20070910b intarsys Intelligente Forumulare
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Intelligente Formulare Auf dem Weg zum intelligenten Formular Formulare bestimmen unser tägliches Leben – privat und beruflich. Sie werden uns auch in der Zukunft noch begleiten – das ist unbestritten. Aber: sie werden durch die Hinzufügung von fachlichen Funktionalitäten deutlich mehr leisten als derzeit üblich und insbesondere für mobile Einsatzzwecke wertvolle Dienste leisten. Medienbrüche mit zeit- und kostenintensiven Datenerfassungen werden der Vergangenheit angehören.
ormulare sind aus unserem täglichen Leben sowie in der Geschäftswelt nicht wegzudenken. Vom Kindergeldantrag über die Steuererklärung bis hin zur Hundesteueranmeldung sind wir im privaten Umfeld mit Anträgen und Formularen konfrontiert. Nahezu alle geschäftlichen Beziehungen zwischen Kunden und Firmen, zwischen Firmen oder bei Behörden und öffentlichen Einrichtungen verwenden Formulare für die Abwicklung und Dokumentation von Geschäftsprozessen. Nicht von ungefähr wird das Formular oft als der eigentliche Träger des Geschäftsprozesses bezeichnet. Schließlich durchläuft es nicht selten alle an einem Geschäftsprozess involvierte Stellen, um dort jeweils spezifische Informationen aufzunehmen und festzuhalten. Auch wenn in einem letzten Schritt dann alle erfassten Informationen ausgelesen und damit quasi aus dem Formular »entsorgt« und in ein Verarbeitungssystem überführt werden, bleibt ihm immer noch die Aufgabe der Dokumentation des Prozessverlaufs und der Beiträge der einzelnen Stellen in Gestalt eines archivierten Abbilds. Passiv oder Intelligent? Ausgehend vom papiernen Vorbild kann man ein Formular deshalb auch als eine Art Container betrachten, der sukzessive um Informationen angereichert wird und diese schließlich zur Endverarbeitung abgibt. Dieser mehr passive Charakter ist bis heute ein Merkmal von Formularen, das auf den Papiervorläufer zurückgeht. Eine aktive Rolle können Formulare dagegen erst durch Verwendung moderner Technologie spielen. Dadurch kann ein Formular z.B. »wissen«, in welchem Bearbeitungszustand es sich gerade befindet, wer es in diesem Zustand bearbeiten darf und welche Folgestationen es noch durchlaufen muss. Eine weitere Möglichkeit ist die Einbettung von Rechenkernen für Tarifberechungen oder Tilgungspläne. Derart ausgestattete Formulare, die auch komplexe Modelle beherbergen können, ermöglichen einen vollständigen Offline-Einsatz bei gleichzeitiger Eignung für alle Ausgabekanäle. In diesem Fall spricht man dann auch vom »intelligenten« Formular. Doch zunächst soll der Begriff »Formular« noch etwas genauer gefasst werden. Klassifizierung Neben dem Papiervordruck wird oft auch die Erfassungsmaske für eine Bestellung auf dem Web-Portal als Formular bezeichnet. Zeit, sich etwas genauer mit dem Begriff »Formular« auseinander zu setzen. Im Gegensatz zu Dialogmasken in Softwareprogrammen, die sich auf die ergonomische und konsistente Bedienung einer Anwendung konzentrieren, steht bei einem formularbasierten Ansatz immer die »Form« bzw. die »formale Struktur« der Erfassung im Vordergrund. Vorgaben, die rechtlicher oder marketingtechnischer Natur sein können, setzen eine gewisse formale Gestaltung der Vorlage voraus. Grundsätzlich kann man drei Arten von Formularen unterscheiden: ● Die Papiervordrucke (z.B. Versicherungsantrag), häufig mit Durchschlägen, die auch als »klassisches« Formular bezeichnet werden. ● Elektronische Formulare mit Papieranmutung (z.B. in PDF), die mehr oder weniger die 1:1 Umsetzung eines Papiervordrucks in eine digitale Repräsentation darstellen, versendet oder im Web heruntergeladen und u.U. auch am Monitor ausgefüllt werden können und, bei Bedarf, auch wieder ausgedruckt werden können. Und das mit in mit Papiervorlagen vergleichbarer Qualität. ● Elektronische Formulare, die sich rein auf die interaktive Erfassung von Werteingaben konzentrieren und bei denen eine Ausdruckmöglichkeit zwar gegeben ist, aber im Hintergrund steht. Typischer Vertreter sind die HTML-Formulare im WWW. Die klassischen Formulare auf Papier stehen hier nicht im Fokus. Allerdings bilden sie den unmittelbaren Ausgangspunkt für die elektronischen Formulare in der zweiten Kategorie. Denn häufig wurde das Layout und die inhaltliche Gestaltung der Papierformulare aufwendig zwischen firmeninternen Abteilungen wie Marketing, Rechtsabteilung und Vertrieb abgestimmt. Dementsprechend will man diesen Konsens auch bei der elektronischen Variante nutzen. Daneben sollen die Formulare sowohl auf Papier als auch elektronisch nutzbar sein. Zum einen, um eine weitere innerbetriebliche Abstimmung zu vermeiden, zum anderen, um beim papiergewohnten Außendienst die Umstellungsaufwände möglichst gering zu halten. Damit ergeben sich aber Anforderungen an das Layout und das Formularverhalten (Umbruch, Darstellungsqualität, Corporate Identity, Font-Handling etc.) der digitalen Variante, die nur mit wenigen Werkzeugen gewährleistet werden können. PDF – Der Quasi-Standard Etabliert hat sich hier der Einsatz von PDF als Seitenbeschreibungssprache, ein offengelegter Standard, der von Adobe ursprünglich als Weiterentwicklung von Postscript zur plattformunabhängigen layoutgetreuen Darstellung von Dokumenten gedacht war. Die Möglichkeit, in PDF-Dokumenten auch Formularfelder unterzubringen, besteht erst seit dem PDF-Release 1.2. Mit der kostenlosen Verbreitung des Adobe Readers sind PDF-Dokumente heute der Quasi-Standard für die Ablage von layoutbehafteten Dokumenten. Wer kennt sie nicht, die immer zahlreicher zum Download angebotenen Formulare und elektronischen Vordrucke. Von Behörden über Finanz- und Versicherungsinstitute bis hin zur Bahn mit dem Online-Ticket begegnen wir PDF-basierten Formularen. Waren diese in der ersten Zeit noch rein statische Abbilder, die lediglich den Postversand der Vordrucke einsparten, so erlauben mittlerweile die meisten Formularanbieter ein mehr oder weniger interaktives Ausfüllen im Adobe Reader oder ähnlichen PDF-Browsern. Danach folgen jedoch immer noch der obligatorische Ausdruck und die eigenhändige Unterschrift, da die digitale Signatur in Deutschland zwar technisch möglich ist, aber im Massenmarkt so gut wie nicht verbreitet. Über den Postweg kommt das ausgefüllte Formular zurück zum Ausgeber, dem dann die Digitalisierung, die Informationsextraktion und die Archivierung obliegt. Bedeutende Rationalisierungseffekte lassen sich somit noch nicht erzielen. Interessant werden PDF-Formulare erst dann, wenn auch der Rückkanal zumindest für die Informationsextraktion elektronisch erfolgt. Das bedeutet, dass der Kunde das Formular zwar nach wie vor ausdrucken, unterschreiben und per Post versenden muss, dass aber direkt nach dem Beenden des Ausfüllvorgangs das fertige elektronische Formular per E-Mail zurückgesendet wird. Damit können die erfassten Felder fehlerfrei entsorgt und für die Weiterverarbeitung zur Verfügung gestellt werden. Der Eingang des unterzeichneten Originals bedeutet dann nur noch die Freigabe des Verarbeitungsprozesses. Mit dem zu erwartenden Einzug der Signaturkarte ins tägliche Leben durch Banken (EC-Karte) oder die Gesundheitskarte kann auch der letzte nicht-elektronische Abschnitt des Geschäftsprozesses eliminiert werden. Systeme, um PDF-Formulare interaktiv zu gestalten, eine Signatur aufzunehmen und die Formularwerte serverseitig wieder zu extrahieren bieten neben Adobe auch intarsys mit dem EForm Server an. Gerade beim EForm Server spielt es etwa keine Rolle, ob das Dokument per Siganturkarte, per PenPad und Unterschrift oder einfach per Dateizertifikat signiert wurde. Der Schritt zur Intelligenz Einen interessanten Ansatz verfolgt Cabaret Solutions mit der PDF-Plattform Cabaret Stage. Indem Funktionalitäten, die normalerweise in zentralen Anwendungen verborgen sind, in elektronische Formulare eingebettet werden, ergeben sich insbesondere für den mobilen Vertrieb ganz neue Perspektiven. So ist es nun möglich, einen Lebensversicherungsantrag vor Ort beim Kunden ohne Online-Anbindung interaktiv auszufüllen und abhängig von der gewählten Prämienhöhe im Vertrag bereits die Entwicklung der Rückkaufwerte tabellarisch darzustellen und gleich mit aus zu geben. Zudem verbessern Konsistenzregeln an den Formularfeldern die Qualität Datenerfassung und führen zu deutlich niedrigeren Prozesskosten, da zusätzliche Nachfragen und Nachbearbeitungen entfallen. Der entscheidende Vorteil liegt aber darin, dass das fachliche Modell transparent in das PDF-Formular eingebettet ist und dadurch eine grundsätzliche Verwendung in jedem beliebigen PDF-Browser möglich ist. Nur für die Nutzung der »intelligenten« Eigenschaften wird Cabaret vorausgesetzt. Formulare ohne Papier Für die Erstellung einer Rechnung oder für die reine Erfassung von Benutzereingaben bieten sich Systeme aus dem dritten Segment an. Interessante Vertreter am Markt sind hier Infopath von Microsoft und Workplace Designer von IBM. Während Infopath bereits mit Office 2003 ausgeliefert wurde, ist das IBM-Produkt, das aus der Übernahme von Pure Edge hervorging, erst seit kurzem verfügbar. Allerdings fristete Infopath bislang mehr ein Schattendasein, da sowohl für den Formulardesign-Prozess als auch für das Ausfüllen des fertigen Formulars die Client-Anwendung Infopath notwendig war. Dies hat sich erst mit Office 12 im vierten Quartal 2006 geändert, da jetzt für das Ausfüllen der Formulare jeder Web-Browser herangezogen werden kann. Eine der Stärken von Infopath ist die Erstellung von dynamischen Formularen, die flexibel mit beliebigen Datenquellen verknüpft werden können. Im Gegensatz zu den eher statischen PDF-Formularen aus der Adobe-Welt arbeitet Infopath hier komponentenorientiert und erlaubt das räumliche Wachsen jeder Komponente. Erkauft wird diese Art der Flexibilität mit dem Fehlen von Layoutregeln, die eine layoutgetreue Druckausgabe ermöglichen. Dadurch eignet sich dieses Werkzeug weniger für Formulare, bei denen ein existierender Papiervordruck nachgebildet werden soll. Die gleichen Einschränkungen gelten auch für IBM Workplace Designer. Obwohl hier das Ausfüllen der mit Workplace Designer erstellten Formularvorlage bereits im Web-Browser stattfindet, genügen die Ausgabemöglichkeiten auf Papier nicht den Ansprüchen an eine 1:1 Abbildung eines Papiervordrucks. Einer künftigen Verbreitung bei Geschäftsprozessen ohne formale Ansprüche steht dies natürlich nicht im Wege. Resümee Dass uns Formulare auch in der Zukunft noch begleiten werden ist unbestritten. Im Gegenteil, sie werden durch der Ergänzung von fachlichen Funktionalitäten deutlich mehr leisten als derzeit üblich und insbesondere für mobile Einsatzzwecke wertvolle Dienste leisten. Das Ziel ist nach wie vor, den teueren und in der Vergangenheit immer mit Medienbrüchen versehenen Prozess der Datenerfassung »rund«, bequem und schnell zu gestalten. Und dies auch ohne ständige UMTS-Verbindung und auf komfortablen Tablet-PCs. Dr. Bernd Wild _____________________________________________________________________ Dr. Bernd Wild ist Geschäftsführer der intarsys consulting GmbH, Karlsruhe |
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