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Einsatzmöglichkeiten der elektronischen Signatur im betrieblichen Alltag Das Ende der Tinte naht Nach Schaffung der rechtlichen Rahmenbedingungen und neuer Sicherheitsinfrastrukturen hält die elektronische Signatur zunehmend Einzug in zahlreiche Anwendungs- und Geschäftsbereiche. Hier einige Anwendungsszenarien, darunter ein Praxisbeispiel aus der Logistikbranche.
ie vollelektronische Abwicklung von Geschäftsprozessen senkt Kosten und reduziert sowohl Fehlerquoten als auch Prozesslaufzeiten signifikant. »Die Verwaltung aller Informationen in digitaler Form ermöglicht eine durchgängig elektronische Kommunikation ohne Medienbrüche. Wer seine Geschäftsabläufe tatsächlich vollständig digital gestalten möchte, kommt nicht daran vorbei, Lösungen für eine elektronische Signatur zu implementieren«, erklärt Sonja Petersen, Partner Manager bei dem Berliner ECM-Hersteller Optimal Systems. Papiergebundene Schriftstücke werden zunehmend digitalisiert oder durch elektronische Dokumente ersetzt und damit werden Prozesse automatisiert. Was ist aber mit Dokumenten, die mit eigenhändigen Unterschriften versehen werden müssen? Die herkömmliche handschriftliche Signatur muss selbstverständlich auch bei elektronischen Prozessen adäquat abgebildet werden. »Die volle Anerkennung elektronischer Dokumente wird erst durch die qualifizierte Elektronische Signatur geschaffen. Sie ersetzt die handschriftliche Unterschrift und sichert die Qualität eines elektronischen Dokuments als Urkunde«, erklärt Hans Peter Andresen, Geschäftsführer des Signatur-Spezialisten AWP Consult GmbH. Eine elektronische Signatur dient unter anderem der Authentifizierung des Unterzeichners und der Echtheit des Dokuments sowie der Bestätigung der Integrität (Unverfälschtheit) des Inhalts. Typische Anwendungsfälle finden sich insbesondere bei der Verarbeitung von Ausgangs- und Eingangsrechnungen sowie zur Unterstützung von beweiskräftigen Workflows. Eingangsrechnungen Die Versendung elektronischer Rechnungen nimmt stark zu – unter anderem auch, weil die rechtlichen und technischen Voraussetzungen hierfür im Laufe der Jahre immer verlässlicher geworden sind. Beim Empfang einer elektronischen Rechnung kann die Prüfung der Signatur entweder manuell erfolgen oder auch automatisiert über Serverprozesse durchgeführt werden – so lassen sich der Zeitaufwand und die Kosten für die Verifikation der Signatur signifikant reduzieren. Ausgangsrechnungen Für elektronische Rechnungen hat der Gesetzgeber klare Vorgaben gemacht. So muss gemäß § 14 UStG jede elektronisch übermittelte Rechnung qualifiziert signiert sein, damit der Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug geltend machen kann. Dadurch kommen sowohl der Empfänger als auch der Versender der elektronisch signierten Rechnung beziehungsweise Gutschrift in den Genuss erheblicher Kostenreduktionen und Zeitgewinnen. Auch ist diese Verzahnung der Prozesse auf elektronischem Wege sehr viel umweltfreundlicher als der herkömmliche Papierversandweg. »Die qualifizierte elektronische Signatur ist bei diesen Anwendungen sowas wie die `Frankiermaschine´ des 21. Jahrhunderts«, so Herr Andresen. Workflow Eine zunehmende Verbreitung finden die Workflow-Signaturen. Diese Signatur-Lösung greift in den jeweiligen Unternehmen– und Behörden-Workflow ein, um bestimmte Dokumente oder Workflows beweiskräftig zu machen. Dies gilt insbesondere im elektronischen Dialog mit Behörden und im Gesundheitswesen sowie der Pharma- und Chemie-Branche. Dabei ist unter Umständen zusätzlich zur Signatur auch ein elektronischer Zeitstempel erforderlich. Durch den Einsatz von XML-Container-Signaturen (XML-DSig) können sowohl Intra- als auch Intercompany unterschiedliche Abschnitte durch mehrere Personen im Workflow qualifiziert signiert werden. Die Workflow-Signatur-Lösung lässt sich sowohl client- als auch serverseitig realisieren. Bei größeren Benutzerzahlen oder einer mittleren bis großen Anzahl von Signaturen ist aus Gründen des Handlings nur eine serverseitige Workflow-Signatur sinnvoll. Das rechtskonforme Archivieren der signierten Dokumente ist gesetzlich vorgeschrieben, die Integration der E-Signatur in den Workflow-Prozess des Dokumentenmanagement-Systems beziehungsweise des Enterprise Content Management-Systems (ECM) ist empfehlenswert. »Wenn ein unterzeichnetes Dokument revisionssicher archiviert ist, kann dieses nicht mehr verändert und die digitale Unterschrift verfälscht werden. Dafür bietet unser ECM-System die dokumentenechte Haltung beweissicherer Objekte und Geschäftsfälle mit einer umfangreichen Protokollierung, einem passwortgeschützten Systemumfeld und der Unveränderlichkeit der archivierten Daten«, so Frau Petersen. Praxisbeispiel aus der Logistikbranche Die Nosta Gruppe setzt seit März 2008 eine umfassende Massensignatur-, Archiv- und Dokumentenmanagement-Lösung ein, welche die medienbruchfreie Bearbeitung von signierten Ausgangsrechnungen inklusive der Recherche, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten erlaubt. Durch den im Prozess integrierten Einsatz von ‚Simple Flow’ können auf Wunsch eines Kunden oder Partners der Nosta Gruppe, vor der Signatur, weitere Dokumente wie Ablieferbelege, Lieferscheine oder andere Belege an das zu signierende Dokument angehängt werden. Simple Flow ist eine webbasierte Anwendung, die einen Workflow zur Validierung und Ergänzung ausgehender Dokumente anbietet und die Signaturlösung (Digi Bill) und Digi Arch, das Archiv-, Dokumentenmanagement und Workflow-System (ein OEM-Produkt von Optimal Systems). Für die Recherche stehen unterschiedliche Benutzeroberflächen zur Verfügung. Dokumente werden anhand der automatisiert gespeicherten Indexdaten angefragt. Das vereinfacht und beschleunigt die Suchverfahren, vermeidet Doppelarbeit, verkürzt die Bearbeitungszeit und erhöht die Auskunftsbereitschaft der Mitarbeiter. »Vergleicht man die Papierablage, die Arbeitswege, notwendige Arbeitsschritte und Recherchezeiten bei der Erstellung, Zustellung und Archivierung handschriftlich unterschriebener Dokumente mit der vollelektronischen Abwicklung der Prozesse, sind die Vorteile der digitalen Bearbeitung einfach enorm«, so Herr Andresen. Die Nosta Gruppe plant bereits den weiteren Ausbau in den nächsten Phasen bis hin zu einer gruppenweiten Workflow-Lösung mit integrierter Signaturanwendung. Der Einsatz einer elektronischen Signatur sowie die direkte Anbindung an das vorhandene Buchhaltungssystem tragen ebenfalls dazu bei, die Geschäftsprozesse effizient weiter zu optimieren. ©
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