200812t Crossgate IT-gestützte Zollabfertigung

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IT-gestützte Zollanmeldung wird verbindlich

Zoll aus der Steckdose

Ab Juli 2009 wird die IT-gestützte Zollabwicklung für Ausfuhren in Nicht-EU-Länder verbindlich. Unternehmen müssen ihre IT entsprechend anpassen oder auf eine On-Demand-Lösung zurückgreifen.

ür eine exportorientierte Wirtschaft wie die deutsche ist der 1. Juli 2009 ein wichtiges Datum. An diesem Tag ändert sich das bisherige Zollverfahren: Das IT-gestützte ATLAS-Verfahren wird für alle Ausfuhren in Nicht-EU-Länder verbindlich – Frachtdokumente auf Papier werden dann von den Zollbehörden nicht mehr akzeptiert.

ATLAS (Automatisiertes Tarif- und Lokales Zoll-Abwicklungs-System) wurde im August 2006 in der deutschen Zollverwaltung eingeführt und ändert den Betriebsablauf bei Exporteuren beziehungsweise Logistikern: Das Unternehmen muss nun schon vor dem physischen Versand der Ware einen entsprechenden Antrag elektronisch an den Zoll senden. Die Behörde prüft die Unterlagen, im Normalfall genehmigt sie ihn und schickt dem Exporteur eine entsprechende Meldung. Für Unternehmen, die über eine zollrechtliche Zulassung verfügen, erfolgt dies ebenfalls automatisch. Der Exporteur fügt die Genehmigung den Frachtpapieren bei, sie enthält einen Barcode, mit dem der tatsächliche Versand bei der Grenzkontrolle identifizierbar ist. Dort wird der Barcode gescannt und mit den dem Zoll durch die Anmeldung bereits vorliegenden Daten verglichen, wobei natürlich auch geprüft werden muss, ob die im Voraus gemeldeten Daten den physischen Waren entsprechen.

Für den Zoll bringt die IT-basierte Exportabwicklung etliche Vorteile, weil das Software-gestützte Verfahren schneller und effizienter ist. Alle Dienststellen der Zollverwaltung sind mittlerweile im Rahmen ihrer Aufgaben auf das ATLAS-Fachverfahren ausgerichtet, die Anmeldedaten werden zentral archiviert und – im Rahmen der Datenschutzrichtlinien – auch anderen Ämtern zur Verfügung gestellt, so dem Statistischen Bundesamt, dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle, der Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung, den Prüfungsdiensten, aber auch den Zollfahndungsämtern und Landesfinanzverwaltungen.

Schnellere Abfertigung

Aber auch die Exporteure profitieren von ALTAS, weil dadurch die gesamte Zollabfertigung beschleunigt wird; auf Grund der Voranmeldung dauert die eigentliche Abfertigung meist nur noch wenige Minuten – Teilnehmer am ATLAS-Verfahren haben bei der Abfertigung Vorrang. Der Weg zur Zollstelle entfällt, ebenso wie der Zeitaufwand bei der Erfassung der Dokumente. Der gesamte ATLAS-Prozess lässt sich in ERP-Lösungen integrieren, so dass die Zoll-Dokumente gleich dort generiert werden.

Damit der Austausch der Daten reibungslos funktioniert, hat der Zoll genaue Vorschriften erlassen. Grundvoraussetzung für die Teilnahme an ATLAS ist das Vorhandensein einer Zollnummer, also einer Anmeldung des Unternehmens bei der Behörde; die Daten werden im EDIFACT-Format über die Protokolle FTAM oder X.400 verschickt. Allerdings akzeptiert der Zoll nur Datenübertragungen von Unternehmen, die eine zertifizierte Software einsetzen und die diese vorher registriert haben. Dafür ist die »Koordinierende Stelle ATLAS« bei der Bundesfinanzdirektion Südwest in Karlsruhe zuständig.

Das aufwendige Zertifizierungsverfahren erlaubt keinen Einsatz eigener Software, wie zum Beispiel Add-Ons für betriebswirtschaftliche Applikationen. Die Zertifizierung ist nicht ohne Grund vorgeschrieben, denn die Verfahren sind relativ komplex; so kennt die ATLAS-Zollabwicklung beispielsweise über 90 verschiedene Nachrichtentypen. Fertige Lösungen von Spezialisten wie des Berliner IT-Zoll-Experten Softzoll decken die zollfachlichen Aspekte perfekt ab und sind für alle ATLAS-Verfahren zertifiziert.

In einer herkömmlichen EDI-Lösung stehen die Unternehmen jedoch immer vor dem Problem, dass mit einer wachsenden Zahl von Geschäftspartnern EDI immer komplexer wird. Die Kommunikation erfordert einen hohen Aufwand für Pflege und erst recht für etwaige Erweiterungen.

Zoll on Demand

Hier zeigen sich die Vorteile einer On-Demand-Lösung: Wenn der Exporteur nämlich seine Zoll-Software beziehungsweise seine ATLAS-Anbindung nicht selbst betreibt, sondern von einem Spezialisten hosten lässt, so kann er die Komplexität von EDI und zugleich die Integration von ATLAS in die EDI-Welt auslagern. Damit ist ein durchgängiger Datenfluss vom eigenen ERP-System zur Zollverwaltung und zurück, aber auch weiter zum Geschäftspartner möglich, ohne dass eigene Software eingesetzt werden muss.

So stellt beispielsweise das Business-Ready Network von Crossgate eine Plattform zur Verfügung, über die mehr als 40.000 Unternehmen Dokumente und Daten in allen Formaten und über alle Mediengrenzen hinweg austauschen können. Nehmen Unternehmen den ATLAS-Service über die B2B-Plattfom in Anspruch, leitet Crossgate ihre Zolldaten automatisch an den IT-Zoll-Experten Softzoll weiter. Dort werden eventuell fehlende Daten ergänzt, die Transportbegleitpapiere generiert – einschließlich des Barcodes für die Zollabfertigung – und als PDF-Dokument per E-Mail an den Exporteur zurückgeschickt. Die korrespondierenden Informationen können in die eigenen ERP-Systeme übernommen und auch dem jeweiligen Geschäftspartner übermittelt werden. Sind Unternehmen an das »Business-Ready Network« von Crossgate angeschlossen, können sie Daten in sämtlichen Formaten mit Softzoll austauschen. Das Business-Ready Network bietet Standardschnittstellen zu über 20 ERP-Lösungen, die SAP-Integration ist ebenfalls nahtlos möglich.

Eine On-Demand-Lösung ist außerdem flexibler als eine Inhouse-Lösung und lässt sich auch problemlos skalieren. Gerade bei einer geringen Anzahl von Zollanmeldungen rechnen sich eigene Implementierungen üblicherweise nicht. Andererseits können mit On-Demand-Lösungen aber auch umfangreiche Zollabfertigungen mit mehreren Tausend Anmeldungen pro Monat durchgeführt werden.

Die Vorteile für den Exporteur liegen auf der Hand: Der Prozess ist vollständig ATLAS-konform, der Anwender benötigt dennoch keine eigene Zertifizierung, weil er die zertifizierte Software seines Providers nutzt. Er muss keine Investitionen vornehmen und keine eigenen Ressourcen bereitstellen, etwa für die Pflege der Software, das Mapping der Datenformate, die Erweiterung auf neue Geschäftspartner usw. Dennoch steht die volle Funktionalität zur Verfügung und erlaubt eine transparente Kommunikation mit den Partnern. Der Atlas on Demand Service bietet hier also Zollabwicklung aus der Steckdose.

Oliver P. van der Linden

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Oliver P. van der Linden, ist Vice President Sales bei der Crossgate AG.

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