere IT-Abteilung zum Teil enthusiastische Rückmeldungen zu der Quarantäne-Funktion von Postini gegeben, bedeutet sie doch, dass keine wichtigen E-Mails verloren gehen und man statt hunderter Spam-E-Mails nur noch eine kurze Zusammenfassung einiger weniger Nachrichten in einer E-Mail durchsehen muss. Sind keine relevanten E-Mails in der Web-Quarantäne, löscht der Mitarbeiter einfach die E-Mail und hat sich damit für die längste Zeit des Tages mit Spam beschäftigt.« »Sehr gut haben uns die Service-Level-Agreements (SLAs) von Postini gefallen. Mit den gebotenen Funktionen kann man von einer sehr europäischen Lösung sprechen, die unsere Anforderungen optimal erfüllt.« Dazu gehört auch die Verschlüsselung von E-Mails. Bei den E-Mail-Servern von Springer & Jacoby ist die TLS-Verschlüsselung aktiviert. Das bedeutet, dass jede E-Mail verschlüsselt gesendet wird, wenn der E-Mail-Server beim Empfänger ebenso TLS unterstützt. Der größte Teil der Kunden und Geschäftspartner von Springer & Jacoby arbeiten ebenfalls mit TLS-Verschlüsselung , was den Nachrichtenaustausch sicherer macht. »Seit der Einführung von Postini langweilen sich unsere E-Mail-Server«, zieht Joe Spanehl ein erstes Fazit. »Aufgrund des einzigartigen Konzepts von Postini ist diese Software-as-Service-Lösung in der Lage, die heutige Spam-Flut wirksam zu bekämpfen und nur die E-Mails durchzulassen, die tatsächlich für unsere Mitarbeiter bestimmt sind.« »Das Ärgernis der überquellenden E-Mail-Inbox jeden morgen gehört damit endlich der Vergangenheit an. Als IT-Verantwortlicher habe ich wieder mehr Zeit für andere Aufgaben und muss mich nicht länger darum sorgen, dass wichtige E-Mails nicht ankommen«, so Spanehl. Mit dem Managed Security Service von Postini hat Springer & Jacoby drei Ziele erreicht: Ein umfassender Schutz vor Spam und Viren, ohne die internen Ressourcen zu beanspruchen, die zuverlässige Zustellung aller E-Mails mit Hilfe der Web-Quarantäne sowie die Verschlüsselung von E-Mails zum sicheren Nachrichten-Austausch.
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