20080304c Itella Elektronische Rechnungsprozesse

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Optimierung der Dokumenten- und Rechnungsbearbeitung im Mittelstand

Elektronische Rechnungsprozesse

Rechnungen elektronisch und zeitnah zu verschicken verschafft den mittelständischen Unternehmen enormes Einsparpotenzial. Gerade die positiven Auswirkungen auf den Cash-Flow sollten nicht unterschätzt werden. Noch spannender wird es, wenn man den elektronischen Rechnungsversand outsourct.

ittelständische Unternehmen tauschen genau wie Großunternehmen eine Vielzahl von Dokumenten mit ihren Geschäftspartnern aus. Ein Beispiel dafür ist der Rechnungsversand, der neben sonstigen Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Mahnungen, Gehaltsabrechnungen usw. einen besonders großen Anteil an der Papierlawine in jedem Unternehmen ausmacht. Häufig laufen die Rechnungsprozesse noch papierbasiert ab, in Teilen aber auch bereits elektronisch. Hier liegt hohes Optimierungspotenzial verborgen. Gerade viele Mittelständler unterschätzen den Aufwand und die Kosten, beispielsweise im Versand von Rechnungen. Sie übersehen die vielen Routineaufgaben, die damit verbunden sind und Mitarbeiter von ihren eigentlichen Kernaufgaben abhalten. Hinzu kommen Material-, IT- und Hardwarekosten und nicht zuletzt die Briefmarken. 1.000, 5.000 oder noch mehr Rechnungen im Monat führen dadurch schnell zu beachtlichen Zeit- und Kostenblöcken.

Rechnungsprozesse häufig nicht ausreichend analysiert

Eine detaillierte Betrachtung und Optimierung der Rechnungsprozesse schafft Abhilfe, doch im Gegensatz zu vielen Großunternehmen haben Mittelständler genau dies meist noch nicht ausreichend getan. In der Praxis ist der Postausgang häufig noch mangelhaft organisiert. Aussagen wie: »Das macht unsere Frau Schmitt nebenbei mit« oder »Wir sammeln die Rechnungen über den Monat und arbeiten sie dann in der Buchhaltung gebündelt ab« sind keine Seltenheit. Diese Prozesse führen jedoch zu einer Zusatzbelastung des eigenen Personals und verursachen Kosten für Überstunden und Aushilfskräfte. Unternehmen, die ihre Rechnungen bündeln und dann gesammelt verschicken, verschenken Kapital durch späten Zahlungseingang. Gerade diese negativen Cash-Flow-Effekte werden in der Praxis unzureichend betrachtet.

Die M+O Industrietechnik, ein mittelständisches Unternehmen mit Stammsitz in Alpen, das Produkte und Services für die Metallindustrie erzeugt, hat das enorme Einsparpotenzial erkannt. Auch hier druckten bisher alle Sachbearbeiter – sei es im Einkauf, Verkauf oder in der Buchhaltung – und selbst die Geschäftsführung ihre Dokumente selbst aus, kuvertierten und frankierten sie und legten sie schließlich in den Postausgangskorb. Durch diese Tätigkeiten ging wertvolle Zeit verloren, die an anderer Stelle besser eingesetzt worden wäre.

Rechnungsversand auf Knopfdruck

Um die Prozesse effizienter zu gestalten, suchte die M+O nach einer kostengünstigen Lösung. Die Anschaffung einer eigenen teuren Software schied für das Unternehmen als Option aus. Auch das klassische Outsourcing des Rechnungsdrucks bot dem Mittelständler angesichts des damit verbundenen Implementierungs- und Verwaltungsaufwands keine effiziente Alternative. Gefordert war eine flexible End-to-end-Lösung, die on demand sämtliche papierbasierten und elektronischen Versandprozesse abbilden musste.

Der Mittelständler entschied sich für i-Post for Business von Itella. Ein wichtiges Kriterium dabei war, dass die Lösung ohne aufwendige Projektplanung und langwierige Implementierungsprozesse eingesetzt werden kann. Innerhalb weniger Minuten wurde der kostenlose i-Post Druckertreiber auf den Anwender-PCs installiert. Er fungiert als virtueller Software-Drucker, mit dem alle Mitarbeiter der M+O ihre Rechnungen und Briefe direkt aus der Fakturierungssoftware oder der Textverarbeitung per Knopfdruck verschicken können. Alles, was sie dazu tun müssen, ist den neuen Druckertreiber zu wählen, statt wie bisher ihren lokalen Bürodrucker. Die Rechnungen und Briefe gehen dann automatisch online zu Itella, wo sie rund um die Uhr entgegengenommen und ganz nach Wunsch an die jeweiligen Empfänger verschickt werden – entweder als Brief per Post oder aber als elektronische Rechnung mit rechtskonformer Signatur als PDF.

50 Prozent Kosten sparen, auch bei effizienten Prozessen

Die Mitarbeiter der M+O profitieren von der Neuorganisation der Versandprozesse, da der gesamte Aufwand vom Ausdruck bis zum Versand der Briefe komplett entfällt. Darüber hinaus hat der Mittelständler weniger Kosten. Untersuchungen von Itella zeigen, dass eine intern erstellte und versandte Briefrechnung inklusive Porto selbst bei effizienten Prozessen rund 1,40 Euro kostet. Mit i-Post und der beginnenden Umstellung auf elektronische Rechnungen kann die M+O etwa die Hälfte davon sparen.

Damit lohnt sich die Auslagerung auch für die Unternehmen, die ihre Versandprozesse bereits gut organisiert haben. Zusätzlich erreichen die Rechnungen sogar noch schneller ihre Empfänger und werden früher bezahlt. Dadurch profitiert der Versender nicht nur auf der Ausgabenseite, sondern kommt auch schneller zu seinen Einnahmen.

Dieser Prozess kann für einzelne Dokumente und Rechnungen ebenso genutzt werden wie für Serienbriefe oder Massensendungen. Für das Unternehmen besteht kein Risiko, da es den gesamten Service ohne Implementierungsaufwand on demand bucht. Das bedeutet, es hat keine umfangreichen Fixkosten durch teure Hard- oder Software. Stattdessen zahlt es, wie bisher auch, für jede einzelne Rechnung. Insgesamt ist der Aufwand jedoch deutlich geringer und das Unternehmen spart ab der ersten Rechnung Geld. Ein weiterer Vorteil: Der Versand über den Druckertreiber bündelt die dezentralen Druckströme. Dies ist gerade auch für diejenigen Unternehmen besonders sinnvoll, die mehrere Standorte haben, aus denen Druck- und Versandprozesse angestoßen werden. Durch die Bündelung können zusätzliche Mengenvorteile erzielt werden, die beim dezentralen Versand nicht möglich sind. Zudem werden die unternehmensweiten Druck- und Versandkosten besser erfasst, da die Abrechnung des Dienstleisters die Kosten übersichtlich, zum Beispiel nach Anwendern oder Kostenstellen sortiert, aufschlüsselt.

Auch die Kunden profitieren von der elektronischen Rechnung

Gerade die elektronische Rechnung ist aber nicht nur für den Versender vorteilhaft, auch die Empfänger, also die Geschäftskunden und -partner, haben damit weniger Aufwand. Eine Untersuchung von Itella zeigte, dass etwa 70 Prozent der eingehenden Papierrechnungen im B2B-Bereich eingescannt werden, um sie intern effizienter weiterverarbeiten oder auch nur anschließend archivieren zu können. Dieser Aufwand entfällt, wenn die Dokumente von Anfang an elektronisch verschickt werden. Ein Unternehmen, das seinen Kunden die Rechnungen als PDF zusendet, bietet damit einen echten Zusatzservice.

Noch größer sind die Vorteile, wenn die Rechnungs-Daten komplett elektronisch übermittelt werden, da sie beim Empfänger dann direkt in die Buchhaltungs-, Bestands- und sonstigen Systeme eingespeist werden können. Allerdings erweist sich die Anbindung aller Kunden aufgrund von zahlreichen unterschiedlichen Formatanforderungen und Systemvoraussetzungen häufig als sehr schwierig, eine individuelle Ankopplung für jeden Kunden wäre viel zu aufwändig. Deshalb muss eine Übergabeschnittstelle definiert sein, die den reibungslosen Austausch der Daten möglich macht – mit allen gegenwärtigen und künftigen Geschäftspartnern. Dieser Prozess ist nicht mit einer einzigen Anbindung zwischen Sender und Empfänger zu realisieren.

Bündelung der Versandkanäle über eine Schnittstelle

Eine gemeinsame Plattform kann alle Prozesse abdecken, die zwischen der Entstehung und dem Empfang eines Dokuments liegen. Bei Itella heißt diese Austausch-Plattform Exchange for Document & Information Logistics. Dabei handelt es sich um eine zentrale Logistik-Drehscheibe für Dokumente und Informationen, die eine One-to-many-Anbindung ermöglicht und on demand alle Versandkanäle bereitstellt. Eine eigene Infrastruktur im Unternehmen ist nicht erforderlich.

Der Anwender kann selbst entscheiden, wie er seine Rechnungen jeweils verschicken möchte. Er hat die Wahl zwischen Papierversand und unterschiedlichen elektronischen Wegen. In beiden Fällen muss er lediglich die relevanten Rechnungsdaten an den Dienstleister übergeben – im einfachsten Fall über i-Post und bei komplexeren Anforderungen als Datensatz direkt aus seinem ERP-System. Ist eine ERP-Anbindung realisiert, nimmt der Dienstleister die Daten entgegen, wandelt sie in das gewünschte Format um und sorgt für die Weiterleitung über den jeweiligen Versandkanal.

Rechnungseingang bietet zusätzliches Einsparpotenzial

Neben der Optimierung des Postausgangs und des elektronischen Versands gilt es aber insbesondere auch den aufwendigen Rechnungseingangsprozess zu verbessern, um das maximale Einsparpotenzial im Rechnungsbereich abzuschöpfen. Auch hier kann der Dienstleister helfen, indem er effiziente Verarbeitungsmethoden, zum Beispiel Scanning und Data Capturing sowie Workflows, unterstützt. Zudem berät er die Unternehmen auch dabei, wie sie ihre eigenen Lieferanten und Geschäftspartner von den Vorteilen der elektronischen Rechnung überzeugen können. Im Rahmen einer klaren Vereinbarung kann sogar ein Teil der Erfolgsverantwortung auf den Dienstleister übertragen werden. So kann zum Beispiel abgestimmt werden, wie viele Rechnungsempfänger bis wann von Papier auf elektronische Übertragungsformate umgestellt haben müssen. Auf diese Weise bekommen die Unternehmen Schritt für Schritt ihre Total Cost of Ownership (TCO), also die Gesamtheit aller Kosten im Rechnungsprozess, in den Griff.

Ein Blick nach Nordeuropa und ins Baltikum zeigt, dass eine Verknüpfung der Rechnungs- mit den Zahlungsprozessen weiteres Optimierungspotenzial bietet. Hier betreibt und bedient Itella, zum Teil in Zusammenarbeit mit Banken, bereits branchenübergreifende Rechnungsplattformen, die eine direkte Anbindung der Rechnungsstellung an den Payment-Prozess zum Beispiel über das Online-Banking der Rechnungsempfänger ermöglicht. In Deutschland steht diese Entwicklung noch aus. Die Frage ist jedoch nicht ob, sondern wann dies auch bei uns umgesetzt wird. Durch die Zusammenarbeit mit einem innovativen Dienstleister profitieren die Unternehmen bei diesen und anderen Entwicklungen von Anfang an mit.

Raimund Schlotmann

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Raimund Schlotmann, Geschäftsführer Itella Deutschland

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