20080708zj Optimal Systems Karsten Renz über den ECM-Markt

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Interview mit Karsten Renz, CEO der Optimal Systems GmbH

»ECM ist Abbild der Schmerzen und Wünsche der Kunden«

Die Berliner Optimal Systems GmbH gehört seit vielen Jahren zu den führenden deutschen Anbietern für Enterprise-Content-Management-Lösungen in Deutschland. Das inhabergeführte Unternehmen befindet sich in einer Aufbruchphase – wie auch der ECM-Markt.

Herr Renz, Sie sind seit über 17 Jahren am Steuer von Optimal Systems. Eine aufregende Zeit für die Deutsche Softwareindustrie allgemein und auch für die ECM-Branche. Wie haben Sie diese Zeit erlebt?

Mein Studienfreund Sven Sauer und ich haben das Unternehmen 1991 auf Basis eines Entwicklungsauftrags für eine Datenbanken zur sicheren Aufbewahrung von Weltraum-Bildern und einem Projekt für die damalige Mercedes Benz AG im Umfeld des Gebrauchtfahrzeugmarkts gegründet. Heute sind wir ein reifer, breit aufgestellter ECM-Lösungsanbieter, der in Deutschland flächendeckend mit sieben Tochtergesellschaften an sechs Standorten vertreten ist und eine Produkt-Suite zur Optimierung des Informationsmanagements für nahezu alle Branchen anbietet.

In dieser langen Zeit ist die deutsche Softwareindustrie nach einigen Krisen erwachsener geworden – insbesondere der ECM-Markt. OS hat die »ups und downs« der Branche mit- und vor allem überlebt. Wir haben uns in Zeiten der New Economy nicht übernommen und sind auch während der Konsolidierungswelle ohne Fremdkapital ausgekommen und aus eigener Kraft heraus konstant gewachsen. Das gibt Energie für die Zukunft.

Bis vor kurzem wurde ECM nur eingeschränkt als Branche wahrgenommen. Woran kann das gelegen haben?

Es stimmt und ich kann mir das nur durch drei Aspekte erklären: zunächst hat sicherlich die Begriffsverwirrung aus KM, CMS, DMS, DRT usw. nicht dazu beigetragen, Klarheit zu schaffen. Seit einiger Zeit hat sich die Branche richtigerweise auf ECM verständigt und meint damit zunächst eher ein Gesamtkonzept und begleitend eine Informationsplattform für Enterprise Content Management als Zusammenspiel verschiedener Technologien – von digitaler Archivierung, über Dokumentenmanagement bis hin zu Business Process Management und Workflow-Software. Mit ECM hat sich jetzt ein sinnvoller Überbegriff etabliert.

Der zweite Aspekt ist, dass sich seit kurzem auch Microsoft, Oracle oder SAP in ihren Marketingkampagnen um das Thema ECM bemühen – zum Teile ohne wirklich ausgereifte oder geeignete Produkte, oder mit einem Mix aus vielen ECM-Teil-Komponenten, die zusammengekauft wurden und daher nur schwer vorstellbar ist, dass sie für den Kunden aus einem Guss sind und miteinander harmonieren. Dennoch tragen diese Kampagnen natürlich auch zu einer deutlich anderen Wahrnehmung unserer, in vielen Projekten bewährten Technologien bei.

Und drittens kann man sagen, dass es den ECM-Markt eigentlich als klassischen Produktmarkt gar nicht gibt. Warum, ist ganz einfach erklärt: ECM-Softwarehersteller liefern Lösungen und Technologien, um Geschäftsprozesse zu optimieren, um das E-Mail-Management sowie steigende Daten- und Informationsvolumina in den Griff zu bekommen, um Mitarbeiter in den Unternehmen schneller auskunftsfähig zu machen oder um Vertragsinformationen wieder transparent und nutzbar zu machen, um nur wenige Beispiele zu nennen. Es gibt ganz viele Themen, mit denen Kunden aus diversen Branchen an Hersteller wie uns herantreten und sich Software wünschen, mit der primär das Informationsmanagement wieder handhabbar wird. Deshalb ist der ECM-Markt kein Produktmarkt sondern er ist quasi das Abbild der Schmerzen und Wünsche der Kunden aller Branchen, Unternehmensgrößen oder Fachbereiche. Und je öfter und lauter diese Schmerzen und Anforderungen artikuliert und offen diskutiert werden, desto mehr wächst der »ECM-Markt«, in dem wir Software und Dienstleistungen für unsere Kunden anbieten.

Welche Trends gibt es im ECM-Umfeld für den Mittelstand? Wie reagiert OS darauf?

Zunächst bleibt die permanente Verpflichtung, den steigenden Compliance-Anforderungen gerecht zu werden, eines der treibenden Argumente, um in eine ECM-Lösung zu investieren. Auch in den nächsten zwei Jahren wird das sinnvolle und nutzbringende Archivieren von E-Mails einer der stärksten Treiber für den ECM-Markt sein, denn vor allem unternehmensintern fallen immer mehr Daten im E-Mail-Verkehr an, die eine hohe Geschäftsrelevanz haben. Perspektivisch kann ich mir aber auch vorstellen, dass neben vielen anderen Themen das Archivieren von dynamischen Inhalten aus Internet, Intranets, Blogs, Chats oder aus Wikis zunehmend Thema wird.

Worin besteht aus Ihrer Sicht der größte Nutzen einer ECM-Lösung?

Wer eine IT-Lösung ins Haus holt, hat oft als Hauptnutzen finanzielle Einsparungen in Hinterkopf. Eine ECM-Lösung wie OS|ECM bringt solche Kostenvorteile. Hier geht es hauptsächlich um Einsparung von Ressourcen durch die Reduzierung von Prozesskosten. Die Orga Unternehmensberatung GmbH hat in einer Erhebung 2006 ermittelt, dass sich 68 Prozent von Nicht-Anwendern einer ECM-Lösung als Hauptnutzen der Einführung einer ECM-Software Kostenvorteile erwarten. 72 Prozent der ECM-Anwender sagen aber, dass ihre Erwartungen in diesem Punkt sogar deutlich übertroffen wurden. Und 2007 haben sich in einer VOI-Verbandsstudie nur knapp 10 Prozent von rund 1100 befragten deutschen Firmen negativ zum Nutzen einer ECM-Lösung geäußert – 90 Prozent sehen sehr viele, unterschiedlich gewichtete Vorteile. Es gibt nicht einen Nutzen für alle, aber es gibt für jeden (s)einen Nutzen.

Wie kann im ECM-Wettbewerbsumfeld eine erfolgreiche Strategie eines Anbieters aussehen?

Ein Patentrezept habe ich nicht, und wenn, würde ich es auch nicht verraten. Das muss jeder Hersteller für sich selbst finden. Für Optimal Systems kann ich sagen, dass uns eine flexible Standardlösung, quasi der »Maßanzug von der Stange«, immer vorwärts gebracht hat.

Welche Ziele verfolgen Sie mit der Optimal Systems Gruppe in der nahen Zukunft?

Wir haben zwar einen hohen Reifegrad in puncto Qualität und Funktionalität unseres Produktes erreicht, aber wir entdecken auch immer neue Optimierungsfelder, die eigene Software noch besser und zukunftsfähiger zu machen. Die neue Version unserer ECM-Suite setzt verstärkt auf Collaboration, also auf die verbesserte Zusammenarbeit in den Unternehmen und die Optimierung der Geschäftsabläufe. Die Entwicklung von OS|ECM Version 6 stand deshalb unter dem Motto: Collaboration makes your work flow.

Ferner ist uns wichtig, unser eigenes Personal weiterzubilden und fachlich zu qualifizieren, um die Kompetenzen im Unternehmen zu halten.

Die Unternehmens-Gruppe soll weiterhin aus eigener Kraft heraus organisch wachsen. Zum Jahresende wird die Unternehmensgruppe rund 180 Mitarbeiter beschäftigen und hoffentlich die magische Grenze von 20 Millionen Euro Umsatz geknackt haben. Darüber hinaus planen wir die Gründung weiterer Tochtergesellschaften.

Vielen Dank für das Gespräch, Herr Renz.

»Auch in den nächsten zwei Jahren wird das sinnvolle und nutzbringende Archivieren von E-Mails einer der stärksten Treiber für den ECM-Markt sein.«

»Es gibt nicht einen Nutzen für alle, aber es gibt für jeden (s)einen Nutzen.«

»Collaboration makes your work flow.«

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