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Web Based Trainings in nur zwei Monaten Vielseitiger Einsatz und intuitive Benutzerführung überzeugen Weinkellerei Torres Autoren haben für die spanische Weinkellerei Torres innerhalb von nur zwei Monaten 850 verschiedene Web Based Trainings für das ERP-System SAP R/3 erstellt. Unterstützt wurden sie dabei vom Autoren-Tool der Team Training Solutions GmbH.
Die weltweit exportierende spanische Weinkellerei Torres stand vor einer großen Herausforderung – der Einführung des Enterprise-Resource-Planning-Systems (ERP) SAP R/3. Insgesamt 350 Mitarbeiter sollten innerhalb kürzester Zeit den Umgang mit dem neuen System erlernen. Um dieses Projekt erfolgreich durchzuführen, setzte Torres auf die Erfahrung und die technisch ausgefeilten Lösungen der Team Training Solutions GmbH (TTS). Die Zusammenarbeit mit TTS ermöglichte es Torres, die Mitarbeiter innerhalb weniger Monate mit Hilfe von Web Based Trainings (WBTs) auf die Anwendung des ERP-Systems vorzubereiten. Dadurch wurden die Mitarbeiter in die Lage versetzt, sofort nach dem »Going live« von SAP R/3 effizient mit dem System zu arbeiten.
Die Weinkellerei Torres mit Sitz in Villafranca del Penedès (Katalonien) umfasst rund 1.000 Hektar Rebfläche.
Torres – eine traditionsreiche Weinkellerei in Spanien. Die Weinkellerei Torres mit Sitz in Villafranca del Penedès (Katalonien) umfasst rund 1.000 Hektar Rebfläche. Das im Jahre 1870 durch die Brüder Jaime und Miguel Torres-Vendrell gegründete Unternehmen ist bis heute in Familienbesitz und beschäftigt in Spanien sowie bei Tochterunternehmen in Chile, Großbritannien, Schweden, China, Indien, den USA und auf den Philippinen rund 850 Mitarbeiter. Die Kellerei gilt als eine der modernsten der Welt. Die internationale Reputation der Bodega Torres gründet sich auf Experimentierfreudigkeit, außergewöhnlicher Weinbereitungsmethoden, ausgefeilter Marketingstrategien und strenger Qualitätskontrollen.
Die Weinkellerei von Torres gilt als eine der modernsten der Welt.
Die Herausforderung: SAP R/3 Als die Weinkellerei Torres die Einführung des ERP-Systems SAP R/3 der Module Finanzen, Logistik, Sales und Produktion plante, sollten von Torres beauftragte Autoren E-Learning-Einheiten und Dokumentationen erstellen, um rund 350 Mitarbeiter Schritt für Schritt in mehrstufigen Trainingseinheiten am Arbeitsplatz auf die Einführung des neuen ERP-Systems vorzubereiten. Die Herausforderung für TTS: die schnelle Schulung der Autoren von Torres hinsichtlich der technischen Handhabung sowie der konzeptionellen Planung der mehrstufigen Lerneinheiten. Die Lösung: TT Author Torres setzte bei der SAP-Einführung auf Mitarbeiterschulungen durch E-Learnings, die die Endanwender schrittweise auf das neue System vorbereiteten. So erstellten an die 15 Torres-Autoren mit dem Tool TT Author Web Based Trainings und Handbücher, die den Mitarbeitern über das Intranet zur Verfügung gestellt wurden – noch weit vor dem Go-Live des Systems. Da das Autorenwerkzeug mit seiner eingebauten Re-Recording-Funktion die schnelle und kostengünstige Aktualisierung der Inhalte ermöglicht, konnten bereits fünf Monate vor dem Go-Live die zu dem Zeitpunkt noch nicht endgültigen Prozesse und Transaktionen dokumentiert werden: Bei Prozessänderungen lässt die auf einzigartige Re-Recording-Funktion von TT Author bereits erstellte Aufzeichnungen über das geänderte System laufen, erkennt auf diese Weise Systemänderungen und aktualisiert diese automatisch. Miquel Miró, Managing Director Controlling & IT Departments bei Torres, ist vom Nutzen der Softwarelösung von TTS überzeugt: »Die TT Knowledge Force ist eine effiziente und einfach zu bedienende Autorenlösung. Einige ihrer Funktionen, besonders die Re-Recording-Funktion, die die schnelle Aktualisierung oder die Übersetzung in eine andere Sprache von bereits erstelltem Content erlaubt, unterscheidet die TT Knowledge Force von anderen Autoren-Tools. Ein weiterer gewichtiger Pluspunkt für uns ist, dass die TT Knowledge Force nicht nur in der SAP-Umgebung einsetzbar ist. So erstellt unsere Trainingsabteilung auch Dokumentationen und Trainings für andere Applikationen und Umgebungen bei Torres.« Schulung der Autoren TTS-Trainer schulten rund 15 Autoren in drei Tagen beim fachlichen und technischen Umgang mit dem Autoren-Tool TT Author. Nach dieser Einweisung erstellten die Autoren innerhalb von nur zwei Monaten 850 WBTs und Dokumentationen für die Module Finanzen, Logistik, Sales und Produktion. In Beratungsgesprächen unterstützte TTS die Torres-Autoren zudem in der Konzepterstellung der Trainingseinheiten für die Endanwender. So stand für die Mitarbeiter zunächst eine kurze Präsenzschulung auf dem Programm, um diese allgemein mit SAP und E-Learning als Wissensvermittlung vertraut zu machen und eventuelle Vorbehalte gegenüber dieser Lernmethode abzubauen. Bereits fünf Monate vor dem Start des SAP-Systems bekamen die Endanwender einen ersten Eindruck von den neuen Prozessabläufen: Simulationen im Filmmodus zeigten anschaulich und real die einzelnen Arbeitsabläufe des neuen Systems. Nach zwei Monaten mussten die Mitarbeiter die gleiche Simulation im interaktiven Modus durchlaufen. Das heißt, die Endanwender konnten mit der Simulation interagieren und Arbeitsschritte nach Anweisung ausführen. In einer dritten Stufe veränderte sich der Simulationsmodus erneut: Die Endanwender durchliefen zwar die gleiche Simulation, erhielten jedoch nur noch wenige Anweisungen und mussten die Arbeitsschritte in der Übungsumgebung nahezu ohne Hilfe ausführen. Das Ergebnis Durch die sukzessive Heranführung der Endanwender an das neue System in einem Zeitraum von fünf Monaten wurden diese optimal auf den Wechsel vorbereitet. Die WBTs waren zwar als Pflichtschulungen verankert, die Mitarbeiter konnten jedoch zeitlich unabhängig, je nach persönlichem Tagesablauf, geschult werden. Die hohe Funktionalität des TT Authors ermöglichte den Autoren die schnelle Erstellung des Contents – noch weit vor dem tatsächlichen Going live des Systems. Ein weiterer Vorteil des TT Author: Das Tool kann nicht nur in der SAP-Umgebung sondern auch für andere Applikationen angewendet werden. Miquel Miró, Managing Director Controlling & IT Departments bei Torres, ist von der TTS-Lösung überzeugt: »Der TT Author erlaubt der IT-Abteilung auf eine sehr einfache Weise, im Intranet des Unternehmens alle SAP-Prozesse abzubilden und somit die Autonomie der Endanwender durch die E-Learning-Schulung zu steigern. Die WBTs sind für die Endanwender viel interessanter und attraktiver als konventionelle Schulungsunterlagen, wie beispielsweise Handbücher.« Seitdem dokumentiert Torres alle neuen IT-Applikationen mit dem TT Author.
Team Training Solutions GmbH (TTS) bietet seit 1998 nationalen und internationalen Unternehmen ganzheitliche und integrierte Human Capital Lösungen für einen bedarfsgesteuerten und motivierenden Transfer und Austausch von Wissen und Informationen. Mit seinen drei Unternehmensbereichen Consulting, Coaching & Training sowie Software steigert TTS die Unternehmensproduktivität durch die Optimierung des organisationalen Wissenstransfers bei der Einführung oder im Betrieb von Unternehmenssoftware wie etwa SAP-Systemen.
Ob bei der
Implementierung von Talent Management-Prozessen, der Gestaltung von
individuellen Trainingsmaßnahmen oder der Erstellung von Dokumentationen und
E-Learnings: Mehr als 200 Kunden in über 15 Ländern setzen auf die Produkte und
Leistungen des Heidelberger Unternehmens. Allein über 2,5 Millionen Anwender
nutzen die hauseigene Software TT Knowledge Force zur Deckung ihres täglichen
Wissensbedarfs.
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