20080102x Damovo Microsoft Unified Communications

Bislang waren Daten- und Sprachkommunikation zwei getrennte Welten. Das soll sich mit Unified Communications ändern. Speziell mit mobilen Endgeräten steht dann das komplette Spektrum der Sprach- und Datenwelt zur Verfügung: von Konferenzschaltungen und Telefonieren über Webkonferenzen bis zum gleichzeitigen Zugriff auf alle unternehmenskritischen Applikationen und Daten.

n manchen Unternehmen gibt es heute bereits weniger Schreibtische als Mitarbeiter. Der Grund ist einfach: Statt an einem festen Arbeitsplatz in der Niederlassung oder der Zentrale zu sitzen sind die Mitarbeiter unterwegs. Sie erstellen Angebote in ihrem Home-Office, präsentieren und diskutieren sie bei Kunden, führen Workshops durch, besuchen Produktschulungen oder bearbeiten E-Mails am Flughafen-Gateway.

Für viele Berufsgruppen wie Vertriebsingenieure, Consultants, Kundenberater oder sonstige Handelsvertreter ist das völlig normal. Für sie hat sich die Arbeitswelt in den letzen fünf Jahren dramatisch gewandelt. Statt Präsentationsmappen, technische Handbücher und Pilotenkoffern voller Unterlagen jeder Art sind sie jetzt mit Notebook einschließlich UMTS-Karte, Handy, Smartphone oder Blackberry ausgestattet.

Nach wie vor aber haben Außendienstmitarbeiter mehrere Endgeräte mit unterschiedlichsten Benutzeroberflächen für die Sprach- und Datenkommunikation dabei. Mit Smartphone und Blackberry lassen sich E-Mails checken und es kann telefoniert werden. Bei umfangreichen Antworten auf eine E-Mail oder komplexen Dateianhängen wird es schon schwierig. Und um Kunden technische Unterlagen zu präsentieren, muss es das Notebook sein.

In typischen Arbeitssituationen werden die Nachteile unterschiedlicher Endgeräte deutlich.

Ein Szenario: Innerhalb der nächsten zwei Stunden müssen für ein Angebot mehrere Varianten erarbeitet werden, bei denen dringend das Know-how eines Kollegen benötigt wird. Er ist aber unterwegs und telefonisch nicht erreichbar. Der Abgabetermin für das Angebot ist nicht mehr einzuhalten. Was fehlt, ist eine Möglichkeit festzustellen, wer ansonsten aus dem Kreis der Mitarbeiter gerade für eine Online-Besprechung oder eine kurze Webkonferenz präsent ist, um die offenen Punkte zu klären.

Abhilfe für derartige Fälle verspricht Unified Communications: Bislang getrennte Kommunikationswege wie Festnetz und Mobilfunknetz auf der einen sowie die Dateninfrastruktur eines Unternehmens auf der anderen Seite werden auf einer einheitlichen Kommunikationsplattform zusammengefasst. Dazu kommen die passenden Endgeräte wie Desktop-PC, Notebook und Smartphone, die mit ihren jeweils typischen Funktionen die räumlichen, strukturellen und informationslogistischen Hindernisse überwinden. Der zentrale Aspekt dabei sind die Präsenzinformationen (Buddy-Listen) wie sie vom Instant Messaging bekannt sind. Sie sorgen dafür, dass Mitarbeiter sich ohne lange Wartezeit und Verzögerungen untereinander verständigen können.

Während eines Kundenmeetings erkennt beispielsweise ein Account-Manager mit einer speziellen Software auf seinem Smartphone, welcher der zuständigen Kollegen gerade für Rückfragen verfügbar ist (Präsenzstatus). Er schickt von seinem Smartphone eine Instant Message mit der fachlichen Frage los, auf die sein Kollege dann ebenso schnell antwortet. Durch die Anzeige des Erreichbarkeitsprofils ist eine weitaus schnellere Kommunikation mit Kollegen möglich. Über derartige Funktionen verfügen beispielsweise die neuesten Produkte von Microsoft. Hierbei steht der Präsenzstatus der Mitarbeiter typischerweise in allen Office Applikationen wie Outlook, Sharepoint oder Word zur Verfügung.

Der große Vorteil von Unified Communications liegt darin, dass selbst wenn ein fachverantwortlicher Mitarbeiter unterwegs ist und an seinem Notebook an einem anderen Projekt arbeitet, er dennoch die Instant Message empfangen kann; er kann sich dann umgehend um die dringendere Angelegenheit kümmern.

Das technologische Rückgrat einer Unified-Communications-Lösung stellt beispielsweise Microsoft mit dem Office Communications Server 2007 (OCS 2007) bereit. Ergänzt um weitere zentrale Server-Komponenten, wie den Exchange Server 2007 und den Office Sharepoint Server 2007, verfügt Microsoft über eine Produktfamilie, die traditionelle Barrieren zwischen Sprach-, Messaging-, Konferenz-, Video- und Datenarchitektur überwindet.

Mithilfe von OCS 2007 soll es Anwendern in Unternehmen vereinfacht werden, mit Kollegen, Partnern, Kunden und Lieferanten zu kommunizieren. Über welchen Kommunikationskanal der Austausch stattfindet, etwa herkömmliche Telefonie, IP-Telefonie, Instant Messaging oder eine Webkonferenz, entscheiden allein die Benutzer. Einzige Bedingung: Als Client muss auf den Endgeräten Office Communicator 2007 vorhanden sein.

OCS 2007 stellt die Technik bereit, so dass der Anwender die Kommunikationsmethode wählen kann, die für seine Aufgabe oder Situation am besten passt. Benutzer sehen etwa anhand von Präsenzinformationen, wie dem Punkt vor einem Namen in einer E-Mail in Outlook (grün, grau oder blau), ob der Absender einer E-Mail gerade online ist. Per Mausklick auf den Namen des Absenders starten Benutzer dann beispielsweise einen Chat im Instant Messenger oder nutzen File Sharing, um gemeinsam wichtige Geschäftsdokumente bearbeiten zu können. Über den Office Communicator können Benutzer dann auch Audio- und Videokonferenzen steuern. Was die Sprache angeht, so funktioniert OCS 2007 als IP-Telefonzentrale – allerdings nur innerhalb des firmeneigenen WANs, Gespräche mit Kunden zum Beispiel setzen ein Gateway voraus.

Zugegeben: Die beschriebene Funktionalität erinnert durchaus an »Unified Messaging«. Allerdings war Unified Messaging auf stationäre Rechner beschränkt (CTI = Computer-Telephony-Integration). Mit Unified Communications erweitert sich das Einsatzspektrum auf diverse mobile Endgeräte. Unified Communications ist der nächste Schritt nach der Fixed-Mobile-Konvergenz: Aus Unternehmenssicht ist damit das Zusammenwachsen von Nebenstellenanlagen (PBX) inklusive Festnetztelefonen (DECT-Stationen) mit dem Mobilfunk (GSM, Edge, GPRS, UMTS) gemeint. Zudem verknüpft Unified Communications die Kommunikationsfunktionen mit Applikationen und Daten und bringt damit die Sprach- und Datenwelt zusammen.

Damovo ist im Unified-Communications-Umfeld als Microsoft Goldpartner auf Lösungen für Kommunikation und Zusammenarbeit spezialisiert, die auf dem Microsoft Office System aufsetzen und Office Communications Server, Exchange Server und Office SharePoint Services umfassen. Als herstellerneutraler Systemintegrator von Informations- und Telekommunikationslösungen und Experte bei der Konvergenz von Daten, Mobilität und Sprache nutzt Damovo auf dem Gebiet beispielsweise die TK-Anlagen von Cisco, Ericsson und Nortel. Die Stärke des Systemintegrators Damovo liegt darin, gemeinsam mit dem Kunden die für den jeweiligen Geschäftsprozess optimale Unified-Communications Lösung zu finden. Damovo sieht gerade in diesem Bereich dass eine Betrachtung der Geschäftsprozesse, ähnlich wie bei einem Contact Center, dringend notwendig ist. So kann es durchaus sein, dass für den einen Kunden Instant Messaging mit Präsenzinformation das richtige Tool ist, und bei einem anderen eventuell mehr das Thema Application Sharing im Vordergrund steht.

Diese Hersteller wiederum unterhalten selbst in unterschiedlichen Formen Partnerschaften mit Microsoft und haben ihre TK-Anlagen technisch mit dem Microsoft Office Communications Server verzahnt.

So bildet der Nortel Communication Server 1000 ein Element der Communication Alliance zwischen Nortel und Microsoft. Microsoft steuert hier die Messaging-Funktionen von Exchange 2007 bei, die mit Nortels TK-Anlagen gekoppelt werden. Anwender können aus Outlook heraus telefonieren und dabei gleichzeitig die Telefon-Features der Nortel-Anlage nutzen. In einem solchen Fall stehen auch die Outlook-Funktionen wie die automatische Anzeige der Verfügbarkeit, Instant Messaging und File Sharing zur Verfügung. Selbstverständlich können die beschriebenen Funktionen ebenso zum Beispiel mit Lotus Notes abgebildet werden, jedoch kommt in diesen Umgebungen nicht der Microsoft OCS 2007 zur Anwendung.

Aus Anwendersicht werden in einer Unified-Communications-Lösung bisher getrennte Kommunikationswege wie Telefon, Instant Messaging, Video- und Webkonferenzen sowie E-Mail und die Zusammenarbeit über das Web hervorragend kombiniert. Das vereinfacht die gesamte interne und externe Unternehmenskommunikation. Ein Kernpunkt dabei ist die Umsetzung eines passenden Sicherheitskonzepts. Erst damit wird die Lösung komplett.

Unified Communications und Security

In einer ganzheitlichen Sicht ist ITK-Security definiert als der zuverlässige Schutz und die Gewährleistung der Authentizität, Integrität und Verfügbarkeit von Applikationen, Daten, Infrastrukturen, Endgeräten und ITK-Prozessen. Um wirksame Sicherheitsvorkehrungen bei der Kombination aus Microsoft Office Communications Server 2007 (MS OCS 2007) und den damit verbundenen TK-Anlagen treffen zu können, muss auf mehreren Ebenen angesetzt werden:

Zur Sicherung der OCS-2007-Infrastruktur gehören im Wesentlichen die Apekte:

- Schutz vor Denial-of-Service (DoS)-Angriffen

- Ressourcen- und Bandbreitenmanagement

- Authentifizierung aller Endpunkte

- Verwaltung der Benutzer im Active-Directory-Verzeichnisdienst (Rechtevergabe, Benutzerverwaltung, Gruppenbildung).

Die wichtigsten Aspekte zum Schutz der Anwender vor Angriffen:

- Verschlüsselung aller Sprach-, Daten und Videoverbindungen

- auch Web-Konferenzen und Collaboration werden verschlüsselt, Konferenzräume können »abgeschlossen« werden, Anzeige der anwesenden Personen

- Virenscanner auf Servern

- Administration von Instant-Messaging-Inhalten (Links, Dateien, Wörter).

Schutz der Privatsphäre (Datenschutz) von Anwendern; dazu zählt beispielsweise:

- die Regelung des Zugangs durch Vorgesetzte für Präsenz- und Kontaktinformation.

Unternehmen schützen sich vor Datenverlust durch:

- den Einsatz von Virenscannern auf Endgeräten

- das Logging oder die Deaktivierung von Dateitransfers

- die Einschränkung von Diensten auf Benutzerebene

- die Speicherung der Inhalte von Web-Konferenzen.

Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

Kooperation Nortel und Microsoft Office Communications Server 2007 (MS OCS 2007): Charakteristisch ist die direkte Kommunikation ohne Gateways und die tief greifende Integration via SIP. (Quelle: Damovo)

Kooperation Cisco und Microsoft Office Communications Server 2007 (MS OCS 2007): In dieser Konfiguration wird der OCS 2007 zu einem weiteren Knoten, und zusätzlich ist der Cisco Unified Presence Server notwendig. (Quelle: Damovo)

Kooperation Ericsson und Microsoft Office Communications Server 2007 (MS OCS 2007): Auch hier ist der OCS 2007 ein zusätzliches System. Darüber hinaus ist der Einsatz des Ericsson Corporate Telephony (ECT) Gateway notwendig. (Quelle: Damovo)

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