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Ganzheitliches Software Asset Management

Erschließung neuer Optionen durch Software Remarketing

Die Informationstechnologie prägt nachhaltig die Geschäftsprozesse in modernen Industrie- und Dienstleistungsunternehmen. Immer mehr Hard- und Software werden getestet, eingeführt und nach gewisser Zeit ausgemustert. Dabei stellt die zunehmende Komplexität von Prozessen und Organisation IT-Verantwortliche vor große Herausforderungen. Was für die IT im Allgemeinen gilt, gilt für die Software im Besonderen: Komplexe Software-Umgebungen benötigen ein organisiertes Management und langfristige Strategien. Durch innovative Konzepte wie die Kombination von Software Asset Management und Software Remarketing lassen sich neue strategische Optionen erschließen.

In fast allen Industrie- und Dienstleistungsunternehmen machen die Aufwendungen für Softwarelizenzen einen erheblichen Teil des IT-Budgets aus; ein Drittel der Gesamtausgaben ist hierbei keine Seltenheit. Geschuldet ist dies auch der strategischen Bedeutung von Applikationen in den Unternehmen. Software wird nicht mehr nur zur Optimierung von Arbeitsabläufen eingesetzt, sondern vielmehr zur Umsetzung von Geschäftsprozessen und deren Gestaltung. Die Einsatzdauer von Software beträgt häufig nur wenige Jahre und wird durch Umstrukturierungen und Fusionen oft noch weiter verkürzt. Auch die Konsolidierung der IT-Infrastruktur führt zu enormen Softwarebeständen, die langfristig nicht benötigt werden.

Dabei ist eine werterhaltende Verwendung von Software durchaus möglich. Anwender können durch ganzheitliche Strategien des Softwaremanagements die Qualität der Softwarenutzung verbessern und gleichzeitig ihre Kosten verringern. Dabei sollten sie etablierte Konzepte mit neuen und innovativen Methoden wie Software Remarketing kombinieren.

Lizenzmanagement ist eine organisatorische Aufgabe

Software ist ein Werttreiber für das einzelne Unternehmen. Durch ihren Einsatz werden Arbeitsabläufe effizienter gestaltet, Informationen für Mitarbeiter und Kunden bereitgestellt und innovative Geschäftsmodelle häufig erst ermöglicht. Daher ist ein verantwortungsbewusster Umgang mit Software und den damit verbundenen Lizenzen notwendig. Für viele Unternehmen ist Software Asset Management (SAM) ein wichtiger und etablierter Bestandteil des IT-Alltags geworden. Es gilt, unter Berücksichtigung von Herstellervorgaben und rechtlichen Restriktionen den Einsatz von Software so effizient wie möglich zu gestalten. Anwender gehen dabei sehr unterschiedlich vor, um identische Ziele zu erreichen: Während kleinere und einige kleine mittelständische Unternehmen das Thema SAM eher als ad hoc getriebene Projekte bewerten, entwickeln größere Unternehmen kontinuierliche Prozesse und Methoden, um den gesamten Lebenszyklus einer Software – von der Planung über die Einführung und die Nutzung bis hin zu ihrer Ablösung – bestmöglich gestalten zu können.

Allerdings setzt bisher nur ein Bruchteil der Anwenderunternehmen auf ein strategisches Software Asset Management. Und die IT-Nutzer, die solche Modelle verfolgen, gestalten diese selten ökonomisch oder ganzheitlich. Dabei lohnt sich ein nachhaltiges und kontinuierliches Asset Management für Industrie- und Dienstleistungsunternehmen jeder Größenordnung, denn die Möglichkeiten und Komponenten eines SAM-Ansatzes sind so umfangreich wie die verwendete Software. Lizenzierungskonzepte, Bestandsanalysen und ein Vertragsmanagement bilden die Grundlage. Ziel ist es, die regulatorischen Vorgaben der Hersteller zu beachten und eine kostengünstige Versorgung des Unternehmens mit Software zu ermöglichen – hierzu zählt sowohl die Beschaffung als auch die Verteilung der Lizenzen im Unternehmen.

Software Remarketing ergänzt Software Asset Management

So durchdacht IT-Verantwortliche die Beschaffung, den Betrieb und die Verwaltung der Lizenzen organisieren, so nachlässig gehen sie häufig mit der Möglichkeit der Lizenzverwertung am Ende des Einsatzes im eigenen Unternehmen um. Das Ende des Produktlebenszyklus der Software im Unternehmen bedeutet nicht notwendigerweise das Ende ihrer Einsatzmöglichkeiten – ganz im Gegenteil: An dieser Stelle des Lizenzmanagements ergeben sich für das Anwenderunternehmen neue strategische Optionen: Wird das klassische Asset Management durch Software Remarketing ergänzt, können Anwender durch die Vermarktung ihrer gebrauchten Lizenzen bis zu 30 Prozent des ursprünglichen Software-Anschaffungspreises refinanzieren.

Ein entscheidender Beitrag zu einer effektiven Verwendung von gebrauchter Software wird durch die Zweit- beziehungsweise Wiederverwendung von Lizenzen erzielt. Durch einen so verlängerten Produktlebenszyklus beziehungsweise eine solche strategische Verwertung von nicht benötigten Lizenzen lassen sich die Gesamtkosten (TCO) einer Software nachhaltig senken. Dieser Vorgang wird als Software Remarketing beschrieben und bezeichnet den Verkauf und die Vermarktung von gebrauchter Software. Bedingt durch häufig eingeschränkte und knappe IT-Budgets kommt dem Remarketing von Software eine zentrale Bedeutung zu.

In den letzten Jahren haben insbesondere Handels- und Industrieunternehmen verstärkt ihre gebrauchte Software verwertet. Aber auch für alle anderen Branchen ist das Remarketing zunehmend interessant – auch sie sind auf nachhaltige und kostenreduzierende Prozesse in ihrer IT-Organisation angewiesen.

Prozesswissen ermöglicht Software Remarketing

Software Remarketing ist als ein ergänzender strategischer Prozess zum Asset Management zu verstehen. Hierbei sind in der Regel drei Parteien beteiligt, die für den ordnungsgemäßen Lizenzübertrag verantwortlich sind: der Verkäufer, der Händler sowie der Käufer. Ergänzt wird dieses Trio durch den originären Hersteller der Software. Der Verkäufer muss die Herkunft der zu übertragenden Lizenzen lückenlos nachweisen können – als Nachweis dienen Vertragsdaten, Rechnungen oder Lizenzscheine, die in Form einer »»Rechtekette»« dargelegt werden. Eine Bescheinigung des Verkäufers über die Rechtmäßigkeit der überlassenen Lizenzen sollte immer Bestandteil der Lizenzübertragung sein. Zusätzlich sollten die erworbenen Lizenzbestände im Rahmen des Vertrags- und Lizenzmanagements zusammen mit den Produktnutzungsrechten umfassend dokumentiert und dem unternehmensweiten Lizenzmanagement zugeführt werden. Der Händler tritt im Rahmen des Remarketing entweder als Makler zwischen Käufer und Verkäufer auf, oder erwirbt selbst Softwarelizenzen, um sie später wieder zu vermarkten. Er bildet die Schnittstelle zwischen dem Verkäufer beziehungsweise Käufer und dem Softwarehersteller. Der Händler informiert den Softwarehersteller über den geplanten Lizenzübergang und erfüllt somit die diesseitigen Vorgaben.

Resümee

Das Bereitstellen von IT-Kapazitäten zählt zu den erfolgskritischen Faktoren eines Unternehmens. Dabei liegt gerade in einer strategischen Herangehensweise an das Thema Lizenzmanagement ein enormes Reservoir zur Optimierung der Kostenstrukturen. Obwohl sich durch die Kombination von Software Asset Management und gebrauchter Software hohe Einsparungen erzielen lassen, verzichten noch immer viele Anwender darauf, ihre IT-Strategien um Remarketing-Modelle zu ergänzen. Dies hängt oft mit mangelndem Prozesswissen zusammen. IT-Verantwortliche, die Schritt für Schritt die etablierten Prozesse adaptieren, den Wert der eigenen Software durch den Weiterverkauf ihrer gebrauchten Lizenzen verlängern und kostengünstig gebrauchte Software einkaufen, können ihre Position innerhalb der eigenen Organisation zusätzlich verbessern.

Boris Vöge

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Boris Vöge ist Vorstand Vertrieb und Marketing der Preo Software AG in Hamburg

Strategisches Lizenzmanagement: Hierauf müssen Anwender achten

Anwenderunternehmen sollten regelmäßig neue strategische Komponenten für ihr Lizenzmanagement prüfen. Auf folgende sechs Punkte sollten Anwender besonders achten:

1.    Bestimmen Sie einen Kompetenz- und Verantwortungsträger.

Ein zentraler Verantwortungsträger hat die Aufgabe, Prozesse und Aktivitäten einzelner Fachabteilungen zu orchestrieren und ist Ansprechpartner für alle Fragen hinsichtlich Software und Softwarebeschaffung. Er prüft neue Konzepte und integriert diese in bestehende Prozesse.

2.    Definieren Sie Prozesse und machen Sie Vorgaben zu einer regelmäßigen Überprüfung.

Standardisierte Prozesse und dezidierte Vorgaben reduzieren nachhaltig Fehlerquellen und die Komplexität. Verwaltungskosten werden genauso reduziert wie Projektlaufzeiten.

3.    Lizenzmanagement ist ein unternehmensweites Unterfangen. Beziehen sie neben der IT-Abteilung auch kaufmännische Bereiche mit ein.

An einem ganzheitlichen Lizenzmanagement sind neben der IT auch kaufmännische Abteilungen beteiligt. Stellen Sie die Kollaboration der einzelnen Leistungsbereiche sicher und sorgen Sie dafür, dass alle relevanten Daten konsolidiert vorliegen.

4.    Führen Sie ein Reporting ein.

Etablieren Sie ein regelmäßiges Reporting über die Lizenzsituation im Unternehmen. Adressaten sind das IT-Management, kaufmännische Fachabteilungen und in kleinen und mittelständischen Unternehmen die Unternehmensführung. Ein Reporting beinhaltet eine Aufstellung der vorhandenden Lizenzen, ihren aktuellen Status im Produktlebenszyklus sowie mögliche Beschaffungs- und Verwertungsoptionen.

5.    Organisieren Sie ihr Lizenzmanagement in Dienstleistungen (Services) und gestalten Sie es nach offenen Prozessen.

Ziel ist es, alle Abteilungen im Unternehmen effizient und effektiv mit Software zu versorgen. Somit ist das Lizenzmanagement Teil eines Service, welchen sie Ihren internen Kunden (oder Kollegen) anbieten. Gestalten Sie den Service in offenen und dokumentierten Prozessen, damit Sie innovative Komponenten ergänzen können.

6.    Stellen Sie einen Zusammenhang zwischen Unternehmensstrategie und IT-Strukturen her.

Auswirkungen von neuen oder veränderten Unternehmenszielen sollten bereits in einer frühen Phase mit den IT-Strukturen verglichen werden. Stellen Sie rechtzeitig durch eine Kombination von Asset Management und Software Remarketing die Weichen für eine optimierte Lizenzversorgung.

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