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ECM Energische Vorgangsbearbeitung Bei der MVV Energie wurde die Enterprise-Content-Management-Lösung zu einer unternehmensweiten Informationsplattform ausgebaut. Der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments wird elektronisch abgebildet – von der Erstellung, Bearbeitung, Freigabe bis zur rechtssicheren Archivierung. Die intelligente Posteingangsbearbeitung ermöglicht, Rechnungen von der Poststelle elektronisch an den richtigen Schreibtisch weiterzuleiten. Fehlerquellen werden beseitigt, mehr Transparenz geschaffen und Umlaufzeiten deutlich verkürzt.
ie MVV Energie Gruppe ist mit einem Jahresumsatz von 2,3 Milliarden Euro und rund 6.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das größte börsennotierte Stadtwerke-Netzwerk in Deutschland. Bei der MVV Energie besteht ein hohes jährliches Dokumentenaufkommen. Um Kosten zu sparen, Arbeitsabläufe zu optimieren und Ressourcen effizienter einzusetzen, entschied sich das Unternehmen bereits 1998, ein elektronisches Archiv- und Dokumentenmanagement-System einzuführen. Wege-, Liege- und Durchlaufzeiten sollten durch eine automatisierte Vorgangsbearbeitung verkürzt und Mehrfachablagen sowie lange Such-, Einsortier- und Ablegezeiten verhindert werden. Außerdem wollte man Medienbrüche aufgrund unterschiedlicher Archivierungsmedien (Papier, Microfiche und -filme, etc.) vermeiden. Die MVV Energie entschied sich für das Enterprise Content Management System OS |ECM (in der damaligen Version optimal_AS) des Berliner Unternehmens Optimal Systems (OS).
»Die mit
OS.5|ECM realisierten Lösungen haben uns von Anfang an überzeugt, so dass das
Funktionsspektrum und die Einsatzbandbreite kontinuierlich seit 1998 ausgebaut
wurden. Ein echter Glanzpunkt ist die hohe Konfigurierbarkeit, durch die wir zu
einem großen Teil selbstständig das System ausbauen und immer wieder an neue
Anforderungen anpassen können.«, erklärt Roland Geiger, Project- and
Application-Manager bei der 24/7 IT-Services GmbH, Unternehmen die als Dachmarke
die internen Dienstleistungen der MVV Gruppe übernommen hat. Kontinuierlicher Ausbau In den folgenden Jahren wurde OS|ECM sukzessive in den Bereichen Kundendienstzentrum, Revision, Controlling, Steuerabteilung, Vertrieb, Technik, Personal und Vorstandssekretariate eingesetzt. Hinzu kamen die Anbindung der Unternehmen Energieversorgung Offenbach AG via Internet mit der Online-Lösung und die Integration weiterer Unternehmen – auch außerhalb der MVV Gruppe. Inzwischen wird das ECM-System für die Verwaltung und Archivierung von unternehmenskritischen Dokumenten aus bisher 12 Bereichen der MVV Energie eingesetzt. »Was von Anfang an überzeugte, war die Verbesserung der Auskunftsbereitschaft durch sofortige Bereitstellung der Informationen an den Arbeitsplätzen.«, erklärt Herr Geiger, einen von vielen Vorteilen. Zurzeit arbeiten zirka 450 Mitarbeiter mit OS|ECM. Über 11 Millionen Dokumente mit einem Gesamtspeichervolumen von ungefähr 500 Gigabyte werden verwaltet, jedes Jahr kommen zirka 3,6 Millionen Seiten hinzu. Dabei werden 85 Prozent der Dokumente originär digital erzeugt. Dazu gehören Verbrauchsabrechnungen, Kundenkorrespondenz, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Buchungs- und Zahlungsanweisungen, Vertragsunterlagen, Personalaktendokumente, Energiehandelsgeschäfte, Hausanschlussakten, Sitzungsprotokolle oder Datenschutz-Dokumentationen. Ablage & Recherche
Beim Scannen
von Dokumenten, wie etwa Altakten oder Rechnungen, werden unterschiedliche
Erfassungsszenarien in Abhängigkeit von den Prozessen eingesetzt. Dazu gehören
frühes, spätes, zentrales, dezentrales Erfassen von Einzeldokumenten oder
Belegstapeln einschließlich Barcode-Erkennung und automatischer Klassifizierung.
Das Erfassen großer Altaktenmengen erfolgt durch externe Scan-Dienstleister, die
erfassten Dokumente werden von CD-ROM in OS|ECM importiert. Zwischenzeitlich
wurde auch ein interner Scandienst aufgebaut, um die Digitalisierung großer
Papiermengen durchzuführen. OS|ECM ermöglicht dank präzise Recherchefunktionen einen schnellen Zugriff auf einzelne Dokumente oder einen Überblick über vollständige Akten. Recherchiert wird über Volltext oder Indexdaten, dabei können benutzerdefinierte Anfragen gespeichert werden. Elektronische Personalakte In der Personalabteilung gibt es nahezu keine Papierakten mehr, der Zugriff auf benötigte Informationen wird enorm beschleunigt. Die elektronische Personalakte wurde mit der Zeit zu einer umfassenden Lösung mit einer engen Kopplung an SAP HR entwickelt, die weiterhin kontinuierlich ausgebaut wird. Mit der elektronischen Personalakte werden alle aktuellen Dokumente und Altdokumente zu Personal- sowie Tarifangelegenheiten verwaltet, außerdem Personal-Nebenakten sowie Vollmachten und Unterschriftenprüfung. Rechnungseingangslösung Im Rechnungswesen wird der Rechnungseingang mit einer automatisierten Workflow-Lösung abgebildet. Eingehende Dokumente werden erfasst, klassifiziert, mit SAP abgeglichen und für eine weitere Bearbeitung beziehungsweise sachliche Richtigstellung an einen Workflow übergeben. Den zuständigen Mitarbeitern wird eine Benachrichtigung per E-Mail zugesandt, die Bearbeitung erfolgt anschließend per Link über den Posteingangskorb im ECM-System. Alle Rechnungen wandern in elektronischer Form durch das Unternehmen, Warte- und Liegezeiten werden verkürzt. Durch die weitestgehend automatische Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe werden zirka 500 Rechnungen pro Tag bearbeitet. Der Nutzen »Die Einführung einer ECM-Lösung bedeutet zwar immer einen organisatorischen Aufwand, denn Organisation, Prozesse und Formulare analysiert und abgebildet werden müssen, insgesamt ist aber der Nutzen größer als erwartet«, zeigt sich Roland Geiger zufrieden. »In einigen Bereichen, wie etwa der Personalabteilung, gibt es keine herumliegenden Akten mehr, alle Dokumente sind sofort zur Hand.« Zusammenarbeit und Qualität der Arbeit haben sich verbessert und mit dem Verschwinden der Aktenschränke wurde Raum eingespart. Als großer Vorteil von OS|ECM wird immer wieder betont, dass die Lösung beliebig erweiterbar ist. Der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments wird elektronisch abgebildet – von der Erstellung, Bearbeitung, Freigabe bis zur rechtssicheren Archivierung. Die intelligente Posteingangsbearbeitung ermöglicht, Rechnungen von der Poststelle elektronisch an den richtigen Schreibtisch weiterzuleiten. Fehlerquellen werden beseitigt, mehr Transparenz geschaffen und Umlaufzeiten deutlich verkürzt. ©
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