200812o Parameta Professionelles Projektmanagement

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Professionelles Projektmanagement

Damit Projekte auch erfolgreich beendet werden

Die Durchführung von Projekten in Unternehmen ist selten effizient – das zumindest legt die Studie »Erfolgskriterien Projektmanagement« von 2008 nahe. Eine auffallend hohe Anzahl – nämlich 42 Prozent der Befragten – attestiert ihrem Unternehmen eine mit schlechter als befriedigend bewertete Note in puncto Projektmanagement. Die miserablen Ergebnisse lassen die Frage aufkommen, ob Projektmanagement nicht eher eine Geldverschwen­dung als ein Erfolgsrezept darstellt. Die Praxis zeigt jedoch, dass oft dieselben Fehler zum Scheitern eines Projektes führen. Professionelles Projekt­management erhöht die Erfolgschance eines Projektes erheblich und zeichnet sich durch exakte und umfangreiche Planung aus.

ohl jeder Projektleiter träumt von einem Projekt, welches reibungslos verläuft, ohne Komplikationen und Zeitdruck. Die Kommunikationswege im Projektteam sind dabei kurz und alle Beteiligten ziehen an einem Strang. Termine können eingehalten werden, Projektziele werden pünktlich erreicht und die Kunden sind zufrieden. Eine Utopie? Die Realität sieht in der Tat oft anders aus. Die Mitglieder des Teams haben unterschiedliche Zielvorstellungen an das Projekt. Der Teamleiter ist zwar fachlich äußerst kompetent, jedoch nicht in der Lage, das Team zu motivieren und zu leiten. Der Kommunikationsfluss ist blockiert, weshalb Missverständnisse und Doppelarbeit unvermeidbar sind. Ein einheitliches methodisches Vorgehen existiert nicht oder wird nicht praktiziert. Häufig sind Entscheidungs­kompetenzen nicht eindeutig geklärt und unter Umständen gewährt die Geschäftsleitung dem Projekt keine Unterstützung. Die Folgen sind absehbar: Die Mitarbeiter werden demotiviert, der Zeitdruck steigt und die Projektkosten klettern in schwindelerregende Höhen. Qualitativ hochwertige Ergebnisse sind kaum mehr zu erwarten. Doch wie kann ein solches Szenario vermieden werden? Folgende acht Kriterien für ein effektives Projektmanagement sollten beachtet werden.

Vorab-Arbeit: Methode und Software nach Bedarf auswählen

Vor der Planung der Projekte gilt es, zunächst eine geeignete Projektmanagement-Methode zu finden, die an die individuellen Bedürfnisse der Organisation zugeschnitten ist. Mit dieser sollten die Unternehmen in der Lage sein, beliebige Projekte professionell zu planen, zu organisieren und zu managen. Die gewählte IT-Lösung sollte dann das definierte Vorgehensmodell komfortabel abbilden und für alle Projekte genutzt werden. Wichtig ist jedoch, den Faktor Technologie nicht zu überschätzen. Die Lösung sollte nicht, wie es teilweise bei Unternehmen der Fall ist, in den Mittelpunkt treten. Software ist nicht unter allen Umständen für jede Organisation nützlich. Eine Kosten-Nutzen-Analyse und eine genaue Untersuchung der Anforderungen an die Software sind empfehlenswert und helfen bei der Wahl der geeigneten Lösung. Eine Projektmanagement-Software kann Zeitersparnis bewirken, wenn sie auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmt und die Mitarbeiter mit diesem geschult sind. Wie die parameta-Studie »Erfolgskriterien Projektmanagement 2008« zeigt, wird Projektmanagement dann am besten beurteilt, wenn eine Projektmanagement-Software genutzt wird und gleichzeitig eine entsprechende Methode im Unternehmen vorhanden ist und auch gelebt wird.

Kriterium 1: Vorbereitung ist die halbe Miete

Dann erst geht es an die Planung der eigentlichen Projekte. Doch auch die Wahl der »richtigen« Projekte sollte mit Bedacht erfolgen. Viele Projekte – so Prof. Dr. Manfred Gröger in seiner Studie »Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung« (2004) – scheitern allein aufgrund der Auswahl. Sein Ergebnis: 57 Prozent der Projekte in Deutschland tragen nicht zu einem Mehrwert bei, weil schlicht und ergreifend die falschen Projekte ausgewählt wurden. Deshalb ist ein übereiltes Vorpreschen hier unverzeihlich. Projekte sollten anhand der Faktoren Risiko, Chance und strategische Bedeutung für das Unternehmen analysiert und ausgewählt werden. Bei der Analyse mehrerer Projekte kann es mitunter auch sinnvoll sein, die Projekte und deren Bewertungen mittels geeigneter Software grafisch zu visualisieren.

Kriterium 2: Ziele definieren und wiederholt überprüfen

Ausgewählte Projekte benötigen dann klar definierte Ziele, die sowohl mit den Kunden als auch mit dem Projektteam abgeklärt werden. Darauf aufbauend lassen sich die Anforderungen detailliert erfassen. Die Formulierung der Projektziele und der Anforderung sind der Grundbaustein des Projektes. Sind diese unpräzise, kann leicht das gesamte Projekt in Schieflage geraten. Schließlich baut die Projektplanung darauf auf. Jedoch sollten die Ziele nicht nur einmal definiert und in Stein gemeißelt werden, sondern auch während des Projektverlaufes immer wieder überprüft werden. Unter Umständen können sich nämlich die Rahmenbedingungen ändern. Bei einer Produktentwicklung kann beispielsweise ein auf dem Markt neu auftretendes Konkurrenzprodukt eine Umorientierung des Projektplans nötig machen. Die Ziele und Anforderungen müssen eventuell an die veränderte Situation angepasst werden. Sinnvoll ist es deshalb, die Rahmenbedingungen in regelmäßigen Abständen unter die Lupe zu nehmen. Sollte tatsächlich der ursprüngliche Plan nicht länger optimal sein, ist es rentabler, schnell und konsequent zu reagieren, als am Alten um jeden Preis festzuhalten.

Kriterium 3: Sorgsame Teambildung

Ein entscheidender Faktor für das Gelingen oder Misslingen eines Projektes ist das Team. Die Auswahl der Mitglieder und insbesondere des Projektleiters sollte mit Bedacht erfolgen. Oft wird beispielsweise der fachlich qualifizierteste zum Projektleiter gewählt – was nicht immer sinnvoll ist. Nötig sind als Projektleiter vor allem persönliche Qualifikationen wie Führungsqualität und die Fähigkeit, das Team zu motivieren. Außerdem wird er von den Aufgaben entbunden, die zu seinen größten Stärken zählen. Wird beispielsweise ein Top-Entwickler zum Projektleiter ernannt, kann er Entwicklungsaufgaben nicht länger erfüllen und das Projekt muss weniger qualifizierte Entwickler einsetzen. Oder aber, der Top-Entwickler übernimmt zwar die Aufgaben, in denen er stark ist, vernachlässigt jedoch die Planung und Steuerung des Projektes. Beide Varianten schaden dem Projekt.

Kriterium 4: Kompetenzen müssen verteilt sein

Bei der Projektplanung ist insbesondere auch darauf zu achten, dass bereits zu Beginn Entscheidungskompetenzen eindeutig festgelegt sowie Aufgaben und Ressourcen definiert werden. Oft kommt ein Projekt nur deshalb ins Stocken, weil die Aufgaben nicht klar verteilt sind – in der Folge werden bestimmte Arbeiten doppelt, andere gar nicht erledigt. Die Verteilung der Verantwortlichkeiten schafft dagegen einen reibungslosen Ablauf.

Kriterium 5: Keine Angst vor Risiken

Insbesondere wichtig ist darüber hinaus auch eine realistische Einschätzung von Projektrisiken und Alternativ­strategien. Gerade im Mittelstand wird das Risikomanagement oft ignoriert. Dabei verläuft kein Projekt vollkommen reibungslos. Wer sich im Vorfeld Gedanken macht und alternative Strategien definiert, ist klar im Vorteil. Idealerweise wird ein Mitarbeiter für das erkannte Risiko benannt, der die Verantwortung übernimmt. Tritt der Ernstfall ein, kann bei einem erfolgreichen Risikomanagement rasch reagiert und das Problem in Kürze gelöst werden.

Kriterium 6: Redet miteinander!

Eine der wichtigsten Erfolgsfaktoren bei der Projektdurchführung ist die reibungslose Kommunikation. Auftretende Probleme dürfen nicht verschwiegen werden, sondern müssen unverzüglich kommuniziert werden, um sie zu beheben. Regelmäßiger Austausch verhindert Doppelarbeiten und sorgt dafür, dass das Team gemeinsam an einem Strang zieht. Erfolge sollten im Team gefeiert werden, um die Motivation aller beizubehalten.

Kriterium 7: Auf das Wesentliche konzentrieren

Um das Team bei Routinetätigkeiten zu entlasten, kann es zudem hilfreich sein, ein Projektbüro für die Organisation einzurichten. Es fordert Arbeitsergebnisse und Statusreports an und dient als Informationsverteiler und Problemlöser. Auswertungen stellt es regelmäßig zur Verfügung. Es übernimmt auch das Projektmarketing und bereitet die Projektziele und -erfolge zielgruppengerecht auf. Hier können auch externe Dienstleister eingesetzt werden, um das Projektteam zu entlasten.

Kriterium 8: Unterstützende Maßnahmen

Probleme können sich auch dann ergeben, wenn der Projektleiter bislang wenig Erfahrung im Projektmanagement hat. Ihm kann ein Coach zur Seite gestellt werden oder er kann sich das benötigte Wissen in einer Schulung aneignen. Gerade der Projektleiter steht unter dem Druck, hohe Anforderungen zu erfüllen. Er muss nicht nur zu jeder Zeit den Überblick über das Projekt haben, sondern trägt auch die Verantwortung dafür, dass Termine und Kostenvorgaben eingehalten werden. Der Projektleiter hat zusätzlich dafür zu sorgen, Mitarbeiter zu motivieren und sie weder zu über- noch zu unterfordern. Eine umfassende Schulung im Vorfeld des Projektes kann dem noch unerfahrenen Projektleiter die wichtigsten Basiskennt­nisse vermitteln und ihm vor allem auch Sicherheit geben. Gute Schulungen vermitteln dabei nicht nur theoretische Kenntnisse, sondern auch wertvolles Praxiswissen. Dennoch kann in einer kurzen Schulung naturgemäß nicht die Komplexität erreicht werden, der sich der Projektleiter später stellen muss.

Viele Unternehmen stellen deshalb dem Projektleiter und seinem Team einen Coach zur Verfügung, der die Projektdurchführung unterstützend begleitet – im Idealfall bereits von Beginn an. Denn erfahrungsgemäß bereiten gerade die Definition der Projekt­anforderungen und das Risikomanagement die meisten Schwierigkeiten.

Für ein optimales Ergebnis ist eine Kombination aus Coaching und Schulung geeignet. Theoretisches Wissen durch die Schulung wird dabei mit praktischen Erfahrungen aus der Projektleitung kombiniert – abgesichert durch den erfahrenen Coach. Somit kann die Unsicherheit des Projektleiters und dessen Angst, Fehler zu machen, verringert werden.

Jedoch ist auch bei der Wahl der Schulung zum Projektmanagement unbedingt eine Analyse des Bedarfs notwendig. Um das Schulungs- und Coaching-Angebot sinnvoll nutzen zu können, müssen die Erfordernisse und individuellen Bedürfnisse berücksichtig werden. Welche Fähigkeiten haben die Projektmitglieder und der Projektleiter? Welche anderen Kenntnisse werden für das Projekt benötigt? Die Beantwortung dieser Fragen ist unerlässlich, soll die Investition in Weiterbildung nicht reine Verschwendung sein.

Nach dem Projekt: Aus Fehlern lernen

Jedes Projekt birgt neue Erkenntnisse. Ob das Projekt zufriedenstellend war oder nicht – in jedem Fall sollte es nach der Beendigung genau analysiert werden. Positive und negative Erfahrungen müssen möglichst neutral diskutiert werden. Denn: Aus jedem Fehler kann gelernt werden. Dazu ist es notwendig, Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten und im Team zu besprechen. Sämtliche gemachten Erfahrungen sollten notiert und veröffentlicht werden. Ein solcher Best-Practice-Pool trägt zu einem erfolgreichen Abschluss künftiger Projekte bei.

Fazit

Ungenaue Planung und Zielvorgaben sind fatal für jedes Projekt. Erfolgreiche Projekte benötigen professionelles Projektmanagement. Umfangreiche Projektvorbereitung und Planung erhöhen die Erfolgschance erheblich. Eines sollte bei keinem Projekt vergessen werden: Letztendlich ist es das Projektteam und sein Leiter, die für das Gelingen sorgen. Erfolgreiches Projektmanagement verbindet und harmonisiert daher die Faktoren Mensch, Methode und Software – und übersieht nicht, dass der Mensch im Mittelpunkt steht.

Dr. Michael Streng

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Dr. Michael Streng, Gründer und Geschäftsführer der Parameta Projektberatung GmbH & Co. KG

Quellen:

Prof. Dr. Manfred Gröger (2004): Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung: Eine Wirtschaftlichkeitsstudie zum Projektmanagement in deutschen Organisationen, München

Parameta Projektberatung GmbH & Co. KG (2008): Erfolgskriterien Projektmanagement

Obwohl die Parameta-Studie zeigt, dass ein gelebtes Modell die Bewertung für das Projektmanagement verbessert, leisten nur wenige Unternehmen diese Vorarbeit.

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