manage-it.org

ECM

Energische Vorgangsbearbeitung

Bei der MVV Energie wurde die Enterprise-Content-Management-Lösung zu einer unternehmensweiten Informationsplattform ausgebaut. Der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments wird elektronisch abgebildet – von der Erstellung, Bearbeitung, Freigabe bis zur rechtssicheren Archivierung. Die intelligente Posteingangsbearbeitung er­möglicht, Rechnungen von der Poststelle elektronisch an den richtigen Schreibtisch weiterzuleiten. Fehlerquellen werden beseitigt, mehr Transparenz geschaffen und Umlaufzeiten deutlich verkürzt.

ie MVV Energie Gruppe ist mit einem Jahresumsatz von 2,3 Milliarden Euro und rund 6.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das größte börsennotierte Stadtwerke-Netz­werk in Deutschland. Bei der MVV Energie besteht ein hohes jährliches Dokumentenauf­kommen. Um Kosten zu sparen, Arbeitsabläufe zu optimieren und Ressourcen effizienter einzusetzen, entschied sich das Unternehmen bereits 1998, ein elektronisches Archiv- und Dokumentenmanagement-System einzuführen.

Wege-, Liege- und Durchlaufzeiten sollten durch eine automatisierte Vor­gangsbearbeitung verkürzt und Mehrfachablagen sowie lange Such-, Einsortier- und Ablegezeiten verhindert werden. Außerdem wollte man Medienbrüche aufgrund unterschiedlicher Archivierungsmedien (Papier, Microfiche und -filme, etc.) vermeiden. Die MVV Energie entschied sich für das Enterprise Content Management System OS |ECM (in der damaligen Version optimal_AS) des Berliner Unternehmens Optimal Systems (OS).

Basierend auf einer eingehenden Analyse der Prozesse, Personal- sowie Systemressourcen wurde die Lösung am 1.9.1998 zuerst im Rechnungswesen in Betrieb genommen. Kreditoren-Eingangsrechnungen wurden im damaligen ERP-System (SAP R/3) gebucht, mit einem Barcode versehen und anschließend »spät« gescannt. Nach der Buchung der Rechnung im SAP R/3 FI wurden Daten für die Verschlagwortung automatisiert über eine Schnittstelle aus SAP übernommen und die elektronischen Dokumente anschließend an der richtigen Stelle im Archiv abgelegt. Am Anfang arbeiteten 25 Mitarbeiter mit dem ECM-System.

»Die mit OS.5|ECM realisierten Lösungen haben uns von Anfang an überzeugt, so dass das Funktionsspektrum und die Einsatzbandbreite kontinuierlich seit 1998 ausgebaut wurden. Ein echter Glanzpunkt ist die hohe Konfigurierbarkeit, durch die wir zu einem großen Teil selbstständig das System ausbauen und immer wieder an neue Anforderungen anpassen können.«, erklärt Roland Geiger, Project- and Application-Manager bei der 24/7 IT-Services GmbH, Unternehmen die als Dachmarke die internen Dienstleistungen der MVV Gruppe übernommen hat.

Zu den Besonderheiten der Lösung gehören die Führung von elektronischen Kunden- sowie Personal­akten mit Einbindung in die jeweiligen Fachapplikationen, die elektronische Abbildung des Rechnungseingangs in Form eines Workflows und das Vertragsmanagement. Basierend auf dem integrierten digitalen Archiv wurde so – teilweise durch die Mitarbeiter selbst – eine branchenspezifische Lösung für die Energiewirtschaft entwickelt, mit der alle anfallenden Dokumente, wie etwa Verbrauchsabrechnungen, Vertragsunterlagen, Personalakten, Anlagendokumentation oder Hausanschlussakten, verwaltet werden.

Kontinuierlicher Ausbau

In den folgenden Jahren wurde OS|ECM sukzessive in den Bereichen Kundendienstzentrum, Revision, Controlling, Steuerabteilung, Vertrieb, Technik, Personal und Vorstandssekretariate eingesetzt. Hinzu kamen die Anbindung der Unternehmen Energieversorgung Offenbach AG via Internet mit der Online-Lösung und die Integration weiterer Unternehmen – auch außerhalb der MVV Gruppe. Inzwischen wird das ECM-System für die Verwaltung und Archivierung von unternehmenskritischen Dokumenten aus bisher 12 Bereichen der MVV Energie eingesetzt. »Was von Anfang an überzeugte, war die Verbesserung der Auskunftsbereitschaft durch sofortige Bereitstellung der Informationen an den Arbeitsplätzen.«, erklärt Herr Geiger, einen von vielen Vorteilen.

Zurzeit arbeiten zirka 450 Mitarbeiter mit OS|ECM. Über 11 Millionen Dokumente mit einem Gesamtspeichervolumen von ungefähr 500 Gigabyte werden verwaltet, jedes Jahr kommen zirka 3,6 Millionen Seiten hinzu. Dabei werden 85 Prozent der Dokumente originär digital erzeugt. Dazu gehören Verbrauchsabrechnungen, Kundenkorrespondenz, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Buchungs- und Zahlungsanweisungen, Ver­tragsunterlagen, Personalaktendo­kumente, Energiehandelsgeschäfte, Hausanschlussakten, Sitzungsprotokolle oder Datenschutz-Doku­mentationen.

Ablage & Recherche

Beim Scannen von Dokumenten, wie etwa Altakten oder Rechnungen, werden unterschiedliche Erfassungsszenarien in Abhängigkeit von den Prozessen eingesetzt. Dazu gehören frühes, spätes, zentrales, dezentrales Erfassen von Einzeldokumenten oder Belegstapeln einschließlich Barcode-Erkennung und automatischer Klassifizierung. Das Erfassen großer Altaktenmengen erfolgt durch externe Scan-Dienstleister, die erfassten Dokumente werden von CD-ROM in OS|ECM importiert. Zwischenzeitlich wurde auch ein interner Scandienst aufgebaut, um die Digitalisierung großer Papiermengen durchzuführen.
Daten aus dem ERP-System werden in ge­wünschte Dokumentformate konvertiert und über eine zertifizierte Standardschnittstelle einschließlich Indexdaten an der richtigen Stelle ins Archiv-System abgelegt, so dass anschließend nach diesen so­wohl aus OS|ECM als auch aus SAP recherchiert werden kann. Microsoft-Office-Dokumente können über Makros entweder im Ori­ginal oder mittels spezieller Druckfunktionen als TIFF oder PDF abgelegt werden.

OS|ECM ermöglicht dank präzise Recherchefunktionen einen schnellen Zugriff auf einzelne Dokumente oder einen Überblick über vollständige Akten. Recherchiert wird über Volltext oder Indexdaten, dabei können benutzerdefinierte Anfragen gespeichert werden.

Elektronische Personalakte

In der Personalabteilung gibt es nahezu keine Papierakten mehr, der Zugriff auf benötigte Informationen wird enorm beschleunigt. Die elektronische Personalakte wurde mit der Zeit zu einer umfassenden Lösung mit einer engen Kopplung an SAP HR entwickelt, die weiterhin kontinuierlich ausgebaut wird. Mit der elektronischen Personalakte werden alle aktuellen Dokumente und Altdokumente zu Personal- sowie Tarifangelegenheiten verwaltet, außerdem Personal-Nebenakten sowie Vollmachten und Unterschriftenprüfung.

Rechnungseingangslösung

Im Rechnungswesen wird der Rechnungseingang mit einer automatisierten Workflow-Lösung ab­gebildet. Eingehende Dokumente werden erfasst, klassifiziert, mit SAP abgeglichen und für eine weitere Bearbeitung beziehungsweise sachliche Richtigstellung an einen Workflow übergeben. Den zuständigen Mitarbeitern wird eine Benachrich­ti­gung per E-Mail zugesandt, die Be­arbeitung erfolgt anschließend per Link über den Postein­gangs­korb im ECM-System.

Alle Rechnungen wandern in elektronischer Form durch das Unter­nehmen, Warte- und Liegezeiten werden verkürzt. Durch die weitestgehend automatische Rech­nungsprüfung und Zahlungsfrei­gabe werden zirka 500 Rechnungen pro Tag bearbeitet.

Der Nutzen

»Die Einführung einer ECM-Lösung bedeutet zwar immer einen organisatorischen Aufwand, denn Organisation, Prozesse und Formulare analysiert und abgebildet werden müssen, insgesamt ist aber der Nutzen größer als erwartet«, zeigt sich Roland Geiger zufrieden. »In einigen Bereichen, wie etwa der Personalabteilung, gibt es keine herumliegenden Akten mehr, alle Dokumente sind sofort zur Hand.« Zusammenarbeit und Qualität der Arbeit haben sich verbessert und mit dem Verschwinden der Akten­schränke wurde Raum eingespart. Als großer Vorteil von OS|ECM wird immer wieder betont, dass die Lösung beliebig erweiterbar ist.

Der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments wird elektronisch abgebildet – von der Erstellung, Bearbeitung, Freigabe bis zur rechtssicheren Archivierung. Die intelligente Posteingangsbearbeitung er­möglicht, Rechnungen von der Poststelle elektronisch an den richtigen Schreibtisch weiterzuleiten. Fehlerquellen werden beseitigt, mehr Transparenz geschaffen und Umlaufzeiten deutlich verkürzt.

©

Copyright © 2003-2010  ap Verlag GmbH