20080304e Premiere Global Services Elektronischer Rechnungsversand

»manage it« als

E-Paper 5-6 2011
E-Paper 3-4 2011
E-Paper 1-2 2011
E-Paper 11-12 2010
E-Paper 9-10 2010
E-Paper 7-8 2010
E-Paper 5-6 2010

Elektronischer Rechnungsversand bei Ingram Micro

Für die Zukunft gerüstet

Der digitale Rechnungsversand muss die Konformität mit der eBilling-Richtlinie, Rechtsverbindlichkeit und Datensicherheit gewährleisten. Zusätzlich kann durch die Prozessoptimierung die Servicequalität und Kundenzufriedenheit gesteigert werden.

äglich mehr als 22.000 ausgedruckte Seiten – in einem Jahr ist das ein 630 Meter hoher Berg aus Papier. Aneinandergelegt ergeben die Blätter eine »Straße«, 1.600 Kilometer lang – das entspricht der Entfernung London-Neapel. Barbara Neumann, Vice President IT & Organization, bei der Ingram Micro Distribution GmbH, kann nur lächeln, wenn sie bedenkt, dass das papierlose Büro vor langer Zeit propagiert wurde. Gerade beim Rechnungsversand bewegen sich die meisten Unternehmen auch viele Jahre nach der digitalen Revolution in traditionellen Bahnen: Ausdrucken, kuvertieren, frankieren, versenden – der Postweg vom Absender zum Empfänger ist nicht nur lang, sondern auch arbeits- und kostenintensiv.

Natürlich stellt sich für ein innovatives Unternehmen wie Ingram Micro die Frage nach mehr Effizienz. Der Distributor suchte nach einer Lösung für den digitalen Rechnungsversand, die, konform mit der eBilling-Richtlinie, Rechtsverbindlichkeit und Datensicherheit gewährleistet. Seit nunmehr gut zwei Jahren versendet Ingram Micro elektronisch Rechnungen mit der eBilling-Lösung von Premiere Global Services, dem Collaboration-Solution-Partner für Kommunikationsprozesse.

Kosteneinsparung und zufriedene Kunden

Ingram Micro Distribution GmbH, ein Tochterunternehmen der amerikanischen Ingram Micro Inc., des weltweit größten Distributors für Technologieprodukte, bietet ein umfassendes Portfolio an IT-Produkten sowie Dienstleistungen in den Bereichen eCommerce, Finanzen, Marketing und Logistik und beschäftigt etwa 1.200 Mitarbeiter. Der führende deutsche Distributor beliefert über 30.000 Reseller mit IT-Produkten von 350 namhaften Herstellern. Bei dieser Größenordnung ergibt sich ein Gesamtvolumen von 7.000 bis 8.000 Rechnungen täglich. Vor der Einführung des elektronischen Versandes wurden alle Rechnungen ausgedruckt und auf dem Postweg den Kunden zugeschickt. Bei einem Unternehmen mit großem Kundenstamm und entsprechend hoher Anzahl an täglich per Post versandten Rechnungen wird das enorme Einsparungspotenzial deutlich.

Ein einfaches Rechenbeispiel zeigt das: Geht man von durchschnittlichen Gesamtkosten von ca. einem Euro pro Rechnung aus, belaufen sich die Kosten für Druck, Kuvertierung, Porto und Archivierung bei täglich 8.000 Rechnungen auf etwa 160.000 Euro im Monat. Für Ingram Micro zahlt sich die Umstellung nicht nur finanziell durch erhebliche Kosteneinsparungen aus. Zusätzlich kann durch die Prozessoptimierung Servicequalität und Kundenzufriedenheit gesteigert werden. Dadurch kann sich das Unternehmen in letzter Konsequenz entscheidende Wettbewerbsvorteile sichern. Mit der eBilling-Lösung konnte Ingram Micro die aktuellen Prozesskosten um über 95 Prozent im Monat senken.

Einfache Implementierung, vielfältige Kompatibilität

»Wir haben uns für diese eBilling-Lösung entschieden, da sie alle Anforderungen erfüllt und zugleich kostengünstig und zuverlässig ist. Das kompetente Prozessverständnis und die umfangreiche Betreuung von Premiere Global Services minimierten den Aufwand der Implementierung. Weder Änderungen in unserer IT-Landschaft noch Schulung der Mitarbeiter waren notwendig. Die gesamte Einführungsphase nahm weniger als einen Monat in Anspruch«, so Barbara Neumann. Die Einsatzmöglichkeiten sind durch universelle Datenbankschnittstellen und eine hohe Dateikompatibilität (WORD, PDF, TIF, EXCEL, ASCII Text, GIF, JPG, EBCDIC Text) breit gefächert. Ingram Micro überträgt die Versanddaten mit ihrer Dokumentenmanagement-Software automatisiert an Premiere Global Services.

Gesetzeskonforme Archivierung mit qualifizierter digitaler Signatur

Die Rechtsverbindlichkeit und die Berechtigung des Vorsteuerabzugs gewährleistet eine qualifizierte digitale Signatur. Die Dokumente durchlaufen vor dem Versand den Signatur-Server. Mit Hilfe eines Verschlüsselungs-Algorithmus wird eine Prüfsumme als Signatur erstellt. Zur Gegenprüfung beim Empfänger wird eine kostenlose Verifizierungssoftware zur Verfügung gestellt. Ingram Micro erhält von jeder signierten Rechnung eine Kopie, um diese gesetzeskonform archivieren zu können. Steuerrechtliche Vorgaben sind durch den Einsatz der qualifizierten digitalen Signatur erfüllt.

»Unsere Kunden sind mit der e-Billing-Lösung von Premiere Global Services sehr zufrieden«, meint Barbara Neumann. »In Zukunft wollen wir weitere Dokumentarten elektronisch abwickeln, um zusätzliche Einsparpotenziale zu realisieren.«

Folgen Sie »manage it«

auf Google+

Copyright © 2003-2012 ap Verlag GmbH