20070708x ASG Bundesmat für Zivildienst BAZ Dienstleistungsbehörde

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Bundesamt für Zivildienst modernisiert IT-Infrastruktur:

Fit für die Zukunft

Das Bundesamt für Zivildienst (BAZ) ist die Anlaufstelle für unterschiedlichste Anliegen und Anträge von Kriegsdienstverweigerern und Zivildienstleistenden. Somit muss eine immense Papierflut verwaltet werden. Dazu kommen die Millionen von Daten der Zivildienstleistenden, die teilweise bis zu deren Rentenalter aufzubewahren sind. Im September 2002 wurde der Beschluss gefasst, das BAZ im Rahmen einer Kooperation mit dem Bundesverwaltungsamt (BVA) zu einer modernen Dienstleistungsbehörde umzugestalten – und die Informationstechnologie als einem Hilfsmittel zur optimalen Ausgestaltung auf eine zukunftsfähige Basis zu stellen.

as Bundesamt für den Zivildienst (BAZ) wurde 1973 als selbstständige Bundesoberbehörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Arbeit und Sozialordnung mit Sitz in Köln geschaffen. Seit 1994 gehört es zum Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend. Dort werden die Gesetze vorbereitet und die Richtlinien erarbeitet, nach denen der Zivildienst in Deutschland abläuft. Darüber hinaus entscheidet das Bundesamt in einem einheitlichen Verfahren für Soldatinnen, Soldaten, gediente und ungediente Wehrpflichtige über alle Kriegsdienstverweigerungsanträge. Ein sich über das gesamte Bundesgebiet erstreckender Außendienst (Regionalbetreuer/innen) trägt zur Entlastung der zentralen Verwaltung bei. In zwanzig Zivildienstschulen bundesweit werden die jungen Zivildienstleistenden zudem im Rahmen der politischen Bildung unterrichtet. Beschäftigt werden im Bundesamt für den Zivildienst derzeit rund 1100 Mitarbeiter.

Im Jahr 2002 stand fest, dass die Wartungsfähigkeit der bestehenden Fachanwendungen und das Auftrags- und Konfigurationsmanagement einer Grundüberholung bedurften. Bis dahin wurden die Prozesse nur geringfügig durch IT unterstützt. Auch existierte kein zentrales Repository für die Verwaltung der Entwicklungsdokumente, so dass sich die Konsistenz zwischen Entwurf und der tatsächlichen Umsetzung nicht überprüfen ließ. Ein weiteres Kriterium war die bis dato fehlende Möglichkeit, Software einheitlich implementieren zu können. Die Folge: Die Abläufe im Entwicklungsbereich waren zu arbeitsintensiv, wenig effektiv und die Reaktionszeiten zu lange.

Beschlossene Sache: Migration der Altsysteme

Im Frühjahr 2003 entschied sich das BAZ daher für die Ausschreibung zur Migration der vorhandenen Altsysteme. Zu den Vorgaben an mögliche Anbieter gehörten die zentrale Verwaltung und Verknüpfung der Entwicklungsergebnisse sowie ein IT-gestütztes Auftragsmanagement mit Verbindung zum Konfigurationsmanagement. Außerdem sollte die Lösung auf Industriestandards aufsetzen. Nach einer europaweiten Ausschreibung und der umfassenden Auswertung aller Angebote durch die Abteilung ‚Zentrale Steuerungsaufgaben, Informationstechnik’ fiel die Entscheidung Ende 2003 zugunsten von EDS. Überzeugt hat dabei deren vorgeschlagene Vorgehensweise, die migrierte Software und fortgeschriebene Dokumentation unter Nutzung des Dokumentationssystems ASG-Rochade aus dem Hause ASG Software Solutions auf einer einheitlichen Plattform abzulegen. Das branchenführende Metadaten-Repository ASG-Rochade zeichnet sich durch Funktionen zur zentralisierten Erfassung, Kontrolle, Wiederverwendung, Verwaltung und Recherche von Informationen aus. Hiermit lassen sich Metadaten in einer komplexen Umgebung effektiv verwalten – inklusive Versionskontrolle und Konfigurationsverwaltung.

Das Projekt »Migration der Altsysteme« versetzt die IT des BAZ in die Lage, mit geringen Risiken schrittweise onlinefähige Anwendungen zu entwickeln. Damit wird die Gesamtaufgabe in beherrschbare Teilprojekte zerlegt, die weitgehend unabhängig und parallel umgesetzt werden können. Darüber hinaus fokussiert sich der Projektgegenstand auf den aktuellen Bedarf. Es werden keine unnötigen Investitionen auf noch nicht abschätzbare Anforderungen in der Zukunft getätigt.

»Ausschlaggebend für unsere Wahl war die Tatsache, dass es sich bei ASG-Rochade um die einzige Integrationsplattform handelt, die in Bezug auf Methodik und Programmiersprachen neutral ist. Ein weiterer Vorteil war die Möglichkeit, Rochade mit einem angepassten Metamodell aus dem Bundesverwaltungsamt einzusetzen. Das BVA hat ähnliche Anforderungen wie wir und nutzt Rochade bereits seit den Achtzigerjahren«, erläutert Dirk Schreiber, Projektleiter Migration und Mitglied Projektgruppe Steuerung und Modernisierung beim BAZ, die Gründe für die Auswahl. Insgesamt wurde ASG-Rochade mit der speziellen Ausprägung eines angepassten Metamodells als wirtschaftlichste Lösung zur Migration der Altsysteme befunden.

Neue Infrastruktur innerhalb weniger Wochen produktiv

Zur Einführung des neuen Systems wurde der Integrationspartner EDS, eines der weltweit führenden Unternehmen für Technologie-Dienstleistungen mit rund 4.400 Mitarbeitern in Deutschland, beauftragt. Installiert wurde zunächst das von der BVA übernommene Dokumentationsmodell auf der Basis von ASG-Rochade 6.2, das 2001 in Zusammenarbeit mit ASG erweitert wurde. Die Implementierung wurde innerhalb eines Monats abgeschlossen, da auf das BVA-Modell zurückgegriffen werden konnte – und somit nur diverse Anpassungsleistungen zu erbringen waren.

Außergewöhnlich bei der damaligen Entwicklung für das Bundesverwaltungsamt war, dass EDS Rochade nicht nur als passives Repository benutzt hat, sondern dieses zu einem aktiven Werkzeug ausgebaut hatte, das nicht nur Auswertungen ermöglicht, sondern die Entwicklung von Softwareprogrammen aktiv unterstützt.

Zu den Besonderheiten gehörte die Realisierung einer Cobol-Spracherweiterung mit einem Makroprozessor auf Basis der Rochade-Sprache. Für die Ablage und Verwaltung der Cobol-Programme wurde also eine Dokumentationsstruktur entwickelt, aus welcher Informationen für die Programme montiert und generiert werden. Rochade dient somit nicht nur als passives Verwaltungssystem für Cobol-Programme, sondern es enthält jeweils ein Metamodell für die DV-Konzepte und eines für die Programmquellen. Beide Modelle sind miteinander verbunden, so dass sich aus den Spezifikationen heraus Informationen für die Programmmontage und -generierung entwickeln lassen. Hieraus ergibt sich eine ganze Reihe von Vorteilen, denn es wird sichergestellt, dass

die Spezifikationen und die Realisierung konsistenter sind
die Identifikation und Vereinheitlichung wieder verwendbarer Systembestandteile möglich ist
entsprechende Verknüpfungen und Verweise zwischen Spezifikationen und Realisierung existieren, die sich mit Hilfe von Rochade auch auswerten lassen.

Dies führt dazu, dass auch die Cobol-Unterprogramme eine gewisse Normung haben und dass ein quasi »entwicklerunabhängiger Programmierstil« direkt aus dem Modell resultiert.

Das BVA-Modell wurde jedoch nicht wie beim Bundesverwaltungsamt serverseitig auf BS2000/OSD von Fujitsu-Siemens Computers, sondern auf einem Solaris-Server installiert, der mit Windows-Clients zusammenspielt. Der Plattformwechsel verlief unproblematisch. Daraufhin folgten Anpassungen an die spezifischen Bedürfnisse des Bundesamtes für Zivildienst in enger Kooperation zwischen EDS und ASG. Dank der offenen Umgebung auf der Basis von Solaris- sowie Linux-Servern eignet sich die Software auch für die Verwaltung verteilter Unternehmensmetadaten. Integriert wurde ASG-Rochade darüber hinaus mit den bereits installierten Entwicklungs-Tools Adonis-eGPM, Micro-Focus Workbench, Eclipse, Jira sowie PVCS. Produktiv ging die ASG-Lösung nach rund fünf bis sieben Schulungstagen und einer anschließenden Vertiefung durch »Learning by doing« sowie Coaching im zweiten Quartal 2004. Der veranschlagte Zeitrahmen wurde somit eingehalten.

Transparenz dank Versionsmanagement

Vor der Einführung von ASG-Rochade wurde das Management von Entwicklungsaufträgen beziehungsweise das Arbeiten an Programmen nicht elektronisch unterstützt. Heute ist dagegen eine auftragsbezogene Entwicklungstätigkeit möglich. In Ergänzung zum Konfigurationsmanagement lassen sich in Rochade abgelegte Entwicklungsaufträge an den Auftrag gebunden auschecken, wenn Programme verändert oder auch neu geschrieben werden müssen, und nach Bearbeitung zur Integration wieder einchecken. So kann man nachvollziehen, welches technische Objekt aufgrund welchen Auftrages geändert wurde. Entwicklungsstände beziehungsweise Versionen werden so transparent und lassen sich von den parallel arbeitenden sieben bis zehn Entwicklern nachvollziehen, so dass jeweils die neuesten Versionen zu einer Fachanwendung zusammengeführt werden können.

Produktivitätsschub in der Softwareentwicklung

Eingesetzt wird ASG-Rochade nun im Bereich Softwareentwicklung beim BAZ. Bis zu 16 Mitarbeiter nutzen das Metadaten-Repository bei ihrer täglichen Arbeit. Als vorteilhaft erwiesen sich zum einen sowohl der einheitlichere Aufbau der Software als auch die Möglichkeit der Programmmontage, die zu höherer Produktivität führt. Zum anderen das verbesserte Konfigurationsmanagement, da wichtige Entwicklungsergebnisse zentral verwaltet und abgelegt werden können. Außerdem wurden die Verfahrensdokumentation optimiert und – unter Verwendung des Makroprozessors – systemweit unter anderem die Datenstrukturen zentral definiert sowie Inkonsistenzen in der Software modellgestützt dauerhaft ausgeschlossen.

»Anfangs überwog die Skepsis bei den involvierten Mitarbeitern, doch nach einer Phase der Eingewöhnung sind alle von der neuen Arbeitsweise überzeugt. Am häufigsten genutzt werden heute die Funktionen zur Montage sowie zum Ausleihen und Einchecken von Programmen«, berichtet Dirk Schreiber. »Positiv sehen wir vor allem die höhere Entwicklungsproduktivität, die auf das verbesserte Konfigurationsmanagement und die Programmmontage zurückzuführen ist. Heute können wir den Weg vom Eingang der Entwicklungsaufträge bis hin zu den Programmänderungen eindeutig nachvollziehen. Allerdings erfordert das Arbeiten mit Makros zur Programmmontage zunächst einen gewissen Lernaufwand. Dieser wurde durch die Projektleiter Dr. Rainer Preuß (EDS) und Dirk Schreiber (BAZ) planerisch in Form einer Schulungsphase zu Beginn des Projektes und einer Coachingphase innerhalb des Projektes berücksichtigt. Die Akzeptanz der Entwickler wurde erreicht, unter anderem auch weil Anregungen der Entwickler zeitnah zusammen mit ASG im Rahmen eines permanenten Verbesserungsprozesses umgesetzt wurden.

Zentrale Datenzugriffsschicht punktet

Zu Beginn der Umstellung wurde ein neues, relationales Datenmodell entwickelt und die alten Anwendungen auf diesem Modell aufgesetzt. So konnte der künftige und reibungslose Betrieb der laufenden Verfahren, insbesondere der Batch-Anwendungen, gesichert werden. Als Entwicklungstechnologien nutzt das BAZ nur noch Java für alle neuen Systeme – und Cobol für die Altsysteme. Darüber hinaus wurden Konzepte für moderne, sprich komponentenbasierte beziehungsweise serviceorientierte Architekturen entwickelt und deren Tragfähigkeit anhand eines Pilotmodells, einem Dialogsystem, nachgewiesen. Außerdem wurden Standards und Styleguides für die künftigen Dialogoberflächen festgelegt.

»Bewährt hat sich die evolutionäre Vorgehensweise, das heißt die Lösung konnte an unsere Bedürfnisse angepasst werden und unsere Ziele ließen sich zum Großteil erreichen. Sprich wir sind mit dem Ergebnis rundweg zufrieden«, resümiert Schreiber. Wünschenswert wären dem Projektleiter zufolge allerdings etwas mehr Flexibilität bei der Softwareproduktionsumgebung von Rochade und den Verknüpfungen sowie verbesserte Auswertungsmöglichkeiten.

»Ein Problemfeld vor der Implementierung von ASG-Rochade war beispielsweise die Wartungsfähigkeit der Systeme. Hier konnten dank der Standardisierung und Montagetechnik auf Basis vorgefertigter Makros, die sich wieder verwenden lassen, deutliche Verbesserungen sowie Produktivitätsgewinne erzielt werden. Als vorteilhaft erwies sich zudem die Zentralisierung bestimmter Funktionen.«

Der EDS Projektleiter Dr. Rainer Preuß sieht insbesondere den iterativen Ansatz durch den Einsatz von Rochade hervorragend unterstützt. »Die Vorgehensweise und das Dokumentationsmodell unterstützen eine schrittweise Sanierung und Nachdokumentation von einzelnen Systemteilen. Dieser Ansatz ist bestens geeignet, veraltete und kaum wartbare Legacy-Anwendungen in definierten überschaubaren Schritten mit definierten Kosten und Risiken zu sanieren. Außerdem kann das in der Software oft verborgene Wissen über Prozesse und Unternehmenslogik für Management, Fachbereiche und IT-Abteilungen wieder verfügbar gemacht werden. Dies eröffnet auch die Möglichkeit, endlich den Wartungsstau vieler Altanwendungen wirkungsvoll aufzulösen.«

Nach der anfänglichen Investition erwartet sich das BAZ schon in der nächsten Projektphase Einsparungen bei der Systemwartung, so dass sich das Projekt im Jahr 2007 bezahlt gemacht haben dürfte. Ein punktgenauer Return-on-Investment lässt sich nicht bestimmen, da auf einer Lösung aufgesetzt wurde, die im BVA über einen längeren Zeitraum hinweg entwickelt wurde – und deren Kosten daher nicht exakt ermittelt werden können. Etwaige weitere strategische Veränderungen dürften ebenfalls erst in der künftigen Wartungsphase sichtbar werden. »Gut funktioniert hat auch der Support – sowohl von Seiten des ASG-Partners EDS als auch von ASG selbst. Bei schwierigen Anpassungen des Produktes stand uns der ASG-Service stets kompetent zur Seite. Insgesamt ermöglicht uns die neue Lösung die zentrale Verwaltung der wichtigsten Fachanwendungen – inklusive Montage- und Copybook-Funktionen. Der gesamte Nutzen dürfte sich jedoch erst zeigen, wenn die Datenbasis gefüllt ist«, so Schreiber abschließend.

Blick in die Zukunft: Zugriff per WebAccess

Mittelfristig beziehungsweise nach Abschluss noch laufender Lizenzverhandlungen ist geplant, von der nunmehr installierten Windows-Oberfläche auf die Web-Oberfläche von Rochade zu migrieren. Rochade ‚WebAccess’ bietet den Vorteil, dass alle autorisierten Anwender von jedem Standort aus per Browser auf die Rochade-Anwendung zugreifen können, ohne dass eine weitere Installation vor Ort erforderlich ist. Auf diese Weise wird ein flexibleres und freieres Navigieren und Suchen in Rochade möglich. Außerdem lassen sich User-spezifische Begriffe hinterlegen, und die Oberfläche kann an den Sprachgebrauch des BAZ angepasst werden.

Sabina Merk

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