20080708zf Maxence BC Konzeption des IT-Projekt-Portfolios

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Präzise Konzeption des IT-Projekt-Portfolios

Neue Perspektive schafft Mehrwerte

Interne IT-Organisationen stehen heute mehr denn je vor der Herausforderung, mehrwertschaffende Projekte für ihr Unternehmen zu definieren und erfolgreich durchzuführen. Oft tragen externe Spezialisten mit innovativen Methoden und Arbeitstechniken dabei nachhaltig zum Unternehmenserfolg bei, denn gerade für die IT-Governance ist die präzise Konzeption des IT-Projekt-Portfolios von zentraler Bedeutung.

nnerhalb standardisierter Prozesse arbeitet die IT eines Unternehmens zuverlässig und erfolgreich. Steigen jedoch die internen und externen Anforderungen, etwa durch Gesetzesänderungen oder Forderungen nach wirksameren Sicherheitsmaßnahmen durch die Fachabteilungen, wachsen Anzahl und Komplexität interner IT-Projekte oft überproportional. Versäumt man die Definition einer gemeinsamen und umfassenden Zielsetzung, wie etwa im Rahmen eines Alignments, lassen sich zusätzliche Investitionen kaum noch vermeiden. IT-Governance heißt aber, Projekte nicht nur aus der Perspektive der Informationstechnologie zu betrachten, sondern auch alle wesentlichen Geschäftsprozesse im Unternehmen zu berücksichtigen.

So machte die Dormagener maxence business consulting GmbH, ein ausgewiesener IT-Governance-Spezialist, die Erfahrung, dass ungenau mit relevanten Geschäftszielen abgestimmte Projekte in vielen Fällen nur teilweise oder inkonsequent beendet wurden. Dieser oberflächlichen Zielfokussierung versucht man dann mit der Erweiterung oder Neueinführung von IT-Projekten zu begegnen. Ein solches Projekt-Management trägt aber nicht mehr zum angestrebten Unternehmenserfolg bei, sondern verursacht unnötige Zusatzkosten, Zeitverluste und lässt vorhandene Ressourcen ungenutzt.

Aktuelle Analysen geben dieser Erfahrung recht: Nach einer Capgemini-Studie zu den IT-Trends 2008 werden 97 Prozent aller IT-Projekte nicht innerhalb des angesetzten Zeitplans abgeschlossen (Grafik 1). Davon betreffen 80 Prozent geschäftskritische Projekte. Diese Ergebnisse verwundern nicht, verfügen doch nur wenige Unternehmen über einen umfassenden Ansatz zur Bewertung, Auswahl und Steuerung ihrer Vorhaben. Will man aber Wertschöpfungspotenziale in der Unternehmens-IT definieren, sollte man die Perspektive auf die Gesamtprojekte richten.

Wertschöpfungspotenziale identifizieren

Eine umfassende Analyse der strategischen Ausrichtung aller Projekte muss verhindern, dass sie nur reaktiv oder ad hoc angestoßen werden. Sie sollen sich vielmehr an übergeordneten IT- und Geschäftszielen orientieren. Dabei lautet die zentrale Frage: Nutzen die aktuellen Projekte wirklich wertschöpfende Potenziale und verfolgen sie strategische Ziele? Eine befriedigende Antwort liefert allein ein effektives Projekt Portfolio Management, das nicht nur der IT hilft, entscheidend zum Unternehmenserfolg beizutragen, sondern diesen Erfolg auch messbar macht.

Die Einführung einer neuen Technologie beeinflusst immer das ganze Unternehmen und sollte daher vor allem unter Gesichtspunkten der Kommunikation und Begleitung der Gesamtprozesse geplant werden. maxence bietet dazu ein Enterprise Project Portfolio Management, in dessen Zentrum die sogenannte SCIP-Methode (Grafik 2) für große und mittelständische Unternehmen steht. Klarheit und Transparenz in die Zielrichtungen laufender Unternehmensprojekte zu bringen, ist die vornehmste Aufgabe dieser Beratung. SCIP dient als methodischer Ansatz für eine transparente Herleitung des IT-Projekt-Portfolios und der damit verbundenen strategischen IT-Aktivitäten. Die Basis bildet ein detaillierter IT-Portfolio-Check, der sich neben der Identifikation der genauen Projektziele voll auf die Effektivität der bestehenden Projekte konzentriert. Der Schwerpunkt liegt also nicht mehr allein auf der technologischen Machbarkeit, sondern auf der zielgerichteten Koordination aller relevanten Abhängigkeiten.

Erfolge statt Teilerfolge

Die Teilprozesse Scan, Check, Identify und Plan vervollständigt ein Workshop, der Möglichkeiten der IT erarbeiten soll, wertschöpfend zu wirken. Je nach Kundenanforderungen dreht sich drei bis fünf Tage lang alles um die gemeinsame Erstellung detaillierter Ist- und Sollanalysen, die Erarbeitung von Optimierungsmöglichkeiten und Maßnahmenkatalogen sowie die Erschließung bislang unberücksichtigter Handlungsfelder. Manifestiert werden diese Ergebnisse in einer umfassenden Umsetzungsplanung, die künftig eine unverzichtbare Handlungsgrundlage für den konkreten Mehrwert aller geplanten IT-Projekte darstellt.

Kein Unternehmen wünscht sich IT-Projekte, welche die eigentlichen Geschäftsziele verfehlen. Die Perspektive auf einen entsprechend feinjustierten Gesamtprozess eröffnet aber neue Möglichkeiten, die Effizienz laufender und zukünftiger Projekte nachhaltig zu verbessern. So entwickelt sich die IT-Abteilung vom internen reaktiven Dienstleister zum proaktiven Serviceanbieter. Und so lassen sich dauerhaft Wettbewerbsvorteile auf dem Markt erzielen, zu denen die Informationstechnologie ihren wertvollen Beitrag leistet.

Volker Vorburg

www.maxence.de

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