20080910b Materna Einkaufsportale im Intra- und Extranet
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Einkaufsportale im Intra- und Extranet Elektronische Beschaffung mit Köpfchen Statt kostenintensive, traditionelle Beschaffungsprozesse zu nutzen, sollen die Mitarbeiter ihre Einkaufsprozesse durchgängig elektronisch abwickeln. Aber auch die Einkaufsportale im B2B-Umfeld müssen sich in Zeiten eines Web 2.0 modernen Anforderungen stellen.
as Einkaufen über das Internet hat in den letzten Jahren einen wahren Boom erlebt. Waren es vor einigen Jahren nur wenige Unternehmen, die ihre Produkte über das Internet verkauft haben, ist dieser Vertriebskanal heute nicht mehr aus dem Alltag wegzudenken. In der Tat bietet das Einkaufen im Internet einige klare Vorteile gegenüber dem herkömmlichen Einkaufen: Die Fahrt zum Geschäft entfällt, es gibt keine Schlangen an der Kasse, der Kauf dauert in der Regel nur wenige Minuten und die gekaufte Ware wird direkt nach Hause geliefert. Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist, dass die Produktpreise sich schnell und einfach vergleichen lassen.
Einige Unternehmen haben jedoch den Bedarf an benutzerfreundlichen Lösungen bereits erkannt und setzen verstärkt auf »amazonisierte« Einkaufsportale, die nicht nur die elektronischen Beschaffungsprozesse beschleunigen und vereinfachen, sondern auch die insgesamt anfallenden Kosten senken. Denn häufig sind sich die Verantwortlichen nicht bewusst, wie hoch die auflaufenden Folgekosten durch ineffiziente Beschaffungsprozesse tatsächlich sind. Komfortables Kauferlebnis – auch im B2B-Umfeld. Durch die Globalisierung und die dadurch gestiegene Anzahl der Konkurrenten ist auch der Wettbewerbsdruck in Unternehmen stark gestiegen. Viele Unternehmen haben ihre Rationalisierungspotenziale bei den Dienstleistungen oder in der Produktion bereits ausgeschöpft und sind daher gezwungen, nach neuen Einsparmöglichkeiten zu suchen – sowohl bei der internen als auch der externen Prozessabwicklung. Im Bereich Einkauf und Beschaffung haben die Firmen oft noch die Möglichkeit, ihre Kosten zu senken – vor allem bei den Bestellvorgängen. Hier bietet sich die elektronische Beschaffung an, da die Betriebe so ihre Verfahrensweisen straffen und ihre Kosten reduzieren können.
Die Idee, die hinter Einkaufsportalen im Internet und Intranet steckt, ist einfach: Anstelle des traditionellen Beschaffungsprozesses, soll allen Anwendern die Möglichkeit gegeben werden, ihre Einkaufsprozesse durchgängig elektronisch abzuwickeln. Doch zur elektronischen Beschaffung gehört mehr als nur den Anwendern eine neue E-Procurement-Software zur Verfügung zu stellen. In den Zeiten von Web-2.0 sollte ein Einkaufsportal auch im B2B-Umfeld einfach einsetzbar und schnell erlernbar sein. Die Benutzeroberfläche muss so gestaltet sein, dass die Produkte, Varianten und Komponenten übersichtlich dargestellt sind. So sollten zum Beispiel alle Mitarbeiter, auch die ohne technische Vorkenntnisse, in der Lage sein, von ihrem Arbeitsplatz aus die benötigten Produkte oder Dienstleistungen in einem elektronischen Produktkatalog selbst auszusuchen, Preise zu vergleichen und die Auswahl dann schließlich zu bestellen. Egal, ob es sich dabei um Bestellungen von Büromaterialien oder komplexer Hardware handelt. Ein weiterer Vorteil elektronischer Einkaufsportale ist, dass ein Unternehmen damit nicht nur seine Mitarbeiter, sondern nach Bedarf auch die Geschäftspartner oder Lieferanten in das Beschaffungsnetz mit einbinden kann. Die Mischung macht´s.Ein wichtiger Erfolgsfaktor von Einkaufsportalen ist ein systematisches Gesamtkonzept, das nicht nur die geschäftlichen, sondern auch die technischen Anforderungen eines Unternehmens berücksichtigt. Wirtschaftlich gesehen, sollte ein Einkaufsportal sowohl Beschaffungsprozesse beschleunigen als auch Kosten- und Leistungstransparenz schaffen. Eine der größten Herausforderungen stellt dabei die Synchronisation mit der Organisationsstruktur und mit den dazugehörenden Rollen- und Rechtekonzepten dar. Häufig existiert in einem Unternehmen nicht einmal eine Festlegung der Rechte. Bei der Realisierung müssen mehrere Komponenten berücksichtigt und geprüft werden – wie zum Beispiel Hardware, Software oder die Internet-Verbindung. Dabei ist es besonders wichtig, dass sich die neue Lösung an Marktstandards orientiert und einfach in die vorhandenen IT-Systeme integriert werden kann. Zu den größten technischen Hürden zählt die Tatsache, dass die veralteten Systeme nicht skalierbar sind und einen hohen Wartungsaufwand verursachen. Zudem sind diese oft nicht Endkunden-tauglich. Das heißt, um diese bedienen zu können, ist Experten-Know-how notwendig. Daher ist es aus technischer und prozessorientierter Sicht bedeutsam, dass die Lösung auf dem neuesten Stand der Technik ist. Personalisiert einkaufen – vom Arbeitsplatz aus. Es existieren zwei verschiedene Möglichkeiten, wie ein Unternehmen seine Beschaffung elektronisch abwickeln kann. Die eine Variante ist der Einsatz einer E-Procurement-Software, die an ein ERP- oder Asset-Management-System angebunden ist. Das häufige Problem dabei ist, dass diese oft nicht leicht zu bedienen sind: Die Benutzeroberfläche und die Prozesse, die dahinter stecken, wurden für technische Nutzer entwickelt. Die Praxis zeigt, dass die Anwender häufig an kryptischen Kürzeln, fehlender Visualisierung oder fehlenden Vergleichsmöglichkeiten scheitern. Die andere Möglichkeit ist der Einsatz einer speziell für die interne Beschaffung entwickelten Lösung. Ein Beispiel hierfür ist das mehrsprachige Einkaufsportal von Materna. Die bereits vorkonfigurierte Einkaufslösung für Intranet- und/oder Extranet-Umgebungen erleichtert die Beschaffung aller Produkte und Dienstleistungen, die im Unternehmensalltag benötigt werden: vom Büromaterial bis hin zu komplexen IT-Lösungen. So bildet sie beispielsweise den vollständigen Lebenszyklus von der Beschaffung über die Lieferung bis hin zur Entsorgung von IT-Gütern ab. Bei der benutzerfreundlichen Lösung sind alle IT-Güter in einem personalisierten Produktkatalog hinterlegt. Das heißt, jeder Mitarbeiter hat seinen eigenen Produktkatalog – aufgrund seiner Systemberechtigung. Dabei muss der Endnutzer nichts selbst konfigurieren: Bereits beim Einloggen werden ihm nur die Produkte beziehungsweise Dienstleistungen angezeigt, die er auch tatsächlich bestellen darf. Andere Bereiche werden automatisch ausgeblendet. So kann zum Beispiel ein einfacher Büromitarbeiter die IT-Infrastruktur bestellen, die er für die Arbeit im Büro benötigt, aber nicht ein Notebook. Ein Berater hingegen, der oft unterwegs ist, hat die Berechtigung für die Bestellung eines leistungsstarken Notebooks, das für seine Arbeit unentbehrlich ist. Und einen 30-Zoll-Flachbildschirm dürfen beispielsweise nur die Mitarbeiter der Grafikabteilung bestellen. Ein Produktkonfigurator unterstützt die Neu- und Nachbestellung von Produkten mit wählbaren Ausstattungsvarianten und überprüft, ob diese im Falle der Nachbestellung auch mit der bestehenden Ausstattung kompatibel sind. So lassen sich auch Jahre nach dem Kauf eines Gerätes noch passende Erweiterungen und Zubehörteile schnell finden. Zudem durchlaufen alle Bestellungen einen Genehmigungsprozess, der sich am Rollen- und Rechtemodell des Unternehmens orientiert. Dabei kann festgelegt werden, dass eine Bestellung von einer oder mehreren berechtigten Personen freigegeben werden muss. Die Regeln der Freigabe können individuell eta nach Kosten oder Produkten definiert werden. Da diese Freigaben im Webbrowser per Mausklick erfolgen, werden die Beschaffungsprozesse dadurch insgesamt schneller und effizienter. Mit Hilfe von Reporting-Funktionalitäten lassen sich Informationen über Kosten, Bestand und Leistungserbringung aufbereiten. Zudem haben die Verantwortlichen eine Art baumförmigen Überblick über die Unternehmensstruktur, der eine Kosten- und Bestandsübersicht sowohl für Organisationseinheiten als auch für einzelne Mitarbeiter liefern kann. Sie können nicht nur sehen, wie hoch die Kosten für eine Gesamtanschaffung waren, sondern auch wie hoch nachgelagerte Kosten sind – zum Beispiel für Softwarelizenzen oder Abonnements. Zudem können die Entscheider jetzt nachvollziehen, wer welche Lizenzen bestellt und im Einsatz hat: beispielsweise Photoshop-Lizenzen. Dadurch kann geprüft werden, ob alle Mitarbeiter, die eine Photoshop-Lizenz haben, diese auch wirklich für ihre Arbeit benötigen. Außerdem können so Bestell- und Beschaffungsabläufe dokumentiert werden, die sich jederzeit nachverfolgen lassen. Ein weiterer Vorteil der Lösung ist, dass sie komplett internationalisiert ist: Sie ist in circa 20 gängigen Sprachen erhältlich – wie zum Beispiel Deutsch, Englisch, Spanisch oder Französisch. Resümee: Flexibel auf neue Anforderungen reagieren. Moderne Einkaufsportale verschaffen Unternehmen eine immense Flexibilität. Denn so können Mitarbeiter die benötigten Güter schnell und komfortabel beschaffen. Das Unternehmen profitiert von niedrigen Bestellkosten und gesteigerter Mitarbeiterproduktivität. Unternehmen, die solche Systeme nicht einsetzen, verschenken wertvolles betriebswirtschaftliches Optimierungspotenzial. Marcus Rieks _____________________________________________________________________ Marcus Rieks ist Abteilungsleiter im Business Center Business Process Management bei Materna
Vorteile von Einkaufsportalen im B2B-Umfeld im Überblick:
- Einfache Bedienung und Benutzerfreundlichkeit - Schnelle und optimierte Beschaffungsprozesse - Kostenreduktion - Gesteigerte Mitarbeiterproduktivität - Leistungs-, Bestands- und Kostentransparenz - Die Möglichkeit, Geschäftspartner und Lieferanten in die Beschaffungsprozesse einzubinden - Auf den Anwenderbedarf zugeschnittene Produktangebote - Auf unterschiedlichste Güter anwendbar
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