20080304f Retarus Elektronische Rechnungen PDF

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Elektronische Rechnungen

Die Steuerprüfung kann ruhig kommen...

Seit 2002 sind elektronische Rechnungen vom Gesetzgeber zugelassen. Immer noch lauern aber böse Überraschungen. Denn sehr viele Unternehmen begehen gravierende Fehler beim Umgang mit PDF-Rechnungen.

ine Rechnung geht als PDF-Anhang einer E-Mail ein, der Buchhalter druckt sie aus und heftet sie ab: Das passiert in deutschen Unternehmen jeden Tag unzählige Male. Unter steuerlichen Aspekten ist das vergebliche Liebesmühe, denn der Ausdruck der PDF-Datei ist keine gültige Eingangsrechnung. Damit lässt sich kein Vorsteuerabzug gemäß §14 Absatz 1 Umsatzsteuergesetz geltend machen. Im Gegenteil: Der Unternehmer muss davon ausgehen, dass er die unberechtigt abgezogene Vorsteuer bei der nächsten Betriebsprüfung wieder zurückzahlen muss.

Hier geht es nicht um Einzelfälle. Durchaus ernst zu nehmende Schätzungen gehen davon aus, dass bislang nur jedes fünfte Unternehmen in Deutschland Vorkehrungen für einen rechtskonformen Umgang mit elektronischen Rechnungen getroffen hat. Der Grund, warum diese Unstimmigkeiten bislang weitgehend unentdeckt blieben, ist recht einfach: Anders als Arbeitnehmer reichen Unternehmen bekanntlich beim Finanzamt nur die Bilanz beziehungsweise eine Einnahme-Überschussrechnung ein. Die Belege verbleiben im Unternehmen. In unregelmäßigen Abständen werden die Firmen einer Betriebsprüfung des Finanzamtes unterzogen.

Wenn also etwas mit einer Rechnung nicht stimmt, merkt der Unternehmer das oft erst Jahre nach dem Erhalt. Das kann zu einem bösen Erwachen führen, wenn dann auf einmal für zurückliegende Jahre hohe Steuerschulden fällig werden. In einer ganzen Reihe von Unternehmen tickt hier eine Zeitbombe, nur viele haben es noch nicht gemerkt. Nun fangen die Herausforderungen rund um elektronische Rechnungen nicht erst beim Empfänger, sondern bereits beim Versender (Ersteller) an.

Auf einen Blick: Rechnungen gehen im Retarus-Rechenzentrum als PDF-Dokumente ein, werden dort mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehen und per E-Mail an den Empfänger weitergeleitet. (Quelle: Retarus)

Die Überprüfung eines signierten PDF-Dokuments erfolgt mit Hilfe des Acrobat Readers, dem Multisign Verifier von secunet oder durch die von Retarus angebotene Signaturüberprüfung. (Quelle: Retarus)

Bei Bedarf können beliebige Rechnungsdokumente aus Warenwirtschaftssystemen in PDF- und XML-Steuerdateien umgewandelt werden. (Quelle: Retarus)

Optionen der Rechnungsübermittlung

Der Datenaustausch zwischen Ersteller und Empfänger einer Rechnung kann grundsätzlich auf vielfältige Art erfolgen. Als mögliche Übertragungsmedien kommen der postalische Versand, die Übermittlung per Fax oder E-Mail, die Bereitstellung der Rechnung in einem Online-Portal sowie der integrierte Rechnungsversand per Electronic Data Interchange (EDI) in Frage. Aufgrund gesetzlicher Anforderungen (§ 14 Umsatzsteuergesetz) wird jedoch nur der Postweg sowie die Rechnungsübermittlung von Faxgerät zu Faxgerät von den Steuerbehörden anerkannt. Alle anderen Übertragungsmethoden bedürfen zur steuerbehördlichen Anerkennung zusätzlicher Sicherungsmaßnahmen oder sind, wie die automatisierte Übertragung von Rechnungen per Faxserver, nicht zulässig.

Vorsicht: Wer Rechnungen per Fax akzeptiert, bewegt sich auf dünnem Eis, denn sie erfüllen unter Umständen nicht die rechtlichen Vorgaben des deutschen Gesetzgebers. Zwar kann ein sogenannter 2D-Barcode auf dem Fax die verschlüsselten Originaldaten der Rechnung und die elektronische Signatur enthalten, mit der ein Empfänger die Echtheit der Rechnung überprüfen sollte. Dazu muss jedoch jede Rechnung eingescannt und die Authentizität der digitalen Signatur mit Hilfe einer Software abgeglichen werden. Die Barcodes werden per Fax allerdings nicht immer unbeschädigt übertragen. Der Fehler ist technisch bedingt, denn die analoge Übertragung beim Faxen bietet selbst in höchster Auflösung keine ausreichende Qualität. Eine zweifelsfreie Signaturprüfung ist beim Empfänger demnach nicht möglich.

In Branchen wie dem Automobilbau oder dem Handel erfolgt bei der Geschäftskommunikation zwischen Großunternehmen vieles via EDI. Allerdings benötigen ausschließlich per EDI transferierte Rechnungen zur steuerbehördlichen Anerkennung die zusätzliche Übermittlung einer Rechnungssammelliste. Dann sind auch die Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug erfüllt. Die Rechnungssammelliste ist eine Zusammenstellung der in einem definierten Zeitraum übertragenen Rechnungsnummern und enthält zusätzlich Angaben über Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, Umsatzsteuersatz und -betrag. Die Rechnungssammelliste muss entweder postalisch oder von Faxgerät zu Faxgerät übertragen werden. Vor allem letztere Methode findet in der Praxis Anwendung.

Integrierter Rechnungsdatenaustausch

Der integrierte Rechnungsdatenaustausch ist bereits seit vielen Jahren zwischen Kunden und Lieferanten etabliert. Die Übermittlung von Lieferantenrechnungen per EDI ist häufig und branchenübergreifend eine wesentliche Voraussetzung für Geschäftsbeziehungen mit Großunternehmen. Dabei läuft der Prozess wie folgt ab: Im klassischen Fall wird die Rechnung aus dem Warenwirtschaftssystem, zum Beispiel SAP ERP 2006, des Kreditors direkt an eine Integrationslösung übergeben. Um den Vorgaben der Steuerbehörden zu entsprechen, sind sowohl auf Kreditoren- als auch auf Debitorenseite die Rechnungsdateien im Format vor und nach der Konvertierung in einem Archiv zu speichern. Die entsprechenden Gesetzestexte und Verordnungen finden sich in den §§ 146, 147, 200 Abgabenordnung sowie im BMF-Schreiben (IV D2 – S0316 – 136/01 -. BStBl I S. 415) vom 16.07.2001 über die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Daher werden die Dateien sowohl auf Kreditoren- als auch auf Debitorenseite archiviert. Da das empfangende Warenwirtschaftssystem die SAP-spezifischen Rechnungen nicht korrekt interpretieren kann, müssen die Rechnungen regelbasiert in ein neutrales Format, z.B. EDIFACT, VDA oder XML, übersetzt und an den Debitor übertragen werden. Dort angekommen, wird die Rechnung von der Integrationsplattform des Debitors in das Format des empfangenden Warenwirtschaftssystems übersetzt und diesem zur Verfügung gestellt. Parallel zu diesem Prozess wird aus dem Warenwirtschaftssystem des Rechnungsstellers rechnungslauf- oder zeitraumbezogen eine Rechnungssammelliste erstellt, ausgedruckt und über ein Normalfax an den Rechnungsempfänger versendet.

Elektronischer Rechnungsversand im PDF-Format

Grundsätzlich gilt: Eine elektronische Rechnung ist nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gültig. Das Umsatzsteuergesetz ist hier eindeutig: Bei einer auf elektronischem Weg übermittelten PDF-Rechnung muss die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts durch eine qualifizierte elektronische Signatur gewährleistet sein.

Dazu muss zunächst einmal der Versender jedes PDF mit einer qualifizierten und gültigen elektronischen Signatur versehen. Diese Signatur erhält er von Signaturgebern, die bei der Bundesnetzagentur angemeldet und akkreditiert sind. Entweder wird die Signatur dann in das PDF integriert, oder als zweite Datei zusammen mit dem PDF versendet. In Anbetracht der damit verbundenen organisatorischen und technischen Anforderungen ist der Betrieb einer eigenen Signaturlösung allein schon aus betriebswirtschaftlicher Sicht für die wenigsten Unternehmen sinnvoll. In Deutschland gibt es für die Erbringung von Signatur-, Verifikations- und Archivierungsleistungen daher eine Reihe von Anbietern, darunter den Münchner Messaging-Spezialisten Retarus.

In dem Fall schicken Unternehmen ihre Rechnungen im PDF-Format an den Dienstleister, beispielsweise als Anhang an eine E-Mail. Um unterwegs eine missbräuchliche Nutzung zu verhindern, kann die Übertragung über einen VPN-Tunnel abgewickelt werden. Im Rechenzentrum werden sämtliche Rechnungen mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehen. Der Vorgang verläuft vollautomatisch, so dass die Rechnungsempfänger kurz darauf eine elektronische Rechnung erhalten. Um PDF-Dokumente qualifiziert zu signieren, kommt an der Stelle eine Signaturkarte, wie sie von einem Trustcenter ausgestellt wird, zum Einsatz.

Optimierte Fakturierung für Versender und Empfänger

Nicht nur Rechnungsversender profitieren von einer derartigen Lösung, sondern auch die Empfänger. Ihnen liegen beim elektronischen Rechnungsversand alle Daten zur Weiterbearbeitung digital vor, Papierrechnungen müssen nicht noch einmal aufwendig manuell erfasst werden.

Das ist aber noch nicht alles: Dieser Prozess schafft bei den Rechnungsempfängern alle Voraussetzungen zum rechtmäßigen Vorsteuerabzug. Bedingung hierfür ist laut Gesetzgeber die Überprüfung der mitgelieferten digitalen Signaturen auf ihre Gültigkeit hin. Dieser Prozess kann auch von einem unabhängigen, darauf spezialisierten Unternehmen wie Retarus übernommen werden. Retarus überprüft für den Rechnungsempfänger die ausgestellte Signatur und stellt die signierte Rechnung zusammen mit dem Prüfprotokoll anschließend an den Empfänger zu. Dieser ist somit im Besitz aller Unterlagen und Daten, die er aus Sicht des Finanzamts zum Nachweis der steuerrechtlichen Gültigkeit der Rechnung benötigt. Alles, was der Empfänger dann noch tun muss: Das PDF-Rechnungsdokument gemeinsam mit der Signatur und dem Prüfbericht zehn Jahre elektronisch archivieren. Kommt eine Betriebsprüfung, stehen alle notwendigen Dokumente in kürzester Zeit zur Verfügung und der Rechnungsempfänger kann die erfolgreiche Signaturprüfung problemlos nachweisen.

Der elektronische Rechnungsversand als Outtasking-Service schafft damit die Grundlage kompakter und durchgängiger Geschäftsprozesse vom Versender bis zum Empfänger. Auf beiden Seiten werden dadurch nicht nur die Abläufe deutlich effizienter, sondern auch die Prozesskosten nachhaltig verringert. Damit ist der elektronische Rechnungsversand in Form von PDF-Attachments per E-Mail nicht nur eine effiziente und rundum transaktions- und rechtssichere Lösung für die Absender, sondern auch für die Adressaten der Rechnungen.

Positive Nebenwirkungen

Bei Betrachtungen zur Digitalisierung des Rechnungsdatenaustausches geht es in erster Linie um die Verbesserungen des Rechnungserstellungs- und Rechnungsverarbeitungsprozesses bei Sender und Empfänger. In dieser Diskussion werden häufig die Auswirkungen des mailbasierten Rechnungsdatenaustausches auf andere Unternehmensbereiche und deren Geschäftsprozesse vergessen.

So hat die Umstellung vom papier- zum mailbasierten Rechnungsversand eine Reihe positiver Nebenwirkungen wie das abschließende Beispiel eines Reifengroßhändlers zeigt: Die Kunden des Großhändlers verlangen, dass die Rechnungen entweder vor der Warenlieferung oder zumindest mit der Warenlieferung beim Reifenmonteur eintreffen. Die Bestellungen der Reifenmonteure werden beim Großhändler gesammelt, disponiert und für den Versand bereitgestellt. Jetzt kann der Lieferschein erstellt werden. Die Papierrechnung wurde häufig im sogenannten Batch-Modus erzeugt und einmal am Tag, zumeist nach 16 Uhr, ausgeführt. Da die Warenlieferung nur mit der dazugehörigen Rechnung versendet werden durfte, konnte die Lieferung nicht mehr taggleich, sondern erst am Folgetag durch den Spediteur auf den Weg gebracht werden. Bei der Umstellung auf einen mailbasierten Rechnungsversand kann die Warenlieferung einen Tag früher erfolgen und einen Tag früher in Empfang genommen werden. Die Rechnungen werden jetzt digital signiert an die Kreditorenbuchhaltungen der Reifenmonteure gesendet. Positiver Nebeneffekt: Es gehen keine Rechnungen mehr auf dem Weg von der Wareneingangsprüfung bis zur Kreditorenbuchhaltung verloren. Wie man sich unschwer vorstellen kann, lässt sich dieses Vorgehen auch auf andere Bereiche, zum Beispiel die Ersatzteillogistik, übertragen.

Intercompany-Billing

Ein weiteres, bisher brach liegendes Einsatzgebiet für den mailbasierten Rechnungsdatenaustausch ist das sogenannte Intercompany-Billing. Beim Intercompany-Billing werden Rechnungen direkt zwischen Mutter-, den angeschlossenen Tochterunternehmen oder Vertriebsgesellschaften innerhalb eines Konzerns beziehungsweise einer Holding ausgetauscht. Häufig nutzen Mutter- und Tochtergesellschaften das gleiche Warenwirtschaftssystem und arbeiten lediglich unter verschiedenen Buchungskreisen. Ausgangsrechnungen werden beim Empfänger automatisch als Eingangsrechnungen verbucht. Die Datenintegration ist somit vollständig gegeben. Um als Rechnungsempfänger jedoch in den Genuss des Vorsteuerabzugs zu kommen, wird vom Gesetzgeber parallel die Übermittlung einer Papierrechnung oder einer digital signierten Rechnung verlangt. Hier birgt alleine die Abschaffung des Versands der Papierrechnungen ein großes Einsparpotenzial.

Im Kontext des Intercompany-Billings ist das Gerücht verbreitet, dass beim Rechnungsdatenaustausch zwischen verbundenen Unternehmen alleine die Datenübergabe vom Warenwirtschaftsystem des Rechnungssenders zu dem des Rechnungsempfängers die rechtlichen Anforderungen erfüllen würde. Dem ist nicht so. Hier gilt die einfache Faustregel: Ist die Umsatzsteuer-ID des Rechnungssenders ungleich der des Rechnungsempfängers, so muss das per Mail übermittelte Rechnungsoriginal qualifiziert signiert werden.

Organisatorische Aspekte

Wie immer wenn es um neue und komplexe Technologien geht, die zusätzlich starke Abhängigkeiten zu organisatorischen und rechtlichen Aspekten haben, wird Zeit für eine Marktdurchdringung benötigt. Die Prozesse im Kontext des elektronischen Rechnungsdatenaustausches sind zu wichtig und unterliegen zu vielen Abhängigkeiten, als dass sie schnell zu ändern sind. Erfolg für eine rasche Marktdurchdringung besteht jedoch immer dann, wenn sowohl Rechnungssender als auch Rechnungsempfänger prozessspezifische Vorteile aus der Umsetzung erzielen können. Sobald sich mit der Einführung des elektronischen Rechnungsdatenaustausches positive Effekte auf die gesamte Supply Chain, wie beispielsweise die Beschleunigung des Warenflusses ergeben, sollten die Bedenkenträger im Unternehmen ihre Argumentation überdenken. Bei der Adressierung der Effizienzsteigerungsmöglichkeiten durch die Einführung des elektronischen Rechnungsdatenaustausches ist darauf zu achten, neben der Abteilung Finanzen/Controlling die positiven Aspekte auch dem Einkauf und Vertrieb zu vermitteln. Und sind sich die am eInvoicing-Projekt beteiligten Unternehmensvertreter über die (Nicht-)Umsetzung unsicher, sollten Sie sich den Worten Mahatma Gandhis erinnern: »Ohne Tat bleibt der schönste Gedanke blass.«

Dr. Björn Georg

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Dr. Björn Georg ist Bereichsleiter Business Transactions bei Retarus in München.

Tabelle: Relevanz und Nutzen unterschiedlicher Kommunikationsmedien für den elektronischen Austausch von Rechnungsdaten

Viele Unternehmen drucken eingehende PDF-Rechnungen aus und bewahren sie nur in Papierform auf. Damit riskieren sie ihren Vorsteueranspruch, denn ein selbst erstellter Ausdruck ist keine Rechnung im Sinne des Gesetzgebers. (Quelle: Retarus)

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