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Neue Anti-Spam-Lösung spart Schweizer Bank Zeit und Geld

Keine Zeit für Spam

Vor anderthalb Jahren drohte die Schweizer ING Bank AG in einer Flut von Spam zu ertrinken. Die Anti-Spam-Lösung des Unternehmens filterte die steigende Anzahl von unerwünschten Nachrichten nicht mehr zuverlässig und überlastete damit Nutzer und IT-Mitarbeiter. Deshalb entschied sich der IT-Manager der Schweizer Bank auf ein neues System umzusteigen. Wichtig war ihm dabei eine schnelle Umsetzung und ein langfristig zuverlässiger Schutz den lästigen Spam-Mails.

inen einzigen Tag benötigte die Schweizer ING Bank AG für die Umstellung ihrer Anti-Spam-Lösung. Doch dem Wechsel ging ein langer Kampf gegen eine immer größer werdende Flut von Spam-Mails voraus. Alain Bisin, IT-Infrastruktur-Manager und Hauptverantwortlicher für das E-Mail-System bei der ING Bank AG, erinnert sich: »Die IT-Verantwortlichen wurden von unzufriedenen Usern mit Anrufen überhäuft – bis zu 20 Spam-Mails pro Tag bekam jeder der rund 500 vernetzten Mitarbeiter.« Den Mitarbeitern ging beim Sortieren der E-Mails nach Spam und erwünschten Nachrichten viel Zeit verloren. Dazu kam der Aufwand, den sie dafür benötigten, fälschlicherweise aussortierte E-Mails durch den IT-Support einzeln aus der Quarantäne zurückholen zu lassen. »Bei uns führte das zu 70 Anrufen pro Woche wegen falsch kategorisierter E-Mails, genervten Usern und einem Helpdesk, der auf das Thema Spam-Mail viel zu viel Zeit verwenden musste«, erläutert Bisin. Das änderte sich erst mit der neuen Lösung Iron Port C300, die seit April 2007 bei der Schweizer Bank zuverlässig erwünschte von unerwünschten E-Mails trennt.

Unternehmen sind Kosten durch Spam oft nicht bewusst

Nach einer Untersuchung des Bundesamtes für Sicherheit und Informationstechnik machen Spam-Mails heute mittlerweile einen Anteil von über 80 Prozent am E-Mail-Gesamtaufkommen aus. Zu den Konsequenzen der Nachrichtenflut zählen Arbeitszeitausfälle, eine Überlastung technischer Systeme und unnötige Kosten für den unerwünschten Datenverkehr. Anti-Spam-Lösungen sind deshalb für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, was sich jedoch selten im Budget der IT-Sicherheit niederschlägt. Im Finanzsektor werden laut der Studie die Risiken noch am ehesten gesehen.

Gerade die Schweizer ING Bank ist mit acht Niederlassungen, unter anderem in Jersey und Monaco, auf eine funktionierende Kommunikation angewiesen, welche die Spam-Mails immer wieder beeinträchtigten. Vor vier Jahren war das alte System der Bank noch State of the Art. Doch mit immer raffinierteren Spam-Methoden und komplexer werdenden Inhalten elektronischer Kommunikation konnte es irgendwann nicht mehr mithalten. Bisin und sein Team versuchten zwar, alle möglichen System-Parameter und die relevanten Datenbanken anzupassen, doch die Flut der unerwünschten E-Mails stieg weiter an. Und damit auch die Zahl der genervten Mitarbeiter.

Etablierte Lösungen sparen Aufwand und Geld

Auf der Suche nach einer schnellen Lösung für das Spam-Problem, informierte sich Alain Bisin bei anderen Banken der ING Gruppe. In Belgien wurde er fündig. Die Bank im Benelux-Land hatte ein ähnliches Problem mit unerwünschten E-Mails bis sie ihr System auf die C300-Lösung von Iron Port umstellten. Das hatten die Verantwortlichen mit dem Hersteller innerhalb kürzester Zeit mit wenig Aufwand installiert. IT-Manager Bisin entschied sich, in der Schweiz auf das gleiche System zu setzen.

Dabei sah er von Anfang an den Vorteil, sich auf einen Hersteller zu konzentrieren. »Der Faktor Zeit ist für uns entscheidend«, sagt der Schweizer IT-Manager. »Aufgrund der guten Erfahrungen in Belgien gingen wir davon aus, dass sich die Anwendung auch bei uns einfach implementieren lässt.« Seine Erwartungen wurden nicht enttäuscht. Bisin versorgte Iron Port im Vorfeld mit Informationen über Systemarchitektur und Anwendungen bei der Bank. Der Hersteller der Anti-Spam-Lösung lieferte dann ein komplett vorkonfiguriertes System und installierte es innerhalb eines Arbeitstages.

Heute beschäftigt sich Alain Bisin nur noch eine Stunde im Monat mit der E-Mail-Sicherheitslösung, denn die Iron Port C300 hält sich selbst mit voll automatischen Updates auf dem neuesten Stand. Auch am Helpdesk geht es bedeutend ruhiger zu, seit die Mitarbeiter sich wieder auf den Spam-Schutz verlassen können. Mit einer False-Positive-Rate von 1:1 Million trennt das neue System zuverlässig die vertrauenswürdigen E-Mails von Datenmüll. Darüber hinaus haben die Nutzer die Möglichkeit, falsch sortierte Nachrichten mit einem Klick selbst aus der Quarantäne zu holen.

Alain Bisin genießt als Systemadministrator durch die intuitive grafische Bedienoberfläche und den Mail-Flow-Monitor einen Komfort, den er vorher nicht kannte. Jederzeit hat er jetzt alle wichtigen Parameter und den gesamten E-Mail-Datenfluss im Blick. Wie Bisin vorrechnet, spart die neue Software dem IT-Support der ING Bank Schweiz pro Jahr zirka 12.500 Support-Anfragen. Das entspricht einer Ersparnis von bis zu 3.000 Mannstunden jährlich. Sein Fazit: »Wir konnten die Qualität der IT-Serviceleistung bei gesunkenen Kosten verbessern und die Sicherheit für die Kunden und die User im Haus gleichzeitig deutlich erhöhen.«

Daniel Abel

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Daniel Abel ist IT-Fachjournalist in München

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