20080708t Itella Elektronischer Post- und Rechnungsversand

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Nachhaltiges Management der Total Cost of Ownership im Post- und Rechnungsversand

Flexibel und on demand

In den vergangenen Jahren wurde in den Unternehmen die Effizienz vieler Prozesse verbessert. Beim Dokumenten- und Rechnungsversand fehlt es jedoch meist noch an einer Gesamtsicht auf die Prozesse. Dabei könnten insbesondere Massenversender oft deutlich mehr Geld sparen.

nwender, die beim Massenversand einen Dienstleister mit an Bord nehmen, der den gesamten Prozess on demand bereitstellt, können eine permanente Senkung der Total Cost of Ownership (TCO) und einen besseren Cash Flow erreichen, ohne Implementierungsrisiken tragen zu müssen.

Unternehmen, die sehr viele Dokumente verschicken, haben ihre Druck- und Versandprozesse häufig schon adressiert und wickeln diese zum Beispiel über zentrale Druckzentren ab, um bei den Druckkosten zu sparen und durch das hohe Versandvolumen Portorabatte zu erzielen. Um diese Vorteile voll auszuschöpfen, bedarf es jedoch einer genaueren Analyse und Bearbeitung der zentralen und der dezentralen Druckströme. Dazu wird einerseits eine Schnittstelle benötigt, die von allen Nutzern akzeptiert wird. Das bedeutet, sie muss direkt aus den individuellen Anwendungen erreichbar und einfach zu bedienen sein, sowohl automatisiert für turnusmäßige Sendungen wie arbeitsplatzbezogen für Individualpost. Andererseits gilt es, den kostenoptimalen Versandweg für jeden Dokumententyp immer wieder neu zu bestimmen. Dies bietet ein Dienstleister ebenso wie die Materiallogistik und die intelligente, gebündelte Datenaufbereitung schon vor dem Druck der Ausgangspost, um zusätzliche Kosten zu sparen. Unterschiedliche Schreiben an denselben Empfänger werden gebündelt und nicht wie bisher in zahlreichen einzelnen Briefen verschickt. Die Rechnung ist ganz simpel: je weniger Briefe umso weniger Porto.

Ein Dienstleister, der an mehreren Standorten produziert, bietet durch regionale Produktionsverteilung und die damit verbundene Nähe zu den Einlieferungszentren der Deutschen Post weitere Vorteile: Zum einen können sowohl die erheblichen BZE-Rabatte (Einlieferung beim Briefzentrum Eingang) der DPAG für lokale Sendungen genutzt als auch Kapazitäten besser verteilt und Zustellungszeiten verkürzt werden. Ähnliche Vorteile ergeben sich beim internationalen Versand. Der Dienstleister stellt eine zentrale Schnittstelle bereit, verteilt die Sendungen jedoch Kosten sparend über ein Versandpartnernetzwerk oder eigene internationale Standorte ins Ausland. Damit reduzieren sich die Liefer- und Portokosten erheblich.

Ganzheitliche Prozessoptimierung.

Die Vorteile einer On-demand-Lösung enden jedoch nicht bei geringeren Kosten für Druck und Versand, sie schlagen sich auch auf Bereiche nieder, die viele Unternehmen vielleicht noch gar nicht im Blick haben. Standardisierung ist eine Voraussetzung für Schnelligkeit, Sicherheit und Transparenz. Itella zum Beispiel bildet Druck- und Versandprozesse vollständig automatisiert, gesichert und transparent bis zur Nachverfolgung von Sendungen ab. Automatisiert, da die Prozessschritte systemgeführt ausgelöst werden. Gesichert, durch Sicherheitschecks wie die Vollständigkeitsüberprüfung mittels einer Kamera nach der Kuvertierung oder über Barcode-Scanning am Ende des Prozesses. Transparent, durch die direkte Übergabe von Informationen aus dem Prozess an den Kunden. Das heißt, der aktuelle Bearbeitungsstand jedes zu versendenden Datensatzes beziehungsweise Briefs ist damit eindeutig verfolg- und jederzeit nachvollziehbar. Dies schließt den Postweg ein.

Über ein Boxenscanning wird jeder Brief eindeutig einer bestimmten Postbox zugeordnet. Bei Übergabe an den Versandpartner werden die Boxencodes eingescannt, um die Daten automatisch in das webbasierte Informationsportal einzustellen. So herrscht jederzeit Transparenz darüber, wann welche Briefe oder Rechnungen an wen versendet wurden und welche Briefe bereits beim Kunden eingetroffen sein müssten. In gleicher Weise kann der Versandpartner eingebunden werden, um die Verfolgung bis zum Auslieferungszentrum sicherzustellen.

So ist nicht nur eine genau terminierte Versandsteuerung und Rückverfolgung der Sendungen möglich, die Informationen sind auch eine wichtige Basis, um weitere Einsparpotenziale auszuschöpfen – beispielsweise durch eine effiziente Kapazitätsplanung im Call Center. Unternehmen, etwa aus der Energiebranche sind verpflichtet, ihre Kunden schriftlich über Preisänderungen zu informieren. Daraufhin rufen viele Kunden beim Call Center an, um Fragen zu stellen oder sich zu beschweren. Es macht wenig Sinn viel Personal für solche Anfragepeaks vorzuhalten, wenn die Sendungen noch gar nicht beim Kunden eingetroffen sind. Umgekehrt schadet ein unterbesetztes Call Center dem Kundenservice.

Migration zur elektronischen Rechnung.

Mit zunehmender Digitalisierung sinken die TCO der Rechnungsverarbeitung. Online-Rechnungen kosten schließlich bis zu 90 Prozent weniger als traditionelle Rechnungen per Post. Ein Dienstleister unterstützt die Kunden deshalb bei der schrittweisen Umstellung auf elektronische Prozesse. Auch hier ist ein On-demand-Modell bestens geeignet, da es die Fixkosten vermeidet, die in der Übergangsphase zu einem höheren E-Anteil entstünden. Papierrechnungen werden nicht komplett verschwinden, daher müssen bei interner Abwicklung Druck- und Versandinfrastrukturen vorgehalten werden, auch wenn etwa Drucker und Personal bei einem Rückgang der papierbasierten Prozesse nicht mehr voll ausgelastet sind. Das bedeutet, je höher der E-Anteil steigt, desto ineffizienter sind interne Druck- und Versandprozesse. Diese Ineffizienz macht einen Teil der Einsparungen durch E-Rechnungen sofort zunichte. Im On-demand-Modell zahlt der Versender hingegen ganz einfach je Dokument. Bei jeder Rechnung, die künftig elektronisch verschickt wird, erzielt der Kunde dadurch direkt die volle Kosteneinsparung.

Eine große Hürde bei der Umstellung auf E-Prozesse bildet die Tatsache, dass jeder Rechnungssteller über eine Vielzahl von Kunden mit unterschiedlichen elektronischen Systemen verfügt, die alle individuell angebunden werden müssten – hinzu kommen diejenigen Empfänger, die nach wie vor auf Papier bestehen. Eine individuelle Anbindung aller Systeme wäre zu aufwendig, deshalb ist eine übergreifende End-to-end-Lösung zur effizienten Bereitstellung aller elektronischen und papierbasierten Versand- und Eingangskanäle erforderlich. Diese überlässt es dem Anwender, auf welchem Wege er seine Dokumente versendet und empfängt. Dazu ist eine zentrale On-demand-Plattform wie der Itella Exchange am besten geeignet. Diese wickelt alle Prozesse ab, die zwischen der Erstellung und dem Empfang von Dokumenten liegen. Die Logistik-Drehscheibe ermöglicht eine echte One-to-many-Anbindungen und damit auch die Bereitstellung aller Dokumentenkanäle.

Resümee.

Letztlich profitiert der Versender von Know-how und Innovationskraft eines guten Dienstleisters. Technologische Innovationen, Mehrwertdienste wie etwa die intelligente Integration von Werbung in Geschäftsdokumente und Best-Practice-Modelle nutzt der Anwender über die On-demand-Plattform einfach und schnell mit.

Auch im Massenversand gibt es noch sehr viel Optimierungspotenzial. Unternehmen, die den Cash Flow verbessern und die TCO senken möchten, sollten auf ein flexibles On-demand-Modell setzen. Damit optimieren sie ihre papierbasierten Druck- und Versandströme und erreichen gleichzeitig einen höheren Anteil an kosteneffizienten E-Prozessen.

Raimund Schlotmann

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Raimund Schlotmann, Geschäftsführer Itella Deutschland

Permanente Reduktion

Quelle: Itella

Permanente Reduktion der TCO durch Dokumenten- und Informationslogistik on demand.

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