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Unified Archiving Daten für die Ewigkeit Archivierung gehört zu den unternehmenskritischen Aufgaben: Compliance-Richtlinien und gesetzliche Vorgaben wie etwa GDPdU, Euro-SOX oder WPHG schreiben die Notwendigkeit zu unveränderbarer Dokumentation von Daten, Belegen, Arbeitsergebnissen und Prozessschritten mittels Langzeitarchivierung vor. E-Discovery, die unternehmensübergreifende Suche und Bereitstellung von Informationen, stellt darüber hinaus jedes Unternehmen vor neue Herausforderungen. Um die steigenden Anforderungen erfüllen zu können, sind nicht nur leistungsfähige IT-Infrastrukturen erforderlich, sondern auch neue Konzepte wie das Unified Archiving.
rchivierung darf nicht mehr als isolierte Aufgabe einzelner Applikationen gesehen werden, sondern wird zukünftig Bestandteil eines jeden Geschäftsprozesses werden. Außerdem müssen in Zukunft deutlich größere Datenmengen und vielfältige Informationstypen archiviert und wieder gefunden werden. Gesucht werden nicht mehr nur einzelne Informationstypen, sondern der Zugriff auf Informationen muss übergreifend unabhängig von Typ und Format erfolgen können. Als Konsequenz daraus werden sich Archivierung und Retention Management, das heißt die Verwaltung von Aufbewahrungspflichten, von den Anwendungen weg zu einer zentralen Infrastruktur hin verlagern. Andererseits sollte der Zugriff auf archivierte Daten eng und möglichst transparent mit bestehenden Anwendungen wie etwa Microsoft Office oder Mail-Clients verknüpft sein, andererseits müssen zukunftsfähige Archivierungskonzepte ein Unternehmen bei der Datenverwaltung allerdings auch über die jeweiligen Lebenszyklen der Anwendungen hinweg unterstützen. Heutige Praxis nicht zukunftsfähig Langzeit-Archivierung geschieht in vielen Unternehmen heute noch weitgehend dezentral in unterschiedlichen Anwendungen und Systemen, etwa im Mailarchiv, einer Dokumentenablage oder in den Dateisystemen der jeweiligen Applikationen. Mangels zentraler Datenhaltung sind Retention-Management, Rendition (Erzeugung von langzeit-tauglichen Formaten), Speicherung und unternehmensübergreifende Suche nur schwer oder gar nicht möglich. Um dieses Problem zu lösen, müssen Unternehmen zukünftig – ähnlich wie beim Datenmanagement mit Datenbanken – eine einheitliche, übergreifende Infrastruktur zur Archivierung implementieren. Nur mit einem solchen Unified-Archiving-Konzept sind ganzheitliche, übergreifende Lösungen realisierbar. Alle Datenformate aus allen Quellen Eine zukunftsfähige Unified-Archiving-Architektur wurde kürzlich von GFT inboxx vorgestellt, bei der die zentrale Basis von inboxx hyparchiv als Backbone gebildet wird. Mit dieser Architektur lässt sich das Konzept des Unified Archiving vollständig und zukunftssicher umsetzten. Die Archivierungsinfrastruktur arbeitet zentral im Hintergrund und integriert sich in Quellanwendungen und deren Client-Applikationen. Unterstützt wird heute bereits eine breite Palette von Anwendungen wie E-Mails (Microsoft Exchange, IBM Lotus Notes, Novell Groupwise, Tobit David und andere), Instant-Messaging-Systeme, Web-2.0-Anwendungen, Voice- und Screen-Recordings, ERP-Daten (SAP R/3, Microsoft Dynamics NAV u. a.), Windows-Dateiserver, Office-Dokumente u. v. a. m. Gleichzeitig stehen Standardschnittstellen für die Integration von Windows- oder J2EE-basierenden Anwendungen zur Verfügung. Als Querschnittsfunktion erlaubt die Backbone Archivierung und Zugriff auf Dokumente aus allen Quellen. Dabei spielt es keine Rolle, aus welcher Quelle die Dokumente stammen und welches Format sie haben. Es werden übergreifende Services für Retention Management, Renditions, OCR-Schrifterkennung, Volltextsuche und Storage Migration angeboten. Der Zugriff auf die archivierten Daten ist in die native Client-Anwendung eingebettet. Auch die GDPdU-konforme Archivierung und Zugriff auf steuerrelevante Daten ist als eigenständige Funktion vorgesehen. Für alle anderen Fälle stehen darüber hinaus mit inboxx Connect standardisierte Schnittstellen und Werkzeuge zum Erstellen individueller Archivanwendungen zur Verfügung. Konsolidierung des Fileservers Interessant ist die aktuell vorgestellte Komponente »inboxx file«. Es handelt sich hierbei um eine hoch skalierbare Datenmanagement-Software, die eine Tiered-Storage-Strategie für Fileserver umsetzt. Inboxx file migriert als Teil der Unified-Archiving-Strategie Dateien, die nie oder selten genutzt werden, in die zentrale Archivierungsinfrastruktur inboxx hyparchiv. Zur Ablage dieser Dateien lässt sich ein großes Spektrum kostengünstiger Speichermedien nutzen. Dieser Prozess ist für Benutzer und Anwendungen vollständig transparent, so dass kein Schulungs- oder Anpassungsbedarf entsteht. Mit inboxx file reduziert sich der Umfang eines Fileservers in der Regel zwischen 50 und 70 Prozent. Insbesondere die kostenintensiven primären Storage-Systeme lassen sich besser ausnutzen und damit Kosten deutlich senken. Gleichzeitig erlaubt inboxx file die zentrale Durchsetzung von Retention Policies auch für selten genutzte Daten und ermöglicht für Audits und E-Discovery eine übergreifende Suche nach Informationen. Unabhängig von der Speicherinfrastruktur Die einheitliche Speicherverwaltung und die Migrationsfunktion machen unabhängig von der vorhandenen Speicherinfrastruktur. Eine Umstellung auf andere Speichertechniken lässt sich einfach und kostengünstig vornehmen. Darüber hinaus erlaubt im Falle von notwendiger Disaster Recovery die zentrale Organisation der Daten in inboxx hyparchiv eine schnellstmögliche Wiederbereitstellung von Daten. Die Leistung des Systems lässt sich entsprechend den Anforderungen skalieren. Je nach konkretem Anforderungsprofil können sich etwa mehrere Archiv-Server parallel die Archivierungslast teilen, oder interne Services des Archivserver wie der Rendition, Index- oder Query-Service können auf dedizierte Rechner ausgelagert werden. Unified Archiving bietet viele Vorteile Unified Archiving bringt enorme Synergien und Kostenvorteile. Alle Dienste, die für die Archivierung notwendig sind, stellt inboxx hyparchiv übergreifend bereit. Nur ein dermaßen zentralisiertes System kann beispielsweise feststellen, ob Daten bereits abgelegt wurden und so Dubletten konsequent vermeiden. Mit diesem »Single Instancing« lässt sich teurer Speicherplatz optimal nutzen. Eine komfortable Funktion, die von vielen Anwendungen nicht geboten wird, ist das Retention Management. Dieses sorgt dafür, dass das Archiv über Aufbewahrungsfristen archivierter Dokumente wacht und deren individuellen Lebenszyklus optimal steuert. Gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen werden garantiert eingehalten, nach deren Ablauf ist dafür gesorgt, dass die Daten nicht unnötig Speicherplatz belegen. Der Index-Service sorgt für die Aufbereitung von Indexdaten und deren Verteilung auf SQL- und Volltextdatenbanken inklusive OCR und Textextraktion von etwa 400 Dateiformaten. Eine leistungsfähige Suchfunktion nach Attributen oder Textinhalten (Search Fulltext/Attribute) unter Berücksichtigung der jeweiligen Zugriffsrechte erleichtert das Finden von Informationen. Recherchierbar sind alle archivierten Dokumente aus allen Anwendungen, von E-Mails über Daten bis zu SDP-Dokumenten. Für die saubere Trennung unterschiedlicher Arbeitsstände von Dokumenten, an deren Erstellung mehrere Personen beteiligt sind, steht eine leistungsstarke Versionierung bereit. Speichertechnologien kommen und gehen innerhalb kürzester Zeit. Heute sind es CD, DVD; WORM, MO, PDD, UDO, HDD; SAN, NAS, EMC Centera, NetApp SnapLock, DataDomain Appliance usw. Weil Archivierung eine langfristige Angelegenheit ist, müssen diese alle sowie zukünftige, heute noch nicht bekannte Standards unterstützt werden. Umfassende Migrationsfunktionen schaffen hier den Brückenschlag und sind die Voraussetzung für langfristige Aufbewahrung zu geringen Kosten. Eine zentrale Rechteverwaltung sorgt langfristig für sichere Abgrenzung von Anwenderzugriffen, selbst wenn eine Anwendung, die archivierte Inhalte erzeugt hat, gar nicht mehr im Betrieb sein sollte. Das Access Management unterstützt sowohl die einfache gruppenbasierte Rechteverwaltung als auch den variantenreichen Zugriffsschutz auf Dokumentenebene. Damit in einigen Jahren sicher auf die Inhalte von Dokumenten zugegriffen werden kann, bietet der Rendition-Service die Möglichkeit, inhaltsgleiche Kopien von Dokumenten zu erzeugen und mit abzulegen. Diese Kopien werden in Datenformaten erzeugt, die standardisiert sind - etwa PDF/A, TIFF - und alle relevanten Informationen enthalten. Auf die archivierten Informationen lässt sich natürlich über die Anwendung, in der sie erzeugt wurden, zugreifen. Unabhängig davon kann darüber hinaus auch über die Clients des Archivsystems rechtebasiert zugegriffen werden. Transparent, sicher und leistungsfähig Unified Archiving mit inboxx hyparchiv erfordert keine Änderung des Nutzerverhaltens, denn es arbeitet völlig transparent für Endnutzer und Anwendungen. So werden beispielsweise Name, Erweiterung, Größe oder Zeitangaben der Dateien nicht verändert. Archivierte Dateien verhalten sich wie Originale, das heißt sie können etwa kopiert, verschoben oder umbenannt werden. Die Lösung entlastet Administratoren, denn Implementierung und Management erfolgen zentral mit geringem Aufwand, ohne bestehende Anwendungen oder die Endbenutzer zu tangieren. Auf Grund der übergreifenden Konzepte für Retention-Management, Rendition, E-Discovery usw. lassen sich alle Compliance-Anforderungen an die Aufbewahrung von Informationen revisionssicher und auf einfachste Weise erfüllen. Der Logging Service protokolliert alle Aktivitäten von Anwendern und Administratoren unter Berücksichtigung geltender Datenschutzbedingungen Unified Archiving, das auf der zentralen Archivierungsinfrastruktur inboxx hyparchiv basiert, löst das Problem der Archivierung nachhaltig und wird zum unverzichtbaren Instrument im Datenmanagement eines Unternehmens. Mit diesem professionellen Tool zum Informationsmanagement ist jedes Unternehmen und jede Organisation optimal auf das weitere Wachsen des Datenvolumens vorbereitet. In der Praxis hat diese Lösung bereits ihre Leistungsfähigkeit bewiesen. Inboxx hyparchiv hat im SAP AL-LOAD Performance-Test eine Archivierungsleistung von mehr als 400.000 Dokumente pro Stunde auf einem einzelnen Server erreicht. Bernd Hoeck ____________________________________ Von Bernd Hoeck, GFT inboxx GmbH
Zukunftsfähig: Unified Archiving-Architektur von inboxx, bei der die zentrale Basis von inboxx hyparchiv als Backbone gebildet wird. Als Querschnittsfunktion bietet die Backbone hyparchiv Archivierung und Zugriff auf Dokumente aus allen Quellen. (Quelle: GFT inboxx)
Die wichtigsten Vorteile von Unified Archiving auf einen Blick
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