20070910v Catenic IT Controlling Individuelle Leistungsverrechnung

IT Controlling: Individuelle IT-Leistungsverrechnung fördert Einsparpotenziale

IT-Controlling wird für immer mehr Unternehmen ein wichtiger Hebel, an der Kostenschraube zu drehen. Denn immerhin liegen in der Industrie die IT-Kosten im Durchschnitt bei zwei Prozent vom Umsatz. So implementiert der Luft- und Raumfahrtkonzern EADS Astrium gegenwärtig eine neue IT-Controlling-Strategie für seine europaweit rund 11.000 Mitarbeiter. Dies geschieht auf der Basis der Standardsoftware Anafee des deutschen Software-Anbieters Catenic AG, der auf Lösungen zur zentralen Steuerung und verursachergerechten Verrechnung von IT- und Shared Services spezialisiert ist.

it dieser Software können Unternehmen ihre internen IT-Kosten transparent – und damit kalkulierbar und langfristig planbar – machen. Unliebsame Kostentreiber werden in diesem Zuge identifiziert und sukzessive reduziert.

Noch herrscht jedoch die »klassische« IT-Controlling-Methodik vor, bei der die IT-Betriebskosten den Nutzern über monatliche oder jährliche Nutzerpauschalen in Rechnung gestellt werden. Die Höhe der Beiträge beruht auf – meist geschätzten – Planzahlen für die IT-Ausgaben. Diese werden für das Folgejahr wiederum pauschal auf die vorhandenen IT-Arbeitsplätze umgelegt. Die nach diesem Prinzip ermittelten Nutzerpauschalen sind jedoch weder für die IT-Verantwortlichen noch für die Anwender nachvollziehbar – und damit auch nicht beeinflussbar.

Wie teuer ist beispielsweise die Erstellung von Kennzahlen für die Geschäftsleitung aus einem SAP-System? Wie schlägt die Nutzung einer Serverplattform zu Buche, die sich mehrere Anwendungen, wie Lotus Notes oder Paisy, teilen? Wie können unterschiedliche IT-Nutzungsintensitäten berücksichtigt werden? Wo liegen die Einsparpotenziale entlang der Wertschöpfungskette der IT und wie kann der Anwender zum kostenbewussten Umgang mit IT-Ressourcen motiviert werden? Wer nutzt was und mit welcher Intensität im Unternehmen? – Im Fokus steht die automatisierte Schaffung von Kosten- und Leistungstransparenz für die bereitgestellten IT-Services, aus Sicht sowohl der IT-Produktion als auch der Anwender in den Fachbereichen.

Wie aber lässt sich diese individuelle IT-Leistungsabnahme messen? Das herkömmliche IT-Controlling beinhaltet meist nur eine Kostenstellen- oder Kostenarten-Rechnung, in die allenfalls allgemeine Kriterien wie Anschaffungswert und Serviceaufwand einfließen. Echte TCO-Betrachtungen (Total Cost of Ownership) für die erstellten IT-Services im Plan und im Ist finden nicht statt.

Moderne IT-Controllinglösungen hingegen berücksichtigen die tatsächliche Nutzung, indem sie die IT-Kosten auf leicht verständliche Einheiten mit klarem Bezug zur fachlichen Tätigkeit abbilden: zum Beispiel auf Transaktionen wie »Kundenauftrag anlegen«, »Ergebnisbericht erstellen« oder »Monatsabschluss durchführen«. Diese Transaktionen fließen in einen IT-Servicekatalog ein, der als Grundlage zur Kalkulation des IT-Verbrauchs durch die Fachabteilungen dient.

Für die Preisgestaltung der IT-Services spielen zwar auch hier die Kosten der zugrundeliegenden Basisdienste eine Rolle: zum Beispiel die Infrastruktur, der Speicherplatz, die Systemverfügbarkeit; ebenso die Ausgaben für Support, Training, User Helpdesk und Telekommunikation. Die Verteilung dieser Kosten auf die Services erfolgt jedoch nach dem Kostentreiber-Prinzip, das heißt der Verbrauch der teuersten IT-Ressourcen wird über automatisch generierte Schlüssel bei der Ermittlung der Stückkosten in den Vordergrund gestellt. Der Stückkostenpreis ermittelt sich aus dem durchschnittlichen Ressourcenbedarf für die ausgewählten Transaktionen und Programme. Multipliziert mit der Zahl der Aufrufe, die eine Fachabteilung etwa in einem Kalendermonat verursacht, ergeben sich daraus die individuellen Abrechnungsbeträge.

Über einfach bedienbare Web-Portale wird pro Arbeitsplatz/Mitarbeiter oder pro Abteilung eine automatisierte Abrechnung erstellt, in der die Zahl der beanspruchten IT-Leistungen mit Einzel- und Gesamtpreisen aufgeführt ist. Gleichfalls können die Abrechnungen monatlich per E-Mail verschickt werden, während die aktuellen oder vergangenen Rechnungen jederzeit auch über einen Webbrowser einsehbar sind. Zusätzlich stehen flexible Kostenanalysen über Ad-hoc-Reports im Web-Portal jederzeit berechtigungsbasiert zur Verfügung.

Durch die Identifikation der Kosten des IT-Einsatzes in den verschiedenen Geschäftsprozessen lassen sich die Ausgaben spürbar senken. Da die Nutzer ihre Leistungsabrufe selbst steuern können, lassen sich die Fixkosten in variable Kosten verwandeln. Müssen die Fachbereiche beispielsweise für die Nutzung einer kostspieligen Datenbank bezahlen, achten die Mitarbeiter verstärkt darauf, ob sie nicht auf eine billigere Variante des Archivs umsteigen können.

Ähnlich positive Effekte bewirkt die Abrechnung nach verschiedenen Transaktionen, wie das Aufrufen von Reports, das Anlegen von Debitoren oder das Vorhalten bestimmter Datenmengen. Da das Erstellen von Reports jetzt etwas kostet, werden die Anwender sie sparsamer aufrufen. Des Weiteren werden die Mitarbeiter motiviert, rechenintensive Reports nicht während eines Monatsabschlusses auszuführen. Damit lassen sich Lastspitzen vermeiden, die unter Umständen eine Erweiterung der IT-Infrastruktur erfordern würden.

So konnte die Schwenk Zement KG, einer der großen deutschen Zement- und Baustofflieferanten, durch den Einsatz der IT-Controllinglösung Catenic Anafee auf Erweiterungen im Rechner- und Serverumfeld verzichten. Damit hatte sich die Software in weniger als zwölf Monaten amortisiert. Eingebunden in die verursachergerechte IT-Leistungsverrechnung bei Schwenk Zement sind 1.200 IT-Arbeitsplätze an 30 Standorten in Deutschland, davon 600 mit SAP-Lizenzen.

Zur weiteren Kostensenkung trägt bei, dass sich die IT-Bedarfsplanung an den Erfordernissen der Fachabteilungen ausrichten lässt. Befragt nach ihren Anforderungen an Speichervolumen und CPU-Stunden, würden die meisten Anwender außerstande sein, eine vernünftige Aussage zu treffen. Wird die IT-Nutzung allerdings in fachlichen Tätigkeiten abgebildet, können die erforderlichen IT-Ressourcen aus den Geschäftsplanungen der Fachabteilungen abgeleitet werden.

Neben den IT-Kosteneinsparungen stellt die transparente Leistungsverrechnung eine solide Grundlage für strategische IT-Entscheidungen dar. So verzichten viele Führungskräfte heute auf eine SAP-Lizenz für ihren Arbeitsplatz, weil sie diese vollständig bezahlen müssten, obwohl sie sie nicht intensiv nutzen. Mit der Abrechnung nach Transaktionen können solche Barrieren beseitigt und dem Wunsch vieler Unternehmen nach einer möglichst weiten SAP-Verbreitung entsprochen werden.

Und schließlich birgt der Einsatz von IT-Controllinglösungen erhebliches Optimierungspotenzial für die Geschäftsprozesse: Die direkte Abrechnung der Transaktionen macht deutlich, wenn bestimmte Abläufe über Gebühr beansprucht werden. Werden Daten, Bestellungen oder Aufträge zu oft korrigiert, sind bei den zugrundeliegenden Geschäftsprozessen mit Sicherheit Verbesserungen möglich.

Meilensteine für ein erfolgreiches IT-Controlling

- Definition eines wirksamen IT-Servicekatalogs

- Nachvollziehbare Preiskalkulation von IT-Dienstleistungen

- Verursachergerechte Abrechnung erbrachter Leistungen gegenüber den Fachabteilungen

- Jederzeitige, transparente Übersicht über IT-Services, deren Kosten und Nutzung (Reporting)

- Nachhaltige Steuerbarkeit und langfristige Planbarkeit von IT-Ressourcen über Kosten- und Leistungskriterien auf der Basis unternehmerischer Prozesse

- Die IT wird zum »Geschäftspartner« der Fachabteilungen

Catenic Anafee: Transparenter Leistungs- und Kostenkatalog von SAP-Transaktionen

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