200812n Easy Betty Barclay Rechnungs-Workflow

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Dokumentenmanagementsystem bei Betty Barclay

Rechnungs-Workflow ganz easy

Rund 45.000 Eingangsrechnungen pro Jahr, viel Papier und langwierige Bearbeitungswege waren der Grund, warum der Damenoberbekleidungshersteller Betty Barclay letztes Jahr ein leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem einführte. Das Unternehmen entschied sich für die Lösung Easy Enterprise.x, das von dem Stuttgarter EDV-Systemhaus CTO Balzuweit KG geplant und in Betrieb genommen wurde.

llen Damen unter den Lesern sind sie seit vielen Jahren wohlbekannt: Die flotten Outfits von Betty Barclay, die in jedem gut sortieren Bekleidungshaus oder auch in Onlineshops zu finden sind. Was sicherlich wenige wissen: Die Ursprünge der bekannten Marke mit dem Stammsitz in Nussloch bei Heidelberg gehen ins Jahr 1938 zurück. Heute gehört das Unternehmen zu den führenden DOB-Anbietern Europas und beschäftigt rund 900 Mitarbeiter. Neben der Stammmarke Betty Barclay gehören auch die Produktlinien Gil Bret und Vera Mont zum Sortiment, das seit einigen Jahren um Sonnenbrillen und Parfums ergänzt werden, um die Dame perfekt auszustatten.

Betty Barclay positioniert sich als internationale Lifestyle-Marke.

Rund 45.000 Rechnungen pro Jahr

Bei Betty Barclay gehen aufgrund der circa 4.000 Zulieferer aus dem In- und Ausland rund 3.700 Rechnungen pro Monat – im Jahr somit rund 45.000 – ein, die bislang manuell bearbeitet wurden. »Wir hatten aus den letzten zehn Jahren rund 12.000 Aktenordner, in denen sich die Ein- und Ausgangsrechnungen angesammelt haben. Das war eine Menge Papier, die viel Platz in einem separaten Lager benötigte. Zeitaufwändig war vor allem die Budgetüberwachung, das heißt der Abgleich der Ist-Stände mit der Budgetplanung, weil in Zweifelsfällen oft einzelne Rechnungen herausgesucht werden mussten. Nicht nur die Mitarbeiter in der Buchhaltung oder im Controlling, auch die Steuerprüfer verlangten immer wieder quasi auf Knopfdruck den schnellen Zugriff auf einzelne Belege. Daher wollten wir gerne auf eine elektronische Erfassung und Archivierung für alle Rechnungen umstellen«, beschreibt Nadine Förderer, Leiterin Reporting & Controlling die Aufgabenstellung.

Nadine Förderer, Leiterin Reporting & Controlling bei Betty Barclay

Wichtigste Voraussetzung: kompatibles Buchhaltungssystem

Die Buchhaltung basiert bei Betty Barclay seit rund acht Jahren auf DCW-Software. Da das neue Dokumentenmanagementsystem damit natürlich reibungslos kommunizieren musste, lag es nahe, den Softwareanbieter – in diesem Fall Steeb Anwendungssysteme – um Rat zu fragen. »Steeb empfahl uns das EDV-Systemhaus CTO Balzuweit KG in Stuttgart, mit dem Steeb seit langem erfolgreich zusammenarbeitet und das eine komfortable Schnittstelle von DCW zu Easy entwickelt hatte, die auch schon mehrfach erfolgreich im Einsatz ist«, erklärt Nadine Förderer.

Die CTO Balzuweit KG wurde im Januar 1990 gegründet und hat sich seit nahezu 16 Jahren vor allem auf Beleglese-, DMS- und Workflow-Systeme sowie elektronische Archivsysteme spezialisiert. Seit dieser Zeit bietet CTO als Partner der Easy Software AG seinen Interessenten und Kunden Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) wie das Easy Enterprise.x an, das derzeit bei mehr als 9.000 Unternehmen weltweit im Einsatz ist. Zur Abrundung einer kompletten ECM-Lösung gehören aber auch die von CTO selbst entwickelten Softwaremodule »clarc«, etwa für die vorgangsbezogene Ablage von Office-Dokumenten. Ausschlaggebend für Betty Barclay waren neben der einfach bedienbaren Benutzeroberfläche vor allem die fertige Schnittstelle zu DCW und SAP.

Von der Analyse zum fertigen Prozess

Das Kick-off für das Projekt, das unter der Leitung von Nadine Förderer durchgeführt werden sollte, war im Juli 2007. Neben dem ECM-Projektteam von CTO war noch eine Assistentin von Nadine Förderer eingebunden.

Zunächst analysierte das Projektteam alle Anforderungen sowie den gesamten Workflow der Eingangsrechnungen, damit CTO diesen anschließend Schritt für Schritt in der ECM-Software abbilden konnte.

Basis der installierten Software bei Betty Barclay bildet der Dokumenten- und Archivserver Easy Enterprise.x, der auf einem Microsoft-Windows-Applikationsserver installiert wurde. Er sorgt für das umfassende Dokumentenmanagement sowie die Langzeitarchivierung und kann auch große Datenmengen verarbeiten. Bei Betty Barclay werden die Belege und Daten unter anderem in einer Plasmon Jukebox mit einer Gesamtspeicherkapazität von bis zu 960 GB abgelegt. »Wichtig war uns auch, dass Easy die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften für die kaufmännische Belegarchivierung nicht nur erfüllt, sondern dass dies auch nach GoBS und GDPdU gutachterlich bestätigt ist«, erläutert Nadine Förderer. Das bedeutet, dass alle relevanten Systemaktivitäten protokolliert werden und damit jede Veränderung an den archivierten Daten erkennbar beziehungsweise unmöglich ist.

Für die digitale Erfassung der Belege wurden für die Zentrale ein äußerst leistungsfähiger Scanner und für die Auslandsniederlassungen weitere kleinere Scanner angeschafft. Das Scannen und Erfassen der Rechnungen erfolgt über die Scan-/Capture-Software clarc eWork von CTO, die über spezielle Features für die Integration mit DCW verfügt.

Europaweiter Zugriff ohne Client-Software

Die Recherche erfolgt bei Betty Barclay entweder direkt per Knopfdruck aus der DCW-Anwendung heraus oder über den Webbrowser. Bei letzterem können alle Anwender mit einem Klick zwischen der Vorgangsbearbeitung (dem Rechnungsprüfungs-Workflow) und der Archivrecherche wechseln. Entscheidend war dies vor allem für die Anbindung der internationalen Niederlassungen in Belgien, Schweden, Dänemark, Frankreich und Großbritannien sowie den Niederlanden, auf deren Workstations keine eigene Client-Software erforderlich ist. Da die Software mehrere Sprachen unterstützt, gab es auch diesbezüglich keine Bedienungsprobleme. Die Administration sämtlicher Workflow- und Archiv-Komponenten erfolgt dabei ausschließlich zentral auf einem Server.

Neue Schnittstelle für DCW²

Obwohl CTO mit der Software Link 4 DCW eine Schnittstelle zu DCW entwickelt hat, mussten die CTO-Spezialisten für eine besondere Anforderung ihre Programmierleistung nochmals unter Beweis stellen: Bei Betty Barclay ist die Version DCW² für die erweiterte Kostenrechnung mit vielen Objektklassen im Einsatz. Dafür war die herkömmliche Schnittstelle nicht ausreichend, sodass hier eine kundenspezifische Entwicklung erforderlich war.

Die Programmierarbeiten zur Anpassung des gesamten Buchungs-Workflows dauerten inklusive diversen Testdurchläufen bis November 2007. Neben Nadine Förderer und ihrer Assistentin erhielten auch acht Kreditorenbuchhalter entsprechende Schulungen, die wiederum einige Verbesserungsvorschläge hervorbrachten. Unternehmensweit sind bei Betty Barclay 130 Mitarbeiter in den Eingangsrechnungs-Prozess eingebunden.

IT-basierter Rechnungs-Workflow

Am grundsätzlichen Workflow für die Verarbeitung der Rechnungen hat sich nichts geändert – nur dass er jetzt komplett IT-basiert abläuft: In der Posteingangsstelle werden die Rechnungen mit einem Barcodeaufkleber (zur Dokumententrennung) versehen, eingescannt und derzeit noch in Papierform an die Buchhaltung weitergeleitet. Dort werden sie im DCW-Rechnungseingangsbuch manuell mit den typischen Angaben für Lieferant, Rechnungsnummer und -datum, Betrag und Steuernummer erfasst. Danach startet automatisch der Rechnungs-Workflow und der entsprechende Rechnungsprüfer erhält die Rechnung als elektronisches Dokument im PDF-Format und die in DCW bereits erfassten, relevanten Einzelinformationen in einer Erfassungsmaske. Diese zeigt ihm einerseits die Belegfelder und andererseits die Originalrechnung an. So kann er alle Angaben einfach kontrollieren, die Rechnung anschließend mit Kostenstelle und Abteilungsnummer kontieren und an die Buchhaltung zurücksenden. Von dort kann sie dann auch automatisch im Stapel mit anderen Rechnungen verbucht werden.

Der Workflow der Eingangsrechnungen läuft über das DCW-System.

Schneller Return on Investment

Durch die elektronische Rechnungserfassung und –bearbeitung benötigt Betty Barclay für ihre monatlichen Buchhaltungsabschlüsse heute fünf Tage weniger als vorher. »Im optimalen Fall, das heißt wenn alle Sachbearbeiter da sind, ist eine Rechnung innerhalb einer halben Stunde komplett abgewickelt. Zudem können wir auf das Papierarchiv verzichten. Um den Prozess noch weiter zu beschleunigen, verschickt das System automatisch über Outlook Erinnerungs-Mails an die User, wenn eine Rechnung innerhalb einer gewissen Zeit nicht bearbeitet wurde oder auch wenn neue Rechnungen zur Bearbeitung vorliegen«, berichtet Nadine Förderer.

Zu Beginn des DMS-Projekts bei Betty Barclay musste jedoch zuerst ein vorhandenes Altarchiv mit 1,5 Millionen Belegen nach Easy Enterprise.x migriert werden, einschließlich der Umstrukturierung und Konsolidierung der Archive.

Zeitnah hat man dann bei Betty Barclay auch mit der Archivierung von Ausgangsbelegen aus der ERP-Software Intex begonnen. Dabei werden bei der Recherche die archivierten Belege als Kundenakte aus dem Archiv angezeigt. Über eine zusätzliche Programmierung von CTO kann Betty Barclay einfach kontrollieren, ob alle zu archivierenden Belege aus Intex auch archiviert wurden.

Die Archivierung von Ausgangsbelegen aus der ERP-Software Intex erfolgt über clarc printCapture.

Um weiteren Platz zu sparen, aber vor allem auch einen schnellen Zugriff auf die Belege zu haben, hat man auch noch Altakten der letzten zwei Geschäftsjahre mit der Capture-Lösung clarc eWork eingescannt.

Insgesamt hat sich somit die Investition in das System und die Einführung bei Betty Barclay bereits recht schnell bezahlt gemacht.

Um die Prozesse weiter zu optimieren ist für die Zukunft geplant, das manuelle Erfassen der Belege durch eine automatische Beleglesesoftware zu ersetzen, die über eine intelligente OCR-Erkennung buchungsrelevante Daten wie Kreditor, Belegnummer, Datum, Bestellnummer, Positionen und Beträge selbstständig ausliest. Im optimalen Fall, also wenn alle Daten stimmig sind, könnten so Rechnungen auch automatisch im Hintergrund verbucht werden.

Ein weiteres Projekt sieht eine regelbasierte E-Mail-Archivierung mit Easy xBase vor, um den Mail-Server zu entlasten, Mails schneller recherchieren zu können und natürlich die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.

Doris Jessen

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Doris Jessen, Fachjournalistin in Hamburg

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