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Product Lifecycle Costing

Innovationen beschleunigen

Um Innovationen schneller und kostengünstiger auf den Markt zu bringen, nutzt ein Spezialist für moderne Antriebssysteme eine moderne Product Lifecycle Costing-Lösung. Dadurch kann das Unternehmen seine führende Position im globalen Wettbewerb weiter ausbauen.

ine gute Idee allein ist im Maschinenbau heute kein Garant mehr für den Erfolg eines Produkts. Wettbewerbs- und Kostendruck sind in der globalisierten Wirtschaft drastisch gestiegen. Gleichzeitig haben sich durch die Schnelllebigkeit der Märkte die Produktlebenszyklen enorm verkürzt. Nur wer seine Entwicklungen in kürzester Zeit und möglichst kostengünstig auf den Markt bringt, kann sich im Wettbewerb durchsetzen.

Für Unternehmen ist es daher entscheidend, jede Neuentwicklung lange vor Produktionsstart darauf zu überprüfen, ob mit ihr ein vernünftiger Marktpreis erreicht werden kann. Die kalkulierten Produktkosten müssen dann während des gesamten Produktionsprozesses kontrolliert werden. Zum anderen sind Unternehmen gefordert, die Zeit zwischen Entwicklung und Serienproduktion zu minimieren. Beides schließt sich derzeit in den meisten Maschinenbau-Unternehmen aus. Der Grund: Für den Kalkulationsprozess gab es bislang keine moderne Managementlösung, die den Anforderungen des Marktes gerecht wurde. Stattdessen nutzt immer noch die Mehrzahl MS Excel als Werkzeug. Dadurch wird die Kalkulation der Herstellkosten enorm langsam und umständlich und eine präzise Kostenverfolgung über einen längeren Zeitraum fast unmöglich.

Das gilt insbesondere für Unternehmen mit einer hohen Artikelzahl, wie der Wittenstein AG aus Igersheim. Der Spezialist für moderne Antriebssysteme entwickelt, produziert und vertreibt 40.000 Einzelartikel und 16.000 Endprodukte in insgesamt sieben Unternehmensbereichen. Durch die Kalkulation mit Excel gestaltete sich die Kalkulation sehr aufwendig, die »time-to-market« verzögerte sich – und die Innovationskraft der Produkte geriet in Gefahr.

Komplexes Kalkulationsszenario

Der jahrelange Einsatz des Werkzeugs MS Excel hatte dabei einen einfachen Grund: Das Kalkulationsprogramm ist flexibel, individuell anpassbar und problemlos erweiterbar. Die Flexibilität von Excel hat aber auch einen Haken. Die Anfälligkeit für Fehler ist relativ hoch und die Transparenz niedrig. Die handgeschriebenen Programme hatten außerdem ein weiteres entscheidendes Problem: Sie waren dem komplexen Kalkulationsszenario der Produktion nicht gewachsen. Der Hintergrund: Das technik-getriebene Unternehmen bietet sowohl individuelle Systemlösungen als auch Serienprodukte an. Durch die hohe Standardisierung der Produkte werden ständig neue Entwicklungen aus Komponenten bereits bestehender generiert. Bis zu 80 Prozent der Bestandteile eines Produkts setzen sich aus immer wieder eingesetzten Bauteilen zusammen.

Deren Daten liegen im ERP-System BAAN bereits vor und sind versehen mit Herstellkosten und Arbeitsplänen. Mit Excel ließen sich die Angaben nur schwer nutzen. Für jedes Produkt musste eine neue Kalkulation angelegt und die Stücklisten umständlich aus dem ERP-System übertragen und in Excel aufbereitet werden. Eine Kostenentwicklung auf Basis von Planabsatzzahlen war ebenfalls nur manuell zu gewinnen. Hinzu kam: Waren die Produktkosten einmal gewonnen, mussten sie während der gesamten Entwicklungszeit immer wieder aktualisiert und überprüft werden. Wollten die Kalkulatoren die Kostenentwicklung neuer Konstruktionen beurteilen, war auch das nur schwer möglich: Die PLM-Daten der Konstrukteure mit den Artikelanlagen und Strukturen konnte man ebenfalls in Excel nicht nutzen.

Transparente Produktkostenkalkulation

Probleme hatte Excel auch mit dem komplexen Zuschlagssystem. Mit Zuschlägen werden Arbeitsschritte, wie Arbeitsvorbereitung, Beschaffung, Qualitätssicherung auf die Produktkosten verteilt. Sie sind daher ein wichtiger Bestandteil bei der Kalkulation. Das Problem: Da die Bauteile bei Wittenstein zwischen den verschiedenen Unternehmensbereichen gehandelt werden, gibt es einen sogenannten Intercompany-Zuschlag, der immer dann erhoben wird, wenn ein Bauteil an- oder verkauft wird. In Excel waren diese komplexen Übergänge formeltechnisch nicht abbildbar. Eine umständliche und aufwendige manuelle Eingabe war nötig, die wieder zu Verzögerungen führte. Es gab also dringend Bedarf für eine Kalkulationslösung, die bestehende ERP- und PLM-Daten schnell nutzbar macht und auch das komplexe Zuschlagssystem des Unternehmens beherrscht.

Markus Rothenfels, Leiter der Arbeitsvorbereitung, lernte 2005 bei einem VDI-Seminar die Product-Lifecycle-Costing-Lösung Facton kennen. Die datenbankgestützte Software ermöglicht eine einfache und transparente Kostenkalkulation während des gesamten Lebenszyklus eines Produkts. In einem Workshop wurde dann der genaue Bedarf bei Wittenstein im Zuge einer Teilinstallation geprüft. Im Jahr 2006 folgte ein Lastenheft. Ergebnis: Etwa 85 Prozent der Standardsoftware erfüllten die Bedürfnisse. Anpassungen mussten vor allem für das spezielle Zuschlagsystem und den Stücklistenimport vom ERP- und PLM-System vorgenommen werden. Im Frühjahr 2007 wurde die Software implementiert.

PLM-Daten nutzbar machen

Die Produktkostenkalkulation gestaltet sich seither wesentlich einfacher und transparenter als früher. Einer der Hauptvorteile der neuen Lösung ist die Anbindung an das ERP- und PLM-Systeme. Der schnelle Stücklistenimport beschleunigt die Kalkulation ungemein und verkürzt so die ‚time-to-market’. Über Schnittstellen zum PLM- und ERP-System kann Wittenstein jetzt die zu erwartenden Herstellkosten neuer Entwicklungsprojekte schnell projizieren und während des gesamten Entwicklungsprozesses dokumentieren.

Entwickler und Konstrukteure legen dazu wie bisher neue Artikel samt Stückliste im PLM-System an. Die Daten lassen sich so für die Kalkulation erstmals nutzen. Der Import bereitet diese Daten auf und verknüpft sie mit den Stammdaten der Artikel aus dem ERP-System. Dadurch erhält der Kalkulator die Angaben zu den Kosten der einzelnen Bauteile. Eine Live-Verknüpfung der beiden Systeme ermöglicht es, in einen nächtlichen Abgleich, Änderungen der Stammdaten zu übernehmen. Diese sind somit immer aktuell.

Produktvarianten vergleichen

Per Knopfdruck lässt sich jetzt ohne großartige Aufbereitung eine Kalkulation fertig stellen, für die früher Daten gesammelt und manuell eingetragen werden mussten. Der administrative Aufwand im Rahmen der Kalkulation hat sich dadurch entschieden verringert. Und auch die Intercompany-Zuschläge sind kein Problem mehr für das neue System. Insgesamt bleibt dadurch mehr Zeit für die Kalkulation von Bauteilen, die neu berechnet werden müssen. Das Endergebnis liegt schneller vor, und es wird früher deutlich, wie das Produkt für den Vertrieb zu bewerten ist.

Hinzu kommt: Die Planung von Neuentwicklungen kann während der kompletten Entwicklungszeit begleitet werden. Mit dem digitalen Kostenprototyp können die Kalkulatoren die Zielkosten ständig im Auge behalten. Gleichzeitig liefert Facton wertvolle Unterstützung bei Entscheidungen zur Produktgestaltung, zum »Make or Buy« sowie der Auswahl von Fertigungsvarianten. Das System vergleicht dazu verschiedene Produktvarianten miteinander und zeigt die kostengünstigste von technisch vergleichbaren Alternativen. Wünscht man im späteren Verlauf die Wahl einer früher bereits angelegten Variante, ist diese leicht über den Versionierungsmodus wieder aktivierbar. Die Versionierung schafft auch eine deutliche Transparenz: Der Nutzer weiß immer, wie die Version entstanden ist und welche Alternativen es gab.

Neben der erhöhten Transparenz sank auch die Fehlerquote bei den Kalkulationen deutlich. Der Grund: Die Verknüpfungslogik kann nicht wie in Excel geändert werden. Das mindert die Flexibilität, erhöht aber die Genauigkeit. Und letztlich lassen sich Daten auch besser vor dem Zugriff nicht autorisierter Personen schützen und umfangreiche Berechtigungskonzepte umsetzen. Es bietet sich außerdem die Möglichkeit, den Nutzen auch auf das Controlling, das Supply Chain Management sowie die Entwicklungsabteilung auszudehnen.

Thoralf Nehls

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Von Thoralf Nehls ist Geschäftsführer der FACTON GmbH

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