iele digitale Prozesse für optimierte Arbeitsvorgänge im Unternehmen setzen die elektronische Signatur voraus. So ist beispielsweise E-Billing aus dem geschäftlichen Alltag schon alleine wegen der enormen Kosteneinsparmöglichkeiten nicht mehr weg zu denken. Auch die Vorteile von virtuellen Behördengängen (E-Government) liegen klar auf der Hand. Allerdings erfüllt nicht jede Signatur die Anforderungen des deutschen Signaturgesetzes. Elektronische Signaturen basieren auf digitalen Zertifikaten. Diese sind mit einem digitalen Personalausweis vergleichbar und dienen der Authentifizierung und Identifizierung im Internet. Das deutsche Signaturgesetz gliedert die elektronischen Signaturen in die Kategorien »einfach«, »fortgeschritten« und »qualifiziert«. Qualifizierte elektronische Signaturen dürfen nur von speziellen Trustcentern wie etwa S-TRUST vom Deutschen Sparkassenverlag ausgegeben werden.

Signatur ist nicht gleich Signatur

Eine einfache elektronische Signatur kann bereits das eingescannte Bild einer eigenhändigen Unterschrift sein und bietet keinerlei Rechtsverbindlichkeit. Die fortgeschrittene Signatur ermöglicht zwar die genaue Identifizierung des Signaturschlüsselinhabers, ist jedoch noch nicht rechtsverbindlich. Sie ist beispielsweise geeignet für die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens, wenn keine rechtsgültigen Geschäfte getätigt werden sollen.

Hierfür ist ausschließlich die qualifizierte elektronische Signatur mit einem qualifizierten digitalen Zertifikat zugelassen. Nur sie bietet die vollständige Rechtssicherheit nach den Anforderungen des deutschen Signaturgesetzes. Die ihr zugrunde liegenden qualifizierten digitalen Zertifikate garantieren Vertraulichkeit, Authentizität und Integrität. Das bedeutet, dass sich die Inhalte dem Unterzeichner einer entsprechenden Signatur eindeutig zuordnen lassen, die Identifizierung des Unterzeichners möglich ist und niemand die Inhalte unbemerkt verändern kann. Allein die qualifizierte elektronische Signatur erlaubt daher das rechtsgültige Signieren von Dokumenten in unterschiedlichen Dateiformaten. Außerdem ermöglicht sie unter anderem den sicheren elektronischen Versand von Verträgen, eine revisionssichere E-Mail-Archivierung oder auch das elektronische Einreichen von Lohnsteuer- und Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt.

Digitale Prozesse sind keine Frage der Unternehmensgröße

Auf digitale Prozesse umzustellen, empfiehlt sich für Unternehmen jeder Größenordnung. Vor allem kleine und mittelständische Betriebe, die regelmäßig an Ausschreibungen teilnehmen, müssen sich rechtzeitig mit der qualifizierten elektronischen Signatur auseinandersetzen. Denn nach EU-Vorgaben sollen Unternehmen, die öffentliche Aufträge gewinnen wollen, ihre Angebote spätestens ab 2010 nur noch elektronisch einreichen. Ein Betrieb, der die E-Vergabe vernachlässigt, geht das Risiko ein, Ausschreibungen zu verpassen oder vom zunehmenden Wettbewerb verdrängt zu werden. Zu den weiteren Vorteilen digitaler Prozesse gehört die Kostenersparnis, da Kosten für Ausdrucke, Kopien, Porto oder Kuriere entfallen. Das gilt ebenso für interne Freigabeprozesse, die per elektronisch signierter E-Mail oder PDF-Formular schnell und sicher erfolgen.

Digitale Zukunftschancen für viele Anwendungen

Die Anwender können mit der qualifizierten elektronischen Signatur immer mehr Prozesse digital abwickeln. Insbesondere dem elektronischen Übermitteln von Rechnungen, dem E-Billing, bescheinigen Experten eine große Zukunft, da der Medienbruch durch einen Ausdruck entfällt. Beim E-Billing erstellt und signiert der Absender die Rechnung mit einem Textverarbeitungsprogramm oder direkt aus der Buchhaltungssoftware heraus. Die Rechnungsdaten gehen dann in digitaler Form beim Empfänger ein, der sie umgehend elektronisch weiterverarbeitet. Damit der Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, muss die Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Eine Studie im Auftrag der EU-Kommission prognostiziert dem E-Billing ein Einsparpotenzial von mehr als 70 Prozent gegenüber dem papierbasierten Verfahren. Die qualifizierte elektronische Signatur ebnet Unternehmen auch den Zugang zu Online-Angeboten von Behörden sowie zu einer digitalen Kommunikation mit Ämtern und Gerichten. Im Rahmen solcher E-Government-Anwendungen können Unternehmen beispielsweise Einträge im Handelsregister ändern, gerichtliche Mahnverfahren einleiten oder die elektronische Steuererklärung (ELSTER) einreichen.

Dr. Rüdiger Mock-Hecker

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Dr. Rüdiger Mock-Hecker, Leiter der Geschäftssparte Kartensysteme des Deutschen Sparkassenverlags