20080910i Siemens IT SaS Outsourcing bei Dong Energy

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Dänischer Energiekonzern lagert IT-Betrieb aus

Mehr Energie durch Outsourcing

Im Jahr 2006 haben sich sechs kleinere Energieprovider Dänemarks zu Dong Energy zusammengeschlossen, um auch auf internationalen Märkten konkurrenzfähig zu sein. Damit stellte sich die Frage nach der künftigen Gestaltung der gemeinsamen IT. Die Entscheidung fiel zugunsten von Outsourcing: ein großer Teil des IT-Betriebs wurde an Siemens IT Solutions and Services ausgelagert.

eit der Liberalisierung der Energiemärkte sind die Anbieterstrukturen in ständiger Bewegung, so auch in Dänemark. Dort teilten sich bis zum Jahr 2006 mehrere Provider mit überwiegend regionaler Bedeutung den Markt. Sechs von ihnen suchten angesichts der schnell internationaler werdenden Märkte eine zukunftssichere Struktur. Mit ihr wollten sie auf den Energiemärkten der Zukunft wettbewerbsfähig sein und neue Kunden gewinnen sowie innovative Lösungen bereitstellen. Als Ergebnis fusionierten die ehemals unabhängigen Gesellschaften zu Dong Energy. Mit dem Zusammenschluss stellte sich die Frage, wie auch die Informationstechnik und die Rechenzentren zukunftsträchtig gestaltet werden könnten. Sollte man sie in Eigenregie betreiben? Oder nur teilweise selbst organisieren beziehungsweise mehr oder weniger vollständig auslagern?

 Der erste Offshore-Windpark auf dem Sandriff Horns Rev vor der Westküste Dänemarks ist seit 2002 in Betrieb. Der Windpark soll den Energiebedarf von 200.000 Haushalten decken. (Quelle: Dong Energy)

Outsourcing des IT-Betriebs: In Dänemark ganz normal

Das Outsourcing des kompletten IT-Betriebs ist in Dänemark längst keine Ausnahme mehr, sondern ein gängiges Geschäftsmodell. Zudem hatte Nesa, eines der Gründerunternehmen von Dong Energy, bereits gute Erfahrungen mit der Auslagerung der IT gesammelt. Nun begann die Suche nach einem passenden Partner. Für ein halböffentliches Unternehmen wie Dong war dazu eine öffentliche Ausschreibung nötig. Dabei stellte der Utility-Spezialist hohe Anforderungen: 5.200 Endanwender in verschiedenen Lokationen sollten bedient werden, und zwar mit überwiegend geschäftskritischen Applikationen. Die Softwarelandschaft basierte vor allem auf SAP-Modulen und Microsoft-Standardlösungen sowie einer Oracle-Datenbank, Lotus Notes und Exchange für die Datenkommunikation.

Hinzu kamen weitere wichtige Ansprüche: Der Energieversorger wollte einen erweiterten Leistungsumfang innerhalb der Breitband-FTTH (Fiber-to-the-Home)-Anschlüsse und darauf basierende Services bis 2010 anbieten. Daher waren beim Outsourcer auch Kenntnisse im Bereich breitbandiger Infrastrukturen und Dienstleistungen gefragt. Zudem plante Dong Energy die Implementierung einer Softwarebibliothek (DSL, Definitive Software Library), deren Portfolio zukünftig dazu dienen sollte, Server schnell mit Anwendungen zu bestücken. Bei all dem strebte der Energiekonzern mit der Auslagerung seiner IT-Strukturen auch Einsparungen gegenüber den bisherigen IT-Kosten an.

Für ein strategisches IT-Outsourcing hat Siemens mit der SieQuence-Lösung ein vierstufiges, adaptives Modell entwickelt, das speziell auf den Energieversorgungsbereich zugeschnitten werden kann. (Quelle: Siemens IT Solutions and Services)

An der Ausschreibung beteiligten sich nach einer eingehenden Qualifikationsanalyse durch Dong eine Reihe bekannter Outsourcing-Dienstleister. Den Zuschlag erhielt Siemens IT Solutions and Services. Ausschlaggebend war, dass Siemens über langjährige Erfahrung bei der Lösungsbereitstellung in den verschiedensten Bereichen des Energiesektors verfügt sowie die umfangreiche Referenzliste der europäischen Energieunternehmen. Darüber hinaus zeigte sich Siemens äußerst flexibel, als über die Zusammenarbeit im Zuge eines Multi-Sourcing-Abkommens diskutiert wurde. Dies war für Dong Energy von besonderer Wichtigkeit, denn es erhoffte sich davon besseren und schnelleren Support für seine IT-Anwender. Nicht zuletzt stimmte auch die Chemie. »Wir kannten den Dienstleister schon gut aus den Projekten bei der Nesa. Er verstand auf Anhieb, was wir erreichen wollten und wir konnten deshalb von Anfang an vertrauensvoll zusammen arbeiten«, erzählt Poul Westmose, Group IT Operations Manager bei Dong Energy.

Effizienzorientierte Vertragsgestaltung

Man einigte sich auf einen für dreieinhalb Jahre laufenden Outsourcing-Vertrag, dessen Umsetzung im Mai 2007 begann. Da das vorhandene Datenzentrum bei Dong Energy nicht mehr den aktuellen technischen Anforderungen entsprach, richtete Dong zwei neue Datenzentren ein, in denen der Service Provider zunächst 170 Server übernahm. Auf ihnen laufen unterschiedliche Windows-Varianten und Business-Anwendungen. Stufenweise wird diese Serverzahl im Zeitverlauf angehoben und modernisiert, nach oben sind keine Grenzen gesetzt. Der Vertrag umfasst in der Zeit zwischen 2008 und 2010 ein Gesamtvolumen von 18 bis 20 Millionen Euro.

Auf die Festlegung von Vertragsstrafen bei Nichteinhaltung der SLAs wurde verzichtet. »Erstens vertrauen wir unserem Partner aus den bisherigen Erfahrungen heraus, und zweitens steigern solche Vereinbarungen grundsätzlich den Preis«, begründet Michael  Moesgaard, Group CIO bei Dong Energy, den Verzicht auf Penalty-Klauseln. Ohnehin hat sich der Dienstleister zu stetig steigender Effizienz verpflichtet, sonst sinkt der Preis in jedem Jahr um einen festgesetzten Prozentsatz. »Damit können wir sicher sein, dass Optimierungsreserven zu unseren Gunsten tatsächlich ausgeschöpft werden«, betont der CIO. Zudem wird der Vertrag jährlich einmal insgesamt überprüft und, falls nötig, an veränderte Gegebenheiten und Bedürfnisse angepasst.

Um die nötigen Effizienzsteigerungen sicher zu erreichen, kümmert sich beim Outsourcer das »Office of Continued Improvement« um die permanente Optimierung aller Abläufe. Hier werden Methoden ersonnen, mit denen sich die Zahl der nötigen Transaktionen, der Zeitbedarf pro Transaktion, die Kosten pro Transaktion oder Ausfallzeiten weiter verbessern lassen. »Im Zuge dessen denken wir auch über Global Sourcing von einfachen Aufgaben wie Patching, Updates oder Software-Packaging für die Softwarebibliothek nach. Rund 30 Prozent der Aufgaben eignen sich dafür, in andere, lohnkostengünstigere Länder ausgelagert zu werden«, erklärt Peter Skov, Sales Manager bei Siemens IT Solutions and Services.

Projektverlauf mit Hindernissen

Aktuell befindet sich das gesamte Outsourcing-Vorhaben noch in der Initialphase. Dabei birgt ein so großes Projekt immer Überraschungen – etwa bei der Verbindung zwischen dem internen Helpdesk des Dienstleisters und dem von Dong Energy. »Die Integration der beiden Helpdesk-Systeme ist anspruchsvoller als erwartet«, berichtet der Projektverantwortliche Skov. »Die Daten müssen besonders gründlich analysiert werden, weil man sie später gleichzeitig auf beiden Seiten aktualisieren muss. Dies ist aufgrund unterschiedlicher Metriken der beiden Helpdesks heute noch nicht ganz möglich.« In der zweiten Phase des Kontrakts, die bald beginnen soll, werden die implementierten Prozesse geprüft und abgeschlossen. Das integrierte Helpdesk und die geplante Softwarebibliothek nehmen dann ihren Betrieb auf.

Den Fortgang des gesamten Auslagerungsprojekts steuert ein hochrangiges Gremium mit Vertretern aller Beteiligten. Anfangs treffen sich die Partner etwa alle vier Wochen, später noch alle drei Monate. Zusätzlich gibt es wöchentliche Meetings, in denen Fragen des laufenden Betriebs diskutiert werden. Intern verwendet der Outsourcer für die Steuerung der gesamten Auslagerung bewährte ITIL V2 (IT Infrastructure Library Version 2)-Prozesse – auf diesem Gebiet ist Siemens IT Solutions and Services führend in Dänemark.

Bei Dong Energy selbst veränderten sich viele IT-Prozesse im Zuge der Auslagerung. Dort setzt man mittlerweile ebenfalls auf ITIL V2. »Wegen der Integration der fünf Energieunternehmen befinden wir uns sowieso in einer Umbruchphase, da passt auch der IT-Umstieg gut«, beschreibt Westmose die aktuelle Situation. Schon heute aber hat sich die Auslagerung für Dong Energy gelohnt: »Wir können nun die Energien unserer IT-Mitarbeiter auf anspruchsvolle konzeptionelle Fragen konzentrieren, statt uns mit eher trivialen alltäglichen IT-Management-Aufgaben zu beschäftigen. Und davon gibt es, wenn sechs ehemals selbstständige Firmen zu einer zusammenwachsen, genug«, berichtet Westmose.

Mandy Kühn

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Mandy Kühn ist Fachjournalistin in München

Michael Moesgaard, Group CIO bei Dong Energy (Quelle: Dong Energy)

Auf den dänischen Offshore-Plattformen in der Nordsee fördert Dong Energy Erdöl und Erdgas. Die Hardwareplattformen für den Handel mit diesen Rohstoffen sind extrem geschäftskritisch und müssen daher besonders ausfallsicher sein.

Dong Energy beliefert rund eine Million Kunden mit Elektrizität und Gas. Um Ausfälle zu vermeiden, stellt der Energieversorger hohe Ansprüche an seine IT. Eine Verbindung zwischen dem internen Helpdesk des Dienstleisters und dem von Dong Energy soll einen besseren und schnelleren Support für die IT-Anwender gewährleisten. (Quelle: Dong Energy)

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