20080304u Retarus EDI Prozesse

An EDI führt auch im Mittelstand kein Weg mehr vorbei – spätestens dann, wenn die Top-Kunden Geschäftsdokumente wie Aufträge, Bestellungen und Rechnungen nur noch auf elektronischem Wege akzeptieren. Wer die damit verbundenen Prozesse im Griff hat, wird sich mit der EDI-Einführung nicht schwer tun.

uch wenn eine Vielzahl von Unternehmen Software für den integrierten Datenaustausch bereits im Einsatz hat: Vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen läuft die Übermittlung von Geschäftsdokumenten zumeist noch papierbezogen ab. Dies hat vor allem mit der angeblichen Komplexität der EDI-Thematik zu tun. Von Kritikern kommt dann auch sofort das Kostenargument: Der integrierte Datenaustausch sei zu teuer. Dies mag in den 80er und 90er Jahren zutreffend gewesen sein; heute gilt das nicht mehr. Aufgrund stark gesunkener Preise für EDI-Software und standardisierter Einführungsmethoden hat sich die Situation grundlegend gewandelt.

Weit bedeutender ist der strategische Aspekt der Prozesskommunikation. Können zwischenbetriebliche Prozesse wie Bestellungen, Rechnungen, Lieferavise oder Speditionsaufträge nicht weitgehend automatisch übermittelt oder entgegengenommen werden, droht vielfach der Abbruch der Geschäftsbeziehung. Auch für mittelständische Fertigungsunternehmen, die beispielsweise an die großen Automobilbauer liefern wollen, gibt es also Gründe genug, sich strategisch mit der Prozesskommunikation zu befassen. Am Anfang stehen dabei die Kommunikationsmethoden.

Zur reinen Übertragung der Informationen und Daten findet in der Praxis eine Vielzahl von Kommunikationsmethoden Anwendung. Zwar werden einzelne Verfahren nur in bestimmten Branchen oder Regionen verwendet; typische EDI-Anwender haben jedoch oft zwei bis vier unterschiedliche Methoden im Einsatz. Auch wenn die Zahl der verfügbaren und genutzten Standards recht beachtlich ist, tragen sie dennoch entscheidend zu einer Automatisierung der unternehmensübergreifenden Prozesskommunikation bei.

Weit verbreitet sind klassische Protokolle wie OFTP in der Automotive-Branche und X.400 in Non-Automotive-Branchen sowie branchenübergreifende IP-basierte Methoden wie FTP und HTTP/S. Ebenfalls zum Einsatz kommen SMTP, SFTP, SOAP und die stark an Verbreitung gewinnenden AS2-Methoden (Applicability Statement 2). FTP, SMTP und SFTP werden als Nischenprotokolle auch mittelfristig Verwendung finden. Vor allem jene Unternehmen, für die alternative Kommunikationsmethoden zu teuer oder im Setup zu komplex sind, bevorzugen diese pragmatischen Varianten.

Aus Gründen der Rechts- und Übertragungssicherheit finden auch weiterhin OFTP und X.400 Anwendung. Zumal bei OFTP mit der gerade verabschiedeten Version 2 Restriktionen bei der Dateigröße sowie der Verschlüsselung und Authentifizierung beseitigt wurden. Damit ist jetzt eine gesicherte Übertragung auf IP-Ebene statt über ISDN möglich. Trotz des relativ hohen Setup-Aufwands gewinnen auch HTTP/S und SOAP, vor allem im Kontext des Austausches von XML-basierten Geschäftsprozessen, weiter an Bedeutung. Mittelfristig wird sich AS2 einen großen Anwenderkreis erschließen, und dies vor allem durch die Substitution des kostenintensiven X.400-Datenaustausches.

Die eigentlichen Nachrichten werden beim elektronischen Datenaustausch in strukturierter Form übermittelt. Zur Daten- und Informationsstrukturierung sind in den vergangenen dreißig Jahren die unterschiedlichsten Datenformatstandards entstanden. So existieren beispielsweise mit VDA und ODETTE Datenformatstandards ausschließlich für die Automobilbranche und deren Zulieferbetriebe oder mit DTA, SWIFT und SWIFT XML Datenformatstandards, die für den nationalen oder transnationalen Zahlungsverkehr zum Einsatz kommen.

Ende der 80er Jahre wurde von der UN mit EDIFACT ein branchenneutraler und weltweit einsetzbarer Standard entwickelt. Heute sind in EDIFACT zirka 250 Nachrichtentypen für nahezu alle Anwendungsbereiche definiert. Breite Anwendung findet EDIFACT vor allem in Europa. Hier haben jedoch einzelne Branchen wie der Handel oder die Elektronik- und Möbelindustrie eigene, sogenannte EDIFACT-Subsets gebildet. Subsets sind auf die spezifischen Anforderungen abgestimmte EDIFACT-Teilmengen. Dagegen hat sich in Nordamerika ANSI X.12 als Pendant zu EDIFACT etabliert.

Mit der ersten Internet-Euphorie Ende der 90er Jahre wurde mit XML, der eXtensible Markup Language, eine textbasierte Meta-Auszeichnungssprache entwickelt. Sie beschreibt und strukturiert Daten und Dokumente so, dass sie – vor allem über das World Wide Web – zwischen einer Vielzahl von Anwendungen ausgetauscht und weiterverarbeitet werden können. Zum einen ermöglicht XML die Definition von Datenaustauschformaten, zum anderen werden Transaktionsinhalte durch DTDs oder Schemata semantisch charakterisiert. In der Folgezeit entstand eine Vielzahl unterschiedlichster XML-Anwendungen. XML-Standards wie openTRANS, xCBL, cXML oder ebXML finden vor allem in folgenden Szenarien Anwendung:

· Implementierung von Business Frameworks wie RosettaNet, Chem eStandards oder CPFR

· Initiativen für den europäischen Rechnungsdatenaustausch wie Finvoice (Finnland), Svefaktura (Schweden) oder Paynet (Schweiz).

Für die zukünftige Entwicklung, Verbreitung und Anwendung der einzelnen Datenformatstandards zeichnen sich zwei Trends ab:

· Erstens: Alte Standards werden nur langfristig durch neue ersetzt. Die vor zehn Jahren oft vertretene These, dass klassische Konzepte wie EDIFACT oder VDA durch XML kurzfristig ersetzt werden, hat sich als falsch herausgestellt. Kein Unternehmen und keine Branche substituiert einen bestehenden und funktionierenden Datenformatstandard durch XML, nur weil dem das Label »modern« anhaftet. Selbst ein aufgrund der immens gestiegenen Anforderungen der Automobilhersteller an die detailgenaue Informationsüberlieferung nahezu ausgereizter VDA-Standard wird auf absehbare Zeit nicht durch XML ersetzt. Die Aufwände für einen Wechsel von VDA zu XML sind zu hoch und der Nutzen zu gering.

· Zweitens: Die Anzahl der zu unterstützenden Datenformatstandards steigt. Während heute nur mit wenigen Kunden ein intensiver EDI-basierter Datenaustausch erfolgt, wird sich die Situation bald ändern. Als Folge neuer Beschaffungs- und Distributionsstrategien, innovativer Kooperationsmodelle, globaler Geschäftsaktivitäten sowie rechtlicher Anforderungen entsteht eine völlig neue Situation. Auf der Tagesordnung steht die integrierte Prozesskommunikation. Unternehmen müssen sich darauf einstellen, mit einer zunehmenden Anzahl von Geschäftspartnern und Behörden international Daten austauschen zu müssen.

Theoretisch können per EDI alle zwischen Partnern existierenden Geschäftsbeziehungen unterstützt werden. In der Praxis beschränkt sich der Austausch jedoch auf bestimmte Geschäftsprozesse. So werden zwischen Unternehmen häufig Bestellungen, Bestätigungen, Bestelländerungen, Lieferscheine und -avise, Rechnungen und Gutschriften, Zahlungsavise, Lieferabrufe, Wareneingangsmeldungen, Lagerbestände, Produktkataloge, Speditionsaufträge, Angebotsanfragen sowie Angebote integriert ausgetauscht. Wo wirtschaftlich vertretbar, ist der automatische, papierlose Datenaustausch mit Kunden, Lieferanten und Dienstleistern anzustreben.

Neben der strategischen Notwendigkeit mit einem Partner Prozesse integriert zu realisieren, gibt es auch quantitative Faktoren, die zur Entscheidungsfindung beitragen. Wenn es darum geht, einen Partner elektronisch anzubinden, lässt sich beispielsweise die Anzahl der auszutauschenden Belege als Entscheidungsgröße heranziehen. Vor allem bei der Automatisierung von Prozessen, wie Kundenbestellungen und Lieferantenrechnungen, ist durch den Wegfall der Belegerfassung, durch die Steigerung der Datenqualität sowie durch die Beschleunigung des Informationsflusses eine rasche Amortisierung möglich. So liegt die Substitutionsschwelle bei einem Wechsel von Papier- zu EDI-Prozessen bei zirka 20 Belegen je Geschäftsprozess und Partner im Monat.

Die eigentliche Herausforderung einer erfolgreichen Geschäftsprozessinteraktion mit einem Kunden oder Lieferanten liegt weder in der Implementierung der Kommunikationsmethode(n) noch in der Bereitstellung der verschiedensten Datenformatstandards. Beides wird durch moderne EDI-Lösungen standardmäßig zur Verfügung gestellt.

Trotz einer fortgeschrittenen Standardisierung entsteht bei der bilateralen Absprache über Umfang und Interpretation des Nachrichteninhalts ein erheblicher Abstimmungsbedarf. Vor allem bei Unternehmen, die durch ihre Kunden zum integrierten Datenaustausch aufgefordert werden, ergibt sich die Notwendigkeit, Erweiterungen im eingesetzten Warenwirtschaftssystem vorzunehmen. Nicht immer sind Informationen über Verpackungshierarchien, Nachrichtenroutinginformationen oder Anforderungen der internationalen Rechnungsstellung bereits im eingesetzten Warenwirtschaftssystem enthalten. Sie müssen zum Teil erst nachträglich und oft recht aufwendig »eingebaut« werden.

Noch einmal: Die Herausforderung ist nicht der Austausch und die Verarbeitung von EDI-basierten Geschäftsprozessen durch eine entsprechende Integrationslösung. Hier existieren bei den führenden Systemhäusern, zu denen auch der Münchner Messaging-Experte Retarus zählt, entsprechende technische und geschäftsprozessspezifische Erfahrungswerte und Integrationswerkzeuge. Das Problem liegt in der richtigen Interpretation, der umfassenden Speicherung und der vollständigen Übergabe der Informationen an die Nachfolgeprozesse. Für ein erfolgreiches Projekt ist das branchenspezifische Prozess-Know-how des EDI-Systemhauses, gepaart mit dem Wissen über die Schnittstellen und Workflows des eingesetzten Warenwirtschaftssystems, von entscheidender Bedeutung.

Dr. Björn Georg ist Bereichsleiter Business Transactions bei Retarus in München.

Zehn Thesen zur Zukunft der Prozesskommunikation

• Die Fähigkeit zur Daten- und Geschäftsprozessintegration ist eine notwendige Voraussetzung, um vertriebsseitig als Lieferant in Betracht gezogen zu werden.

• Abhängig vom Anwendungsbereich werden klassische (zum Beispiel EDIFACT und VDA) und XML-basierte Datenformate koexistieren.

• HTTP/S und SOAP gewinnen im Rahmen des Austausches von XML-basierten Geschäftsprozessen weiter an Bedeutung.

• Das größte Potenzial besitzt AS2. In Europa zielt AS2 stark auf die Substitution des kostenintensiven X.400-Datenaustausches.

• Die Zahl der zu unterstützenden Datenformate wird für das einzelne Unternehmen zunehmen.

• Trotz fortgeschrittener Standardisierung existiert weiterhin Abstimmungsbedarf. Das gilt speziell für bilaterale Absprache über Umfang und Interpretation des Nachrichteninhalts.

• Der Erfolg eines Projekts wird durch das branchenspezifische Prozess-Know-how des EDI-Systemhauses bestimmt, gepaart mit dem Wissen über die Schnittstellen und Workflows des eingesetzten Warenwirtschaftssystems.

• Business Frameworks lassen sich aufgrund hoher technischer und prozesspezifischer Anforderungen sowie einer erforderlichen Kooperationsbereitschaft nur in sehr begrenzten Anwendungsszenarien einsetzen.

• Die Geschäftsprozessintegration ist für viele Unternehmen zu einer strategischen Anwendung geworden. Diese Entwicklung wird sich in den kommenden Jahren weiter fortsetzen.

• Integrierte Prozesskommunikation erfordert, dass Geschäftsprozesse unternehmensübergreifend neu definiert und implementiert werden.

Business Frameworks

Business Frameworks liefern Regelwerke zur Harmonisierung unternehmensübergreifender Geschäftsaktivitäten, zur Herstellung der zwischenbetrieblichen Interoperabilität von Anwendungs-Systemen und zur Modellierung komplexer Geschäftsprozesse. Umfassende Business Frameworks definieren Nachrichtenelemente, Nachrichten, Geschäftsprozessabläufe, Eskalationsszenarien und Partnerprofile. Dabei betonen Business Frameworks den kooperativen Charakter einer Geschäftsverbindung und stellen alle notwendigen Standards sowie organisatorischen Anweisungen für eine Umsetzung zur Verfügung. Zu den bekannten Business Frameworks zählen: Chem eStandards (Chemieindustrie), PapiNet (papierverarbeitenden Industrie), Collaborative Planning Forecasting and Replenishment (Handel) sowie RosettaNet (Elektronikindustrie).

Da die Business-Frameworks-Initiativen vor allem auf die Homogenisierung von Geschäftsprozessen der kompletten Supply Chain zielen, erweist sich eine umfassende Realisierung als sehr komplexe Herausforderung. In der Praxis hat lediglich das RosettaNet Business Framework eine nennenswerte Verbreitung gefunden. Das liegt unter anderem daran, dass in der Elektronikindustrie neben dem technischen Know-how vor allem die soziokulturellen Bedingungen vorhanden sind. Im Gegensatz zu den anderen Brancheninitiativen wurden hier von Beginn an eine hohe Bereitschaft zur Umsetzung enger und partnerschaftlicher Kooperationsbeziehungen sowie offene Kommunikationsstrukturen gepflegt.

Business Frameworks

Vernetzung der Supply Chain

Eine noch engere Verzahnung der Supply Chain erfordert einen weitgehend automatischen und fehlerfreien integrierten Datenaustausch aller in der Supply Chain Beteiligten. Die Gründe dafür sind vielfältig: schnellere Umschlagshäufigkeit, Lagerbestandsreduzierung, eine unternehmensübergreifende Steuerung des Produktionsprozesses, Just-in-Time-Belieferungen der Automobilproduktionsstätten und Lebensmittelregale, produktionssynchrone Fertigung, globale Beschaffungsstrategien oder die Integration von Online-Marktplätzen als Katalysatoren der unternehmensverzahnenden Geschäftsprozesse. Fehlende oder falsche Informationen führen zu Produktions- und folglich zu Umsatzausfällen. Lösungen für die Daten- und Geschäftsprozessintegration sind in ihrer Bedeutung für die Unternehmen zu strategischen Anwendungen geworden. Ein Ausfall der Integrationssoftware kommt bei vielen Unternehmen mittlerweile dem Ausfall des ERP-Systems gleich. Diese Entwicklung wird sich mit exponentiell ansteigender Geschwindigkeit in den kommenden Jahren fortsetzen und mittelfristig auf alle Unternehmen zukommen.

Auf einen Blick: Mit einer leistungsfähigen EDI-Integrationsplattform können Unternehmen in der Prozesskommunikation simultan eine Reihe von Datenaustauschstandards unterstützen. (Quelle: Retarus)

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