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Unified Communications verbindet ortsungebundene Mitarbeiter

Mobil in die Zukunft mit Kollaborationstools

In modernen Unternehmen sind viele Mitarbeiter nicht mehr an feste Arbeitsplätze gebunden. Mobiles Arbeiten bedeutet dabei nicht nur, sich mit Kunden und Geschäftspartnern zu treffen oder Serviceeinsätze vor Ort durchzuführen. Mittlerweile nutzen viele Angestellte ihr heimisches Büro, um in Ruhe arbeiten zu können und sich lange Anfahrtswege zu sparen.

och auch in den Unternehmen wechseln die Mitarbeiter immer häufiger ihre Arbeitsplätze, vor allen Dingen wenn sie sich in immer neue Projektteams eingliedern müssen. Deshalb benötigen sie unabhängig vom jeweiligen Ort einen schnellen und sicheren Zugriff auf alle persönlichen Informationen und müssen dabei gleichermaßen zu jedem Zeitpunkt erreichbar sein. Das sind wichtige Kriterien für die reibungslose Fortsetzung der Geschäftsprozesse.

Mit den herkömmlichen Kommunikationsstrukturen und ihren voneinander separierten Kanälen ist dies allerdings nicht immer realisierbar. E-Mails kommen zwar sehr schnell im Verteiler an, werden aber nur ausgeliefert, wenn der Adressat sie vom Server abholt. Nicht anders sieht es bei Telefongesprächen aus, die der Gesprächspartner nur entgegennehmen kann, wenn er anwesend ist. Bei diesen Kommunikationsversuchen geht wertvolle Zeit durch Anrufversuche und Warten auf Antwort verloren. Die Zusammenführung der einzelnen Kanäle, unterstützt von einer Erreichbarkeitsinformation, würde dieses Problem beheben. In vielen Unternehmen ist dies aber oft nicht auf Anhieb möglich, da die proprietäre Auslegung der Anlagen keine einfache Konvergenz erlaubt.  

UC (Unified Communication)

Diese Aufgabe können nur intelligente Systeme lösen, die die Funktionen von UC (Unified Communication) unterstützen und auf die neuen Möglichkeiten des Web 2.0 zurückgreifen. Dabei bricht UC die bislang starre Trennung von Sprach- und Datenkommunikation auf und führt sie auf einer einzigen Plattform und einem einheitlichen Client zusammen. Wichtig ist hierbei nicht nur die Konvergenz von E-Mail, Sprache, Video, Instant Messaging und Fax, sondern vor allen Dingen die Bereitstellung über ein einzelnes System, das im Hintergrund die Datenströme regelt. Gleiches gilt auch für die Verwaltung und den Zugriff auf Sprachnachrichten und Anrufaufzeichnungen.

Basisanwendungen von Web 2.0 wie der Adobe Flash Player laufen mittlerweile auf einer Vielzahl von Arbeitsplatzrechnern. Diese lassen sich dann sehr einfach und sicher für den Einsatz schlanker Web-Clients nutzen, die nicht mehr auf den jeweiligen Systemen installiert sind. Vielmehr stellt sie ein zentrales und durch Dynamic Clustering hochverfügbares Serversystem bereit. Diese Server stehen entweder im eigenen Unternehmen oder bei einem Hoster, der entsprechende SaaS-Dienste (Software as a Service) anbietet. Dabei lassen sich die so bereitgestellten Clients relativ einfach an das Corporate Identity des jeweiligen Unternehmens anpassen – ein wichtiger psychologischer Effekt bei der Nutzung durch die Mitarbeiter.

Die Anwender können solch einen Client auf jedem Rechner mit Internetverbindung nutzen. Dazu geben sie lediglich die zum Server führende Internetadresse und ihr Passwort ein. Es ist dabei unerheblich, ob sich der Rechner im eigenen oder einem fremden Unternehmen befindet, ob er zuhause steht, in einem Internet-Cafe oder ob sich der Benutzer mit seinem Laptop über ein öffentliches WLAN einwählt. Der Anwender erhält über diesen Client stets Zugriff auf seine Daten und Informationen, die er auch mit anderen Anwendern gemeinsam nutzen kann. So stehen beispielsweise Kalenderfunktionen zur Verfügung, in denen sich für einzelne Personen oder auch für ganze Arbeitsgruppen Termine planen, festlegen und zu einer einzigen Ansicht verbinden lassen. Zum Erstellen oder Ändern von Einträgen nutzt der Anwender einfache Drag-and- Drop-Funktionen. Mit Hilfe spezieller Web-2.0-Tools besteht sogar die Möglichkeit im Offline-Modus zu arbeiten. Die Daten werden dann automatisch bei der nächsten Netzwerkverbindung zum Server übertragen.

Selbst für den Kommunikationsaufbau nutzt der Anwender nur noch solch einen Client, der für alle Kanäle lediglich eine einzige Identität (zum Beispiel die E-Mail-Adresse Name@Domain.de) erfordert. Will der Anwender telefonieren, so klickt er auf einen Eintrag in seiner Kontaktliste und ein im System integriertes virtuelles Telefon baut dann sofort ein Internet-Telefongespräch über den SIP-Client auf. Präsenzanzeigen zu seinen Kontakten bieten jedem Teilnehmer eine genaue Information über die Erreichbarkeit seiner Kommunikationspartner. Damit können die Anwender relativ einfach die Erfolgswahrscheinlichkeit ihres Verbindungsversuches abschätzen. Die Kontakte kann der Benutzer selbst eingeben oder der Administrator fügt sie aus bereits bestehenden Verzeichnissen wie Active Directory hinzu.

Mobile Mitarbeiter

Um mobile Mitarbeiter noch besser in die täglichen Abläufe einzubinden, lassen sich zusätzlich Mobiltelefone in das System integrieren. Dazu muss kein spezieller kleiner Client auf dem Smartphone installiert werden. Die Verbindung zum Server erfolgt per HTTPS über ein Synchronisationsprotokoll wie Active Sync. Die Synchronisierung arbeitet in beide Richtungen, sodass sowohl Daten vom Mobilgerät auf den Server übertragen werden, als auch umgekehrt der Server eintreffende Nachrichten per Direct-Push zum Smartphone schickt. Das Air Sync- oder Active Sync-Protokoll wird von Nokia-E-Serie, Windows-Mobile-Geräten und dem iPhone unterstützt.

Ein wichtiger Aspekt beim Thema Mobilität ist die Sicherheit der Daten. Hier bieten Web-2.0-Clients den großen Vorteil, dass sie eigentlich getrennt von dem vom Anwender genutzten System laufen. Der in den Browser integrierte Flash-Player beispielsweise präsentiert (streamt) lediglich die übertragenen Audio- und Videodaten. Weder werden dabei Daten im Cache gespeichert noch auf den Rechner herunter geladen, sie verbleiben stets auf dem Server im Unternehmen. Damit besteht auch keine Gefahr, dass die Anwender beim Datenzugriff schädliche Programme übertragen. Die Arbeit, die sie über ihre Clients durchführen, geschieht damit eigentlich nur auf den Servern. Alles was auf dem Bildschirm des Rechners vor Ort erscheint, verschwindet sofort nach dem Schließen der Web-2.0-Anwendung. Dem Benutzer stehen die Daten also nur in dem Zeitraum zur Verfügung, in dem er angemeldet ist.

Etwas anders sieht es beim Mobiltelefon aus, bei dem ja tatsächlich Daten übertragen werden. Geht solch ein Gerät verloren, dann kann der Administrator eine Wipe-out-Funktion aktivieren, die bei der nächsten Verbindungsaufnahme zum Server automatisch alle Daten auf dem Mobiltelefon löscht

Über die Benutzerauthentifizierung haben die IT-Verantwortlichen in der Zentrale darüber hinaus die Möglichkeit, die Oberfläche und Funktionalität des Clients für bestimmte Anwendergruppen anzupassen. So lassen sich abhängig vom Aufgabenbereich oder der zur Verfügung stehenden Bandbreite neben E-Mail, Telefonie und IM auch Videokonferenzfunktionen integrieren. Da solche integrierten Lösungen weitaus weniger Aufwand verursachen, gestaltet sich die Administration eines solchen Kommunikationssystems und die Einbindung der mobilen Mitarbeiter in den täglichen Geschäftsbetrieb sehr viel einfacher.

Dr.-Ing. Thomas Fleissner

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Dr.-Ing. Thomas Fleissner ist Managing Director EMEA bei CommuniGate Systems

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